Xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART là một cách mà nhà lãnh đạo nên xem xét khi tiến hành áp dụng KPIs khi gặp thách thức. Nếu KPI được hình dung như một thang đo lường khách quan và cụ thể thì áp dụng KPI theo SMART sẽ giúp thang đo lường đó trở nên hiệu quả hơn. Vậy trong bài viết này, cùng Blognhansu tìm hiểu về cách xây dựng KPI và khóa học BSC và KPI của chuyên gia Nguyễn Hùng Cường nhé!
1. Xây dựng BSC không khó với tiêu chí SMART
1.1 Tiêu chí SMART trong KPI là gì?
SMART là một hệ thống, một bộ tiêu chí được sử dụng để thiết lập và hướng tới đạt mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp hay công ty. Khi áp dụng SMART, cần thiết lập mục tiêu dựa trên và đảm bảo đáp ứng đầy đủ 5 yếu tố: Specific (cụ thể), Measurable (đo lường), Achievable (khả thi), Relevant (liên quan) và Time bound (giới hạn thời gian).
1.2 Xây dựng KPI theo tiêu chí SMART
# Tạo nên các mục tiêu chiến lược
Tạo ra mục tiêu chiến lược là bước đầu tiên trong xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART. Nếu như kế hoạch, hành động thường biến động theo tình hình thực tế thì các mục tiêu chiến lược có sự ổn định cao hơn rất nhiều. Doanh nghiệp có thể sử dụng mục tiêu chiến lược để định hướng, định vị cách áp dụng KPI phù hợp.
Muốn xây dựng các mục tiêu chiến lược, bạn cần căn cứ dựa trên tuyên bố về sứ mệnh, tầm nhìn, mục tiêu phát triển cũng như tham vọng của tổ chức. Mục tiêu chiến lược cần hướng tới những điều trong dài hạn thay vì chỉ tập trung giải quyết các vấn đề trước mắt.
Sau khi có các mục tiêu chiến lược, bạn cần tạo ra một bản kế hoạch thực hiện đơn giản, trực quan và khái quát được các mục tiêu chiến lược quan trọng nhất. Mục tiêu sẽ mãi chỉ nằm trong suy nghĩ hay trên tờ giấy nếu không gắn mục tiêu đó với kế hoạch hành động cụ thể.
Bên cạnh đó, khi xây dựng KPI, mục tiêu chiến lược không chỉ tập trung vào vấn đề doanh thu, lợi nhuận mà còn phải xem xét nhiều khía cạnh khác như: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học tập & phát triển.
Bạn cũng có thể tham khảo tham khảo mô hình Canvas với 9 trụ cột trong mô hình kinh doanh, đại diện cho 4 khía cạnh cốt lõi của tổ chức là khách hàng, giá trị, cơ sở vật chất và khả năng tài chính. 9 trụ cột trong mô hình Canvas bao gồm:
- Phân khúc khách hàng (Customer Segments)
- Giải pháp giá trị (Value Propositions)
- Kênh phân phối (Channels)
- Quan hệ khách hàng (Customer Relationships)
- Dòng doanh thu (Revenue Stream)
- Nguồn lực chính (Key Resources)
- Hoạt động chính (Key Activities)
- Đối tác chính (Key Partnerships)
- Cơ cấu chi phí (Cost Structure)
# Đưa các mục tiêu trở nên SMART
Ứng dụng SMART mang lại những giá trị tích cực trong công việc. Vì vậy, doanh nghiệp nên biến các mục tiêu trở nên SMART để đưa doanh nghiệp tiến nhanh về phía trước với tối ưu nguồn lực, chi phí bỏ ra.
- S – Cụ thể: Giúp cụ thể, minh bạch hóa mục tiêu và giúp tránh nhầm lẫn, chệch hướng khi thực hiện mục tiêu
- M – Đo lường: Giúp đo lường được chính xác tiến độ thực hiện công việc, hoàn thành mục tiêu
- A – Khả thi: Giúp thiết lập mục tiêu có kỳ vọng, thử thách nhưng không trở thành vô vọng, bất khả thi đối với doanh nghiệp
- R – Liên quan: Giúp liên kết các mục tiêu trong một bức tranh chung tổng thể
- T – Giới hạn thời gian: Giúp tạo áp lực, cam kết đủ để mỗi cá nhân hoàn thành mục tiêu đúng hạn
Để hiểu hơn về quá trình xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART, bạn có thể theo dõi ví dụ sau: Mục tiêu của phòng kinh doanh là tăng doanh số bán hàng quý III
- S - Cụ thể: Muốn tăng doanh số bán hàng quý III 2022
- M - Đo lường: Muốn tăng doanh số bán hàng quý III 2022 lên mức tối thiểu 3 tỷ đồng
- A - Khả thi: Với chất lượng sản phẩm và nguồn lực hiện có, doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu này nếu tập trung.
- R - Liên quan: Giúp doanh nghiệp thực hiện thành công kế hoạch không lỗ năm 2022
- T - Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được trước ngày 31/12/2022
# Xác định KPI để theo dõi và đo lường thành công của mục tiêu đặt ra
Nếu mục tiêu là điều mà tổ chức mong muốn đạt được thì KPI là giá trị hay kết quả mà đội nhóm cần đạt được nếu muốn hướng tới mục tiêu. Do đó, khi thiết lập và hướng tới mục tiêu, bạn cần xác định KPI để theo dõi, đo lường thành công của mục tiêu đó. KPI sẽ giúp mỗi cá nhân trong doanh nghiệp đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu.
Trong xây dựng KPI, đối với mỗi mục tiêu, hãy tìm ra và gắn mục tiêu đó với KPI cụ thể để theo dõi và đo lường mục tiêu. Ngoài ra, bạn cần định vị cụ thể cho các KPI để xác định mục tiêu sẽ cần đạt được điều gì hay trông như thế nào.
# Xây dựng kế hoạch hành động
Để xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART hiệu quả, bạn cần tạo lập kế hoạch hành động cụ thể. Bản chất của SMART là hệ thống giúp xác định mục tiêu cụ thể, chính xác và phù hợp hơn. Tuy vậy, áp dụng SMART mà không hành động thì cũng không giúp đội ngũ đạt được KPI.
Khi tạo lập kế hoạch hành động, bạn cần lưu ý một số điều sau:
- Kế hoạch hành động phù hợp, đáp ứng đúng đặc thù của đội ngũ. Nghĩa là xây dựng kế hoạch dựa trên những căn cứ khách quan, cụ thể chứ không thiết lập một cách rập khuôn, thiếu thực tế.
- Trong trường hợp mục tiêu hoặc KPI quá lớn, khó quản lý thì hãy chia tách KPI thành nhiều giai đoạn khác nhau. Sau đó, bạn lập kế hoạch hành động cụ thể cho từng giai đoạn đó. Việc phân chia giai đoạn như vậy giúp doanh nghiệp dễ theo dõi, quản lý công việc.
- Kế hoạch hành động nên được xem xét thường xuyên qua các buổi kiểm tra hàng tuần giữa cấp trên và cấp dưới. Việc theo dõi kế hoạch hành động kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp có thể nhận diện kết quả công việc đã thực hiện, phát hiện các vấn đề và đưa ra giải pháp kịp thời.
# Theo dõi KPI thường xuyên
Xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART sẽ không hiệu quả nếu không được nhìn nhận một cách linh hoạt. Theo dõi thường xuyên không chỉ giúp nhà quản lý có thể đánh giá, nhận diện kết quả công việc, hiệu suất của nhân viên mà còn giúp bạn thay đổi, điều chỉnh KPI kịp thời.
Đương nhiên, việc theo dõi hay đánh giá KPI cũng cần được thực hiện nghiêm túc, nhanh chóng khi doanh nghiệp có những thay đổi quan trọng.
2. Khóa học BSC và KPI chất lượng của chuyên gia Nguyễn Hùng Cường
2.1 Nội dung khóa học BSC&KPI
Khóa học BSC KPI bao gồm 5 buổi học, cụ thể:
Buổi 1: Tổng quan về BSC và KPI với 3 phần:
- Phần 1 với các bức tranh:+ Chụp cắt lớp doanh nghiệp với 6 tầng văn hóa
+ Sơ lược hệ thống Quản trị Nhân sự Doanh nghiệp
+ Tổng thể hệ thống Quản lý thực hiện công việc
+ Nguyên tắc khi xây dựng hệ thống QL THCV
+ Các công cụ tối thiểu cần có để QL THCV
- Phần 2 BSC với bản đồ và 4 bức tường xây dựng DN
- Phần 3 KPI với:
+ Phân biệt các loại KPI
+ Các lưu ý khi xây KPI
+ Cách thức xây KPI
Sau khi học xong phần lý thuyết, lớp học sẽ lựa chọn 1 CEO và các trưởng phòng để thành lập hội đồng chiến lược. CEO và các trưởng phòng sẽ xây dựng tình huống công ty. Sau đó hội đồng Chiến lược sẽ họp với sự dẫn dắt của Huấn luyện viên và quan sát của các học viên khác để xây dựng.
