Khi bắt đầu tìm hiểu về cách thức quản trị hiệu suất hiệu quả công việc, việc đầu tiên của chúng ta là chúng ta sẽ lên mạng tìm kiếm hoặc đi đâu đó hỏi. Sau một thời gian chúng ta sẽ nhận được nhiều lời khuyên. Một trong những lời khuyên đó là xây KPI. Từ lời khuyên đó chúng ta mải miết đi tiếp trên con đường tri thức về quản trị hiệu suất. Rồi bỗng một ngày chúng ta lạc đường. Chúng ta bối rối không biết thực sự cái chúng ta nói, cái chúng ta nghe có đúng không?

Thực ra tôi (tác giả) cũng đã từng bị lẫn lộn như vậy. Sở dĩ có điều đó là vì hiện nay trong giới Quản trị Nhân sự đang tồn tại 3 kiểu định nghĩa về KPI cho dù khi viết tiếng anh, KPI đều là Key Performance Indicators. Đó là:
- Định nghĩa số 1: KPI là công cụ đo hiệu suất hiệu quả công việc.
- Định nghĩa số 2: KPI là công cụ đo hiệu suất hiệu quả công việc quan trọng.
- Định nghĩa số 3: KPI là công cụ đo hiệu suất hiệu quả cốt yếu.
Nguyên nhân của việc xuất hiện 3 định nghĩa này do chúng ta có nhiều góc nhìn và phương pháp xây dựng KPI khác nhau. Các phương pháp tôi có chia sẻ ở trong bài: “Cường ơi! KPI là gì thế?” (http://blognhansu.net.vn/?p=23941)

Hiện nay, phổ biến chúng ta sẽ có 2 phương pháp xây KPI:
- Phương pháp 1: BSC- KPI. Xây KPI theo “thác đổ” từ trên xuống. Một số nơi chơi chữ tiếng Anh gọi là topdown. Tức là:
+ Bước 1: Xác định chiến lược theo 4 khía cạnh cân bằng
+ Bước 2: Xác định KPI chiến lược theo 4 khía cạnh cân bằng tạo ra BSC (thẻ điểm cân bằng)
+ Bước 3: Phân bổ KPI chiến lược xuống thành KPI bộ phận
+ Bước 4: Phân bổ KPI bộ phận xuống thành KPI vị trí

Nếu triển khai xây KPI theo phương pháp BSC – KPI thuần như thế này chúng ta sẽ gặp ít nhất 2 bài toán:
1. Có những vị trí có quá ít hoặc không có KPI.
2. Nhân viên và lãnh đạo mắc bệnh “Ơ ơ ơ… em không biết làm”

- Phương pháp 2: JD – KPI. Xây KPI từ mô tả công việc. Cách này được gọi là xây KPI từ dưới lên (bottomup). Các bước như sau:
+ Bước 1: Xác định cơ cấu tổ chức
+ Bước 2: Xác định các mô tả công việc (KRA – Key Result Areas – Khu vực kết quả chủ yếu)
+ Bước 3: Từ các công việc trong mô tả công việc xác định ra các KPI

Triển khai theo phương pháp JD – KPI, chúng ta sẽ gặp bài toán: “Nhân viên đạt kết quả KPI nhưng chưa chắc tổ chức đã đạt mục tiêu. Nhân viên viên được thưởng nhưng tổ chức thì lỗ”.

Chính vì những bài toán nảy sinh như vậy, trong nhiều giải pháp, tôi chọn giải pháp: Kết hợp 2 phương pháp BSC – KPI và JD – KPI. Tôi gọi là phương pháp mix BS – JD – KPI. Đây chính là phương pháp mà tôi vẫn mang đi áp dụng cho các tổ chức đơn vị. Cho đến thời điểm này, số tổ chức tôi tư vấn áp dụng phương pháp này đã vượt qua con số 30 và nó vẫn tiếp tục tăng theo thời gian. Song song với tư vấn, tôi còn đào tạo cho hơn 400 học viên trong 20 lớp cả online (trực tuyến trên mạng) và offline (trực tiếp tại phòng học). Cũng giống như tư vấn số học viên của tôi vẫn tăng dần theo hàng năm. Và họ đang miệt mài mang phương pháp này của tôi đi triển khai cho các tổ chức.

Lưu đồ và các bước triển khai thiết kế hệ thống Quản trị hiệu suất theo phương pháp mix BSC – JD – KPI như sau:

Giai đoạn 1: Topdown – Từ trên xuống
- Xác định dòng chảy chiến lược
- Xác định bản đồ chiến lược
- Xác định các thước đo và chỉ tiêu chiến lược
- Đưa các thước đo và chỉ tiêu chiến lược vào thẻ điểm cân bằng (BSC)
- Hoàn thiện BSC của công ty:
+ Trọng số viễn cảnh, thành phần
+ Đơn vị
+ Tần suất kiểm soát
- Từ bản BSC hoàn thiện, phân bổ các chỉ tiêu xuống các bộ phận theo nguyên tắc CTH (C: Chịu trách nhiệm chính, báo cáo giải trình; T: Tham gia vào dòng chảy công việc; H: Hỗ trợ cung cấp thông tin)

Giai đoạn 2: Bottomup – Từ dưới lên:
- Nhận chỉ tiêu được phân bổ từ công ty
- Coi các chỉ tiêu của công ty như là mục tiêu của bộ phận.
- Phân rã các mục tiêu bộ phận ra thành các mục tiêu nhỏ hơn để giúp bộ phận dễ đạt mục tiêu hơn.
- Xác định chức năng nhiệm vụ, vị trí của bộ phận
- Tìm các thước đo hiệu quả và chỉ tiêu công việc từ chức năng và quy trình bộ phận
- Tập hợp các thước đo và chỉ tiêu đó vào bảng chỉ tiêu được phân bổ để tạo thành thư viện KPI (thước đo hiệu quả công việc)

Giai đoạn 3: Hoàn thiện các thẻ KPI cho vị trí và hệ thống Quản trị hiệu suất
- Tiến hành rút gọn, lựa chọn các KPI phù hợp cho từng vị trí
- Chỉnh sửa, thêm bớt các thước đo khắc phục điểm yếu khi áp dụng KPI
- Xây dựng hệ thống đo đếm báo cáo
- Xây dựng chính sách đánh giá và lương thưởng thúc đẩy hoàn thành KPI
- Kiểm thử chính sách trước khi áp dụng

Giai đoạn 4: Triển khai áp dụng KPI vào thực tế:
- Lên kế hoạch công việc
- Triển khai đo lường
- Đánh giá, xác định công việc yếu cần đào tạo.
- Triển khai hệ thống đãi ngộ

4 Giai đoạn trên, kể ra tuy ngắn nhưng thực tế thì không hẳn như vậy. Trung bình một phòng ban, tôi cần mất ít nhất 8 buổi để có thể làm xong các công việc của 3 giai đoạn đầu. Và cứ mỗi phòng ban tiếp theo, tôi cần 4 buổi. Như vậy một đơn vị, có ít nhất 3 phòng ban, tương đương với 16 buổi. Mỗi buổi của tôi là từ 2 giờ đồng hồ trở lên. Vì vậy nếu có ý định triển khai KPI cho tổ chức của mình, tôi khuyên bạn hãy kiên nhẫn. Đừng hấp tấp đi xin đâu đó một vài mẫu rồi về áp dụng.

Hẹn gặp anh chị em ở bài sau. Chúng ta sẽ làm rõ hơn công việc từng giai đoạn.

Nguyễn Hùng Cường (mr Kinhcan24)
Tư vấn xây dựng Hệ thống QTNS