Trước khi bắt đầu viết mô tả công việc, có 2 việc chúng ta cần phải làm trước đó là chuẩn bị mẫu và phân tích (thông tin) công việc. Việc phân tích đã được tôi chia sẻ trong bài "Khảo sát, phân tích và mục đích thiết kế mô tả công việc". Vì thế, trong bài này, tôi sẽ chia sẻ về mẫu mô tả công việc và mẫu phiếu thu thập phân tích thông tin công việc.

1. Mẫu mô tả công việc được thiết kế thế nào?

Đối với tôi, mẫu mô tả công việc là một văn bản có chứa các nội dung sau:
I. Thông tin chung:
1. Quan hệ quản lý: Cấp trên quản lý trực tiếp; Cấp dưới trực tiếp.
2. Quan hệ công việc: Bên trong - tần suất phối hợp; Bên ngoài - tần suất phối hợp.
II. Mục đích (vai trò) công việc:
III. Trách nhiệm và nhiệm vụ phải làm | Kết quả đầu ra/ kpi
IV. Quyền hạn
V. Điều kiện làm việc: Thời gian làm việc; Điều kiện môi trường làm việc; Được trang bị.
VI. Tiêu chuẩn vị trí: Yêu cầu cơ bản; Trình độ đào tạo; Tin học; Ngoại ngữ; Kinh nghiệm; Yêu cầu năng lực chuyên môn.

Link download mẫu: Mau Mo ta cong viec.xlsx

Chi tiết hơn, mỗi nội dung ở trên bao gồm:

I. THÔNG TIN CHUNG
1. Quan hệ quản lý: Cấp trên cấp dưới trực tiếp của vị trí là vị trí nào? Ghi chức danh cấp trên hoặc cấp dưới trực tiếp.
2. Quan hệ công việc: Vị trí phải trao đổi, làm việc trực tiếp với các bộ phận nào?
- Bên trong: Là quan hệ trực tiếp với Phòng/ban nào trong công ty
- Bên ngoài: Là quan hệ trực tiếp với các đơn vị ngoài Công ty. Ví dụ: Khách hàng, Sở ban ngành.
- Tần suất phối hợp: Là chu kì, mức độ phối hợp làm việc. Ví dụ: Thỉnh thoảng, thường xuyên.

II. Mục đích công việc vị trí:
- Trả lời câu hỏi vị trí này sinh ra để đảm bảo điều gì hoặc đích cuối cùng, công việc đảm bảo điều gì trực tiếp?
- Nếu là quản lý thì mục đích công việc của vị trí là toàn bộ mục đích của bộ phận và đảm bảo bộ phận hoàn thành nhiệm vụ đạt chất lượng, số lượng, thời gian và chi phí theo yêu cầu công ty.
- Nếu là vị trí nhân viên, mục đích công việc sẽ được chọn 1 trong các mục đích của bộ phận (tùy theo nhiệm vụ được phân công) và đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ công việc của cá nhân.
- Lưu ý:
+ Không đi vào chi tiết nhiệm vụ, chỉ nêu bật vai trò cốt lõi của công việc.
+ Bắt đầu bằng cụm từ "Đảm bảo" ở đầu và cố gắng khái quát đích cuối cùng cần đạt.
+ Cuối cùng là: Đảm bảo công việc của cá nhân hoặc bộ phận hoàn thành.

III. Trách nhiệm và nhiệm vụ phải làm: Để có thể làm tốt được phần này, đầu tiên cần phân biệt các thuật ngữ:
- Chức năng: Các công việc lớn của công ty được giao cho bộ phận thực hiện. Thuật ngữ chức năng hay dùng cho bộ phận.
- Nhiệm vụ: Các công việc chi tiết cần phải làm. Thuật ngữ nhiệm vụ hay dùng cho vị trí.
- Trách nhiệm: Các công việc thuộc về vị trí mà người làm ở vị trí đó chịu cả rủi ro lẫn vinh quang. Thuật ngữ trách nhiệm hay dùng cho vị trí.
Do nhiệm vụ và trách nhiệm có ý khá giống nhau nên ta gom chung thành: Trách nhiệm và nhiệm vụ.

1. Tiếp đến, khi viết nhiệm vụ, chúng ta cần:
- Trả lời trách nhiệm và nhiệm vụ: Vị trí cần phải làm công việc gì?
- Dùng cấu trúc có động từ ở đầu. Ví dụ: Tổ chức thực hiện công việc.
- Viết nhiệm vụ chính theo hướng dòng chảy PDCA (lập kế hoạch, triển khai, kiểm tra, báo cáo, chỉnh sửa)
- Nếu vị trí có nhiệm vụ lập kế hoạch thì viết đầu tiên (nếu không thì bỏ đi):
+ Lập kế hoạch 1
+ Lập kế hoạch 2
- Sau nhiệm vụ lập kế hoạch, mô tả từng nhiệm vụ chính mà nhân viên phải thực hiện để đạt được mục tiêu công việc.
- Nhiệm vụ chính cần viết theo dòng chảy lớn.
- Trong nhiệm vụ chính, viết các nhiệm vụ chi tiết theo dòng chảy công việc nhỏ từ khi bắt đầu đến hoàn thành.
- Viết nhiệm vụ chính theo cấu trúc: Động từ + cụm từ giải thích.
- Khi viết nhiệm vụ chi tiết cũng theo cấu trúc: Động từ + cụm từ giải thích
- Cụm từ giải thích không cần phải viết đích cuối như đảm bảo hay để….)
- Nhiệm vụ áp chót là các công việc khác hoặc không thường xuyên hoặc các công việc khác theo sự chỉ đạo của công ty và trưởng phòng "bao gồm (nhưng ko giới hạn) các nhiệm vụ sau".
- Nhiệm vụ cuối cùng là báo cáo công việc.

Chú ý: Vị trí càng có quyền hạn cao thì nhiệm vụ càng được viết khái quát và có nhiều đầu việc quản lý. Ngược lại, vị trí quyền hạn thấp như nhân viên thì cần phải viết chi tiết các nhiệm vụ.

2. Cuối cùng, kết quả đầu ra:
- Là chỉ tiêu KPI hoặc sản phẩm cần có hoặc yêu cầu cần đạt của công việc.
- Câu hỏi để tìm ra các kết quả: Đầu ra của công việc ra sao?

IV. Quyền hạn của vị trí:
- Câu hỏi cần trả lời: Quyền hạn thực hiện công việc: Để làm được việc, vị trí cần quyền hạn gì?
- Lưu ý tránh nhầm quyền với công việc. Quyền là sức mạnh, là quyết định được làm gì đó để hoàn thành công việc. Quyền có 2 loại đề xuất hoặc quyết định. Ví dụ: Công việc lau nhà. Để hoàn thành công việc lau nhà thì cần có quyền được vào phòng giám đốc.
- Mục này mô tả phạm vi ra quyết định và trách nhiệm mà người đảm nhiệm vị trí có thể thực hiện (Quyền hạn tương xứng với trách nhiệm và nhiệm vụ của vị trí đảm nhận).
- Quyền nên đi theo 5M:
1. Money - Tài chính: Cần những quyền gì liên quan đến tài chính, chi tiêu? Ví dụ: Đề xuất chi tiêu, mua sắm, vật tư trang thiết bị phục vụ cho công việc
2. Man - Con người: Cần những quyền gì liên quan đến bản thân hoặc người khác? Ví dụ:
+ Đề xuất tuyển dụng, chính sách nhân sự, xử lý quan hệ lao động
+ Đề xuất đào tạo, sử dụng nhân sự trong các bộ phận khác
+ Quyền đào tạo, sử dụng nhân sự trong bộ phận
3. Material - Nguyên vật liệu: Cần những quyền gì liên quan đến nguyên vật liệu, vật tư đầu vào? Ví dụ: Quyền sử dụng nguyên vật liệu đầu vào được phân bổ cho bộ phận
4. Machine - Máy móc/ công nghệ: Cần những quyền gì liên quan đến máy móc, CCDC? Ví dụ: Quyền sử dụng máy móc, cơ sở vật chất, phần mềm được phân bổ cho bộ phận
5. Method - Phương pháp làm việc: Cần những quyền gì để thực hiện được công việc? Ví dụ:
+ Quyết định lựa chọn phương pháp, cách thức triển khai công việc trong bộ phận
+ Đề xuất lựa chọn nhà cung cấp phục vụ cho công việc phòng
+ Quyền từ chối các công việc không tuân theo luật hoặc mất an toàn lao động.

V. Điều kiện làm việc: Câu hỏi để xác định được điều kiện là: Để làm được nhiệm vụ ở trên thì ngoài quyền hạn còn cần điều kiện gì?
- Thời gian làm việc: Theo ca linh hoạt hay hành chính?
- Điều kiện môi trường làm việc: Trong nhà hay ngoài trời?
- Được trang bị: Được Công ty trang bị công cụ, dụng cụ gì?
Bạn chỉ cần liệt kê những điều kiện cần cho công việc là được

VI. Tiêu chuẩn vị trí:
- Câu hỏi cần trả lời: Để làm được công việc, người vào vị trí cần có bằng cấp, kinh nghiệm, kỹ năng, kiến thức, thái độ, tính cách gì?
1. Yêu cầu cơ bản:
- Trình độ đào tạo: Yêu cầu trình độ gì? Trung học phổ thông hay Cao đẳng hay Đại học...
- Tin học văn phòng: Yêu cầu thế nào?
- Ngoại ngữ: Yêu cầu thế nào?
- Kinh nghiệm: Yêu cầu có kinh nghiệm hay không, có thì bao nhiêu tháng/năm? Kinh nghiệm chuyên môn và kinh nghiệm quản lý?
2. Yêu cầu năng lực: Vị trí yêu cầu năng lực gì? Ví dụ: Lập kế hoạch, bán hàng, xử lý tình huống….

Đây là mẫu mô tả công việc tôi đã nghiên cứu, cải tiên với mục tiêu tối ưu trong việc xây dựng hệ thống về sau (đánh giá giá trị công việc, xây dựng KPI, xây dựng khung năng lực), dễ triển khai và giúp người nhận viện có thể thấy được tổng thể các vấn đề liên quan đến công việc họ nhận được.

Trong này, tôi không để tần suất và trọng số cho từng nhiệm vụ vì tôi chỉ dùng trọng số (độ quan trọng) trong KPI (giúp nhân viên biết nên tập trung vào thước đo nào) và tần suất tôi hay để trong quy trình. Nhân viên muốn biết việc nào làm hàng ngày, hàng tuần, hàng quý thì cần xem chi tiết ở quy trình. Nếu bạn muốn đưa tần suất vào mô tả công việc cũng được, tôi không phản đối mặc dù thấy nó không cần thiết lắm.

2. Mẫu phiếu khảo sát phân tích thông tin công việc

Cùng với mẫu mô tả công việc, chúng ta cần chuẩn bị mẫu khảo sát phân tích thông tin công việc là một bảng được thiết kế theo dạng hỏi đáp. Mẫu mô tả công việc cần nội dung gì thì bản khảo sát sẽ có câu hỏi để hỏi người làm việc trả lời về thông tin đó. Ví dụ như:
- Vị trí này có cấp trên là vị trí nào? Cấp dưới là vị trí nào?
- Vị trí này hay làm việc với bộ phận nào bên trong doanh nghiệp, tần suất làm việc ra sao? Tương tự với các bộ phận cơ quan bên ngoài?
- Vị trí được sinh ra để đảm bảo điều gì?
- Vị trí cần triển khai các đầu mục gì? Đầu mục hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm?
- Từng công việc cần phải có kết quả đầu ra hoặc KPI là gì?
- Vị trí được quyền gì khi hành động?
- Điều kiện làm việc của vị trí?
- Tiêu chuẩn tối thiểu để một người có thể làm được việc của vị trí là gì?

Ngoài ra, bảng thu thập thông tin còn có thêm một số ô để người được khảo sát cung cấp thông tin cá nhân và các thông tin khác cần thiết cho việc phân tích. Ví dụ như: Họ tên, tần suất làm việc, thời gian triển khai trung 1 đầu việc trung bình.

Ví dụ đây là phiếu thu thập thông tin:

Vậy là chúng ta đã có mẫu mô tả công việc và phiếu thu thập phân tích thông tin công việc, công việc tiếp theo là khảo sát và tiến hành viết mô tả.

Nguyễn Hùng Cường