Thân gửi anh Cường,

Em là ..., tốt nghiệp ngành Quản trị nhân sự và cũng mới đi làm hơn 1 năm.

Công ty em hiện đang có yêu cầu lập kế hoạch triển khai một chương trình đào tạo nhưng em đang chưa biết nên bắt đầu từ đâu, làm như thế nào:
"Đào tạo để nâng cao năng lực cán bộ quản lý, chuyên viên, nhân viên thực hành: cụ thể trang bị rèn luyện kỹ năng và quản trị thái độ của từng loại lao động một cách hiệu quả".

Bản thân em hiện đang thiếu sót nhiều kinh nghiệm thực tế nên nếu có thể, kính mong anh bớt chút thời gian chia sẻ và hỗ trợ giúp em anh nhé.

Em rất mong nhận được hồi âm sớm từ anh,

Em xin chân thành cảm ơn,

***
Đọc mail hỏi han ngày Tết này đúng là phê lê thê. Ví dụ như cái câu hỏi của 1 bạn ở trên. Nó làm tôi nhớ lại ngày xưa cái hồi làm đào tạo tại CMCSI. Và tôi cũng gặp bài toán như thế này. Hồi đó, anh Sơn (phó tổng phụ trách khối Back - Gián tiếp) gọi vào phòng và giao cho bài toán y như bạn. Tất nhiên nội dung đầu bài thì khác. Lúc ý chân ướt chân ráo mới vào công ty, tôi đang lần mò bơi bơi để hiểu hết công ty. Do vậy nhận được bài toán đó, tôi cũng hoang mang không biết nên làm thế nào. Nói chung là y hệt hệt y như bạn.

Mang bài toán về phòng, việc đầu tiên của tôi đó làm xem lại dữ liệu từ người tiền nhiệm trước (Anh Nam. Anh ý chuyển sang Viettel). Tôi mở các folder trước đó, xem cẩn thận từng file, so sánh đối chiếu với quy trình đào tạo của công ty. Xem xong cũng rõ được đôi chút cái khung.

Biết được khung sườn rồi, giờ tôi lại quay lại với bài toán anh sếp giao cho. Cái tôi cần là hiểu anh đang muốn nói đến cái gì và thực tế bài toán mà anh đang nói tới trong công ty là gì. Hiểu ý sếp không phải dễ. Tôi là lính mới mà. Hiểu được bài toán của công ty thì lại càng khó hơn. Rõ ràng là nếu không hiểu được 2 điều này thì tôi có làm gì, cố gắng ra sao thì việc cũng không thể hoàn thành. Tôi sẽ không thể lên được nội dung chương trình đào tạo. Theo lý thuyết và quy trình thì việc này rất đơn giản đó là phát Phiếu Yêu Cầu Đào Tạo để cho sếp và mọi người điền thông tin vào. Thế là xong. Nội dung trên phiếu bao gồm:

- Mục đích
- Nội dung đào tạo
- Kiến thức cần đào tạo
- Mức độ
- Đối tượng
- Số lượng
- Hình thức
- Tên khóa học
- Đơn vị tổ chức
- Thời gian dự kiến
- Chi phí
- Các yêu cầu khác

Ngon ăn như thế thì Lưu Bị đã thống nhất được Tam Quốc từ lâu rồi. Ai cũng làm theo lời Nhân sự thì ngon ăn. Nhưng trời sinh voi thì trời cũng sinh tính. Mỗi người một tính. Và dĩ nhiên là ai cũng bận, quan trọng với công ty và giỏi đến độ không cần đào tạo. Cho nên tôi có vứt cái phiếu này đến cộp một cái vào mặt anh em trong công ty thì cũng chả ai mảy may động tình cho tôi chịch một cái. Vứt cái này cho sếp thì tôi chắc còn bị lôi vào phòng "ăn quả tổng hợp" không vuốt mặt được ý chứ. Thế là thân cò lại phải lặn lội tìm kế khác. (Tuy nhiên nếu ai đó đọc được thì cứ thử xem sao. Biết đâu đấy)

Thực tế, việc tôi làm không phải là như lý thuyết ở trên mà là tôi bắt đầu liên hệ với các đơn vị đào tạo và đá quả bóng này cho họ. Trước khi cân nhắc đơn vị nào, tôi cứ đá bóng đã. Danh sách đối tác đào tạo thì tôi đã có data sẵn rồi. Điểm mạnh điểm yếu gì, liên hệ ra sao. Nội dung liên hệ thì cứ đại khái bảo họ rằng mình có đầu bài như thế. Mình cần outline đào tạo, báo giá và thông tin giảng viên sẽ đào tạo.

Song song với đó, tôi cũng phải tự thân vận động đi hỏi theo kiểu tâm tình những anh em nằm trong diện sẽ được đào tạo xem họ yếu cái gì và cần cái gì. Hỏi tâm tình thì ai cũng nói mà sao gửi cái mail chả ai trả lời. Haizzz. Là sao ta ?

