Câu hỏi: "Mình có đọc BSC-KPI trên blog nhân sự. Tuy nhiên chưa hiểu lắm khi thiết lập KPI theo BSC là 4 mảng lớn, tiêu chí đánh giá và trọng số, tuy nhiên nếu 1 phòng ban 10 người và được phân 5 nhiệm vụ khác nhau thì phải lập KPI phòng, quản lý, và riêng rẽ 5 tiêu chí cho 5 nhiệm vụ khác nhau thì khối lượng đánh giá KPI quá nhiều gây mất thời gian xử lý.
Thứ 2 mình thấy có bảng đánh giá từng nhân viên theo tần suất, tầm quan trọng riêng rẽ thì không link gì với bảng BSC-KPI đã thiết lập sheet trước. Nhờ mọi người đã sử dụng chia sẻ kinh nghiệm."
Trả lời: Đúng nghề của Cường! Mà không biết anh có đọc cả quyển Sách Blog Nhân sự số 5 về #BSCvsKPI không? Câu hỏi của anh hay quá! Để Cường trả lời. Anh đợi tí nhé!
1. "thiết lập KPI theo BSC là 4 mảng lớn, tiêu chí đánh giá và trọng số, tuy nhiên nếu 1 phòng ban 10 người" >> Phương pháp của Cường là sẽ không thiết lập BSC cho cấp phòng trở xuống. Mà chỉ thiết lập thẻ KPI.
BSC là thẻ điểm cân bằng. Ở đây tập hợp các thước đo hiệu suất và hiệu quả (KPI) và phân bố có đủ 4 viễn cảnh: Tài chính - Khách hàng - Nội bộ - Phát triển.
Thẻ KPI là tập hợp các thước đo hiệu suất và hiệu quả (KPI) không cần phải phân bố vào đủ 4 viễn cảnh.
2. "1 phòng ban 10 người và được phân 5 nhiệm vụ khác nhau thì phải lập KPI phòng, quản lý, và riêng rẽ 5 tiêu chí cho 5 nhiệm vụ khác nhau" >> Phòng sẽ có các vị trí: Trưởng phòng, Phó phòng hoặc trưởng nhóm, nếu mỗi nhiệm vụ là 1 vị trí thì có thêm 5 vị trí nhân viên.
Số thẻ KPI cần lập:
- Thẻ KPI quản lý
- Thẻ KPI phó phòng hoặc trưởng nhóm
- 5 Thẻ KPI vị trí nhân viên
>> Tổng là 7.
Trong trường hợp nếu 5 nhiệm vụ này gộp vào 1 vị trí thì số thẻ KPI cần làm là 3.
Do trưởng phòng chịu trách nhiệm cho công việc của phòng nên thẻ KPI phòng chính là thẻ KPI trưởng phòng.
3. "khối lượng đánh giá KPI quá nhiều gây mất thời gian xử lý." >> Cái này cần phải xem quy trình đánh giá và hệ thống theo dõi dữ liệu thế nào. Nhưng trước khi đưa KPI vào thực tế cần phải:
1. Tuân theo nguyên tắc sau:
+ Số lượng KPI cho 1 thẻ khoảng 8.
+ Giữ lại thước đo quan trọng của vị trí (tần suất làm nhiều, thể hiện màu sắc vị trí)
+ Giữ lại thước đo SMART (Cân đong đo đếm được)
+ Giữ lại thước đo xử lý vấn đề của vị trí
>> Tuân theo cái 1 là giảm tải được khối lượng đắnh giá rồi.
2. Cần phải xây dựng được hệ thống theo dõi dữ liệu để làm cơ sở và minh chứng. >> Có cơ sở dữ liệu thì sẽ không phải điền số bằng tay mà tự động công thức tính hộ kết quả KPI.
3. Cần phải xây quy trình đánh giá theo hướng: Cá nhân tự đánh giá >> Quản lý trực tiếp hậu kiểm >> HR hậu kiểm của hậu kiểm và có thể thỉnh thoảng song kiểm với nhân viên >> Giám đốc hậu kiểm lần 3 theo xác suất. >> Quy trình này sẽ giúp:
+ Nhân viên biết hiệu quả của bản thân để điều chỉnh
+ Sếp biết nhân viên hiệu quả thế nào để đào tạo hỗ trợ
+ Phòng nhân sự biết hiệu suất toàn tổ chức và phòng rủi ro.
>> Từ đó khối lượng đánh giá KPI được chia ra và bớt gánh nặng.
4. "bảng đánh giá từng nhân viên theo tần suất tầm quan trọng riêng rẽ thì không link gì với bảng BSC-KPI đã thiết lập sheet trước" >> Câu hỏi này nếu không có hình ảnh thì mọi người sẽ không hiểu tác giả đang muốn hỏi gì. Chắc hẳn anh đang tham khảo file BSC - KPI do Cường chia sẻ. Trong file này có thể có các sheet:
- Thẻ BSC của tổ chức (Cường hay gọi đây là KPI của CEO).
- Thẻ KPI trưởng phòng
- Thẻ KPI vị trí nhân viên
Trong mỗi sheet này đề có trọng số cho từng thước đo (KPI). Trọng số này được dùng để đánh giá mức độ hoàn thành của từng người khi thực thi các công việc dẫn tới hoàn thành KPI. Chứ nó không có chức năng liên kết trọng số các thẻ.
Vậy, các thẻ này được liên kết với nhau thế nào?
Chắc anh chỉ tham khảo bài viết và file. Trong khi đó, bài viết thì có nhiều, mặc dù đã viết nhưng có thể độc giả không đọc được hết. Còn file thì không thể diễn giải chi tiết mà chỉ có công thức và nội dung dữ liệu, người xem phải tự logic. Vì thế sẽ thấy các file không liên kết.
Các sheet này liên kết với nhau ở:
- Các thước đo chiến lược sẽ được phân bổ xuống bộ phận, rồi sau đó phân bổ xuống vị trí theo CTH (chịu trách nhiệm - tham gia - hỗ trợ).
- Chỉ tiêu hoàn thành cũng được tham chiếu từ chiến lược xuống bộ phận. Chỉ tiêu của bộ phận là chỉ tiêu của trưởng phòng. Sau đó chỉ tiêu của nhân viên được phân bổ từ chỉ tiêu của trưởng phòng và 1 số chỉ tiêu theo định biên lao động và tham chiếu ngành.
- Ngoài ra trong các thẻ KPI của nhân viên sẽ có 1 số KPI liên kết với trưởng bộ phận.
>> Từ đó, khi nhân viên hoàn thành KPI bản thân, trưởng phòng sẽ đạt phần nhiều KPI của phòng. Phòng đạt KPI thì BSC sẽ đạt. Cuối cùng thì chiến lược được hoàn thành.
5. À, trong đoạn này có chỗ chưa rõ nghĩa "tần suất, tầm quan trọng" >> Tần suất hay được dùng khi nói về thời gian và số lần đánh giá. Còn tầm quan trọng hay nói về trọng số, mức độ nặng nhẹ của từng KPI.
6. Cuối cùng, xin gửi anh bức ảnh lưu đồ thiết KPI trong phương pháp BSCvsKPI mà Cường đang triển khai:
Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QT hiệu suất BSSCvsKPI
Tái bút: Tiện thể không biết anh có phải học viên của Cường không? Nếu có thì vui lòng cho Cường mời anh tham gia lại lớp Bscvskpi - Kỹ thuật xây dựng và triển khai hệ thống Quản trị hiệu suất online G33 tới nhé. Cường sẽ cùng anh trao đổi khi thực hành từng bước.
Chi tiết lớp học: https://daotaonhansu.net/2024/03/23/tb-mo-lop-ky-thuat-trien-khai-va-xay-dung-bscvskpi-online-zoom-g33-16-04/
