Hôm nay tôi thấy có câu hỏi lạ: "Hướng dẫn giúp mình quy trình công ty tnhh mtv ngưng hoạt động, các bước cần làm ở bộ phận nhân sự ạ". Câu hỏi này hiếm vì không phải ai làm nhân sự cũng được trải qua việc này để có kinh nghiệm.

Do làm tư vấn và bản thân có công ty nên dù không trọn vẹn, tôi có chút trải nghiệm trong việc này. Vẫn nhớ hồi đó, nghèo nhưng muốn bứt phá nên tôi có tuyển 1 bạn tương đối lớn tuổi (nhỏ hơn tôi khoảng 5 tuổi) để cùng tôi đi tư vấn. Mức lương trả cho bạn khá tốt (tổng thu nhập cũng phải 20 triệu, lương cứng khoảng 14 triệu). Mức lương này ở thời điểm ấy, tôi thấy cũng thuộc nhóm cao. Thật tiếc, lúc đầu thử việc thì bạn rất hợp tác, nhưng đến khi kí chính thức thì mọi thứ bắt đầu xấu đi. Việc tôi giao, nếu không nhắc thì bỏ, KPI chạy cho đủ chứ không quan tâm tới chất lượng, lập nhóm nói xấu công ty... Dù vậy tôi vẫn cố tìm cách hợp tác với bạn vì tôi tiếc cái công "nuôi quân". Đỉnh điểm là lúc tôi bảo bạn đứng lớp đào tạo buổi tối thì bạn từ chối (mặc dù hợp đồng ban đầu đã thỏa thuận). Tôi thỏa thuận với bạn nghỉ việc, bạn đồng ý. Nhưng hôm sau thì bạn nhất quyết không chịu viết đơn xin nghỉ việc. Việc vỡ lở hơn khi một loạt các bạn nhân viên khác trong nhóm nói xấu công ty hùa vào với bạn kia. Hóa ra nhóm đã ủ mưu với nhau.

Bạn sẽ làm gì khi bị nhân viên ủ mưu chống đối? Bạn định cho tất cả nghỉ bằng cách nào đó như tái cơ cấu hoặc đì đọt nhân viên ép nghỉ việc đúng không? Thế thì khả năng cao sẽ bị dính kiện cáo và thiệt hại. (Nó giống như tình huống trong bài "Bản án lao động: Nhắn tin xin nghỉ việc qua zalo không rõ ràng". Các nhân viên trong công ty hùa với nhau để tham ô, lợi dụng công ty). Phương án tốt nhất và nhanh nhất là tạm dừng công ty (hoặc giải thể). Tức là tôi xé nháp làm lại từ đầu.

Quay trở lại với chủ đề "Các bước cần làm ở bộ phận nhân sự khi công ty ngưng hoạt động hoặc giải thể".

1. Đầu tiên, tiến hành các thủ tục tạm dừng hoặc giải thể đúng theo luật:

"Điều 208. Trình tự, thủ tục giải thể doanh nghiệp
Việc giải thể doanh nghiệp trong trường hợp quy định tại các điểm a, b và c khoản 1 Điều 207 của Luật này được thực hiện theo quy định sau đây:
1. Thông qua nghị quyết, quyết định giải thể doanh nghiệp. Nghị quyết, quyết định giải thể doanh nghiệp phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;
b) Lý do giải thể;
c) Thời hạn, thủ tục thanh lý hợp đồng và thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp;
d) Phương án xử lý các nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng lao động;
đ) Họ, tên, chữ ký của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ sở hữu công ty, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị;
2. Chủ doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu công ty, Hội đồng quản trị trực tiếp tổ chức thanh lý tài sản doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định thành lập tổ chức thanh lý riêng;
3. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày thông qua, nghị quyết, quyết định giải thể và biên bản họp phải được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, người lao động trong doanh nghiệp. Nghị quyết, quyết định giải thể phải được đăng trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và được niêm yết công khai tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp còn nghĩa vụ tài chính chưa thanh toán thì phải gửi kèm theo nghị quyết, quyết định giải thể và phương án giải quyết nợ đến các chủ nợ, người có quyền, nghĩa vụ và lợi ích có liên quan. Phương án giải quyết nợ phải có tên, địa chỉ của chủ nợ; số nợ, thời hạn, địa điểm và phương thức thanh toán số nợ đó; cách thức và thời hạn giải quyết khiếu nại của chủ nợ;
4. Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo tình trạng doanh nghiệp đang làm thủ tục giải thể trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp ngay sau khi nhận được nghị quyết, quyết định giải thể của doanh nghiệp. Kèm theo thông báo phải đăng tải nghị quyết, quyết định giải thể và phương án giải quyết nợ (nếu có);