Khi các đơn vị đào tạo gửi lại outline là lúc tôi bắt đầu chỉnh sửa lại cho phù hợp. Ở khúc này, không phải đơn vị nào cũng có thể gửi được nội dung đào tạo. Cái công việc xây nội dung giảng dạy và khớp nội dung đó với giảng viên không phải dễ dàng gì. Thu thực, chỗ này tôi cũng thấy áy náy với các bên đào tạo. Rõ ràng là công ty chưa chọn họ mà họ đã phải cung cấp chất xám rồi.

Tôi gửi outline qua mail cho sếp và chờ phản hồi. Anh Sơn thường sẽ trả lời mail ngay nhưng đôi khi có những thời điểm, nếu không chủ động chạy vào hỏi thì chắc chả bao giờ thấy phản hồi. Nên tôi cũng căn, đến cuối giờ mà không thấy anh ý trả lời là sẽ chờ lúc gần về chạy vào giao bài tập cho anh. He he. «Anh ơi, em mới gửi mail cho anh xin ý kiến về nội dung đào tạo. Anh về nhớ check và trả lời giúp em nhé ! ». Ka ka. Ai bảo là lính không giao được bài tập cho sếp cơ chứ.

Sau khi nhận được phản hồi từ anh sếp về nội dung (được hay không được, cần chỉnh sửa cái gì …), tôi tiếp tục sửa lại outline lần nữa và tiến hành bước tiếp theo. Phân tích đối tác đào tạo để cho sếp lựa chọn. Từ những đối tác đào tạo đã gửi nội dung, tôi tiếp tục trả lời họ về nội dung tôi đã chỉnh sửa và các câu hỏi khác về năng lực. Đối tác gửi thông tin và tôi lọc các thông tin đó đưa vào bảng phân tích đối tác tiếp tục gửi cho lãnh đạo.

Trong bảng phân tích, tất nhiên tôi phải trả lời được các câu hỏi cơ bản mà nếu là lãnh đạo ai cũng quan tâm. Nào là chi phí cho khóa học bao nhiêu ? Năng lực là gì ? Giảng viên ra sao ? Thời gian triển khai phù hợp ?

Sau khi có bảng phân tích, tôi tiếp tục lại mail cho anh sếp thêm lần nữa để anh chốt đơn vị đào tạo. Chốt xong thì mới đến phần khó. Đó là từ chối các đơn vị đào tạo đã cung cấp thông tin. Giục giã người ta chán chê. Đến khi xong việc lại thôi. Nhưng biết làm sao được, đâu phải cứ ý chủ quan của tôi là được. Trong khi đó mấy đơn vị thì cũng chỉ chọn ra được có 1 đơn vị thôi.

Kết thúc mọi thứ với sếp giờ mới là lúc triển khai quy trình. Nào là lập phiếu yêu cầu đào tạo, lập danh sách học viên, viết phương án và xin ký duyệt phương án triển khai đào tạo,

làm đề nghị tạm ứng, ký hợp đồng đào tạo,

đặt phòng, tổ chức triển khai đào tạo, đánh giá học viên, khâu tổ chức đào tạo,

báo cáo tổng kết,

đề nghị thanh toán, lấy hóa đơn.

Viết đến đây là tôi nhớ đến bài viết này: Đừng hỏi: Sếp ơi, em nên làm thế nào? (http://goo.gl/UEihm8 ) . Đây là bài viết tôi đã đưa vào Quyển 1 trong seri sách Blog Nhân sự với tiêu đề: Nghề Nhân sự, liệu có kiếm đủ tiền xây nhà ở Hà Nội ?

Mọi người có đọc cái mail ở trên? Cái khó ở case (tình huống) này ngoài việc chốt được nội dung đào tạo, đơn vị đào tạo là việc tổ chức triển khai thực hiện. Đâu phải cứ định là được là xong. Tôi nhớ có lần, tí nữa thì bị đơn vị đào tạo ruột (công ty cũ nữa) xù khi không ký hợp đồng. Lỗi tại tôi khi tôi cứ nghĩ đơn giản chốt miệng với nhau là được. Đến phút cuối khi hoàn thành mọi thứ xong, chỉ còn mấy ngày nữa đến ngày đào tạo thì bên đó báo hủy. Mà lần ấy đào tạo cho toàn bộ dàn lãnh đạo cấp trung của tôi về KPI và quản trị nhân sự thế mới stress chứ. May sao nhờ chị đồng nghiệp gọi điện hộ tạo sức ép mà khóa học vẫn diễn ra. Tôi nhớ đến già vụ ấy. Chuyện vui vậy, lúc nào rảnh tôi sẽ kể mọi người nghe.