Hôm vừa rồi tôi đọc được stt trên HrShare: “Dear các anh/chị HR, em đang cần tìm KPI cho vị trí THƯ KÝ Tổng Giám Đốc. Các anh chị nhiều kinh nghiệm hướng dẫn em với ạ. Em cảm ơn rất nhiều!”
Đúng nghề nên tôi vào bảo rằng đưa tôi JD, tôi sẽ gửi lại bản KPI cho bạn. Sau mấy hôm, tôi đã ra kết quả. Xin gửi cả nhà để tham khảo.
Link: BGD JD - KPI Thu ky giam doc.xls
Để ra được file này, tôi tiến hành các bước sau:
* Bước 1: Xác định mô tả công việc vị trí
* Bước 2: Có được mô tả công việc, tôi tiếp tục sử dụng phương pháp JD – KPI để lọc ra các thước đo hiệu quả công việc. Chúng ta chỉ cần đặt câu hỏi: “Công việc …., như thế nào là đạt về mặt số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí?” Từ câu trả lời gõ lại vào ô diễn đạt bằng lời. Có yêu cầu bằng lời, tôi phiên đổi ra thước đo. Quanh đi quẩn lại thì KPI thường chỉ có đâu đó 3 loại thước đo: Số, tỷ lệ, thời gian
Cứ tẩn mẩn làm từng công việc một, khi hoàn thiện, tôi tiếp tục bước sang bước 4.
* Bước 3: Tôi nhặt các thước đo và kỳ vọng vào bảng thư viện KPI của vị trí.
* Bước 4: Có thư viện KPI của vị trí, tôi tiến hành rút KPI gọn lại với các bước nhỏ sau:
+ Bc4.1 : Rút gọn với nguyên tắc
- Nguyên tắc chung:
1. Dưới 8 KPI cho mỗi vị trí
2. Giữa lại thước đo SMART (cân đo đong đếm được)
3. Giữ lại các thước đo có tích cực tạo động lực (củ cà rốt)
- Nguyên tắc rút cho vị trí trưởng
1. Giữ lại chỉ số Chiến lược
2. Giữ lại chỉ số KEY
3. Giữ lại chỉ số Khắc phục vấn đề tồn tại trong công việc
- Nguyên tắc rút cho vị trí nhân viên
1. Giữ lại chỉ số Nhiệm vụ
2. Giữ lại chỉ số KEY
3. Giữ lại chỉ số Khắc phục vấn đề tồn tại trong công việc
+ Bước 4.2 Sau khi rút gọn rồi, thì tiếp tục tùy vào quan điểm tổ chức sẽ đưa thêm các thước đo khác vào thẻ KPI. Ví dụ:
- Nếu quan điểm nhân viên cần phải "phát triển" thì thêm thước đo phát triển.
- Nếu quan điểm nhân viên cần phải "tuân thủ nội quy" thì cần thêm vào thước đo hành vi văn hóa
- Nếu quan điểm nhân viên cần phải "tham gia các công việc của phòng" thì thêm vào thước đo hoàn thành công việc phòng
- Nếu quan điểm nhân viên cẩn phải "sáng tạo" thì thêm vào các thước đo cải tiến sáng tạo
- Nếu quan điểm nhân viên cần phải "chủ động lên thước đo" thì thêm vào ô các thước đo chủ động
* Bước 5 Lựa chọn chỉ số KPI xong thì đến phần tiếp theo là ứng dụng và xây dựng hệ thống theo dõi dữ liệu, quy trình và báo cáo. Tức là trả lời được 6W - 1H: - Làm cái gì (What) - Why (tại sao) - Which (cái gì) - Ai (Who) - Ở đâu (Where) - Khi nào (When) - Làm như thế nào (How)
Vậy đó các bước làm để giải quyết đầu bài đã xong. Xin mời cả nhà cùng xem file kết quả.
Thực ra, để ra được thẻ KPI cho từng vị trí, nếu đúng và đầy đủ như cách tôi làm thì sẽ giống lưu đồ sau với 3 bước lớn:
* Bước 1: Sử dụng phương pháp BSC – KPI để tìm ra thẻ BSC cho công ty (KPI cho CEO). Từ đó phân bổ thước đo và chỉ tiêu từ thẻ BSC xuống các bộ phận.
* Bước 2: Sử dụng phương pháp JD – KPI để tìm ra các thước đo KPI cho các chức năng (nhiệm vụ) của bộ phận
* Bước 3: Sau khi có thư viện KPI của bộ phận (KPI từ BSC và KPI từ chức năng) thì tiến hành rút gọn KPI cho các vị trí
Nói nhanh là vậy nhưng để đi chi tiết thì phải đọc tầm 50 bài viết của tôi (tôi đang trong quá trình ra sách có biên tập lại cho anh chị em dễ đọc rồi). Như bình thường, tôi cần có tầm 7 buổi thực hành mới có thể hướng dẫn hết 3 bước trên.
