Tại nhiều doanh nghiệp, bộ phận tuyển dụng thường gặp phải những khó khăn như: tuyển dụng chậm, chi phí tuyển dụng cao, nhân viên mới nhanh chóng nghỉ việc... Những vấn đề này không chỉ gây ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất kinh doanh mà còn làm lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp. Để giải quyết những vấn đề này, việc xây dựng KPI cho bộ phận tuyển dụng là một giải pháp hữu hiệu. Cùng Blognhansu tìm hiểu nhé.
Các chỉ số KPI của bộ phận tuyển dụng
Bộ phận tuyển dụng được coi là “đầu tàu” cung cấp nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. Do đó, việc đánh giá KPI càng phải chú trọng chất lượng, bám sát thực tế để đảm bảo tốc độ đồng đều cho cả đoàn tàu phía sau.
Chiến lược của mỗi doanh nghiệp là khác nhau nên chỉ số KPI cho bộ phận tuyển dụng cũng sẽ có sự khác biệt nhất định. Tuy nhiên, có những chỉ số chắc chắn phải có nếu bạn muốn có kết quả đánh giá hiệu quả nhất.
(1) Tổng số CV / đợt tuyển dụng (đối với từng chức danh): Chỉ số này đo lường mức độ hiệu quả truyền thống của bạn. Khi số lượng CV bạn nhận được nhiều có thể là công ty truyền thông tốt hoặc công việc hấp dẫn ứng viên.
(2) Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu: Là mức các ứng viên đạt các yêu cầu cơ bản theo tiêu chuẩn.
Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu = Số ứng viên đạt yêu cầu / tổng số ứng viên
Tỷ lệ này càng cao có nghĩa là bạn đã truyền thông những cốt lõi của doanh nghiệp đến ứng viên, điều này giúp bạn đỡ vất vả hơn khi lọc hồ sơ ứng viên.
(3) Chi phí hiệu quả quảng cáo tuyển dụng: Chỉ số này xác định số tiền phải bỏ ra cho 1 CV.
Chi phí hiệu quả quảng cáo tuyển dụng = Tổng chi phí / Tổng số CV
(4) Thời gian để tuyển nhân viên: Thời gian trung bình kể từ khi yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận đến khi nhận việc.
(5) Chỉ số hiệu quả các nguồn tuyển dụng: Đo lường số CV nhận được, số CV đạt yêu cầu trên mỗi chức danh. Tức là mỗi CV thu được thì từng kênh quảng cáo doanh nghiệp phải chi bao nhiêu tiền. Sau đó, so sánh số tiền của từng kênh để xem xét kênh nào hiệu quả nhất.
Cách xây dựng KPI cho bộ phận tuyển dụng
1. Xác định bộ phận/người xây dựng KPI
Có 2 phương pháp để xác định bộ phận/người xây dựng KPI:
- Các bộ phận/phòng ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí, trong đó, đội ngũ quản trị nhân lực đóng vai trò hỗ trợ để đảm bảo KPI tuân thủ đúng nguyên tắc.
Ưu điểm của phương pháp này là các chỉ số KPI sẽ có tính khả thi cao và thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận. Tuy nhiên, nếu phòng ban tự đặt mục tiêu thì thường sẽ có tình trạng thiếu khách quan, đặt mục tiêu quá thấp.
Do đó, nếu sử dụng phương pháp này thì cần có sự kiểm định, đánh giá của đội ngũ nhân sự quản lý cấp cao.
- Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPI cho bộ phận/phòng ban. Phương án này đảm bảo được tính khách quan, khoa học. Tuy nhiên, đôi khi, các chỉ số KPI đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng và nhiệm vụ của bộ phận/phòng ban. Để khắc phục vấn đề đó, hệ thống KPI sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.
2. Xác định các chỉ số KPI
Yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng KPI là việc đảm bảo KPI gắn bó chặt chẽ với những mục tiêu cụ thể của bộ phận/phòng ban, doanh nghiệp.
Sau khi thống nhất được KPI với mục tiêu của bộ phận/phòng ban, doanh nghiệp, bạn cần ứng dụng những tiêu chí SMART để đánh giá chỉ số thực hiện công việc:
- S (Specific) - Mục tiêu cụ thể
- M (Measurable) - Mục tiêu đo lường được
- A (Attainable) - Mục tiêu có thể đạt được
- R (Relevant) - Mục tiêu thực tế
- T (Timebound) - Mục tiêu có thời hạn cụ thể
Bên cạnh đó, các chỉ số hiệu suất được chọn làm KPI sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, hoạt động cụ thể của nhân viên và KPI chung của phòng ban.
3. Đánh giá mức độ hoàn thành KPI
Khi đã xác định được KPI cho phòng ban và từng vị trí công việc trong doanh nghiệp thì bạn sẽ tiến hành đưa nó vào thực tế.
Các KPIs đã được xác định dựa trên tiêu chí có thể đo lường nên chắc chắn sẽ có phương pháp đánh giá cụ thể cho từng mục KPI. Nhìn chung, mọi đầu công việc, KPI đều có thể chia thành 3 nhóm chính sau:
- Nhóm A: tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng rất lớn đến mục tiêu chung.
- Nhóm B: tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung hoặc/và tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.
- Nhóm C: tốn ít thời gian, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.
Mỗi nhóm KPI này sẽ có trọng số khác nhau phụ thuộc mức độ quan trọng của chúng.
4. Liên hệ giữa đánh giá KPI và lương thưởng
Với mỗi mức độ hoàn thành KPIs, người xây dựng KPI sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định. Chính sách này thường được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp, quản lý cấp cao nhất trong phòng ban, người xây dựng hệ thống KPI hoặc do các nhân viên tự thống nhất với nhau.
5. Điều chỉnh và tối ưu KPI
KPI có thể được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian. Ban đầu, hãy xem xét chỉ số KPI vừa được lập để đảm bảo rằng các số liệu là phù hợp. Có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối ưu nhưng một khi đã có được KPI cuối cùng thì hãy duy trì nó ít nhất một năm.
Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về KPI cho các phòng ban thì có thể tham khảo Bộ tài liệu Quản trị nhân sự. Bộ tài liệu về hệ thống Quản trị nhân sự iCPO 4.0 dành cho tất cả anh chị đang làm nghề nhân sự, có thể trả lời 90% các yêu cầu về tài liệu nhân sự không giới hạn. Cụ thể:
- 10+ Quy trình hành chính - nhân sự: quy trình đào tạo, quy trình tuyển dụng, quy trình onboarding, quy trình sa thải, …
- 100+ Mô tả công việc chuyên sâu: Marketing, kế toán, kinh doanh, sản xuất, pháp lý, …
- 50+ Bộ câu hỏi phỏng vấn nhiều vị trí: IT, kế toán, marketing, HR, …
- 10 Báo cáo mẫu nhân sự: tình hình nhân sự, đào tạo, nghỉ việc, thử việc, chi phí tuyển dụng, ...
Lời kết
Việc xây dựng KPI cho bộ phận tuyển dụng không chỉ giúp đo lường hiệu quả công việc mà còn là công cụ hỗ trợ đắc lực để doanh nghiệp xây dựng một đội ngũ nhân sự chất lượng cao, đáp ứng được những yêu cầu ngày càng khắt khe của thị trường.
