Sắp nghỉ Tết rồi mà anh chị em nhân sự vẫn miệt mài làm việc ghê. Hôm nay tôi nhận được câu hỏi mà tôi tin nhiều công ty quan tâm. Bản thân tôi khi đi tư vấn cũng từng gặp tình huống tương tự. Xin gửi cả nhà câu hỏi:

"Anh cho em hỏi về HĐLĐ với ạ
1. Nv Parttime thì nên làm HĐLĐ thế nào để không phải đóng BHXH?
2. NLĐ muốn thể hiện toàn bộ mức lương vào HĐ nhưng làm vậy thì Cty lại phải đóng BHXH. Vậy phải làm gì để hợp lý cho cả 2?
Giải pháp: thường thì có cty sẽ ký 2 loại HĐ, 1 loại cho BHXH, 1 loại theo thực tế. Nhưng bên cty em lại sợ rằng NLĐ sẽ dùng HĐ kia để gây khó dễ. E k biết phải làm sao để tốt cho cả NLĐ và NSDLĐ?
Anh giúp em nhé. Em cảm ơn!"

Tổng hợp lại là câu hỏi: Làm hợp đồng thế nào để chỉ dùng 1 loại cho tất cả các bên nhà nước và người lao động?

Trước khi đi vào vấn đề chính, chúng ta giải quyết câu hợp đồng nào cho nhân viên bán thời gian không phải đóng BHXH. Mấu chốt trả lời câu hỏi này là có coi người nhân viên kia là người lao động không hay coi họ là đối tác? Như tôi chả hạn, tôi đi tư vấn Quản trị nhân sự cho các công ty. Tức là tôi đến công ty đối tác và làm bán thời gian (parttime). Vậy tôi sẽ kí hợp đồng gì với các đối tác?

Hồi chưa mở công ty, tôi hay kí hợp đồng dịch vụ giữa cá nhân và công ty. Trong hợp đồng này, công ty trích luôn 10% tại nguồn. Các điều khoản thì nó không giống như kiểu hợp đồng lao động. Ví dụ như điều khoản giá trị hợp đồng thay cho tiền lương, thời gian triển khai dự án thay cho thời gian làm việc... Tiếp đến, công ty đối tác không để tên tôi vào trong bảng lương. Việc hạch toán vẫn để khoản chi phí trả cho tôi vào chi phí lao động nhưng có phải khao báo cho thuế biết là ông này làm dịch vụ.

Sau mở công ty, tôi vẫn đi tư vấn nhưng ký với vai công ty nên hợp đồng vẫn là dịch vụ. Chỉ khác là các điều khoản được điều chỉnh từ tên cá nhân thành tên công ty. Tên cá nhân tôi chỉ được đưa vào trong phụ lục kế hoạch triển khai dự án. Nội dung khác vẫn như vậy. Lúc này công ty đối tác không phải để tên tôi vào bảng lương và cũng không phải hoản toán chi phí lao động mà là chi phí thuê dịch vụ ngoài.

Cũng do có công ty nên tôi có mời các bạn sinh viên về thực tập với tôi theo diện parttime. Các bạn đăng ký đến công ty làm, cứ mỗi giờ tôi gửi 20k. Nếu đi đủ cả tháng thì được mấy triệu. Vậy tôi làm thế nào? Cũng giống như ở trên, tôi:
- Nếu tiền ít quá (các bạn đi không nhiều) thì tôi lấy tiền túi của tôi ra để trả. Với cách này, bạn có thể trả theo kiểu gửi kèm cho bạn nào đó quản lý nhân viên parttime. Để tối ưu, tránh cho bạn quản lý phải đóng thuế thu nhập cá nhân thì chúng ta có thể linh hoạt san ra nhiều bạn quản lý. Để hợp lý hóa thì phần tăng thêm đó là phần không có định, chúng ta đưa ra một quy chế thưởng hiệu suất (ví dụ đặt tên là hiệu suất bán phần). Với trường hợp công ty tôi, quy định như sau: Nhân viên có quản lý thực tập sinh, với mỗi giờ thực tập sinh do nhân viên phụ trách đi làm được thưởng 20k. Hình thức trả này có cách gọi khác là trả theo tổ đội. Tổ trưởng sẽ đại diện nhận hết và chia lại cho nhân viên (theo sự hướng dẫn và quản lý của công ty).
- Trong trường hợp tiền nhiều như tôi đi tư vấn thì làm hợp đồng dịch vụ với cá nhân.
- Muốn an toàn nữa, chúng ta có thể khuyến khích nhân viên parttime đăng ký hộ kinh doanh cá thể có thuế khoán. Hình như một năm đóng mấy triệu.

Update 31/1/2024: Tôi thấy còn có một cách nữa là ký hợp đồng lao động rồi sau đó bảo nhân viên parttime xin nghỉ. Mỗi tháng chấm công làm sao để bảng công có từ 14 ngày không hưởng lương trở lên, trên HĐLĐ ghi rõ thời gian làm việc trong tuần: khi nào phát sinh công việc, NSDLĐ báo cho NLĐ đi làm, hoặc thời gian làm việc trong tuần theo thỏa thuận của 2 bên khi phát sinh cv. Cách này có vẻ ổn nhưng: Đã ký hợp đồng lao động thì lương trên hợp đồng không thấp hơn lương tối thiểu, xong rồi phải báo tăng, rồi sau đó lại báo giảm. Ngoài ra chúng ta có thể sẽ phải giải trình.

Rồi, giờ chúng ta đi vào vấn đề chính: Phải làm gì để hợp lý cho cả 2 khi NLĐ muốn thể hiện toàn bộ mức lương vào HĐ nhưng Cty lại muốn tối ưu BHXH?

Đầu tiên, để tối ưu đóng BHXH thì cần phải thống nhất luôn luật chơi với người lao động. Cụ thể là công ty sẽ đóng BHXH theo lương cứng với số tiền là thế này (ví dụ 5 triệu), còn lại là các phần thêm bao gồm phụ cấp A, thưởng B. Tổng thu nhập của nhân viên sẽ là cục tiền nếu đạt được 100% các điều kiện (ví dụ cục tiền là 20 triệu). Tại sao lại có luật chơi này? Vì hiện tại luật BHXH đang quy định rằng: Những khoản cố định chi trả hàng tháng thì phải đóng BHXH. Tương lại sau thời điểm bài này, luật có thay đổi thì chúng ta sẽ bàn sau. Có thể luật sẽ thay đổi theo hướng sẽ yêu cầu đóng BHXH dựa trên thu nhập nhưng sẽ kéo tỷ lệ đóng từ khoảng 30% xuống 10%.

Sau khi thống nhất luật chơi rồi thì chúng ta làm hợp đồng lao động và ghi các nội dung như bình thường. Ví dụ:
- Lương cơ bản dùng đóng BHXH: 5 triệu
- Phụ cấp: Phần còn còn lại chia vào 14 loại phụ cấp không đóng BHXH và tính thuế TNCN như trong bài "Mức tối đa trong 14 khoản thu nhập không tính đóng BHXH và quy định về chi phí tiền lương, phụ cấp…"
- Thưởng: Sau khi chia vào phụ cấp rồi thì còn lại chia vào các loại thưởng như thưởng KPI, thưởng năng lực, thưởng nóng, thưởng doanh thu...

Lưu ý, khi phân bổ các loại phụ cấp cần chú ý là bộ tài chính cũng có quy định mức chi tối đa và thế nào là chi phí hợp lý. Nên bạn chú ý cần tránh thích cái gì là đưa cái đó vào làm phụ cấp. Sở dĩ có cái lưu ý này vì tôi biết, nhân viên sẽ có nhiều khoản chi không lấy được hóa đơn nên để đơn giản hóa, kế toán muốn đưa các khoản chi đó vào thành một khoản phụ cấp. Như vậy thì không cần phải hóa đơn mà chỉ cần có chứng minh chi cho người lao động là được. Khi đưa các khoản chi phí vào làm phụ cấp, cẩn thận sẽ làm thu nhập của người lao động tăng cao và sẽ bị tính thuế thu nhập cá nhân lũy tiến.

Ví dụ: Chi phí tiếp khách có thể tính là 1 khoản phụ cấp tiếp khách (gọi là khoản hỗ trợ khác). Khoản này có tính thuế thu nhập cá nhân. Chú ý khoản này không đc đều nhau qua các tháng và yêu cầu nhân viên lấy hoa đơn (có thể không phải VAT) về để kiểm soát. Và đề phòng yêu cầu giải trình nữa.

Đấy đơn giản vậy. Nhưng... một cái nhưng nữa là: Nếu ghi hết vào hợp đồng thì dẫn tới nhân viên nào cũng phải làm một kiểu hợp đồng. Công ty có hàng nghìn nhân viên và cái nào cũng làm hợp đồng thì chết. Rồi công ty thay đổi chính sách, chả lẽ lại ghi hết một lần nữa vào phụ lục hợp đồng?

Để giải quyết bài toán này, chúng ta có 2 phương án:
- Phương án 1: Thiết lập phần mềm hoặc cái gì đó tự động để chỉ cần nhập số là ra hợp đồng. Tôi đã thấy nhiều anh chị giỏi excel giải quyết bài toán theo cách này. Như vậy vừa tiện theo dõi vừa đỡ mất công.
- Phương án 2: Thay vì ghi cụ thể trên hợp đồng, chúng ta có thể ghi chung chung như phụ cấp A theo quy chế lương..., thưởng B theo chính sách thưởng ... Khi nào thay đổi thì chúng ta chỉ cần thay đổi chính sách hoặc quy chế là được, không cần phải thay đổi thông tin trên hợp đồng lao động.

Hi vọng vài gợi ý của tôi sẽ giúp được anh chị ít nhiều. Nếu cả nhà đã đọc đến cuối bài, xin tặng anh chị file chi phí tiền lương hợp lý mà tôi tổng hợp được.

Link download: Bang chi phi tien luong hop ly theo luat.xls

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)