Bài cũng dài rồi, hi vọng chủ nhân của câu hỏi, đọc xong bài không còn mông lung nữa.
Nguyễn Hùng Cường
Tư vấn xây dựng hệ thống QT hiệu suất BSCvsKPI
Nếu vẫn còn mông lung mặc dù đã có bài viết và file hướng dẫn thì có lẽ bạn nên theo khóa học cầm tay chỉ việc của tôi. (Đoạn này là PR khóa học) Khi tham gia khóa học, bạn sẽ đi đủ cả 3 bước và được thực hành trên mô hình giả định theo phương pháp từng bước 1. Hẹn gặp bạn ở khóa học sắp tới.
– Th.ời lượng: 5 – 7 b.uổi online trên phần mềm Zoom.
– Đăng ký online: daotaonhansu.net/kpi
Tôi sẽ cùng với bạn trao đổi kỹ các bước đi cụ thể để có thể xây dựng được KPI cho các vị trí. Lớp này được THỰC HÀNH TRÊN TÌNH HUỐNG DOANH NGHIỆP GIẢ ĐỊNH. Mỗi 1 lớp là 1 tình huống. Sản phẩm của tình huống sẽ được gửi toàn bộ cho học viên. Bạn sẽ nhận được sản ph.ẩm sau từng buổi và các biểu mẫu ứng dụng, file ứng dụng thực tế của công ty. Trong file có đầy đủ công thức và các ghi chú cách làm để về tha hồ ứng dụng.
Ngoài ra bạn sẽ được:
- Nhìn thấy thực tế ứng dụng từ công ty của HLV
- Nghe và ghi nhớ các kỹ thuật kinh nghiệm và các câu truyện triển khai thực tế
- Lý thuyết để hiểu "hộp đen" tại sao lại ra bản KPI và chính sách như vậy
Nội dung khóa học bao gồm lý thuyết và hướng dẫn BSC và KPI trên file mẫu
* Buổi 1: Tổng quan về BSC và KPI với 3 phần:
- Phần 1 với các bức tranh:
+ Chụp cắt lớp doanh nghiệp với 6 tầng văn hóa
+ Sơ lược hệ thống Quản trị Nhân sự Doanh nghiệp
+ Tổng thể hệ thống Quản lý thực hiện công việc
+ Nguyên tắc khi xây dựng hệ thống QL THCV
+ Các công cụ tối thiểu cần có để QL THCV
- Phần 2 BSC với bản đồ và 4 bức tường xây dựng DN
- Phần 3 KPI với:
+ Phân biệt các loại KPI
+ Các lưu ý khi xây KPI
+ Cách thức xây KPI
Sau khi học xong phần lý thuyết, lớp học sẽ lựa chọn 1 CEO và các trưởng phòng để thành lập hội đồng chiến lược. CEO và các trưởng phòng sẽ xây dựng tình huống công ty. Sau đó hội đồng Chiến lược sẽ họp với sự dẫn dắt của Huấn luyện viên và quan sát của các học viên khác để xây dựng:
* Buổi 2: Thực hành xây dựng chiến lược và ý tưởng chiến lược
* Buổi 3: Thực hành lập Bản đồ Chiến lược
* Buổi 4: Thực hành xây dựng BSC công ty theo tình huống học viên lựa chọn
* Buổi 5: Thực hành xây dựng KPI 1 phòng ban theo đề nghị học viên trong tình huống
* Buổi 6: Thực hành xây dựng KPI 2 vị trí theo đề nghị học viên (TP và Nhân viên)
* Buổi 7: Thực hành phân bậc KPI và xây dựng chính sách thúc đẩy KPI (lương 3P tắt)
* Buổi 7+: Định biên nhân sự cho phòng và kiểm thử chính sách, xây dựng hệ thống báo cáo KPI
Điểm đặc biệt của lớp:
+ Học viên thực hành theo phương pháp TỪNG BƯỚC MỘT trên MÔ HÌNH DOANH NGHIỆP giả định CỦA HỌC VIÊN
+ Học viên sẽ nhận được sản ph.ẩm sau từng buổi và các biểu mẫu ứng dụng, file ứng dụng thực tế của công ty.
II. Hỗ trợ trực tiếp: Ms Đỗ Ngọc Mai – Thành viên BQT HrShare | Phụ trách Chăm sóc Cộng đồng – Điện thoại : 083.88.33616/ Zalo: 036.9904.004 – maidn.kc24@gmail.com
Những gì tôi làm là những gì tôi chia sẻ
