Hôm nay là mồng 6 Tết, đồng thời là chủ nhật, rảnh rỗi, tôi lại ngồi viết tiếp về từ khóa "Cơ cấu tổ chức". Trong bài trước ("Giao cho bạn 1 đội bóng, bạn sẽ sắp xếp cơ cấu đội như nào?"), tôi đã cùng bàn với bạn về việc người đứng đầu tổ chức phải đối mặt 6 câu hỏi và ra quyết định:
- Có những bộ phận hoặc vị trí nào? Có nên chuyên môn hóa hay không (Những bộ phận hoặc vị trí nào nên kết hợp với nhau hoặc tách biệt)?
- Cách thức chỉ huy hoặc phối hợp giữa các bộ phận?
- Nên có nhiều quản lý hay ít (có mấy bậc hoặc tầng hoặc ngạch quản lý)?
- Bộ phận đảm nhiệm chức năng gì? (Vị trí sẽ đảm nhiệm công việc nào)?
- Phân chia quyền cho các bộ phận (hoặc vị trí) ra sao?
- Các bộ phận (vị trí) nên có quy mô (định biên nhân sự) ra sao?

Việc trả lời 6 câu hỏi này chính là quá trình xác định (xây, tái tạo, nâng cấp) cơ cấu tổ chức. Cũng trong bài, tôi có đưa ra định nghĩa Cơ cấu tổ chức. Ở bài này, tôi sẽ tiếp tục làm rõ thuật ngữ cơ cấu tổ chức. Về cơ bản chúng ta phân tách từ cơ cấu tổ chưucs thành từng phẩn để định nghĩa, sau đó tổng hợp lại:
- Định nghĩa tổ chức: "Tổ chức là tập hợp của hai hay nhiều người hoạt động trong những hình thái nhất định để đạt được những mục đích chung” (1)
“Tổ chức bao hàm một chỉnh thể hoạt động độc lập, có chính danh và tôn chit mục đích hoạt động. Nó có thể là một doanh nghiệp, một công ty, một cơ quan, một tổ chức và một ngành, v.v …” (2)

(1) Khoa Khoa học quản lý – trường Đại học Kinh tế Quốc dân: Giáo trính Quản trị học (2006) – Chủ biên: TS Đoàn Thị Thu Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – trang 5
(2) Khoa Kinh tế và quản lý nguồn nhân lực – trường Đại học Kinh tế Quốc dân: Giáo trình Phân tích lao động xã hội (2002) – Chủ biên: PGS. TS Trần Xuân Cầu – trang 31

- Định nghĩa cơ cấu: “Cơ cấu là sự phân chia tổng thể ra những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện từng chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm phục vụ mục tiêu chung” (3).

(3) Khoa Kinh tế và quản lý nguồn nhân lực – trường Đại học Kinh tế Quốc dân: Giáo trình Phân tích lao động xã hội (2002) – Chủ biên: PGS. TS Trần Xuân Cầu – trang 31

- Định nghĩa cơ cấu tổ chức: “Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo từng cấp, những khâu xác định nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu xác định”. (4)

(4) Khoa Khoa học quản lý – trường Đại học Kinh tế Quốc dân: Giáo trính Quản trị học (2006) – Chủ biên: TS Đoàn Thị Thu Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – trang 170

Ở trên là định nghĩa từ các giáo trình. Còn với tôi, Cơ cấu tổ chức là một cấu trúc của đơn vị xác định cách thức hoạt động (như phân bổ nhiệm vụ, phối hợp và giám sát) hướng tới việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Khi nhắc tới cơ cấu tổ chức, chúng ta có thể hiểu là tập hợp các yếu tố giúp tổ chức đạt chiến lược bao gồm:
1. Các yếu tố thuộc nhóm thượng tầng:
- Điều lệ
- Mô tả công việc của giám đốc điều hành (CEO)
- Nội quy công ty (hoặc Thỏa ước lao động nếu có)
- Hợp đồng lao động
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức
- Quy định tầng (ngạch) quản lý và bộ phận phòng ban
- Ước tính định biên nhân sự và ngân sách bộ phận
- Ma trận phân bổ chức năng, quyền hạn các bộ phận
- Ma trận phân quyền kí duyệt cho các vị trí (quy chế quản lý nội bộ)
- Quy trình phối hợp tổng thể toàn công ty

2. Các yếu tố thuộc nhóm hạ tầng:
- Quy định nội bộ của bộ phận (nếu có)
- Sơ đồ vị trí trong bộ phận
- Mô tả mục đích và chức năng (công việc lớn của từng bộ phận).
- Bảng tính doán định biên nhân sự các vị trí
- Ma trận phân nhiệm và quyền hạn các vị trí
- Mô tả công việc các vị trí trong sơ đồ vị trí
- Quy trình làm việc của từng phòng ban

