Tôi có một anh bạn trẻ. Anh luôn hừng hực khí thế cống hiến cho tổ chức. Bạn tôi mới vào công ty nọ. Anh ý chăm chỉ, chịu khó làm việc. Sếp thấy vậy nên giao cho anh nhiều việc lắm. Đã thế sếp còn bảo anh phải tự ra những điều quan trọng và đưa ra những mục tiêu "hướng tới mặt trăng". Cứ khi nào anh đặt mục tiêu, sếp thường kéo cho cao chót vót. Tại sếp nghe ở đâu nói rằng bảng kết quả mục tiêu của nhân viên phải đỏ thì mới tốt, chứ xanh là mục tiêu dễ dãi. Thế là, cái bảng mục tiêu xanh đỏ của anh bạn tôi có màu xanh thì ít mà đỏ chết chóc thì nhiều. Đã thế sếp lại còn họp kiểm tra tiến độ liên tục, làm bạn trẻ chạy thở không ra hơi. Anh bạn tôi sau một thời gian rồi cũng xin nghỉ. Sếp ngán ngẩm bảo "Giớ trẻ thế này, gen ... thế kia. Công ty hết sức tạo động lực bên trong như vậy rồi mà còn bỏ".
1. Động lực bên trong và đãi ngộ phi tài chính
Tôi nghe bạn trẻ kể thì cũng lờ mờ đoán là sếp đang dùng một công cụ quản trị hiệu quả công việc dựa trên cơ sở động lực bên trong (tự chủ, tự trị và tự đích). Bạn chưa biết về lý thuyết này hãy đọc quyển "Động lực chào lái hành vi" của Daniel H.Pink. Tuy nhiên như trong bài "Thiết kế công việc để nâng cao động lực bên trong", tôi có chia sẻ động lực bên trong không chỉ có vậy mà còn có: Niềm vui từ việc hoàn thành công việc, sự hài lòng về mối quan hệ với mọi người khi làm việc, nhiệm vụ đúng theo tính cách và sở thích... (các yếu tố tinh thần). Mà những yếu tố tinh thần, trên góc độ về đãi ngộ thì đấy là những đãi ngộ phi tài chính hoặc tài chính gián tiếp. Một trong những đãi ngộ phi tài chính là công việc có thể hoàn thành, đánh giá đúng và có khối lượng công việc cân bằng với cuộc sống. Do đó nếu công việc có tự chủ, tự trị và tự đích mà thiếu công việc có thể hoàn thành, đánh giá đúng và căn bằng cuộc sống thì động lực bên trong sẽ vơi đi ít nhiều.
2. KPI và đãi ngộ phi tài chính
2.1 Cách tìm ra các thước đo KPI để có thể đánh giá đúng
Khi đi tư vấn xây dựng hệ thống QTNS, để cho bài bản và tăng cường sức mạnh cho hệ thống đãi ngộ 3P, tôi thường đề xuất đối tác xây dựng hệ thống quản trị hiệu suất theo BSCvsKPI. Nếu chưa đủ thời gian xây đầy đủ thì dùng cách làm tắt như trong bài "Cách xây dựng KPI cho công ty nhanh để khớp với lương 3P" mà tôi đã chia sẻ. Các bước để ra các chỉ số KPI như sau:
Bc1, Chúng ta, nhìn vào từng đầu công việc rồi lẩm bẩm khẩu quyết: Làm thế nào để đo được hiệu suất - tức:
- Khối lượng
- Chất lượng
- Tốc độ hoàn thành
- Chi phí
của người thực hiện công việc đó? Hay trả lời câu hỏi khẩu quyết: Công việc như thế nào là đạt về số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí?
Bc2. Có được câu trả lời rồi thì chuyển đổi câu trả lời về mẫu KPI:
Số + ...
Tỷ lệ + ..
Thời gian ...
2.2 Xác định chỉ tiêu KPI bằng định mức lao động
Sau khi có thước đo rồi, để công việc có thể hoàn thành, đánh giá đúng và có khối lượng cân bằng với cuộc sống, tôi sử dụng phương pháp đinh mức lao động để ra các chỉ tiêu. Định mức lao động là thuật ngữ nói về việc chúng ta sẽ liệt kê các đầu việc và sản phẩm của công việc ra rồi sau đó đo thời gian cũng như đo chi phí để tính xem liệu với 8h làm việc, một người sẽ làm ra được bao nhiêu sản phẩm, công việc cũng như bao nhiêu tiền. Cách tôi làm như sau:
- Bước 1: Xác định vị trí cần làm định mức.