9. Chính phủ quy định chi tiết về trình tự, thủ tục giải thể doanh nghiệp."

Thủ tục tạm ngừng kinh doanh được quy định tại Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP như sau:

"Điều 66. Đăng ký tạm ngừng kinh doanh, tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo đối với doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh

5. Doanh nghiệp có thể đề nghị đăng ký tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo đồng thời với đăng ký tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo đối với chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật tình trạng pháp lý của doanh nghiệp đồng thời với tình trạng của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp."

Như bạn đã đọc ở trên, để làm thủ tục giải thể, ta cần làm:
- Làm nghị quyết, quyết định giải thể doanh nghiệp
- Làm phương án giải quyết nợ
- Tổ chức họp thông qua nghị quyết, quyết định giải thể doanh nghiệp.
- Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày thông qua, nghị quyết, quyết định giải thể và biên bản họp phải được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, người lao động trong doanh nghiệp.
- Trường hợp doanh nghiệp còn nghĩa vụ tài chính chưa thanh toán thì phải gửi kèm theo nghị quyết, quyết định giải thể và phương án giải quyết nợ đến các chủ nợ, người có quyền, nghĩa vụ và lợi ích có liên quan.

Thông thường, bộ phận nhân sự hoặc kế toán sẽ là bộ phận bị giải tán sau cùng cho nên các đầu việc ở trên, bộ phận sự sẽ là người chịu trách nhiệm triển khai. Trong các đầu việc, có lẽ khó nhất là "thông báo cho người lao động trong doanh nghiệp". Nếu bình thường chỉ cần 1 cái thông báo là xong. Thông báo hôm trước, hôm sau đóng cửa luôn, cho toàn bộ mọi việc dừng việc ngay. Nhưng làm như thế này nó sẽ dẫn tới hoang mang và sự phẫn nộ, nhân viên bóc phốt giống như trong tình huống của Lingo (Bạn xem thêm bài: "Giết một công ty bằng cách lật úp bàn tay… truyện nhân sự Lingo)". Mà thực ra người lao động có hoang mang bóc phốt thì cũng vậy, vì công ty đã giải thể.

Nếu có tâm hơn, chúng ta nên tổ chức 1 số buổi truyền thông hòa giải để ổn định tâm lý nhân viên thì sẽ tốt hơn. Tốt hơn nữa là sắp xếp cho họ công việc mới. Biết đâu đấy, nhờ những hoạt động giải thể như này, sẽ có những người kiệt xuất đưa ra được các phương án vực dậy công ty. Như trong quyển sách: "Đặt cược vào nhân viên, tiền vào tay bạn", tác giả kể về tình huống công ty phá sản nhưng đã được 1 nhóm nhân viên mua lại cổ phần rồi phát lại cho mọi người. Sau đó công ty đã vực dậy được. (xem thêm: "Mô hình văn hóa “sở hữu” của SRC – Cách biến công ty thành gia đình?"). Tuy nhiên cách này khá tốn kém và có thể tạo bất ổn, tốn kém cho công ty.

2. Việc tiếp theo sau khi thông báo là tổ chức thanh lý tài sản doanh nghiệp. Việc này có thể sẽ diễn ra khá lâu.

3. Thanh toán các khoản chi phí giải thể hoặc tạm ngừng. Theo thực tế của tôi thì các khoản chi phí này là tất cả các khoản tiền nợ nhà nước (từ nợ thuế, nợ bảo hiểm, chi phí hành chính thực hiện thủ tục...). Tuy nhiên làm giải thể sẽ lâu hơn nhiều so với làm tạm ngưng cho nên nếu được thì làm tạm ngưng trước rồi làm giải thể sau. Như vậy, việc chốt sổ BH sẽ nhanh hơn.

