Như bạn đã biết, PDCA là một công cụ quản lý hiệu quả được áp dụng rộng rãi trong doanh nghiệp. Chu trình PDCA giúp cho doanh nghiệp tới gần hơn với mục tiêu và đảm bảo sự cải tiến liên tục. Vậy cụ thể PDCA là gì và cách thức hoạt động của PDCA là gì? Cùng Blognhansu tìm hiểu nhé!

1. PDCA là gì?

PDCA là cụm từ viết tắt của Plan - Do - Check - Act đại diện cho 4 công việc cần thực hiện một cách tuần tự để đảm bảo việc quản lý đạt được hiệu quả tối ưu. Cụ thể:

• Plan: Xây dựng (Thiết lập) kế hoạch.
• Do: Triển khai kế hoạch đã thiết lập.
• Check: Đánh giá kết quả triển khai thực tế.
• Act: Thay đổi và cải tiến sau quá trình đánh giá.

Nói chung, PDCA là 4 bước của một quy trình khép kín nhằm giúp doanh nghiệp, tổ chức cải thiện hiệu quả hoạt động và thúc đẩy tính cải tiến liên tục.

Để hiểu rõ hơn về khái niệm PDCA là gì, bạn có thể tham khảo ví dụ dưới đây:

• Plan: Tổ chức một sự kiện nhằm tri ân khách hàng.
• Do: Triển khai sự kiện theo kế hoạch đã được xây dựng.
• Check: Đánh giá số lượng khách hàng tham gia, lợi nhuận, phản hồi của khách hàng sau khi sự kiện kết thúc.
• Act: Cải tiến các điểm còn thiếu sót trong sự kiện lần này vào các sự kiện sau.

Vậy chu trình PDCA là gì? Chu trình PDCA trong tiếng Anh là PDCA Cycle, còn được gọi là vòng tròn chất lượng hoặc vòng tròn DEMING. Qua hình ảnh một đường tròn lăn trên mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lý chất lượng là sự cải tiến liên tục và không bao giờ dừng lại.

Thực tế, việc thực hiện chu trình PDCA phức tạp hơn nhiều. Tuy vậy, chu trình PDCA là nền tảng cho các chu trình cải tiến trong ISO 9001. Khi một tổ chức (doanh nghiệp) thực hiện được chu trình PDCA cũng sẽ làm chủ được hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.

2. Cách thức hoạt động của PDCA

2.1 Plan - Thiết lập/Xây dựng kế hoạch

Khi bắt đầu lập kế hoạch cho bất kỳ công việc hay hoạt động nào, doanh nghiệp cần xác định những yếu tố sau đây:

• Xác định vấn đề cần giải quyết hoặc phòng tránh.
• Xác định mục tiêu cụ thể cho việc lập kế hoạch.
• Xác định các hành động, quy trình cần thực hiện để đạt được những mục tiêu đã đặt ra.
• Xác định nguồn lực cần thiết để thực hiện các hành động hay quy trình đó.

2.2 Do - Triển khai kế hoạch

Doanh nghiệp phải phổ biến về kế hoạch tới các cá nhân và bộ phận có liên quan. Sau đó, căn cứ vào nội dung cụ thể của bản kế hoạch, doanh nghiệp bắt đầu triển khai các công việc vào thực tế. Cũng như, ghi lại những dữ liệu, thông tin thu thập được trong quá trình thực hiện. Đây chính là cơ sở để phục vụ hoạt động đánh giá trong tương lai.

2.3 Check - Đánh giá kết quả của kế hoạch

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần tổ chức một cuộc đánh giá để kiểm tra, xác nhận tiến độ hoàn thành và kết quả công việc trong thực tế so với những chỉ tiêu được đặt ra trong kế hoạch.

Bên cạnh đó, việc đánh giá này cũng nhằm mục đích phát hiện các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. Qua đó, tìm hiểu nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng để có những biện pháp khắc phục cho phù hợp.

2.4 Act - Hành động cải thiện

Dựa trên những khó khăn, vấn đề được nhận định từ hoạt động đánh giá, doanh nghiệp nên thiết lập các biện pháp phòng ngừa và khắc phục sao cho phù hợp để đảm bảo hiệu quả. Đồng thời, cập nhật lại thông tin vào kho dữ liệu để có căn cứ áp dụng vào các hoạt động và dự án trong tương lai.

3. Mô hình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng

Một trong những ứng dụng phổ biến nhất của chu trình PDCA là tích hợp với QMS theo tiêu chuẩn ISO 9001.