Nhìn vào những yếu tố này, hẳn bạn đã hình dung ra được cách thức các hoạt động như phân bổ nhiệm vụ, phối hợp và giám sát,... rồi. Chúng ta tiếp tục tìm hiểu định nghĩa cho từng yếu tố:
- Điều lệ công ty: Là những nội dung cơ bản, tổng quát nhất, thỏa thuận giũa các nhà sáng lập yêu cầu những người trong công ty và bản thân nhà sáng lập phải tuân theo
- Mô tả công việc của giám đốc điều hành (CEO): Là văn bản quy định công việc, quyền hạn của người điều hành doanh nghiệp hoặc tổ chức.
- Nội quy công ty (hoặc Thỏa ước lao động nếu có):
+ Nội quy lao động (công ty): Đây là văn bản có thể tạm gọi là dưới điều lệ và hợp đồng lao động, diễn giải kĩ hơn 1 số điều trong điều lệ và hợp đồng lao động, bao gồm các nội dung như thời gian làm việc, kỷ luật, trách nhiệm vật chất... đòi hỏi mọi người thuộc đối tượng nói đến phải tuân thủ, nghiêm chỉnh thực hiện. Nội quy sẽ bám sát, không trái với luật lao động và một số luật liên quan và do ban giám đốc hoặc lãnh đạo - những người được các nhà sáng lập ủy quyền để điều hành doanh nghiệp - đưa ra.
+ Thỏa ước lao động: Đây là văn bản chứa các nội dung trao đổi thỏa thuận giữa tập thể người lao động và người sử dụng lao động. Các nội dung này được sự đồng thuận giữa các bên.
- Hợp đồng lao động: Là văn bản có chứa các nội dung thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động (đại diện là người được những người sáng lập ủy quyền kí kết).
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức: Là hình vẽ thể hiện các sắp xếp các bộ phận, mối quan hệ báo cáo, chỉ huy chính thức trong tổ chức. Là bản đồ sắp xếp các tổ chức để giúp tổ chức vận hành phù hợp với định hướng cơ cấu tổ chức (có chỉ huy hay không chỉ huy...).

- Quy định tầng (ngạch) quản lý và bộ phận phòng ban:
+ Quy định tầng (ngạch) quản lý: Là văn bản cho biết tập hợp các chức danh/ vị trí tương tự nhau về quyền hạn, cùng số lượng tầng cần có cho tổ chức. Ví dụ: Nhân viên, quản lý sơ cấp, quản lý cấp trung, quản lý cao cấp, lãnh đạo...
+ Quy định bộ phận phòng ban: Là văn bản thống nhất tiêu chí định nghĩa (các gọi) khối, ban, phòng, tổ.
- Ước tính định biên nhân sự và ngân sách bộ phận: Đây là bảng cho biết số lượng nhân viên cần có dự tính cho 1 bộ phận và % ngân sách theo doanh thu sẽ cấp cho bộ phận đó.
- Ma trận phân bổ chức năng, quyền hạn các bộ phận: Là bảng xác định chức năng (hoạt động lớn) và quyền của từng bộ phận để triển khai và phối hợp, giám sát các hoạt động.
- Ma trận phân quyền kí duyệt cho các vị trí (quy chế quản lý nội bộ): Là bảng phân quyền chi tiết tới các vị trí quản lý của công ty. Chủ yếu là quyền kí, phê duyệt và quyết định cho các mảng hoạt động mà các vị trí quản lý phụ trách.
- Quy trình phối hợp tổng thể toàn công ty: Là văn bản mô tả trình tự của các bước, công việc, nguồn lực được sử dụng, thời gian, trách nhiệm của các bên để thực hiện một hoạt động hay một công việc nào đó ở cấp độ tổng thể toàn công ty.

- Quy định nội bộ của bộ phận (nếu có): Là văn bản chứa những nội dung, các điều bắt buộc áp dụng trong nội bộ một bộ phận, đòi hỏi mọi người thuộc đối tượng nói đến phải tuân thủ, nghiêm chỉnh thực hiện. Nội quy bộ phận tương tự như quy định nhưng thiên về các nội dung giống như trong nội quy công ty (tác phong, giờ giấc, kỷ luật...). Ví dụ: Nội quy cửa hàng kinh doanh.
- Sơ đồ vị trí trong bộ phận: là hình vẽ thể hiện vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin (giao tiếp) chính thức trong bộ phận. Sơ đồ vị trí biểu thị mối quan hệ chính thức giữa những người quản lý ở các cấp với những nhân viên trong tổ chức.
- Mô tả mục đích và chức năng (công việc lớn của từng bộ phận):
+ Mục đích bộ phận: Là đích cuối hướng tới của bộ phận.
+ Chức năng: Là các hoạt động lớn chi tiết của bộ phận để đạt được mục đích của bộ phận.
- Bảng tính doán định biên nhân sự các vị trí: Là bảng cho biết số lượng nhân viên cần có cho từng vị trí.
- Ma trận phân nhiệm và quyền hạn các vị trí: Bảng phân bổ chức năng xuống thành các nhiệm vụ cho các vị trí và quyền hạn tương ứng các vị trí cần có để hoàn thành công việc.
- Mô tả công việc các vị trí trong sơ đồ vị trí: Là một văn bản mô tả những công việc mà người được tuyển dụng cần phải thực hiện trong thời gian nhất định. Ngoài ra, BMTCV còn cung cấp thông tin về những yêu cầu năng lực và điều kiện liên quan đến vị trí công việc ấy.

- Quy trình làm việc của từng phòng ban: Là văn bản mô tả trình tự của các bước, công việc, nguồn lực được sử dụng, thời gian, trách nhiệm của các bên để thực hiện một hoạt động hay một công việc nào đó.

Vậy đó! Là người đứng đầu hoặc người có nhiệm vụ nâng cấp hoặc làm lại hoặc xây mới cơ cấu tổ chức, bạn sẽ phải làm nhiều thứ chứ không phải là làm một trong số đó. Hi vọng sau bài này, bạn không còn nghĩ xác định cơ cấu tổ chức chỉ là vẽ một cái sơ đồ là xong. Việc còn nhiều hơn thế!

Nguyễn Hùng Cường | kinhcan24 | blognhansu.net.vn