4. Tiến hành nộp các hồ sơ giải thể: Đầu tiên là thông báo cho sở kế hoạch và đầu tư (giờ là sở Tài chính). Sau đó sở gửi giấy chấp nhận đóng hoặc tạm dừng mã số thuế. Khi có giấy rồi thì gửi bản sao cho các bên như BHXH quận để làm thủ tục báo giảm.

Về việc báo giảm BH, chúng ta báo giảm hết cho nhân viên và để lại 1 người. Rồi hoàn thành các giấy tờ bên BH yêu cầu thì sẽ báo giảm được 1 ng còn lại. Báo giảm hàng loạt là bên BH sẽ hỏi lý do. Thường là công ty tạm dừng giải thể mới báo giảm hàng loạt nên mình gặp trực tiếp hoặc qua đt trình bày.

Cuối cùng là làm các thủ tục giải thể:
- Quyết định giải thể của DN
- Tờ khai điều chỉnh BHXH
- Công văn xin xác nhận ko nợ tiền BHXH
- Mẫu D02-TL báo giảm

Cơ bản là vậy, nếu thuê được dịch vụ thì sẽ tốt hơn.

5. Nếu công ty vẫn có tiền sau khi thanh toán các khoản chi phí giải thể thì người lao động được hưởng trợ cấp thôi việc và lương trong những ngày làm việc trước giải thể.

- Về trả lương, chúng ta chấm và chốt công đế ngày giải thể. Sau đó tiến hành giải ngân số tiền lương đã chốt cho nhân viên. Đoạn này, chúng ta để thêm 1 chút để dùng trả công cho những người đang làm nốt các công việc cuối cùng sau giải thể.

- Trợ cấp thôi việc (điều 46): Mỗi năm làm việc được trợ cấp một nửa tháng tiền lương, trừ trường hợp đủ điều kiện hưởng lương hưu theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội và trường hợp quy định tại điểm e khoản 1 Điều 36 của Bộ luật này. Công thức: Trợ cấp thôi việc = 1/2 * Thời gian làm việc để tính trợ cấp thôi việc * Tiền lương để tính trợ cấp thôi việc.

"Điều 46. Trợ cấp thôi việc
1. Khi hợp đồng lao động chấm dứt theo quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 6, 7, 9 và 10 Điều 34 của Bộ luật này thì người sử dụng lao động có trách nhiệm trả trợ cấp thôi việc cho người lao động đã làm việc thường xuyên cho mình từ đủ 12 tháng trở lên, mỗi năm làm việc được trợ cấp một nửa tháng tiền lương, trừ trường hợp đủ điều kiện hưởng lương hưu theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội và trường hợp quy định tại điểm e khoản 1 Điều 36 của Bộ luật này.
2. Thời gian làm việc để tính trợ cấp thôi việc là tổng thời gian người lao động đã làm việc thực tế cho người sử dụng lao động trừ đi thời gian người lao động đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật về bảo hiểm thất nghiệp và thời gian làm việc đã được người sử dụng lao động chi trả trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm.
3. Tiền lương để tính trợ cấp thôi việc là tiền lương bình quân của 06 tháng liền kề theo hợp đồng lao động trước khi người lao động thôi việc.
4. Chính phủ quy định chi tiết Điều này."

Chi tiết điều 34 ở dưới:

"Điều 34 luật lao động 2019: Các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động
1. Hết hạn hợp đồng lao động, trừ trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 177 của Bộ luật này.
2. Đã hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động.
3. Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.
4. Người lao động bị kết án phạt tù nhưng không được hưởng án treo hoặc không thuộc trường hợp được trả tự do theo quy định tại khoản 5 Điều 328 của Bộ luật Tố tụng hình sự, tử hình hoặc bị cấm làm công việc ghi trong hợp đồng lao động theo bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật.
5. Người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam bị trục xuất theo bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
6. Người lao động chết; bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết.
7. Người sử dụng lao động là cá nhân chết; bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết. Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động hoặc bị cơ quan chuyên môn về đăng ký kinh doanh thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra thông báo không có người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.
8. Người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải.
9. Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 35 của Bộ luật này.
10. Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 36 của Bộ luật này.
11. Người sử dụng lao động cho người lao động thôi việc theo quy định tại Điều 42 và Điều 43 của Bộ luật này.
12. Giấy phép lao động hết hiệu lực đối với người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo quy định tại Điều 156 của Bộ luật này.
13. Trường hợp thỏa thuận nội dung thử việc ghi trong hợp đồng lao động mà thử việc không đạt yêu cầu hoặc một bên hủy bỏ thỏa thuận thử việc."

