Hành trình tư vấn và quản trị nhân sự của tôi là trả lời một chuỗi câu hỏi. Một trong số đó là: Chúng ta nên phân quyền cho nhân viên, vậy nên phân những quyền gì? Hay nhân viên nên có những quyền gì cơ bản nhất? Ví dụ một câu hỏi gần đây tôi mới nhận được: "Phiền em chút. Em có quy định phân quyền mẫu ko cho chị xin với. Quy định mỗi chức danh, cấp bậc được quyền ký duyệt, phê duyệt những gì ấy em."

Câu hỏi tưởng đơn giản nhưng không dễ trả lời. Sau nhiều thời gian đọc các loại mô tả công việc, bảng phân quyền, tôi thấy có công cụ sau sẽ giải quyết đc 1 phần câu hỏi. Đó chính là sử dụng ma trận phân quyền.

Đầu tiên, cơ bản, chúng ta cần thống nhất định nghĩa:

- Quyền là sức mạnh, là quyết định được làm gì đó để hoàn thành công việc. Quyền có 2 loại đề xuất hoặc quyết định. Ví dụ: Công việc lau nhà. Để hoàn thành công việc lau nhà thì cần có quyền được vào phòng giám đốc. Thông thường quyền của bộ phận (hoặc nhân viên) được chia làm 2 nhóm:
+ Quyền đề xuất (tham mưu).
+ Quyền quyết định (toàn quyền hoặc một phần).
- Phân quyền là việc một người có quyền và chia nhỏ rồi cấp quyền cho một người khác, quyền được cấp này thường là quyền thấp hơn quyền của mình. Phân quyền là phân tán các quyền ra quyết định cho các bộ phận hoặc người khác.
- Ủy quyền là việc một người trao lại cái quyền của mình cho một người khác, là quá trình người quản trị cấp trên trao quyền ra quyết định và điều hành hoạt động cho cấp dưới trong một phạm vi nào đó. Thông thường, quyền được trao là quyền ngang với quyền của mình.

Thứ 2, để xác định quyền cho các bộ phận, chúng ta tiếp tục chia nhỏ các hoạt động lớn thành các bước nhỏ hơn và sau đó đi từng hoạt động và đặt câu hỏi cho từng bộ phận trực tiếp thực hiện công việc đó. Câu hỏi: Để thực hiện được công việc suôn sẻ thì bộ phận cần công ty cung cấp quyền quyết định gì?

Ví dụ: Một trong các hoạt động hỗ trợ là Quản lý nhân sự. Để xác định được quyền một cách đầy đủ, chúng ta đưa ra các bước cơ bản: Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải. Sau đó với từng bước, chúng ta hỏi các trưởng bộ phận câu hỏi ở trên "Bộ phận cần cung cấp quyền quyết định gì?". Lúc này các trưởng bộ phận sẽ trả lời: Tôi cần quyền quyết định lựa chọn nhân sự.

Nếu chúng ta là kỹ bước này, các trưởng bộ phận và ban lãnh đạo sẽ trao đổi với nhau và thống nhất quyền. Điều này tốt cho tổ chức vì các trưởng bộ phận hiểu và thống nhất, dẫn tới phối hợp sẽ nhịp nhàng hơn.

Tiếp theo, nếu các quyền vẫn chưa rõ, chúng ta dùng 5M để làm rõ hơn các quyền. 5M còn gọi là mô hình 5 nguồn lực. Mô hình này ứng dụng trong QTNS ở chỗ phân quyền. Tức chúng ta có thể phân quyền theo 5M. 5M bao gồm:
- Money - Tài chính (Tài lực)
- Merterial - Nguyên vật liệu đầu vào
- Machine - Máy móc công dụng cụ (Vật lực)
- Man - Nhân lực
- Method - Phương pháp triển khai công việc
Với từng M ở trên, chúng ta đi từng bộ phận và hỏi trưởng bộ phận cũng như ban lãnh đạo: Để triển khai công việc suôn sẻ thì ở M này (ví dụ Money - tài chính), bộ phần cần và được quyền quyết gì?

Cũng giống như trên, trong trường hợp nếu thấy các thành viên hội đồng khó trả lời, chúng ta có thể đưa thêm các hoạt động cơ bản liên quan đến từng M để họ dễ trả lời hơn. Ví dụ với Money (tài chính), các hoạt động có thể là: Chiết khấu (giảm giá) bán hàng, cho nợ, thu nợ, thu, chi. Bộ phận kinh doanh được quyền chiết khấu hoặc giảm giá bán hàng cho khách tối đa 15% so với giá bán.

Cuối cùng, khi xây quyền cho các bộ phận và vị trí, cùng với 5M, chúng ta còn phải căn cứ vào luật, cụ thể là luật lao động và các luật khác và hiến pháp. Ví dụ quyền của người lao động theo luật lao động, bao gồm năm nhóm quyền cơ bản sau đây:
- Quyền liên quan đến tuyển: Tự do lựa chọn việc làm, nơi làm việc.
- Quyền liên quan đến dạy: Tự do lựa chọn nghề nghiệp, học nghề, nâng cao trình độ.
- Quyền liên quan đến dùng:
+ Không bị phân biệt đối xử, cưỡng bức lao động, quấy rối tình dục tại nơi làm việc
+ Từ chối làm việc nếu có nguy cơ rõ ràng đe dọa trực tiếp đến tính mạng, sức khỏe trong quá trình thực hiện công việc;
- Quyền liên quan đế giữ: Hưởng lương phù hợp với trình độ, kỹ năng nghề trên cơ sở thỏa thuận với người sử dụng lao động; được bảo hộ lao động, làm việc trong điều kiện bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động; nghỉ theo chế độ, nghỉ hằng năm có hưởng lương và được hưởng phúc lợi tập thể;
- Quyền liên quan đến thải:
+ Thành lập, gia nhập, hoạt động trong tổ chức đại diện người lao động, tổ chức nghề nghiệp và tổ chức khác theo quy định của pháp luật; yêu cầu và tham gia đối thoại, thực hiện quy chế dân chủ, thương lượng tập thể với người sử dụng lao động và được tham vấn tại nơi làm việc để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của mình; tham gia quản lý theo nội quy của người sử dụng lao động;
+ Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động;
+ Đình công (theo quy định của luật)
+ Các quyền khác theo quy định của pháp luật.
Theo khoản 1 Điều 5 Bộ luật Lao động 2019

Chú ý: Các quyền trong luật lao động thường liên quan đến M5 - Method.

Vậy là tôi đã chia sẻ cách xác định quyền cho các bộ phận. Hi vọng bài viết sẽ giúp bạn nhiều trong hành trình làm cơ cấu tổ chức của bạn. À bạn có muốn biết cách làm bảng ma trận phân quyền kí duyệt cho các vị trí? Hẹn gặp bạn ở bài sau.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng Hệ thống Quản trị Nhân sự bài bản