- Bước 2: Xác định các thông số cụ thể bao gồm: Số ngày làm việc; Số h làm việc; Tổng thu nhập (trả cho NLĐ); Tổng chi phí (các loại chi phí để duy trì 1 nhân viên)
- Bước 3: Xác định các công việc làm trong ngày và trong tháng
- Bước 4: Xác định tổng sản phẩm đạt trong tháng được và thời gian để ra các sản phẩm đó
- Bước 5: Tính đơn giá và đơn giờ (theo thị trường và thỏa thuận)
- Bước 6: Tính tổng thành tiền và thành giờ cho các công việc, cũng như tính tổng số tiền, số giờ thu được
- Bước 7: So sánh kết quả với các thông số ở bước 2.
- Bước 8: Chuyển đổi các sản phẩm đó thành chỉ tiêu KPI
Ví dụ để bạn cùng hiểu:
- Vị trí: HCNS tổng hợp
- Thông số đầu vào:
+ Số ngày làm việc: 20 ngày
+ Số h làm việc: 160 h
+ Tổng thu nhập (trả cho NLĐ): 7.500 nghìn
+ Tổng chi phí (các loại chi phí để duy trì 1 nhân viên): 9.750 nghìn
- Nội dung công việc - Sản phẩm đầu ra - Thời gian - Đơn giá:
1 . Xử lý công văn đến đi - 10 Lượt - 2,5h (mỗi lượt 15 phút) - 1 Lượt chi 12.500 VND
2 . Xử lý vi phạm nội quy - 5 Biên bản - 2,5h (mỗi biên bản mất 30 phút) - 1 Biên bản chi 50.000 VND
3 . Đăng bài tuyển dụng - 20 Bài - 40h (mỗi bài viết mất 2h) - 1 Bài chi 400.000 VND
4 . Tổ chức phỏng vấn - 4 Buổi - 2h (mỗi buổi phòng vấn 30 phút) - 1 Buổi chi 100.000 VND
5 . Đào tạo nhân viên - 5 Nhân viên - 10h (mỗi nhân viên mất 2h) - 1 Nhân viên chi 400.000 VND
6 . Thực hiện chế độ - 6 Chế độ - 12h (mỗi lần thực hiện chế độ mất 2h) - 1 Chế độ chi 400.000 VND
7 . Xử lý vụ việc QH lao động - 5 Vụ việc - 2,5h (mỗi vụ việc cần 30 phút để xử lý) - 1 Vụ việc chi 100.000 VND
8 . Công việc khác - 20 Ngày - 10h (mỗi ngày có 30 phút để làm các công việc khác) - 1 Ngày chi 100.000 VND
Chúng ta có thể tính thêm số tiền chi theo giờ để so sánh. Cụ thể là chúng ta cần trả lời câu hỏi: Với công việc này, chúng ta sẽ trả bao nhiêu tiền một giờ.
- Tính tổng chi phí, thời gian cho các công việc:
Tổng tiền chi ra: 15.675.000 VND
Tổng thời gian nhân viên làm: 81,5 h
Nhìn vào đầu vào ở trên, chúng ta so sánh và thấy nhân viên đã làm ra số tiền (15.675.000 VND) lớn hơn công ty trả cho người lao động (9.750.000 VND) nhưng thời gian họ làm (81,5 h) thì vẫn còn dư (so với 160h).
- Sử dụng định mức để làm căn cứ đặt chỉ tiêu KPI:
+ Số công văn đến hoặc đi được xử lý: 10 lượt
+ Số biên bản xử lý vi phạm nội quy: 5 Biên bản
+ Số bài tuyển dụng cần đăng: 20 Bài
+ Số buổi phỏng vấn tuyển dụng cần tổ chức: 4 Buổi
+ Số nhân viên được đào tạo hội nhập: 5 Nhân viên
+ Số chế độ phúc lợi cho người lao động cần tiến hành: 6 Chế độ
+ Số vụ việc xử lý vụ việc QH lao động hoàn thành: 5 Vụ việc
3. Đãi ngộ phi tài chính bằng công việc có thể hoàn thành, đánh giá đúng và có khối lượng cân bằng với cuộc sống
Liệu bạn có thấy rằng với cách làm, các thước đo, chỉ tiêu như trên, nhân viên sẽ có thời gian hoàn thành công việc, khối lượng công việc cân bằng với cuộc sống và đánh giá đúng với những gì bạn đóng góp? Nếu làm chính xác và tỉ mỉ, bạn sẽ thấy đúng là cách làm này sẽ giúp cho tổ chức có thêm yếu tố đãi ngộ phi tài chính. Và dường như đây là chiến thắng cho cả 2 bên (win - win).
Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản
