Công việc tiếp theo trong hành trình xây, nâng cấp hoặc tái tạo cơ cấu tổ chức là xây dựng nội quy cho doanh nghiệp. Sở dĩ chúng ta phải làm điều này vì theo định nghĩa tôi đã chia sẻ trong bài "Cơ cấu tổ chức là gì?", cơ cấu tổ chức là một cấu trúc của đơn vị xác định cách thức hoạt động (như phân bổ nhiệm vụ, phối hợp và giám sát) hướng tới việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Cơ cấu tổ chức bao gồm nhiều yếu tố trong đó bao gồm cả Nội quy công ty.

Nội quy lao động (công ty): Đây là văn bản có thể tạm gọi là dưới điều lệ và hợp đồng lao động, diễn giải kĩ hơn 1 số điều trong điều lệ và hợp đồng lao động, bao gồm các nội dung như thời gian làm việc, kỷ luật, trách nhiệm vật chất... đòi hỏi mọi người thuộc đối tượng nói đến phải tuân thủ, nghiêm chỉnh thực hiện. Nội quy sẽ bám sát, không trái với luật lao động và một số luật liên quan và do ban giám đốc hoặc lãnh đạo - những người được các nhà sáng lập ủy quyền để điều hành doanh nghiệp - đưa ra.

Các bước thiết lập nội quy như sau:

1. Nội quy công ty cần tuân theo luật lao động

Cũng giống như điều lệ công ty cần tuân theo luật doanh nghiệp, nội quy công ty đầu tiên cần phải căn cứ và bám sát luật lao động. Nếu chúng ta chưa biết các viết nội quy công ty như nào, bạn chỉ cần giở luật lao động phiên bản gần nhất ra rồi theo đó hoàn thành.

The luật lao động (Điều 118 Bộ luật Lao động 2019) quy định về Nội quy lao động:
"1. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.
2. Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:
a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
b) Trật tự tại nơi làm việc;
c) An toàn, vệ sinh lao động;
d) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
đ) Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
e) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;
g) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;
h) Trách nhiệm vật chất;
i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động."

Nếu so sánh các quy định, bạn có thấy sự khác nhau giữa Nội quy và Điều lệ? Rõ ràng điều lệ ở cái tầm gì đó cao hơn so với nội quy.

2. Nội quy cần bám theo cả điều lệ ("luật mẹ") của công ty

Trong bài hướng dẫn về điều lệ "Muốn xây dựng cơ cấu tổ chức, đầu tiền hãy thiết lập điều lệ công ty", tôi có viết trong điều lệ cần có một số điều khoản về văn hóa như: Giá trị cốt lõi, triết lý của doanh nghiệp, sứ mệnh, tầm nhìn, hoài bão của doanh nghiệp. Và giờ, nội quy sẽ căn cứ vào các điều khoản này để tiếp tục phát triển thêm. Giống như các bộ luật là để làm rõ và chi tiết hơn các điều khoản trong hiến pháp. Nội quy công ty cũng vậy.

Dựa trên điều lệ, có một số điều khoản trong nội quy chúng ta cần chú ý để làm rõ hơn nội dung trên điều lệ:
2.1. Điều khoản về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi. Nội dung trong điều khoản bao gồm:
- Thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần;
- Ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc;
- Làm thêm giờ (nếu có), làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt;
- Thời điểm các đợt nghỉ ngắn ngoài thời gian nghỉ giữa giờ, nghỉ chuyển ca, ngày nghỉ hàng tuần, nghỉ hàng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương.

Ở nội dung thời giờ này, luật có quy định tối đa và khuyến khích các công ty áp dụng có lợi hơn cho người lao động. Vì thế tôi thấy nhiều tình huống xảy ra liên quan. Ví dụ như: Công ty sau một thời gian duy trì làm việc 6 ngày / tuần, công chuẩn 26 công/ 1 tháng, quyết định giảm bớt 1 ngày làm trong tuần để kích thích hiệu quả lao động. Tuy nhiên kết quả không được như mong muốn nên công ty lại quyết định quay về như cũ. Đây là tình huống thay đổi nội quy và có thể dẫn tới việc nhân viên phản ứng (phản đối tăng số ngày làm trở lại) và kiện cáo. Phương án tốt là chúng ta nên để tối đa và duy trì như luật. Khi có thay đổi, công ty có thể thêm các băn văn như quy chế, quy định điều chỉnh.