Tôi đã tìm các điều trong luật lao động thì không thấy chỗ nào nói giải thể thì phải báo trước bao nhiêu ngày. Như điều 208 về trình tự, thủ tục giải thể doanh nghiệp ở trên, công ty chỉ có nghĩa vụ phải thông báo trong vòng 7 ngày. Tức là hôm sau giải thể, hôm trước báo cũng được. Nếu người lao động bị chấm dứt HĐLĐ không phải do giải thể hoặc tạm ngừng mà do tái cơ cấu hoặc lý do kinh tế thì mới phải báo trước 30 ngày (theo điều 47 luật lao động 2019).

Cũng có người hỏi là nếu, trả lương và phụ cấp cho những ngày làm việc trước giải thể xong mà công ty còn tiền thì số tiền đó có tiếp tục giải ngân cho nhân viên không vì còn các quỹ như quỹ phúc lợi của doanh nghiệp. Như tôi hiểu, theo nguyên tắc là khoản nào là nợ thì doanh nghiệp sẽ phải trả còn khoản nào là dự kiến cho tương lai thì không. Ví dụ, năm trước, công ty làm lợi nhuận là 10 đồng. Công ty quyết định để ra 1 đồng làm quỹ phúc lợi. Đến cuối năm, công ty lỗ và giải thể thì sẽ phải trả lương và trợ cấp thôi việc cho những ngày trước giải thể. Quỹ phúc lợi đó sẽ không được chi trả cho người lao động. Trừ khi trong thỏa ước hoặc hợp đồng lao động có ghi rõ ràng là quỹ phúc lợi (1 đồng) sẽ được chi trả cho người lao động thì đây là nợ. Nếu quỹ đó còn tiền thì chi nốt.

6. Trợ cấp thôi việc và trả lương xong thì tiến hành chốt sổ BHXH cho người lao động và gửi họ hồ sơ cần thiết.

Như vậy, nếu trên góc độ của nlđ, nếu công ty giải thể, trong trường hợp công ty còn tiền thì sẽ nhận được:
- Tiền lương và phụ cấp những ngày làm việc trước khi giải thể.
- Trợ cấp thôi việc.
- Giấy tờ như sổ BHXH (nếu công ty đóng hết), các giấy tờ khác.

Trong trường hợp tạm ngừng, Giám đốc sẽ không được báo giảm từ đó sẽ không làm thủ tục hưởng bảo hiểm thất nghiệp. Trường hợp muốn hưởng BHTN thì phải bổ nhiệm giám đốc/ người đại diện PL khác rồi chủ tịch hđqt/tv mới ra quyết định chấm dứt hợp đồng lao động của người này và làm các thủ tục khác ( thay đổi người đại diện pl), thủ tục BHXH.

Tái bút: Quay lại với phần đầu bài, trong trường hợp muốn triển khai được phương án cuối cùng này (giải thể hoặc tạm ngưng) một cách tốt nhất và chủ động, điều kiện cần là công ty không quá to (<10 người), nguồn tiền duy trì âm hoặc hòa vốn. Mọi thứ sẽ rất đẹp.

Thân mời bạn đọc một bài tương tự mà tôi đã viết từ lâu: "Giết một công ty bằng cách lật úp bàn tay… truyện nhân sự Lingo". Bài này tôi viết trên tâm thế một người đi làm, một người làm nhân sự. Còn những nội dung mới ở đây là trên trải nghiệm và góc nhìn của người chủ - người bỏ tiền túi ra để hi vọng có được thêm chút tiền cho bản thân.

À, tiện thể mời bạn đọc thêm bài này để phân biệt giữa chấm dứt HĐLĐ do giải thể (tạm ngưng) với tái cơ cấu công ty: "Công ty giải thể chi nhánh, người lao động có được trợ cấp mất việc không?"

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản.