Hành chính nhân sự (HCNS) là một bộ phận cốt lõi của mọi tổ chức. Tuy nhiên, để đảm bảo hoạt động hiệu quả của bộ phận này, đòi hỏi nhân viên hành chính nhân sự phải trang bị cho mình những kiến thức và kỹ năng cần thiết. Đặc biệt, những người mới vào nghề thường gặp phải những khó khăn nhất định. Cùng Blognhansu tìm hiểu về những khó khăn mà HCNS hay gặp phải nhé.
Hành chính nhân sự là gì?
Hành chính nhân sự (hay còn gọi là HCNS) là một bộ phận không thể thiếu trong mọi tổ chức. Đây là bộ phận chịu trách nhiệm về các công việc liên quan đến quản lý nhân sự, từ tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên cho đến các vấn đề về lương thưởng, chế độ phúc lợi, và các quy định lao động.
Vai trò của hành chính nhân sự như sau:
- Quản lý nhân sự: Tuyển dụng, phỏng vấn, lựa chọn ứng viên phù hợp, xây dựng kế hoạch đào tạo, đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, quản lý quá trình thăng tiến, chuyển vị trí, và chấm dứt hợp đồng lao động.
- Xây dựng chính sách: Tham gia xây dựng các chính sách về nhân sự như chính sách lương thưởng, phúc lợi, quy định nội quy lao động, nhằm đảm bảo công bằng và tạo động lực làm việc cho nhân viên.
- Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân viên: Hỗ trợ nhân viên giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc, xử lý các khiếu nại, tranh chấp lao động.
- Quản lý hồ sơ nhân sự: Lưu trữ, cập nhật thông tin cá nhân của nhân viên, các hồ sơ liên quan đến hợp đồng lao động, bảng lương, sổ bảo hiểm xã hội.
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Đảm bảo rằng các hoạt động của công ty liên quan đến nhân sự tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật lao động.
Khó khăn thường gặp của hành chính nhân sự
1. Kiến thức về văn bản pháp luật liên quan tới lao động (tiền lương, bảo hiểm) còn hạn chế
Có rất nhiều văn bản pháp luật liên quan tới lao động – tiền lương, bảo hiểm. Nhân viên hành chính nhân sự mới thường ít bỏ thời gian nghiên cứu các văn bản pháp luật này dẫn đến khó khăn trong công việc. Nhà lãnh đạo luôn muốn tuyển dụng những người không chỉ là đi theo những khuôn mẫu có sẵn mà còn biết phát hiện, khắc phục những vấn đề pháp lý phát sinh trong công việc của chính mình và của tổ chức.
Các bạn đừng nghĩ đây là những công việc cần ít chất xám. Nhưng thực tế không phải vậy, người làm nhân sự giỏi được đánh giá tương đương trưởng phòng kinh doanh. Nếu bạn chỉ nghĩ nhân sự là nghề đơn giản thì nên cân nhắc khi quyết định theo đuổi công việc này.
2. Ít dành thời gian để đọc tài liệu của công ty.
Việc nắm bắt thông tin liên quan tới quy định của công ty hạn chế thì nguy cơ thất bại trong công việc của bạn là rất cao. Chẳng hạn, một nhân viên HCNS không nắm được quy chế trả lương, trả thưởng, nội quy công ty thì công việc luôn gặp vấn đề rắc rối khó giải quyết, đôi lúc còn cảm thấy căng thẳng khi tới thời điểm tính lương.
Do đó, khi đã bắt đầu làm việc HCNS thì ngoài việc dành thời gian cố gắng làm tốt công việc thì bạn nên tìm hiểu về quy chế, văn hóa của doanh nghiệp mình đang làm việc.
3. Thành thạo Kỹ năng word, Excel
Tin học văn phòng trở thành một kỹ năng bắt buộc phải có đối với tất cả nhân viên và đặc biệt là nhân viên hành chính nhân sự. Tuy nhiên, kỹ năng này của nhân viên mới thường chỉ ở mức độ cơ bản, chưa có sự sáng tạo nên khó có thể giảm thời gian thực hiện công việc. Bên cạnh đó, khả năng chuyển hóa các thông tin trong văn bản pháp luật thành mẫu biểu, công thức excel còn rất hạn chế đối với người mới.
Không nên để thời gian xử lý công văn giấy tờ của bạn mất 2 lần thời gian 1 người bình thường. Đó đã là điều khó chấp nhận được trong môi trường công sở, chưa tính tới việc chứng từ làm xong sai chính tả, lỗi trình bày… Điều này ảnh hưởng rất nhiều tới đánh giá của cấp trên và đồng nghiệp về năng lực của bạn. Cách tốt nhất là bạn nên tập đánh máy văn bản, công văn, thông báo, kẻ bảng thành thạo trên Word và Excel.
4. Thiếu người tư vấn, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính – nhân sự
Việc tư vấn bởi những người đi trước là bất khả thi. Bởi vì trong thực tế hầu như người quản lý nào cũng có nhiều công việc để xử lý nên không thể nào dành thời gian để hướng dẫn, giải thích cặn kẽ công việc cho các bạn. Hơn nữa, có thể cấp quản lý của bạn không phải là người chuyên về nhân sự nên sẽ không thể chia sẻ hết kiến thức cho các bạn.
5. Chuẩn bị tâm lý vững vàng
Để theo đuổi nghề hành chính nhân sự, các bạn cần chuẩn bị mục tiêu và tinh thần vững chắc. Cần phải tập trung vào nghiên cứu các văn bản pháp luật, văn bản công ty. Đồng thời, nâng cao kỹ năng tin học văn phòng bằng cách thường xuyên tìm cách chuyển các thông tin pháp luật thành biểu mẫu và công thức excel.
Lời kết
Mặc dù khởi đầu có thể gặp nhiều khó khăn, nhưng hành trình làm việc trong lĩnh vực hành chính nhân sự sẽ mang đến cho bạn những trải nghiệm vô cùng bổ ích và cơ hội phát triển bản thân. Hãy luôn tự tin và nỗ lực để đạt được những thành công trong công việc.
