Dạo này KC hay nhận được mail hỏi về việc setup công việc nhân sự cho starup - công ty mới khởi nghiệp. Theo bạn nên làm thế nào ?

Hôm nay vô tình em đọc được trang blognhansu.net của anh, thực sự là em đã "bắt được vàng" anh ah! Những bài viết của anh quá hay và bổ ích, có rất nhiều thứ em chỉ đọc nhưng chưa đủ năng lực thực hiện.

Em xin tự giới thiệu em tên Nguyễn DP, chuyên ngành là Quản trị kinh doanh, nhưng em lại thích làm về Nhân sự. Vừa qua em có đi học khóa đào tạo ngắn hạn về Quản trị nhân sự chuyên nghiệp của trường ĐH Kinh Tế TPHCM tổ chức. Nhưng thú thật là vì kiến thức quá nhiều mà chỉ học trong vòng 2 tháng thì không thể nào nắm hết được. Có những thứ em học nhưng em chưa hiểu lắm hoặc không thể hình dung ra khi thực hiện nó phải như thế nào (vì em chưa có kinh nghiệm làm công việc nhân sự).

Em sắp vào làm nhân viên nhân sự tại công ty TNHH mới thành lập (có thể xem như là trưởng phòng nhân sự vì chỉ có mình em). vấn đề là em chưa có kinh nghiệm, em mong anh có thể cho em biết những điều trước tiên em cần phải làm khi vô công ty không ah? Vì hiện nay công ty mới thành lập (khoảng 10 người) nên hoàn toàn chưa xây dựng hệ thống gì cả.

Em xin chân thành cảm ơn anh ah!

Với C nên làm như thế này:

Anh chào em,

Dễ ý mà. Các công việc Nhân sự cần làm dành cho 1 startup:
1. Lập sơ đồ cơ cấu tổ chức
2. Lập bảng lương
3. Xây dựng nội quy công ty
4. Xây dựng mô tả công việc
5. Xây dựng quy trình ký hợp đồng lao động và ký hợp đồng lao động.
6. Tập hợp đủ hồ sơ
7. Lập quy trình xin nghỉ phép
8. Đăng ký bảo hiểm xã hội (nếu công ty > 10 người. Theo anh thì nhỏ hơn vẫn nên đóng)
9. Xây dựng bảng theo dõi thông tin nhân sự (để biết thông tin như ai, làm gì, ở đâu, gia đình thế nào)
10. Xây dựng cơ chế trả lương và nâng lương (chính sách đãi ngộ).

Tạm thời anh mới nảy ra trong đầu 10 cái theo kinh nghiệm khởi nghiệp của anh. Khi nào công ty bước vào năm thứ 3 thì làm tiếp các công việc khác. Giờ chỉ cần xây mấy cái đó và kiếm đủ tiền nuôi sống bản thân là tốt rồi.

Anh,

1. Lập sơ đồ cơ cấu tổ chức: Khi mới thành lập 1 công ty hay startup thì việc đầu tiên mà ai cũng làm đó là phân chia nhiệm vụ và công việc. Người thì làm giám đốc, người thì làm phó giám đốc. Dù có phân chia như thế nhưng đã là khởi nghiệp thì ai cũng phải làm tất cả mọi việc. Mọi người cứ ngầm quy ước với nhau như thế. Và chỉ là ngầm chứ không phải là văn bản gì cả. Chính vì thế, C nghĩ chúng ta nên lập ra 1 cái sơ đồ cơ cấu tổ chức. Và làm 1 cái quyết định ban hành cơ cấu đó.

Việc lập cơ cấu tổ chức còn giúp công ty định hướng phát triển, cho nhân viên thấy được lộ trình công danh của bản thân mình khi tham gia startup. Hãy tưởng tượng, bạn tham gia 1 công ty mới, bạn nhìn vào cơ cấu tổ chức và bạn thấy còn rất nhiều chức danh còn khuyết chỗ. Vậy bạn có gắn bó để cố gắng vươn vào những vị trí đó. Tôi nghĩ là khả năng bạn gắn bó là rất nhiều.

