Vậy là công ty tôi đã làm việc ở nhà (L.O.N) được hơn 1 tháng. Cũng nhờ em cô vy cả nên tôi mới có truyện QTNS để viết. Xin kể anh chị và các bạn cùng nghe.

Như đã chia sẻ trong nhiều bài viết, khi thành lập công ty, tôi mong rằng tổ chức sẽ có tính cách: Tự chủ, Nhiệt tình và Trắc ẩn. Chính vì thế khi áp dụng các công cụ Quản trị vào, tôi luôn tự hỏi: liệu công cụ ấy có đúng với tính cách văn hóa không? Liệu nó có làm hỏng hay đi ngược với bộ gen (3(2(1)))) hay không? Nếu không thì tôi áp dụng còn có thì tôi sẽ tìm cách khác. Đó là lý do tôi không áp dụng máy chấm công và đưa ra chế độ làm việc linh hoạt 2h/ ngày + cả nhà thứ 7.

Cũng do mong muốn Văn hóa như trên nên tôi sãn sàng chuyển đổi công ty cho anh em L.O.N với quy chế đơn giản:
- Sáng 9 lên phòng chát chung của công ty và điểm danh (checkin). Sau đó tất cả chủ động làm việc của mình.
- Trưa các ngày chẵn trong tuần có 30 phút học tiếng Anh toàn công ty
- Thứ 2 hàng tuần sẽ họp trao đổi công việc 1 buổi. Cố gắng cuộc họp khoảng 30 phút.
- Sử dụng chức năng Công việc của phần mềm CRM để theo dõi việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch tuần tháng của công ty. Quy định lập kế hoạch cũng đơn giản: Đầu tháng lập 4 đầu việc lớn, đầu tuần lập 7 đầu việc nhỏ. Công việc kiểm tra xem anh em có lập kế hoạch không tôi cũng không sát sao.
- Các vị trí có KPI (chỉ tiêu kết quả công việc).
- Các quy trình cứ như cũ và không thay đổi gì.

Cho tới thời điểm này, dường như công ty tôi đang thấm đòn của L.O.N và bắt đầu có triệu chứng:
- Một số bạn xin nghỉ làm
- Cái cảm giác anh em không làm hết việc bám dai dẳng trong suy nghĩ
- Kiểm tra KPI thì 16 ngày qua chưa đạt được 50%

Tôi thấy thực sự sốt ruột khi kiểm tra KPI. Để giải quyết bệnh tôi dự kiến:
1. Chia sẻ lại với anh em về văn hóa và suy nghĩ của mình
2. Đào tạo lại và chia sẻ rõ kỳ vọng (mục đích tại sao lại có) về các vị trí công việc
3. Trao đổi, tìm nguyên nhân và đào tạo các kỹ thuật công việc ở phần KPI còn yếu
4. Yêu cầu anh em cuối ngày lên phần mềm để viết các đầu việc mình đã làm cùng khoản thời gian thực hiện.

Hành động 4 ở trên chính là điều tôi lại tiếp tục băn khoăn: L.O.N có làm hư hỏng Văn hóa? Tôi muốn có văn hóa Tự chủ nhưng giờ tôi đang dự định yêu cầu anh em khai báo công việc hàng ngày, liệu có nên?

Ngẫm lại trải nghiệm bản thân mới thấy “yêu cầu liệt kê công việc”, công ty nào rồi giai đoạn nào cũng có. Hồi u30 (dưới 30 tuổi), đi làm thì sếp cũ của tôi cũng từng có giai đoạn yêu cầu như vậy. Rồi sau đó đi tư vấn, tôi cũng thấy nhiều công ty tương tự. Nhân viên cứ cuối ngày làm việc thì liệt kê các đầu việc ra rồi viết vào google driver hay công cụ nào đó.

Quay trở về với chuyên môn QTNS, yêu cầu anh em báo cáo công việc hàng ngày được gọi là quy định của tổ chức. Nó chính là một phần của Hệ thống Quản trị Nhân sự. Cũng tương tự như vậy với máy chấm công + quy chế chấm công, các công cụ trực tuyến + quy chế L.O.N, KPI…. Chúng đều thuộc Hệ Thống QTNS. Và HT QTNS là 1 cấu phần của Hệ thống QT Doanh nghiệp. Đây chính là vòng tròn thứ 5 trong bức tranh DN bài bản tôi đang chia sẻ ( Doanh nghiệp muốn bài bản thì cần phải có thiết kế phù hợp, có đủ 5 vòng tròn văn hóa). Vậy, tái tạo hậu cô vy, hệ thống Quản trị Doanh nghiệp bao gồm những gì?

Hệ thống Quản trị Nhân sự được hiểu là tập hợp các yếu tố Quản trị Nhân sự. Tập hợp các yếu tố này chia thành 2 nhóm yếu tố nhỏ hơn:
- Nhóm yếu tố Con người
- Nhóm yếu tố Công cụ

Cũng giống như Hệ thống QT nói chung, nhóm con người bao gồm:
1. Lãnh đạo và Quản lý cấp trung: Đây là những người làm Quản trị Nhân sự
2. Các nhân viên xử lý các công việc liên quan đến QTNS: Còn đây là nhóm người hỗ trợ, tác nghiệp, tham mưu cho Lãnh đạo, quản lý về Quản trị Nhân sự.

Với trải nghiệm tư vấn tại các doanh nghiệp, tôi thấy đa phần các công ty khi phân chức năng nhiệm vụ, quyền hạn cho các phòng ban và trưởng phòng đều chuyên môn hóa một cách triệt để: phòng nào làm nhiệm vụ phòng đó. Tức là phòng nhân sự làm nhiệm vụ liên quan đến nhân sự, phòng chuyên môn làm nhiệm vụ chuyên môn. Trưởng bộ phận các phong ban thì chỉ cần thúc đẩy công việc của phòng đạt kết quả được giao là ổn. Đây chính là một bệnh trong vô số các bệnh của QTNS. Tình trạng chuyên môn hóa này dẫn tới tình huống các trưởng bộ phận nếu không được đào tạo các kỹ năng về lãnh đạo sẽ coi nhẹ hoặc không coi việc QTNS (tuyển – dạy – dùng – giữ - thải) là của mình. Nhân viên mệt mỏi, buồn chán, đấu đá là việc của phòng HR, trưởng bộ phận không quan tâm. Đấy là 1 trong các lý do có những công ty không thể tuyển được người cho bộ phận nào đó. Chỉ cần trưởng phòng chuyên môn hiểu và nhận lấy trách nhiệm QTNS của phòng là bệnh sẽ giảm đi khá nhiều.

Tuy nhiên công việc QTNS không phải là việc đơn giản mà còn nhiều việc tác nghiệp vì thế để hỗ trợ cho các Quản lý chuyên môn có thể làm tốt công việc chuyên môn lẫn con người, phòng QTNS ra đời. Phòng này sẽ hỗ trợ, xử lý các công việc tác nghiệp cho các Quản lý chuyên môn và Lãnh đạo công ty. Nếu cần họ sẽ tư vấn tham mưu cho các cấp để Quản trị Nhân sự tốt hơn.

Cùng với nhóm con người, Hệ thống QTNS còn có nhóm các công cụ. Hiểu nôm na thì công cụ QTNS là một loạt các quy định, chính sách, quy chế… để điều chỉnh, lái các hành vi con người trong tổ chức theo hướng mà tổ chức muốn. Các công cụ QTNS chia thành 5 nhóm:
- Các công cụ dùng để Tuyển
- Các công cụ dùng để Dạy
- Các công cụ dùng để Dùng
- Các công cụ dùng để Giữ
- Các công cụ dùng để Thải
Xét trên góc độ tổng thể toàn doanh nghiệp, tùy vào từng lĩnh vực ngành nghề sẽ ít nhiều khác nhau. Nhưng nhìn chung, Các công cụ QTNS trong HT QTNS bao gồm:
- Chiến lược Nhân sự
- Mục tiêu công ty (BSC/ KPI CEO/ OKR CEO)
- Sơ đồ tổ chức và bộ phận (Chức năng/ Ma trận)
- Quy trình công việc tổng thể
- Mô tả công việc từng vị trí
- Quy trình triển khai chi tiết công việc cho từng vị trí
- Chính sách và chỉ tiêu đánh giá kết quả công việc các vị trí (KPI/ OKR vị trí)
- Chính sách lương thưởng (3P)
- Nội quy và quy định công ty, bộ phận
- Nguyên tắc làm việc/ Sô tay công ty
- Khung năng lực và lộ trình phát triển
- Tài liệu đào tạo quy trình
- …

Vậy đấy, Hệ thống QTNS là như trên. Câu hỏi cuối dành cho anh chị và các bạn trước khi dừng bài: Hệ thống QTNS bị chi phối và tác động bởi điều gì?

Nguyễn Hùng Cường | kinhcan24
HRM consultant / HRM blogger at blognhansu.net.vn