Buổi 2: Thực hành xây dựng chiến lược, ý tưởng chiến lược và lập Bản đồ Chiến lược
Buổi 3: Thực hành xây dựng BSC công ty theo tình huống học viên lựa chọn
Buổi 4: Thực hành xây dựng KPI 1 phòng ban theo đề nghị học viên trong tình huống
Buổi 5: Thực hành xây dựng KPI 1 vị trí theo đề nghị học viên trong tình huống
Với khóa học BSC KPI này, bạn sẽ được học lý thuyết và thực hành. Thời lượng chủ yếu dành cho thực hành, nên không hề nhàm chán. Sau khi học xong, các anh chị em có thể xây dựng và triển khai được một hệ thống BSC&KPI.
BSC và KPI trong một doanh nghiệp thường có quan hệ mật thiết với nhau. Có thể xem, BSC và KPI là cầu nối kết hợp giữa chiến lược kinh doanh và chiến lược lãnh đạo.
Cụ thể, BSC sẽ giúp nhà lãnh đạo đưa ra những chiến lược chi tiết và cụ thể tới từng nhân viên. Và KPI sẽ giúp họ đo lường hiệu quả công việc của từng người, từ đó, lãnh đạo có thể dễ dàng đánh giá năng lực và định hướng công việc cho nhân viên.
Khi người lãnh đạo hiểu nhân viên và đưa được mong muốn của mình tới gần nhân viên sẽ giúp các chiến lược được thực hiện đúng định hướng và mục tiêu đã đặt ra. Hơn nữa, KPI cũng có thể cho bạn nhìn thấy được kết quả, các quyết định sẽ dễ dàng và nhanh chóng được đưa ra hơn.
2.2 Khóa học BSC KPI dành cho ai?
Khóa học BSC KPI sẽ phù hợp với:
- Chủ doanh nghiệp đã chán ngấy với việc phụ thuộc vào HR
- HR được/bị xây hệ thống BSC&KPI
- Đơn giản là bất kỳ ai muốn làm HR
2.3 Khóa học BSC KPI có gì đặc biệt?
Khóa học BSC KPI của HrShare Community cùng GSA Academy áp dụng phương pháp “TỪNG - BƯỚC - MỘT”. Vậy nên, dù bạn là ai, thậm chí là một cụ già 60 tuổi cũng có thể làm BSC và KPI chuyên nghiệp. Thêm vào đó, lớp học sẽ kết hợp lý thuyết và thực hành, mỗi một khóa học là một mô hình giả định khác nhau. Và cuối mỗi buổi thực hành đều có video quay lại up lên Hocviennhansu.edubit.vn để học viên xem, nghe lại.
Đó là lời cam kết đến từ một blogger/tác giả uy tín. Blognhansu.net là blog chuyên chuyện nhân sự của Nguyễn Hùng Cường đã tồn tại được 6 năm. Qua các hoạt động giao lưu, chia sẻ và giúp đỡ, Blog nhân sự cùng Nguyễn Hùng Cường đã nhận được sự yêu mến và tin tưởng của đông đảo độc giả.
2.4 Thông tin khóa học BSC KPI của HrShare Community và GSA Academy
Để giúp anh chị em làm nhân sự dễ dàng hơn trong việc xây dựng và triển khai BSC và KPI và xa hơn là trở thành một chuyên gia BSC/KPIs, trong hai năm qua, Nguyễn Hùng Cường cùng HrShare Community và GSA Academy liên tục tổ chức các khóa học.
Trong tháng 9 này, lớp học dự kiến khai giảng vào thứ 3 ngày 26/09/2023. Thân mời Anh chị em và các bạn tham gia cùng HrShare Community và GSA Academy.
Chi tiết: [TB] Khai Giảng Khóa Học Kỹ Thuật Triển Khai Và Xây Dựng BSCvsKPI G28
Lời kết,
KPI là một công cụ đo lường hiệu quả công việc khách quan và hiệu quả. Và khi áp dụng xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART thì KPI sẽ càng phát huy tác dụng cho doanh nghiệp
