Tôi vừa mới biết đến "mô hình Ketraphaky" thì đầu óc lại mở mang thêm. Tôi giờ lại biết đến thuật ngữ: "Xây dựng quy trình theo OSST (Object, Stage, Status, Task)". Trước giờ tôi mới chỉ biết đến: Xây quy trình theo ISO, SOP, SIOP thôi bạn ạ. Mạn phép tác giả được đưa về blog để anh chị em cùng tham khảo.

OSST – 4 Bước Tư Duy Trong Thiết Kế Mọi Quy Trình Vận Hành

Trong việc tối ưu hóa quy trình vận hành, việc thiết kế quy trình rõ ràng và hiệu quả đóng vai trò quyết định đến thành công của doanh nghiệp. Một quy trình vận hành hiệu quả không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mà còn nâng cao năng suất và chất lượng công việc. Một trong những phương pháp thiết kế quy trình tối ưu là áp dụng OSST – 4 Bước Tư Duy Trong Thiết Kế Quy Trình Vận Hành.

Dưới đây là 4 bước quan trọng và là nền tảng vững chắc giúp bạn thiết kế bất kỳ quy trình vận hành nào, từ tuyển dụng, ký hợp đồng nhân sự cho đến bán hàng, xây dựng…

Bước 1: Xác Định “Object” (Đối Tượng)

Trước tiên, bạn cần xác định rõ đối tượng mà quy trình vận hành sẽ hướng đến. Đối tượng là yếu tố quan trọng, quyết định mọi bước tiếp theo trong quy trình.

Ví dụ:
- Quy trình tuyển dụng: Đối tượng là ỨNG VIÊN
- Quy trình ký hợp đồng nhân viên: Đối tượng là HỢP ĐỒNG
- Quy trình bán hàng: Đối tượng là KHÁCH HÀNG
Mỗi đối tượng này sẽ có các thuộc tính và hành động đi kèm, giúp bạn dễ dàng theo dõi và tối ưu hóa quy trình.

Bước 2: Stage – Phân Giai Đoạn

Khi đã xác định được đối tượng, bạn cần phân chia quy trình thành các giai đoạn cụ thể (Stage). Mỗi giai đoạn trong quy trình sẽ có một mục tiêu và kết quả rõ ràng, từ đó giúp bạn kiểm soát tiến độ và hiệu quả công việc.

Ví dụ:
- Quy trình tuyển dụng có thể bao gồm các giai đoạn: Nhận CV, Phỏng vấn, Đánh giá, và Thông báo kết quả.
- Quy trình bán hàng có thể chia thành các giai đoạn: Tiếp cận khách hàng, Đàm phán, Ký hợp đồng và Hậu mãi.
Mỗi giai đoạn cần được phân biệt rõ ràng, không bị trùng lặp, giúp bạn dễ dàng nhận diện và kiểm soát quá trình.

Bước 3: Status – Đánh Dấu Trạng Thái Đối Tượng

Mỗi đối tượng sẽ trải qua các giai đoạn khác nhau và đạt được các trạng thái khác nhau. Trạng thái này sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ và kết quả của từng đối tượng trong quy trình.

Ví dụ:
- Quy trình tuyển dụng: Ứng viên có thể đạt trạng thái A - Thành công (được nhận vào làm) hoặc B - Thất bại (không được tuyển dụng).
- Quy trình bán hàng: Khách hàng có thể đạt trạng thái A - Hoàn tất giao dịch hoặc B - Không thành công (khách hàng không mua).
Các trạng thái này cần được phân biệt rõ ràng, không bị trùng lặp, để bạn có thể dễ dàng nhận diện và hành động phù hợp. Khi các trạng thái A được tổng hợp lại, bạn sẽ tạo thành một Funnel – một công cụ hữu ích giúp đánh giá hiệu quả của quy trình.

Bước 4: Task – Xác Định Các Hoạt Động

Cuối cùng, bạn cần xác định các hoạt động cụ thể tại mỗi giai đoạn để đạt được trạng thái mong muốn. Để làm rõ hơn, bạn có thể áp dụng 5W1H:
- Why: Tại sao phải làm, đầu ra cụ thể là gì?
- What: Công việc gì cần thực hiện?
- Who: Ai sẽ thực hiện công việc này?
- Where: Làm ở đâu?
- When: Khi nào, khi nào phải xong?
- How: Làm như thế nào?
Áp dụng 5W1H giúp bạn xác định rõ ràng các hoạt động trong từng giai đoạn, từ đó tối ưu hóa quy trình và đảm bảo đạt được mục tiêu.

Tổng kết: Phương pháp OSST (Object, Stage, Status, Task) là một công cụ mạnh mẽ giúp thiết kế và tối ưu hóa các quy trình vận hành trong doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng 4 bước tư duy này, bạn sẽ có cái nhìn tổng thể và chi tiết về quy trình, từ đó có thể kiểm soát và tối ưu hóa từng giai đoạn, trạng thái và hoạt động cụ thể.
- Object giúp xác định rõ đối tượng mà quy trình hướng đến, đảm bảo rằng mọi hoạt động đều tập trung vào mục tiêu chính.
- Stage giúp phân chia quy trình thành các giai đoạn rõ ràng, giúp kiểm soát được tiến độ và hiệu quả của từng bước.
- Status cho phép đánh giá kết quả của mỗi đối tượng trong quy trình, từ đó phân tích và cải thiện hiệu quả.
- Task giúp xác định các hoạt động chi tiết tại mỗi giai đoạn, sử dụng phương pháp 5W1H để làm rõ các bước hành động và người chịu trách nhiệm.

Ứng dụng phương pháp OSST không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành mà còn nâng cao khả năng dự báo, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất. Việc áp dụng phương pháp này vào các quy trình quan trọng như tuyển dụng, bán hàng, quản lý hợp đồng hay sản xuất sẽ giúp bạn cải thiện hiệu quả công việc, tối ưu hóa tài nguyên và đạt được kết quả bền vững.

Nguồn: Ng Tan Thanh | opexnetwork.substack.com