Với những thay đổi điều chỉnh về thời gian làm việc, bên cạnh đúng luật, bạn nên xem lại điều lệ và quan điểm quản trị. Như ví dụ công ty tôi, do có giá trị văn hóa lõi là "Tự chủ" nên thời gian làm việc được quy định: 6 ngày 1 tuần, công chuẩn 26 ngày/ 1 tháng, ngày làm việc 8h. Tùy vào tình hình kinh doanh và quyết định của giám đốc điều hành, công ty có thể sẽ: Có thêm 2h linh hoạt, giờ có mặt tại địa điểm làm việc từ 9h - 12h sáng và từ 13h - 16h, thứ 7 làm từ xa linh hoạt.

2.2. Trật tự tại nơi làm việc:

Với mục này chúng ta nên chú trọng đến:
- Phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc;
- Văn hóa ứng xử, trang phục;
- Tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động (trừ trường hợp thấy rõ nguy cơ xảy ra tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, đe dọa nghiêm trọng tính mạng và sức khỏe của mình).

Đây là mục có liên quan khá nhiều đến một tài liệu khác trong quá trình quản trị nhân sự doanh nghiệp là Sổ tay văn hóa. Trong trường hợp nếu sợ nội quy dài, chúng ta có thể viết khái quát. Sau đó ghi rõ hơn trong cuốn sổ tay văn hóa được phát cho các nhân viên.

Do liên quan nhiều đến văn hóa, bạn chú ý kiểm tra lại các điều khoản quy định về văn hóa trong điều lệ và kết hợp với các quan điểm quản trị của ban lãnh đạo (Giám đốc điều hành) để viết chi tiết hơn. Ví dụ trong điều lệ có điều khoản: "Giá trị cốt lõi của công ty là "Tự chủ, Trắc ẩn, Nhiệt tình". Mọi cán bộ nhân viên trong công ty đều phải có trong mình 3 giá trị này". Nội quy ghi rõ hơn: "Nhân viên của công ty cần phải tuân theo, ghi nhớ và được đánh giá hàng năm về mức độ phù hợp với 3 giá trị văn hóa của công ty là Tự chủ, Trắc ẩn, Nhiệt tình".

2.3. An toàn lao động, vệ sinh lao động tại nơi làm việc:

Nhóm yếu tố về an ninh, an toàn, vệ sinh cũng là điểm cần chú ý khi ghi vào trong nội quy lao động. Các đơn vị càng có nhiều lao động và thiên hướng về sản xuất có mức độ nguy hiểm cao, nội quy càng cần ghi cụ thể để bao quát và ngăn ngừa các rủi ro phát sinh. Các yếu tố an toàn, an ninh, vệ sinh thường bao gồm các nội dung:
- Trách nhiệm nắm vững các quy định về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ;
- Chấp hành biện pháp bảo đảm an toàn lao động, vệ sinh lao động, phòng ngừa tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
- Tuân thủ nội quy, quy trình, quy chuẩn, tiêu chuẩn an toàn lao động, vệ sinh lao động;
- Sử dụng và bảo quản phương tiện bảo vệ cá nhân;
- Vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc.

2.4. Bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: Danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ phải bảo vệ thuộc phạm vi trách nhiệm được giao.

Đối với nội dung này, bạn cần phải phân loại rõ các tài sản là gì, các loại đó bao gồm những gì và cách sử dụng, bảo vệ chúng như thế nào. Cụ thể là chia thành tài sản hữu hình, cơ sở vật chất và một loại nữa là tài sản vô hình, bí mật công nghệ và bí mật kinh doanh.

Song song với đó, bạn ghi thêm một số điều quy định liên quan đến phần bảo vệ này, bao gồm:
- Sử dụng mạng nội bộ, mạng xã hội nội bộ, file-server và internet.
- Sử dụng e-mail, Sử dụng phần mềm, máy tính và các thiết bị mạng, di động và ngoại vi.
- Sử dụng các thiết bị ghi hình, ghi âm.Từ điển & Bách khoa toàn thư
- Phòng chống Virus.
- Vận chuyển thông tin, thông tin bảo mật và bí mật kinh doanh.
- Phát ngôn, chia sẻ và cung cấp thông tin trên các phương tiện truyền thông, vv….

