Chúng ta còn khoảng 2 tuần nữa là Tết, lại vừa có đội U23 đứng thứ 2 châu Á và Sơn Đoòng – một thế giới khác của KinhKong, liệu giờ này chia sẻ kiến thức có ổn? Tôi đang nghĩ: mình có nên viết cái gì đó để bắt theo “trend” (xu hướng) không? Không! Hôm nay tôi sẽ bỏ thời gian ra để viết về “Quy trình”…

Một ngày nào đó, chúng ta cảm giác rằng công ty chúng ta dính phải lời nguyền. Hãy nghe một vài lời nguyền cho tổ chức: “Em không biết là mình đã đứng vào chỗ nhạy cảm”, “Em không biết, đấy không phải việc của em”, “Em không biết, việc này bên kia xử lý chứ”… Vậy là không ổn rồi, chúng ta phải đi tìm thầy trừ tà. Sau một hồi làm phép, thầy phán “lời nguyền này không tiêu được chỉ có thể đeo và làm theo những gì viết trên bùa để hóa giải”. Quả thật hiệu nghiệm ghê, có bùa cái là mọi thứ tự nhiên êm đẹp. Mọi người có tò mò trên tấm bùa viết gì? Hãy đọc tiếp!

Trên tấm bùa đó viết: "Dòng chảy giải quyết vấn đề trong doanh nghiệp:
- Mở công ty >> Chủ không làm được, chủ đặt bài toán cho Giám đốc điều hành giải quyết >> Giám đốc điều hành không làm được, phân nhỏ và đặt bài toán cho Trưởng phòng >> Trưởng phòng không làm được, phân nhỏ và đặt bài toán cho Nhân viên.
- Nhân viên không làm được >> Quản lý làm >> Quản lý không làm được >> Giám đốc làm >> Giám đốc không làm được >> Chủ làm >> Chủ không làm được >> Đóng công ty.

Nhân viên đã bị dính lời nguyền “em không biết”, nếu anh chị em có công ty đang ở trong tình trạng chưa có quy trình mà số năm tồn tại đã lớn hơn 3 năm với hơn 20 người thì hãy bắt đầu xây quy trình ngay. Và nhớ liên tục đào tạo quy trình (nhất là cho những người mới)".

Hôm qua, trong một quán café bờ hồ, tôi lại có một cuộc gặp với 1 anh CEO. Công ty anh là công ty về CNTT mới, được 6 năm tuổi. Anh tâm sự rằng năm 2018 sẽ đẩy doanh số lên gấp 3 lần. Việc này hoàn toàn khả thi về mặt kinh doanh và thị trường. Tôi quả là tò mò muốn biết chiến lược về Nhân sự thế nào? Anh tiếp tục chia sẻ cách giải của anh: Không tuyển dụng thêm chỉ tuyển dụng thay thế để nâng cao chất lượng đội ngũ. Cùng với đó là tăng lương cho đội ngũ nhân sự hiện tại. Quy trình hóa, giảm thiểu các công việc thừa, từ chối khéo léo các yêu cầu của khách ngoài quy trình.

Xây dựng quy trình cho công ty như thế nào?

Chúng ta đi theo các bước như sau:
- Bước 1: Xây dựng quy trình tổng thể của doanh nghiệp như trong bài "Muốn giải quyết bài toán hợp tác giữa các bộ phận, cơ cấu tổ chức cần có quy trình phối hợp tổng thể toàn công ty".
- Bước 2: Đi tới từng bộ phận, dựa vào chức năng và bắt đầu tiến hành xây dựng quy trình chuyên môn.

Viết quy trình rồi mới thấy có 2 loại quy trình và giải quyết 2 bài toán về QTNS:
1. Quy trình mang tính chất hướng dẫn công việc (standard operating procedure - SOP) – giải quyết bài toán em không biết làm!
2. Quy trình mang tính chất phối hợp công việc, thông tin nhiều người, nhiều bộ phận (Blueprint) – giải quyết bài toán phối hợp: Việc này là của anh kia không phải của em!

