Cách tìm ra các thước đo (KPI) chiến lược trong quá trình làm BSC?

Khi tiến hành làm BSC cho một đơn vị cấp tổ chức, một trong những khó khăn của chúng ta đó là phải tìm ra các thước đo (KPI) chiến lược. Khó khăn vì sao?

Vì mỗi ô chiến lược nó hàm chứa nhiều kiến thức. Mỗi ngành nghề lĩnh vực khác nhau lại có nhiều loại chiến lược. Mà mỗi loại chiến lược thì đi kèm với nó là khối lượng kiến thức không hề nhỏ. Có thể tên chiến lược giống nhau nhưng do tác động của lĩnh vực ngành nghề, kiến thức, cách làm sẽ biến đổi.

Ví dụ như nếu trong bản đồ chiến lược có ô "Tối ưu hoá sử dụng Nguyên vật liệu" thì kèm bới nó là hàng loạt các kiến thức như trong slide (phía dưới):
- Tiêu chuẩn hoá dùng liệu
- Kế hoạch chuẩn bị nguyên vật liệu
- Tối ưu hoá chuẩn bị nvl
- Quản lý hao hụt nvl

Cho nên cách tìm ra các thước đo (KPI) chiến lược trong quá trình làm BSC là cần phải có kiến thức.

Có kiến thức rồi, tiếp theo, chúng ta cầ suy nghĩ như một CEO sẽ giúp chúng ta xây dựng được hệ thống quản trị hiệu suất tốt hơn. Ví dụ với chiến lược nâng cao hiệu suất. CEO sẽ quan tâm 1 nhân viên trung bình làm ra bao nhiêu tiền. Càng ít nhân viên, càng làm ra nhiều tiền là mừng. Trong trường hợp chúng ta không suy nghĩ hoặc có kiến thức như họ hãy biết cách đặt câu hỏi và từ câu trả lời tìm ra các thước đo hiệu quả công việc.

Từ các kiến thức và suy nghĩ của CEO, chúng ta lựa chọn nhân tố thành công và đưa ra các thước đo và chỉ tiêu thành công của chiến lược như: tỷ lệ hao hụt nvl (<5%)

Do đó BSC không có mẫu để từng công ty mang về áp dụng. Tuỳ vào trình độ kiến thức của công ty mà BSC sẽ ảo diệu theo.

Đây chính là một trong những kinh nghiệm của tôi đúc rút sau rất nhiều giờ tư vấn và làm BSC.

Bạn có thấy khó hiểu? Tôi xin chia sẻ các bước để tìm ra thước đo (kpi) chiến lược như sau:
Bước 1: Dựa vào bản đồ chiến lược, nhặt các ý tưởng chiến lược hay còn gọi là mục tiêu chiến lược.
Bước 2: Từ các mục tiêu chiến lược, đi lần lượt từng mục tiêu. Với từng mục tiêu, đặt và trả lời câu hỏi: Chiến lược (mục tiêu) ... đạt kỳ vọng về số lượng, chất lượng, chi phí, thời gian là như thế nào?

Cứ đặt và trả lời câu hỏi như vậy đến hết các chiến lược. Nếu thấy bước 2 khó quá. Để dễ dàng hơn, chúng ta có thêm bước phụ:

Bước 2.1+ Quay trở với mục tiêu chiến lược và đặt câu hỏi rồi trả lời: Chiến thuật hay nhân tố nào dẫn tới sự thành công của chiến lược?
Bước 2.2+ Từ các nhân tố thành công này, đặt và trả lời câu hỏi: chiến thuật (nhân tố thành công chiến lược)... như thế nào là đạt kfy vọng về số lượng, chất lượng, chi phí, thời gian?

Bước 3: Sau khi có các kỳ vọng (được diễn đạt bằng lời), chúng ta bắt đầu phiên đổi ra các thước đo với hàm ý tương tự kỳ vọng.
Bước 4: Có các thước đo chiến lược (KPI) rồi thì dựa vào tham chiếu (ngành, năm trước của công ty) và dựa và các công thức logic để ra được các chỉ tiêu chiến lược.