Tôi thấy trong thực thế, khá nhiều tình huống tranh chấp và rủi ro liên quan đến bảo mật thông tin. Nhiều người lao động họ không biết và không để ý đế sở hữu trí tuệ, bảo mật thông tin. Họ hay có suy nghĩ rằng những thứ họ làm ra trong quá trình làm việc tại công ty như thông tin khách hàng, các bản thiết kế... là thuộc về họ. Nên họ muốn làm gì thì làm. Do đó công ty cần đưa ra quy định về những điều này ngay từ đầu và được truyền thông liên tục để toàn bộ nhân viên hiểu, tránh các tranh chấp không đáng có về sau.

Điều khoản liên quan đến bảo mật thông tin, chống cạnh tranh về sau sẽ được quy định rõ hơn bởi văn bản: Thỏa thuận chống cạnh tranh.

2.5. Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động, hình thức xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất:

Chúng ta mở 1 công ty ra. Sau đó trong quá trình phát triển, công ty tuyển nhiều người hơn. Nếu bạn nghĩ rằng: Công ty sẽ không có vấn đề gì và vận hành ổn cho dù quy mô công ty to lớn, thì tôi nghĩ đây có thể được gọi là một ước mơ. Dù vậy, bạn không đơn độc. Tôi vẫn thấy có nhiều người cũng kì vọng và tìm kiếm một mô hình - nơi mà ở đó ai cũng tự giác và không phải xử lý kỷ luật ai. Mô hình đó có tên gọi là cơ cấu tổ chức phi tập trung. Trong bài "Mô hình cơ cấu tổ chức không chỉ huy (phi tập trung) tại Việt Nam", tôi có chia sẻ về một ví dụ ở Việt Nam. Nếu bạn muốn tìm bạn cùng mơ, hãy đọc lại bài đó.

Quay trở lại với cái gì đó đời thường, phần lớn công ty sẽ gặp tình trạng nhân viên sẽ có hành vi không như mong muốn và cần phải có quy định để ngăn chặn, cũng như xử lý vấn đề. Cho nên, trong nội quy, phần kỷ luật, chúng ta nên có:
- Danh mục hành vi vi phạm.
- Mức độ vi phạm tương ứng với các hình thức xử lý kỷ luật lao động.
- Mức độ thiệt hại, trách nhiệm bồi thường thiệt hại.
- Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Chú ý, về xử lý kỉ luật, luật của nhà nước quy định khá rõ về việc hình thức kỷ luật, quy trình kỷ luật, anh chị em nhớ tra kĩ trước khi viết vào nội quy.

2.6. Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

Dạo gần đây, tôi có đọc được một bản án lao động về vấn đề quấy rối tình dục. Đây là vấn đề được nhiều người quan tâm, không chỉ người lao động mà cả các cơ quan nhà nước cũng như quốc tế. Tuy nhiên, nhiều người lao động cũng không ý thức được về các hành vi của bản thân. Họ không phân biệt được đâu là quấy rối và đâu là không. Do đó, nội quy cần viết rõ các nội dung để từ đó, công ty có căn cứ xử lý và hướng dẫn nhân viên tuân thủ.

2.7. Dữ liệu cá nhân và quy trình xử lý, bảo mật dữ liệu cá nhân và các vấn đề khác

Cuối cùng, tùy theo tình hình của thời đại và các yêu cầu của nhà nước cũng như quốc tế, chúng ta nên bổ sung thêm 1 số điều khoản phù hợp. Ví dụ như luật về dữ liệu cá nhân, lao động cưỡng bức, lao động trẻ em. Và nếu trong điều lệ có những điều khoản khác (không trái luật) cần nhân viên tuân theo, chúng ta cũng cần đưa vào nội quy để làm rõ và duy trì.

3. Đăng ký nội quy lao động

Như đã viết ở trên, nội quy lao động không chỉ là một văn bản quan trọng dùng để điều hành công ty và cùng với đó, nó còn là căn cứ quan trọng dùng để xử lý quan hệ lao động. Do đó nội quy cần phải sát với luật và được cơ quan nhà nước đồng ý. Hiện tại, quy định của luật có đưa ra với đại ý: Nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng cần đưa vào thỏa thuận trong hợp đồng lao động.

Để đăng kí với cơ quan nhà nước, thông thường 1 bộ hồ sơ bao gồm:
- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
- Nội quy lao động;
- Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
- Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Việc đăng kí nội quy này giống như 1 lần lọc để chúng ta loại bỏ đi những nội dung sai luật trong nội quy công ty. Tôi lấy ví dụ tình huống đi làm muộn. Liệu công ty có được quy định chấm dứt hợp đồng lao động hoặc sa thải với lý do đi làm muộn không? Hay công ty có được trừ tiền khi người lao động đi làm muộn? Có cách nào để xử lý được việc đi làm muộn của nhân viên?

Nói chung luật sẽ không cho chúng ta chấm dứt hoặc sa thải hoặc phạt tiền người lao động ngay nếu họ đi muộn. Do vậy, nếu bạn ghi một điều khoản nào đó trong nội quy với đại ý rằng: Nhân viên nếu đi làm muộn sẽ bị sa thải hoặc chấm dứt hợp đồng lao động hoặc phạt tiền, thì nội quy này sẽ bị cơ quan nhà nước trả về. Hướng xử lý trường hợp đi làm muộn nên như sau:

- Nếu xử lý theo hướng sa thải nhân viên: Chúng ta cần đưa vào nội quy lao động điều khoản: "Đi làm muộn là sẽ bị kỷ luật khiển trách. Sau đó, vẫn tiếp diễn việc đi làm muộn (tái phạm) trong thời gian 3 tháng thì sẽ kỷ luật kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương. Nếu người lao động trong thời gian 06 từ lần kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương (lần 1), người lao động bị kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương thì sẽ bị kỉ luật sai thải." Quy định này hoàn toàn đúng luật vì thế tôi tin bên thứ 3 (audit hay cơ quan nhà nước) đều chấp nhận điều này.
- Nếu xử lý đi làm muộn theo hướng chấm dứt hợp đồng lao động:
+ Cách đơn giản nhất là thỏa thuận với người lao động ngay từ đầu và sau đó khi người lao động vi phạm, chúng ta tiến hành thỏa thuận thôi việc.
+ Trong trường hợp mặc dù đã thỏa thuận ngay từ đầu, nhưng nhân viên "trở mặt" phủ nhận bảo không hề có thỏa thuận thôi việc đó thì sao. Lúc này, chúng ta sẽ đưa vào hợp đồng hoặc quy chế điều khoản về đánh giá không hoàn thành công việc. Cụ thể chúng ta quy định: "Đi làm muộn được tính là trường hợp không hoàn thành công việc. Nếu liên tiếp không hoàn thành công việc 3 lần thì được tính là người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc". Lúc này, nếu nhân viên vi phạm chúng ta có thể kích hoạt chấm dứt hợp đồng lao động theo luật.

Phân tích cụ thể hơn: Theo quy định (tại điểm a Khoản 1 Điều 36) Bộ luật Lao động hiện hành, người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động được xác định theo tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc quy định trong Quy chế của Công ty. Hiện nay, pháp luật không quy định cụ thể về các nội dung cần có trong Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động. Việc xây dựng tiêu chí đánh giá hoàn toàn do công ty quyết định dựa trên nhu cầu quản lý, tính chất công việc, văn hóa làm việc mà công ty muốn xây dựng. Luật chỉ quy định Quy chế này trước khi ban hành phải được tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.(Nếu không không có công đoàn thì thôi).

Để chấm dứt hợp đồng lao động với lý do người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện sau:
- Người lao động không hoàn thành công việc theo các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc quy định trong quy chế của Công ty.
- Công ty có đủ bằng chứng: Các bằng chứng về việc người lao động không hoàn thành công việc, ví dụ phiếu đánh giá công việc của người quản lý trực tiếp, văn bản nhắc nhở,…
- Công ty phải tuân thủ quy trình: Quy trình chấm dứt hợp đồng phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật và quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

Tùy thuộc vào cách thức quản lý mà mỗi công ty xây dựng, áp dụng quy trình chấm dứt hợp đồng lao động khác nhau. Còn về quy định của luật, khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong trường hợp người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc, công ty phải báo trước cho người lao động (theo khoản 2 Điều 36 Bộ luật lao động 2019):
+ Ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn;
+ Ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn;
+ Ít nhất 03 ngày làm việc đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này và đối với hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng.

Vừa rồi là một ví dụ về việc viết nội quy lao động để ngăn chặn các vấn đề xảy ra trong công ty (đi làm muộn) nếu không hiểu và đúng luật thì sẽ không được cơ quan nhà nước duyệt.

Tặng cả nhà (Download) mẫu nội quy: 2024 NOI-QUY-LAO-DONG-CTY-A Da dang ky thanh cong.doc

Nguyễn Hùng Cường