Vì thế việc đầu tiên nhân sự nên làm là lập sơ đồ cơ cấu tổ chức. Việc đơn giản nhưng cần thiết. Ví dụ về cơ cấu tổ chức:

Nhìn vào sơ đồ này các sếp cũng như nhân viên sẽ biết tương lai công ty sẽ như thế nào và đi về đâu.

Lưu ý: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phải kèm với chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban. Lúc đầu thì có thể chưa chi tiết nhưng nên có để công việc rõ ràng.

2. Lập bảng lương: Cái sơ đồ cơ cấu tổ chức cùng với nhiệm vụ phòng ban sẽ được làm rất nhanh. Chắc là 3 ngày là cùng. Sau đó chúng ta cần phải lập bảng lương. Cơm áo gạo tiền là thứ ai cũng quan tâm. Nhân sự sẽ phải phối hợp với kế toán để lập ngay 1 bảng lương và theo dõi lương của từng người. Bảng lương lúc đầu thì có thể đơn giản không cần cầu kì.

Đây là bảng lương lúc công ty C mới thành lập.

3. Xây dựng nội quy công ty: Việc tiếp theo đó là nội quy công ty. Theo C đây chính là bước đầu tiên của việc xây dựng văn hóa công ty. Không có nội quy thì mỗi người một phách. Công ty không là công ty, nhà không phải là nhà. Chúng ta nên làm nội quy và có một buổi họp thống nhất nội quy đó.

Nội quy lúc đầu cũng giống cơ cấu tổ chức, không cần quá cầu kỳ nhưng sẽ phải nó rõ cho anh em biết:
- Thời gian làm việc
- Cách thức ứng xử trong giao tiếp
- Hình phạt và khen thưởng khi hoàn thành hoặc vi phạm nội quy

4. Xây dựng mô tả công việc: Khi mà có 3 cái trên (cơ cấu tổ chức, bảng lương và nội quy), đến lúc này chúng ta có thể đi chuyên sâu hơn và các công việc nhân sự. Việc chuyên sâu hơn nên làm đầu tiên đó là viết mô tả công việc. Thực tế cá nhân C cho thấy là lúc đầu mọi người sẽ cùng làm đủ thứ loại công việc khá giống nhau. Sau đó dần dần dựa vào năng lực và sở thích từng người, nhân viên sẽ đạt được thành tích và chuyên tâm vào 1 mảng. Khi đó họ sẽ cần một cái mô tả công việc để tránh phải làm những việc mà họ không thích.

Mô tả công việc còn hữu ích ở chỗ giả xử lúc đó có người nghỉ việc thì sẽ có thể tìm được người thay làm được những công việc như vậy.

Các bước xây dựng hệ thống mô tả công việc và quy trình làm việc cho các bộ phận phòng ban:
- Xác định trách nhiệm, phạm vi xây dựng hệ thống mô tả công việc và quy trình làm việc;
- Thu thập thông tin;
- Viết bản thảo mô tả công việc và quy trình làm việc;
- Thu thập ý kiến phản hồi;
- Chỉnh sửa và hoàn thiện hệ thống mô tả công việc và quy trình làm việc;
- Trình duyệt và ban hành thực hiện.

5. Xây dựng quy trình ký hợp đồng lao động và ký hợp đồng lao động: Sau khi xây dựng mô tả công việc xong, có lẽ lúc này sẽ là lúc mọi người bắt đầu đặt câu hỏi: "sao mình làm việc lâu như thế rồi mà chưa có hợp đồng nhỉ ?". Và đây là lúc chúng ta sẽ cần phải có cái hợp đồng lao động cho mọi người.

Quy trình ký cũng đơn giản thôi, đầu tiên là bảo mọi người nộp hồ sơ, sau đó làm cái hợp đồng rồi cho mọi người ký. Có một vấn đề sẽ xảy ra trong công việc này: một số anh em sẽ lười không chịu làm hồ sơ để nộp cho nhân sự. Không sao, theo tôi thì vẫn cứ nên ký hợp đồng trước, hồ sơ thì làm hồi cố sau cũng được. Động tác này chủ yếu là để anh em yên tâm làm việc.

