Đã bao giờ bạn tham gia một cuộc họp mà nội dung nó khiến bạn ong ong đầu chưa? Nếu chưa thì dưới đây là một cuộc họp kiểu như vậy.

Trong phòng họp bàn về kinh doanh cuối tháng của một công ty sản xuất nọ, sau khi trao đổi kết quả, đến phần trao đổi vấn đề và tìm nguyên nhân, Sếp hỏi: "Khách báo về, đơn hàng bị chậm. Vì sao chậm thế các anh chị?"
- Đại diện phòng kinh doanh trả lời: Em không rõ, em đã gửi thông tin đơn hàng cho bên kế hoạch rồi ạ.
+ Sếp quay qua phòng kế hoạch, đại diện trả lời: Bên em xếp lịch rồi, nhưng do sản xuất chưa chạy.
- Thấy vậy, phụ trách Sản xuất: Chúng em không chạy được do thiếu nguyên liệu. Đây là lỗi bên kho.
+ Thủ kho phản ứng: Đâu phải tại em. Em đã báo bên cung ứng để nhập hàng nhưng chưa thấy hàng về.
- Đại diện cung ứng nói to: Lúc nào cũng tại em. Đây là do mình không trả tiền đúng hẹn nên nhà cung cấp giao chậm. Em đã sử dụng hết cách để giục rồi.
+ Phòng Kế toán cũng không kém cạnh, nói: Đây là tiền chưa về. Bên kinh doanh không thúc khách trả tiền thì sao có tiền mà thanh toán được.
- Phòng kinh doanh: Ơ ơ! Hàng đã giao đâu mà khách trả tiền ạ!
Đây là một vòng tròn bi kịch. Và nó còn kịch hơn khi cả công ty là một màn đấu đá chính trị nội bộ. Phủ sau mỗi ý trả lời ở trên là một đoạn văn đánh lạc hướng để ai muốn hiểu gì thì hiểu. Đi một vòng hết các bộ phận trao đổi, tổng thời gian có thể lên tới 2h đồng hồ. Chúng ta mất từng đó thời gian quý báu của gần chục con người chỉ để cố gắng bóc tách lọc ra mấy ý trao đổi ở trên.

Nếu ví công ty sản xuất trên là đội bóng và giao cho bạn. Bạn có biết cách xử lý vấn đề hay còn gọi là biết cách "trị quốc"?

Để giải quyết bi kịch ở trên, chúng ta cần 1 liều phối hợp nhiều loại thuốc (không phải là 1 viên thuốc). Tôi hay có thói quen mang vấn đề nhân sự cho quay một vòng: Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải để tìm nguyên nhân và giải pháp. Do bài viết trong chuỗi bài về cơ cấu tổ chức, nên tôi sẽ bàn sâu về giải pháp xử lý vấn đề trong chữ Dùng. Cụ thể, một trong các giải pháp là: Làm rõ chức năng, quyền hạn, cách thức phối hợp. Sẽ không có tổ chức nào phát triển bền vững nếu quyền hạn mơ hồ, vai trò chức năng chồng chéo, bạn ạ. Trong mảng cơ cấu tổ chức, các công việc này được gọi là xác định ma trận chức năng, ma trận phân quyền, và ma trận phối hợp.

1. Cách xác định ma trận chức năng

- Chức năng là một thuật ngữ trong quản trị nhân sự, có nghĩa là: Công việc hoặc hoạt động. Chức năng thường gắn với bộ phận với ý nói rằng: Hoạt động chuyên môn lớn của bộ phận.
- Ma trận chức năng là một bảng phân bổ chức năng cho các bộ phận, bao gồm có dòng là các hoạt động lớn của công ty được lấy từ chuỗi giá trị và cột là các bộ phận được xác định sau khi vẽ sơ đồ tồ chức.

Để thiết lập ra một bảng ma trận chức năng, chúng ta đi qua các bước:
+ Bước 1: Tạo ra một bảng bao gồm có các dòng và các cột.
+ Bước 2: Đưa tất cả các hoạt động chính và hoạt động hỗ trợ trong chuỗi giá trị thành từng dòng của bảng vừa tạo ra, bắt đầu từ dòng thứ 2. (Xem bài "Phân tích chuỗi giá trị (chuỗi hoạt động chính, dòng chảy kinh doanh) của tổ chức để xác định bộ phận cần có" để biết chuỗi giá trị là gì)
+ Bước 3: Đưa tất cả các bộ phận trong sơ đồ bộ phận thành từng cột, bắt đầu từ cột thứ 2. Các bộ phận đã được xác định tại bài "Tiến hành thiết lập sơ đồ tổ chức các bộ phận trong doanh nghiệp như thế nào?".
+ Bước 4: Họp toàn bộ các quản lý và ban lãnh đạo (hội đồng tái cơ cấu).
+ Bước 5: Tiến hành phân bổ chức năng cho từng bộ phận bằng cách đi từng dòng rồi dóng sang cột và đặt câu hỏi cho hội đồng: Chức năng này, bộ phận nào chịu trách nhiệm chính (kí hiệu C), bộ phận nào sẽ tham gia vào thực hiện 1 phần công việc của chức năng (T), bộ phận nào sẽ hỗ trợ và cung cấp thông tin (H)?

Với mỗi câu trả lời là viết kí hiệu C hoặc T hoặc H vào. Nếu được, với mỗi ô chứa chữ T chúng ta viết luôn ghi chú vào ô để xác định rõ bộ phận tham gia vào công việc gì.

Lưu ý:
- Thông thường, Ban giám đốc (BGĐ) sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm chính cho toàn bộ các hoạt động của công ty trước Hội đồng (quản trị hoặc thành viên). Dưới đó, các bộ phận sẽ chịu trách nhiệm chính trước BGĐ. Do đó nếu đánh chữ C cho BGĐ, các bộ phận khác chúng ta đánh chữ C1.
- Nguyên tắc phân chức năng:
+ Một hoạt động chỉ nên có 1 bộ phận phụ trách chính trước BGĐ (để tránh trồng chéo, họp hành nhiều).
+ Không đưa các hoạt động gây rủi ro "vừa đá bóng vừa thổi còi" vào chung 1 bộ phận.
- Việc tập hợp các thành viên hội đồng cơ cấu sẽ rất tốt để họ có thể nhìn thấy bức tranh chung toàn bộ các hoạt động của công ty.

2. Cách xác định ma trận phân quyền

- Ma trận phân quyền là một bảng có trục tung là các hoạt động lớn của công ty (hoạt động chính và hỗ trợ), trục hoành là các bộ phận có trong sơ đồ tổ chức công ty. Ở giữa, nơi giao nhau giữa hoạt động và bộ phận có các nội dung quyền hạn của bộ phận. Quyền thường chia thành 2 loại: Quyết định (duyệt) và đề xuất. Trong trường hợp nếu muốn làm tắt (không đi từng hoạt động lớn để phân quyền), tôi thường đi theo 5 nhóm quyền: Tài chính (money), con người (men), công cụ dụng cụ làm việc (machine), nguyên vật liệu đầu vào (meterial), phương pháp làm việc (method).

- Quyền là những việc hoặc hoạt động được phép làm, chủ động thực hiện không cần xin phê duyệt hoặc yêu cầu, cho phép ai đó làm theo ý muốn chủ quan nhưng không phải bắt buộc thực hiện liên tục. Ví dụ: Quyền duyệt nghỉ phép cho nhân viên = việc được phép và chủ động cho nhân viên nghỉ phép. Quyền khác với công việc (nhiệm vụ). Công việc là các hoạt động bắt buộc phải thực hiện khi đạt được điều kiện nào đó như yêu cầu. Ví dụ: Công việc duyệt nghỉ phép cho nhân viên = hoạt động xem và phê duyệt đơn nghỉ phép của nhân viên. Nếu bạn có quyền cho nhân viên nghỉ thì nhân viên sẽ được nghỉ. Nếu bạn chỉ có quyền đề xuất cho nhân viên nghỉ thì đơn của nhân viên sẽ được chuyển sang bên tiếp theo.

Dựa vào các định nghĩa trên, hẳn bạn đã mường tượng ra được cách tôi xác định quyền cho các bộ phận rồi đúng không? Cụ thể tôi làm như sau:
- Bước 1: Tổ chức buổi họp có đầy đủ ban lãnh đạo và các trưởng bộ phận.
- Bước 2: Mở bảng ma trận phân quyền ra, rồi đi từng dòng hoạt động chính và hỏi các thành viên trong buổi họp câu hỏi: Hoạt động này bộ phận cần quyền gì để có thể triển khai vận hành 1 cách trơn tru? Các bộ phận cần quyền quyết định điều gì?
- Bước 3: Trong trường hợp các trưởng bộ phận không đưa ra được các quyền cho bộ phận mình, tôi gợi ý họ chẻ nhỏ hoạt động lớn thành các hoạt động nhỏ hơn theo dòng chảy rồi sau đó quay lại câu hỏi ở bước 2. Ví dụ: Hoạt động lớn "Tư vấn chốt sale" được chẻ thành các hoạt động nhỏ: Gọi điện cho khách, hỏi và hướng dẫn khách giải quyết vấn đề, đưa khách vào thế buộc phải mua, đưa ra lợi ích giảm giá hoặc chiết khấu hoặc tặng quà để thúc đẩy khách chuyển tiền. Từ đó, các trưởng bộ phận sẽ đưa ra được quyền như: Quyền đề xuất chính sách giảm giá, chiết khấu; quyền giảm giá, chiết khấu cho khách theo quy định.

Để việc phân quyền trở nên dễ hơn, thường tôi cùng hội hội đồng tái cơ cấu làm ma trận chức năng trước (Hình ở trên). Tức cũng giống như phân quyền, tôi cùng mọi người đi từng dòng hoạt động chính và trả lời câu hỏi: Hoạt động này bộ phận nào phụ trách chính, tham gia (ở hoạt động nào) và hỗ trợ. (Lưu ý: Đoạn này nhiều công ty thích đánh chữ C cho nhiều bộ phận. Nhưng việc này không nên. Mỗi hoạt động chính cần tập trung thống nhất để một bộ phận chịu trách nhiệm. Chứ cắt thành nhiều phần rồi chia cho các bộ phận để họ cùng chịu trách nhiệm hoặc chủ trì thì về sau sẽ khổ cho ban lãnh đạo và những "khách hàng" vì phải đi lại họp hành nhiều lần). Có ma trận chức năng rồi, tôi sẽ dựa vào đó để hỏi: Hoạt động này bộ phận cần quyền gì để có thể triển khai vận hành 1 cách trơn tru? Các bộ phận cần quyền quyết định điều gì?

Khi tiến hành phân quyền cho các trưởng bộ phận, nếu mọi thứ suôn sẻ thì các thành viên sẽ trao đổi với nhau nhiều thứ để thống nhất quyền và cả cách phối hợp công việc. Ví dụ như đến hoạt động tuyển dụng nhân viên. Các trưởng bộ phận được phân quyền quyết định có nhận nhân viên hay không. Lúc đó, trưởng phòng nhân sự sẽ đưa ra tình huống các trưởng từ chối quá nhiều lần. Vì thế, phòng Nhân sự cần thêm quyền phủ quyết nếu như các trưởng phòng từ chối nhận người quá nhiều lần (ví dụ như quá 3 lần).

Trên thực tế, nhiều khi không phải mọi thứ cứ thuận như tôi viết ở trên. Có trường hợp, ban lãnh đạo không họp mà khoán trắng cho đội dự án tái cơ cấu. Lúc này, tôi thường ngồi với từng trưởng bộ phận rồi sau đó hỏi họ câu hỏi về quyền ở trên. Có thể tôi sẽ thêm câu hỏi: Anh chị có muốn quyền gì để giúp mình vận hành bộ phận và hoạt động này ổn thỏa không? Đi hết các bộ phận, tôi ra được 1 bảng ma trận với các quyền được trưởng bộ phận đề xuất.

Lưu ý, khi xác định quyền nhớ theo nguyên tắc phân quyền: Nguyên tắc "kiềm chế và đối trọng", tức là các quyền kiểm tra và giám sát lẫn nhau được phân cho các bộ phận, tạo ra sự cân bằng giữa các quyền.

3. Cách xác định ma trận phối hợp

Tương tự như ở ma trận chức năng nhưng ở bước 5 sẽ đổi từ C-T-H thành R-A-C-I:
- R - Responsible: Trách nhiệm thực thi. Đây là người/nhóm đóng vai trò thực thi gói công việc hoặc hoạt động nhằm đảm bảo gói công việc/hoạt động đó được hoàn thành. Phải luôn có ít nhất 1 người/nhóm thực thi gói công việc/hoạt động.
- A - Accountable: Trách nhiệm giải trình hoặc phê duyệt. Đây là người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với việc hoàn thành gói công việc/hoạt động. Thường đây là cấp trên của người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi và chịu trách nhiệm cuối cùng cho sự thành công hay thất bại của công việc.
- C - Consult: Tham vấn. Đây là các cá nhân, tổ chức được tham vấn, hỏi ý kiến để thực thi một gói công việc/hoạt động. Người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi cần tham vấn ý kiến, tham vấn chuyên gia đối với các cá nhân/tổ chức có vai trò C.
- I - Inform: Thông báo. Đây là các cá nhân, tổ chức mà cần được thông báo thông tin về một gói công việc/hoạt động. Các thông tin về tiến độ, chi phí, chất lượng, nguồn lực, … sẽ được người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi thông báo đến các bên liên quan.

Khi làm ma trận phối hợp, các bộ phận sẽ biết cách phối hợp và cung cấp thông tin cho nhau. Về cơ bản, do đã làm ma trận chức năng nên công việc của phần này sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều và rất nhanh để hoàn thành.

Hoàn thành được 3 ma trận này, việc quản trị nhân sự nói riêng và quản trị doanh nghiệp nói chung sẽ bắt đầu trở nên nhẹ nhàng hơn. Ngoài ra, đây còn là cơ sở để khi tiến tới từng bộ phận ở phần hạ tầng, chúng ta sẽ dễ dàng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của bộ phận.

Nguyễn Hùng Cường