Các bước này được tôi chia thành các cột trong file BSC:
- Cột 1: Mục tiêu chiến lược
- Cột 2: Nhân tố/ chiến thuật dẫn tới thành công chiến lược
- Cột 3: Kỳ vọng về kết quả đạt được (số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí) của chiến lược và nhân tố thành công/ chiến thuật thực thi chiến lược
- Cột 4: Thước đo/ Tên KPI chiến lược
- Cột 5: Chỉ tiêu KPI

Ví dụ:
Bước 1: Mục tiêu chiến lược (KG) là Tối ưu chi phí
Bước 2.1: Chiến thuật/ Nhân tố thành công của chiến lược (CSF):
- lập định mức các khoản chi và kế hoạch chi tiêu tối ưu
- Bù đắp các chi phí tăng nguyên vật liệu bằng cách giảm các chi phi phí khác
- Siết các chi phí tiêu hao
- Kéo dài công nợ phải trả
- Giảm lãng phí do phải bảo hành sửa chữa máy móc
Bước 2.2: Trả lời câu hỏi "Chiến lược/ nhân tố/ chiến thuật .... có yêu cầu kết quả/ Như thế nào là đạt về số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí, thời lượng? (diễn đạt bằng lời)?"
- lập định mức các khoản chi và kế hoạch chi tiêu tối ưu:
+ Chi phí thực tế bằng chi phí kế hoạch (chi phí thực tế = chi phí theo định mức)
+ Hạn chế chi vượt định mức (chi phí ngoài định mức = 0)
+ tổng chi phí nhỏ hơn doanh thu
+ chi phí bằng năm ngoái
- Bù đắp các chi phí tăng nguyên vật liệu bằng cách giảm các chi phi phí khác:
+ Tổng chi phí không đổi
+ Khoản tăng chi phí = khoản giảm chi phí
- Siết các chi phí tiêu hao: Chi phí tiêu hao vượt định mức = 0
- Kéo dài công nợ phải trả: Thời gian trả công nợ lâu hơn năm ngoái
- Giảm lãng phí do phải bảo hành sửa chữa máy móc: chi phí sữa chữa máy móc giảm hơn năm trước
Bước 3: Phiên đổi ra tiêu chí - thước đo/ tên KPI chiến lược:
- Chi phí thực tế bằng chi phí kế hoạch (chi phí thực tế = chi phí theo định mức): Tỷ lệ chi phí thực tế/ chi phí kế hoạch
- Khoản tăng chi phí = khoản giảm chi phí: Tỷ lệ chi phí tăng/ tổng chi phí tiết kiệm
- Chi phí tiêu hao vượt định mức = 0: Tổng chi phí tiêu hao vượt định mức
- chi phí sữa chữa máy móc giảm hơn năm trước: Tổng chi phí sửa chữa máy móc năm nay
Bước 4: Chỉ tiêu KPI năm (chiến lược)
- Tỷ lệ chi phí thực tế/ chi phí kế hoạch = 100%
- Tỷ lệ chi phí tăng/ tổng chi phí tiết kiệm = 100%
- Tổng chi phí tiêu hao vượt định mức = 0 VND
- Tổng chi phí sửa chữa máy móc năm nay = 4,5 tỷ

Chúc anh chị em tìm ra được các thước đo (KPI) chiến lược. Toàn bộ các điều trên thường được tôi chia sẻ trong buổi số 6 của lớp "BSCvsKPI- Kỹ thuật xây dựng và triển khai hệ thống Quản trị hiệu suất" với nội dung:
- Hoàn thiện bản BSC (lên thước đo, tính toán trọng số, xác định tính "cân đo đong đếm được" của thước đo,...)
- Review lại lý thuyết và mở rộng thêm các phương pháp quản trị hiệu suất khác
- Tiến hành phân bổ và xác định các kpi phù hợp với bộ phận.

Các slide chia sẻ kiến thức cho chiến lược "Tối ưu hoá sử dụng Nguyên vật liệu":