6. Tập hợp đủ hồ sơ: Ký xong thì tất nhiên đến thời điểm này, nhân sự sẽ cần phải tập hợp đủ hồ sơ. Việc tập hợp đủ hồ sơ này có nhiều ý nghĩa. Một trong đó là nắm được thông tin của nhân viên. Nhỡ đâu có việc còn biết thông tin.

Như đã nói ở trên, việc tập hợp này là không dễ. Và nhân sự cần rất quyết liệt cũng như quan tâm thường xuyên. Ngày nào cũng nhắc và giao deadline (hạn kết thúc) thì thể nào cũng thành công.

Tập hợp hồ sơ còn dùng để làm các công việc nhân sự tiếp theo. Không có hồ sơ sẽ không làm được. Đơn cử như làm bảo hiểm xã hội.

7. Lập quy trình xin nghỉ phép: Công việc thứ bảy là công việc mang tính chất quản lý thể hiện sự có mặt của nhân sự. Thời gian này, sẽ bắt đầu có người xin nghỉ. Và họ hay chỉ vào báo cho sếp biết là xong. Thế là hôm sau họ nghỉ. Việc đi làm và nghỉ phép rất tùy tiện. Nó làm cho những người khác sẽ gặp đôi chút khó khăn khi phối hợp làm việc. Đôi khi còn là sự bực tức không đáng có.

Hơn nữa nghỉ phép mà họ chỉ báo cho sếp, không hề báo cho nhân sự. Dẫn tới việc này không ai quản lý. Càng về sau nếu không quản lý việc nghỉ phép sẽ càng tái diễn nhiều hơn. Năng suất làm việc dần giảm đi.

Tôi nghĩ lúc này nhân sự nên nhanh chóng thiết lập sự quản lý của mình. Yêu cầu nghỉ phép phải có quy trình, phải báo trước và phải có đơn xin nghỉ. Quy chế phạt khi nghỉ không báo cần phải có hiệu lực.

8. Đăng ký bảo hiểm xã hội (nếu công ty > 10 người. Theo anh thì nhỏ hơn vẫn nên đóng): Đây là một kinh nghiệm thực tế mà tôi đã từng thấy. Khi một công ty mới thành lập, lúc đầu anh em sẽ không để ý đến thứ khác. Nhưng sau 1 thời gian (khoảng 1 năm) lúc này các anh em sẽ bắt đầu chú ý đến sự an toàn. Mà an toàn chính là bảo hiểm xã hội. Họ đặt câu hỏi rằng tại sao công ty mình lại không có trong khi công ty khác thì có. Tất nhiên do công ty mới thành lập nên các anh em sẽ không nói. Họ vẫn cùng chia ngọt xẻ bùi với công ty. Tuy nhiên thời gian càng lâu thì ý nghĩa chia ngọt xẻ bùi sẽ càng lung lay và bị thay thế bởi tâm lý an toàn.

Vì thế nhân sự đến lúc này nên đăng ký bảo hiểm xã hội cho các anh em gắn bó. Để làm được bảo hiểm xã hội thì cần phải có hồ sơ đầy đủ.

9. Xây dựng bảng theo dõi thông tin nhân sự (để biết thông tin như ai, làm gì, ở đâu, gia đình thế nào): :à startup thì có thể nhân sự sẽ không nhiều nên việc nắm thông tin anh em rất dễ nhưng việc quản lý thông tin nhân viên là việc cần thiết. Mềm hóa các thông tin nhân sự sẽ làm chúng ta trả lời các câu hỏi liên quan đến nhân sự nhanh hơn và chuyên nghiệp hơn. Công ti ít người nên việc này đơn giản, nhân sự nên dành thời gian để nhập dữ liệu và sắp xếp dữ liệu cho hoàn chỉnh.

