Preboarding đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc chào đón và tạo ra trải nghiệm tích cực cho nhân viên mới ngay từ những bước đầu tiên gia nhập công ty. Vậy Preboarding là gì? Cùng Blognhansu tìm hiểu trong bài viết này nhé!
Preboarding là gì?
Preboarding là quá trình chuẩn bị cho nhân viên mới trước khi họ bắt đầu làm việc. Quá trình này thường diễn ra từ khi nhân viên xác nhận lời mời làm việc cho tới ngày đầu tiên làm việc chính thức.
Preboarding bao gồm các hoạt động như chuẩn bị cơ sở vật chất và tài liệu cần thiết cho nhân viên mới, cung cấp thông tin về công ty, văn hóa doanh nghiệp, các chính sách/quy định và kết nối nhân viên mới với các đồng nghiệp, quản lý.
Preboarding có gì khác Onboarding?
Như đã đề cập, Preboarding là quá trình chuẩn bị cho nhân viên mới trước khi họ bắt đầu làm việc, thường diễn ra từ khi nhân viên xác nhận lời mời làm việc cho tới ngày đầu tiên làm việc chính thức.
Trong khi đó, Onboarding là quá trình tiếp nhận và hòa nhập nhân viên mới vào doanh nghiệp. Quá trình này thường bắt đầu từ ngày đầu tiên nhân viên mới đến nhận việc trở về sau và có thể kéo dài trong vài tuần hoặc vài tháng
Có thể nói, Preboarding là quá trình tiền đề cho Onboarding. Preboarding giúp nhân viên mới có khởi đầu thuận lợi, giúp họ hiểu rõ về công ty, văn hóa doanh nghiệp và các chính sách, quy định. Từ đó, nhân viên có thể hòa nhập nhanh chóng và hiệu quả hơn trong quá trình Onboarding.
Tại sao Preboarding lại quan trọng?
Preboarding đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra trải nghiệm tích cực cho nhân viên mới, mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và cá nhân.
1. Giảm tỷ lệ nghỉ việc sớm
Theo nghiên cứu của SHRM, tỷ lệ nghỉ việc sớm của nhân viên mới trong vòng 6 tháng đầu tiên là 22%. Một quy trình preboarding hiệu quả có thể giúp giảm tỷ lệ này xuống còn 15%. Lý do là vì preboarding giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón, gắn bó và có động lực ngay từ đầu, từ đó giảm khả năng họ tìm kiếm cơ hội việc làm khác.
2. Tăng năng suất làm việc
Nhân viên mới có thể bắt đầu làm việc hiệu quả hơn nếu họ có hiểu biết rõ ràng về công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm của mình. Preboarding cung cấp cho họ cơ hội để tìm hiểu về những điều này.
3. Nâng cao tinh thần gắn kết
Preboarding thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến nhân viên mới, giúp họ cảm thấy được trân trọng và là một phần quan trọng của đội ngũ. Điều này có thể tạo nên sự gắn kết cao hơn giữa nhân viên và công ty, tăng cường tinh thần làm việc.
4. Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng
Một quy trình preboarding được thực hiện tốt có thể tạo ấn tượng tốt đẹp với nhân viên mới, ngay cả khi họ quyết định không nhận lời mời làm việc. Điều này có thể giúp nâng cao hình ảnh nhà tuyển dụng của doanh nghiệp và thu hút nhân tài trong tương lai.
5. Giảm thiểu chi phí
Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới có thể tốn kém. Preboarding có thể giúp giảm thiểu chi phí này bằng cách đảm bảo rằng nhân viên mới có thể bắt đầu làm việc hiệu quả một cách nhanh chóng.
Các bước quan trọng trong quá trình preboarding
Quy trình preboarding hiệu quả thường bao gồm các bước sau:
1. Gửi lời chào mừng và thông tin cơ bản (1-2 ngày sau khi nhận lời mời)
- Gửi email chào mừng nhân viên mới.
- Cung cấp thông tin cơ bản về công ty, văn hóa doanh nghiệp và vị trí công việc.
- Gửi hướng dẫn sử dụng các công cụ và hệ thống nội bộ của công ty.
2. Chuẩn bị thủ tục onboarding (3-5 ngày sau khi nhận lời mời)
- Gửi cho nhân viên mới các tài liệu cần thiết để hoàn thành thủ tục onboarding như hợp đồng lao động, bảng kê khai thu nhập…
- Hướng dẫn nhân viên mới cách hoàn thành thủ tục onboarding trực tuyến hay qua bưu điện.
- Giải đáp thắc mắc của nhân viên mới về thủ tục onboarding.
3. Gửi quà tặng ý nghĩa (1 tuần trước ngày làm việc đầu tiên)
- Gửi cho nhân viên mới một món quà nhỏ để thể hiện sự chào đón và quan tâm.
- Món quà có thể là vật dụng liên quan đến công việc, văn hóa doanh nghiệp, sở thích cá nhân của nhân viên mới.
4. Tổ chức buổi gặp gỡ giao lưu (1-2 ngày trước ngày làm việc đầu tiên)
- Tổ chức buổi gặp gỡ trực tuyến hoặc trực tiếp để nhân viên mới có thể gặp gỡ ban lãnh đạo, quản lý và đồng nghiệp.
- Chia sẻ thông tin về văn hóa doanh nghiệp, giá trị cốt lõi và tầm nhìn của công ty.
- Trả lời các câu hỏi của nhân viên về công việc và môi trường làm việc.
5. Hỗ trợ nhiệt tình trong ngày đầu tiên đi làm
- Chào đón nhân viên mới trong ngày đầu tiên đi làm và giới thiệu họ với các đồng nghiệp.
- Đảm bảo nhân viên mới có đầy đủ dụng cụ và thiết bị cần thiết để bắt đầu công việc.
- Giao phó cho nhân viên mới một số nhiệm vụ đơn giản để họ có thể bắt đầu làm quen với công việc.
- Theo dõi tiến độ của nhân viên mới và cung cấp hỗ trợ khi cần thiết.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh quy trình preboarding cho phù hợp với nhu cầu và văn hóa riêng của mình. Điều quan trọng là đảm bảo rằng quy trình preboarding cung cấp cho nhân viên mới tất cả thông tin và hỗ trợ họ cần để bắt đầu làm việc thành công tại công ty.
Lời kết
Preboarding là bước khởi đầu thiết yếu cho hành trình gắn kết giữa doanh nghiệp và nhân viên mới. Doanh nghiệp cần đầu tư và xây dựng quy trình Preboarding hiệu quả để tạo dựng nền tảng vững chắc cho sự thành công của hai bên.
