KPI hẳn là một từ khóa “nóng” được nhiều công ty quan tâm. Điều này thể hiện ở chỗ cứ tuần tôi lại nhận được vài ba câu hỏi về nó. Nào là: “em được sếp giao xây dựng KPI, giờ phải làm thế nào?”, “anh đang muốn xây dựng KPI cho nhân viên, chứ giờ mọi người lười quá”, “Cường có KPI cho vị trí này không? Xây nó khó quá!”… Tôi hướng dẫn xong, bẵng đi một thời gian, chủ nhân của câu hỏi quay trở lại. Họ đưa ra một file excel chứa nhiều chỉ số và một câu hỏi: thế này được chưa?. Đọc các chỉ số tôi rất thú vị và thấy ngưỡng mộ về mức độ kỳ công.

Còn câu hỏi “thế này được chưa?” thì thật khó trả lời. Quản trị nhân sự là câu truyện ứng với từng trường hợp và KPI cũng vậy. Với từng tổ chức các chỉ số KPI sẽ riêng và phù hợp với đơn vị ấy. Chúng ta không thể lấy chỉ số của công ty này để áp vào công ty kia. Tôi hỏi lại họ: anh/chị/em có thể liệt kê giúp các chỉ số Kết quả cốt lõi và Hiệu suất cốt lõi được không? Đa phần mọi người sẽ nói về chỉ số kết quả kinh doanh. Một số kể thêm được chỉ số hiệu suất. Còn lại chưa phân biệt được 2 định nghĩa này.

Chúng ta có các định nghĩa:
- Chỉ số Kết quả cốt lõi là chỉ số:
1. Được đánh giá theo kỳ >= tháng
2. Chịu tác động bởi giám đốc điều hành và đội ngũ quản trị cấp cao
3. Các bộ phận đều phải có trách nhiệm với chỉ số
4. Gắn với viễn cảnh của thẻ điểm cân bằng

- Chỉ số Hiệu suất cốt lõi là chỉ số:
1. Là các chỉ số đánh giá phi tài chính (không biểu thị bằng các đơn vị tiền tệ)
2. Được đánh giá thường xuyên (hàng ngày hoặc 24/7)
3. Chịu tác động bởi giám đốc điều hành và đội ngũ quản trị cấp cao
4. Đòi hỏi tất cả nhân viên phải hiểu chỉ số
5. Các bộ phận đều phải có trách nhiệm với chỉ số
6. Có tác động đáng kể (ảnh hưởng đến hầu hết các yếu tố thành công then chốt) và không chỉ ảnh hưởng đến một chỉ tiêu của thẻ điểm cân bằng
7. Có tác động tích cực tới các chỉ số khác

Việc phân biệt 2 nhóm chỉ số này không phải do tôi tự nghĩ ra mà là kết quả nghiên cứu của David Parmenter (2010). Ông chỉ ra rằng khi tiến hành xây KPI (chỉ số kết quả/ hiệu suất) thì cần phải chia theo tỷ lệ (10 – 80 – 10):
+ 10 chỉ số kết quả cốt lõi (KRI)
+ 80 chỉ số hiệu suất/ kết quả (PI)
+ 10 chỉ số hiệu suất cốt lõi (KPI)

Ví dụ:
- Chỉ số kết quả cốt lõi: Lợi nhuận dòng trước thuế
- Chỉ số hiệu suất/ kết quả:
+ Lợi nhuận thu được từ khách hàng tiềm năng
+ Lợi nhuận từ sản phẩm chính
- Chỉ số hiệu suất cốt lõi: Số cuộc gọi điện thoại cho khách hàng

Chỉ số kết quả cốt lõi cho ta biết đã làm được những gì với từng viễn cảnh.
Chỉ số hiệu suất cho biết ta cần phải làm gì.
Chỉ số hiệu suất cốt lõi cho biết ta phải tập trung vào việc gì.

Do David phân: KRI, PI, KPI cho nên trước khi đọc tiếp, anh chị em vui lòng dừng mắt một chút tại đây. Liệu có ai thấy sự khó hiểu hay bị rối? Ông David coi KPI là chỉ số hiệu suất cốt lõi. Còn tôi thì coi KPI theo định nghĩa sau:

KPIs (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc cốt yếu, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.

Hiệu quả = hiệu suất + kết quả

Tức là KPI bao gồm cả: chỉ số kết quả cốt lõi + chỉ số hiệu suất/ kết quả + chỉ số hiệu suất cốt lõi. Trong đó Core KPI = chỉ số kết quả cốt lõi + chỉ số hiệu suất cốt lõi

Việc biết đâu là core KPI (chỉ số kết quả/ hiệu suất cốt lõi) giúp ích rất nhiều cho CEO trong việc kiểm soát công việc, thúc đẩy tổ chức đạt mục tiêu. Giúp chúng ta biết được việc nào cần phải làm hàng ngày và việc nào để cuối tháng, việc nào thì buông, việc nào sẽ nắm chắc.

Liệu cả nhà đã nắm được core KPI của công ty mình?

Để ra được core KPI chúng ta không nên vội vã hãy bắt đầu theo đúng các bước về việc xây dựng KPI:
Bc1: Xác định chiến lược công ty, bộ phận
Bc2: Vẽ bản đồ chiến lược
Bc3: Lên các chỉ số kết quả lõi
Bc4: Xác định các chỉ số kết quả và hiệu suất dẫn đường (lead)
Bc5: Xác định chỉ số hiệu suất lõi
Bc6: Xây dựng các báo cáo phù hợp với từng loại chỉ số
Bc7: Áp dụng

Cơ bản quy trình và các bước xây KPI thì vẫn vậy như các chuyên gia đã chia sẻ. Đa số mọi người sẽ chi tiết các bước làm từ bước 1 đến 4. Sau khi hoàn thành thì chúng ta sẽ áp dụng luôn. Chúng ta nên có thêm bước 5 và 6.

Bài cũng dài nên tôi xin dừng bút và gửi mọi người 1 câu đố. Đố cả nhà phân biệt được: core values, core competencies, core kpi ?

Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24
HRM Blogger / HRM Consultant at Blognhansu.net.vn