10. Xây dựng cơ chế trả lương và nâng lương (chính sách đãi ngộ): Đọc đến đây hẳn bạn sẽ đặt ra câu hỏi :"tại sao đến giờ mới xây dựng cái cơ chế lương này ?". Vì ... lúc này công ty mới bắt đầu kiếm được ra tiền. Ý tôi ở đây là kiếm ra tiền nhiều. Sẽ có người kiếm ra nhiều tiền cho công ty và sẽ có người kiếm ít. Tất nhiên khi đó họ sẽ đòi hỏi quyền lợi của mình. Quyền lợi không được đáp ứng thì người ta sẽ bỏ việc. Cho nên nhân sự cần chuẩn bị sẵn cơ chế lương và cơ chế nâng lương khi nào làm xong cái công việc thứ 9 ở trên thì tung ra.

Xây dựng cơ chế lương này sẽ rất vất vả vì bạn sẽ phải làm việc với giám đốc khá nhiều. KC dự là bạn sẽ phải làm lại cơ chế này ít nhất một lần.

Sau khi làm xong 10 công việc này, thì đó là tín hiệu để bắt đầu setup một phòng nhân sự thực sự. Chi tiết cả nhà xem thêm ở đây nhé:
- Các công việc phòng nhân sự phải làm.
- Các công việc phòng nhân sự sẽ phải làm phần 1

Update 21/06/2021: Bài viết này được viết ra từ 8 năm trước. Giờ tôi đi tư vấn xây dựng HT QTNS và cũng đã mở công ty nên có chút bổ sung:
- Xác định sơ đồ tổ chức
- Viết mô tả công việc
Đây là 2 đầu việc trong các công việc liên quan đến xây dựng cơ cấu tổ chức. Vì thế nếu có thời gian và muốn nâng cấp hơn, thân mời bạn đọc thêm 2 bài:
+ Phân tích và hoàn thiện cơ cấu tổ chức như thế nào?
+ Giờ em biết phải làm sao khi 1 cổ 2 tròng?

Trong các đầu việc trên, tôi còn làm thêm 1 đầu việc nữa trong năm đầu: Xác định KPI cho các vị trí. Đây chính là điều làm tôi đau đầu trong vấn đề giữ người vì KPI làm mọi người có áp lực. Trong khi công ty mới (startup) thì việc tuyển người rất khó khăn. Tuyển người khó, đa phần không phải là dân chuyên nghiệp, trong khi chế độ chính sách lúc đầu chưa tốt vì thế giữ người khó. Đã thế lại còn có KPI nữa thì càng làm tăng tỷ lệ nghỉ việc. Tuy nhiên KPI sẽ giúp cho chúng ta quản lý tốt công việc và tránh được lãng phí và không hiệu quả. Chúng ta biết luôn là ai làm được việc, ai không.

Về đầu việc xây dựng chính sách lương, nếu bạn quan tâm, thân mời bạn đọc các bài:
- Quyết định tự đạp đổ bát cơm của mình – chia sẻ file tài liệu full về KPI và BSC được dùng để mở lớp http://blognhansu.net.vn/?p=22785
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 8: cơ chế chính sách thúc đẩy hoàn thành KPI http://blognhansu.net.vn/?p=20464
- Cách xây dựng chính sách cho phòng ban: Trích bao nhiêu phần trăm doanh thu để thưởng là phù hợp? http://blognhansu.net.vn/?p=21495
- Chính sách cho Sale (kinh doanh) cửa hàng thế nào là hợp lý? http://blognhansu.net.vn/?p=22248
- Cách xây dựng thang bảng lương hợp lý đối với doanh nghiệp nhỏ? http://blognhansu.net.vn/?p=22409
- File Định biên chi phí – nhân sự và tính toán chính sách cho toàn công ty http://blognhansu.net.vn/?p=22221

Phần update này khá nhiều kiến thức nên nếu thấy khó hiểu thì thôi bỏ qua. Giai đoạn sau, công ty lớn chút, quay lại đọc bạn sẽ hiểu tôi viết gì

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
HRM consultant / HRM blogger at blognhansu.net.vn