3.1 Plan - Thiết lập/Xây dựng kế hoạch

Doanh nghiệp cần có một chu trình lập kế hoạch hàng năm như kế hoạch sản xuất kinh doanh bao gồm: tầm nhìn/nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động, chính sách chất lượng, ngân sách, các tiêu chuẩn, sự kiện, kế hoạch bảo dưỡng và giới thiệu sản phẩm/thị trường/quá trình mới. Đây là những yếu tố cần được lên kế hoạch kỹ lưỡng.

ISO 9001 đưa ra các yếu tố hoạch định trong 7 mục dưới đây:

• Duy trì hệ thống quản lý chất lượng (QMS)
• Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng
• Quản trị nguồn lực
• Trách nhiệm lãnh đạo
• Hoạch định việc tạo sản phẩm
• Kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường
• Hành động phòng ngừa

Trong chứng nhận ISO 9001, việc xây dựng kế hoạch QMS được thực hiện trên cơ sở tuân thủ 4 khoản lớn:

3.2 Do - Triển khai kế hoạch

Các bước thực hiện diễn ra thường xuyên và trơn tru hơn. Có thể trong chu kỳ hàng tháng nó tạo ra các dữ liệu để đo lường và phân tích được xem như kết quả của việc thực hiện kế hoạch hàng năm. Quá trình thực hiện tập trung trong Mục 7 - Tạo sản phẩm.

Hầu như các hồ sơ của hệ thống ISO tại doanh nghiệp được tạo ra trong quá trình tại mục 7, bao gồm: năng lực và đào tạo, thiết kế và phát triển, mua hàng, sản xuất và cung cấp dịch vụ. Và phần lớn tập trung ở điều khoản 8, cụ thể:

Điều khoản 8 - Thực hiện:

• Hoạch định, thực hiện và kiểm soát việc thực hiện (8.1)
• Yêu cầu về dịch vụ/sản phẩm (8.2)
• Thiết kế, phát triển dịch vụ/sản phẩm (8.3)
• Kiểm soát các quy trình, dịch vụ/sản phẩm do bên ngoài cung cấp (8.4)
• Sản xuất và cung cấp dịch vụ/sản phẩm (8.5)
• Thông qua dịch vụ/sản phẩm (8.6)

3.3 Check - Đánh giá kết quả của kế hoạch

Khi nhận được dữ liệu từ bước thực hiện, bạn cần tiến hành phân tích và nghiên cứu dữ liệu. Cần kiểm tra xem các bước thực hiện đã hoàn thành hay chưa và kiểm tra xem dữ liệu đã đầy đủ hay chưa. Đồng thời, phân tích và tìm hiểu xem dữ liệu muốn nói gì với chúng ta thông qua việc chuyển đổi dữ liệu thành thông tin.

Tiêu chuẩn ISO 9001 xác định rõ quá trình kiểm tra khác nhau, như chu trình đo lường và phân tích để định rõ tổ chức tiến hành kế hoạch năm đạt như thế nào. Các yếu tố có thể là xem xét của lãnh đạo, theo dõi và đo lường, sự thỏa mãn của khách hàng, đánh giá nội bộ và phân tích dữ liệu.

Hoạt động PDCA này được tiêu chuẩn ISO 9001 trình bày trong điều khoản 9 - đánh giá kết quả hoạt động:

• Thực hiện theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng với những dữ liệu thu thập được (9.1)
• Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ (9.2)
• Xem xét của người lãnh đạo (9.3)

3.4 Act - Hành động cải thiện

Thực hiện hành động không chậm trễ để loại bỏ những thiếu sót. Điều này được xác định thông qua việc đo lường, phân tích giữa các kế hoạch năm và hồ sơ dữ liệu trong thực tế.

Yếu tố hành động nằm trong sự xem xét của lãnh đạo vì sau khi xem xét các yếu tố đầu vào cần thiết, chúng ta có nhiệm vụ phân công tới từng cá nhân để thực hiện các hành động khắc phục cần thiết.

Tiêu chuẩn ISO 9001 đòi hỏi có hành động rõ ràng như cô lập sản phẩm không phù hợp, thực hiện các hành động khắc phục và có thể là hành động phòng ngừa. Việc cải tiến trong tiêu chuẩn ISO 9001 được mô tả tập trung qua các điều khoản:

• Sự không phù hợp cùng hành động khắc phục (10.2)
• Cải tiến liên tục (10.3)

Lời kết,

Trên đây là định nghĩa và cách thức hoạt động của quy trình PDCA mà doanh nghiệp nên nắm rõ. PDCA giúp doanh nghiệp tới gần hơn với mục tiêu của mình và đảm bảo sự cải tiến không ngừng.