Chúng ta nên làm thế nào đó để 2 loại này hợp vào làm 1. Tuy nhiên việc gộp quả không dễ. Với việc viết Quy trình để hướng dẫn thì chúng ta cần nhớ đến 5W1H:
- Ai (Who)
- Làm cái gì (What)
- Ở đâu (Where)
- Khi nào (When)
- Làm như thế nào (How)
- Tiêu chuẩn ra sao (What is the standard)

Còn với viết Quy trình để phối hợp công việc, chúng ta lưu ý đến SIPOC :
- Process: các bước xử lý chính
- Input: thông tin đầu vào cần có cho từng bước
- Supplier: ai cung cấp thông tin đầu vào
- Output: kết quả đầu ra của bước xử lý.
- Customer: ai tiếp nhận kết quả xử lý đầu ra.

Thường khi viết Quy trình, CEO hay giao 1 ai đó biên soạn, người khác góp ý, phê duyệt. Điều này không nên vì quá trình biên soạn là quá trình chia sẻ thông tin, kiến thức lẫn nhau, giá trị nằm ở chỗ tương tác, trao đổi, phản biện, gắn kết mọi người. Mặc dù 1 người làm, những người khác góp ý và trưởng phòng phê duyệt thì sẽ nhanh nhưng nó dẫn tới điều không tốt: Làm 1 đằng quy trình 1 nẻo, trở thành thủ tục "hành là chính" không đáng có trong tổ chức và là nỗi ám ảnh "giấy tờ" cho mọi người.

Rồi khi viết quy trình chúng ta cũng hay dính lỗi là quá chi tiết hoặc ngược lại: Quá tổng quát. Chúng ta cần viết sao để cho nhân viên đọc MTCV và Quy trình là hiểu ngay công việc, biết cách phối hợp với nhau.

Đâu đó, chúng ta sẽ thấy rằng trong một quy trình sẽ có:

1– Mục đích.
2– Phạm vi áp dụng.
3– Định nghĩa, tài liệu tham khảo
4– Số bước công việc.
5– Các điểm kiểm soát.
6– Người thực hiện.
7– Tài liệu và hồ sơ phải tuân theo.
8– Phương pháp kiểm soát các bước công việc.
9– Các điểm cần kiểm tra thử nghiệm.
10– Mô tả, diễn giải các bước công việc, biểu mẫu kèm theo.

10 gạch đầu dòng ở trên có lẽ là quá nhiều, một số nơi chỉ có 4 bao gồm: 1;2;3;10. Ở gạch số 10, chúng ta nhớ quay trở lại lên trên: làm thế nào để có thể trộn (mix) 2 loại quy trình vào làm một (quy trình để hướng dẫn và quy trình để phối hợp). Anh chị em có thấy xây dựng quy trình dễ dàng không? Hi vọng sau bài này nó sẽ dễ hơn đôi chút.

Từ 2 loại quy trình, chúng ta có 5 phương pháp viết quy trình:
1. Quy trình mang tính chất hướng dẫn công việc (Standard operating procedure - SOP).
2. Quy trình mang tính chất phối hợp công việc, thông tin nhiều người, nhiều bộ phận (Supplier Input Process Output Customer - SIPOC).
3. Quy trình mang tính chất theo dõi kiểm soát chất lượng, tiến độ công việc (International Organization for Standardization - ISO).
4. Quy trình theo OSST (Object, Stage, Status, Task).
5. Quy trình phối hợp tổng thể.

Cuối cùng, cơ cấu tổ chức là một cấu trúc của đơn vị xác định cách thức hoạt động (như phân bổ nhiệm vụ, phối hợp và giám sát) hướng tới việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Việc xây dựng quy trình là 1 phần trong các hành động "làm" cơ cấu tổ chức. Bạn nhớ đừng bỏ qua quy trình khi vận hành doanh nghiệp hay quản trị nhân sự.

Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24
At Re.HRMs - Tư vấn tái tạo Hệ thống Quản trị Nhân sự bài bản