KPI vốn là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, đánh giá hiệu suất làm việc. Trong khi đó, SMART là nguyên tắc để thiết lập mục tiêu hiệu quả. Vậy tiêu chí Smart trong KPI là gì và làm thế nào để xây dựng KPI theo nguyên tắc Smart. Cùng tìm hiểu nhé!

1. Tiêu chí Smart trong KPI là gì? Smart KPI là gì?

KPI là viết tắt của “Key Performance Indicators” trong Tiếng Anh, nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Hiểu đơn giản, KPI là công cụ đánh giá hiệu suất làm việc theo thời gian của một tổ chức, cá nhân, dự án, chương trình, hành động, …

SMART là một hệ thống, một bộ tiêu chí được sử dụng để thiết lập và hướng tới đạt mục tiêu tại các tổ chức, doanh nghiệp, công ty.

Tiêu chí Smart trong KPI là gì? Có thể hiểu Smart KPI là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, đánh giá hiệu suất làm việc theo thời gian, được thiết lập dựa theo 5 yếu tố:

• S - Specific (Cụ thể): Giúp cụ thể, minh bạch hóa mục tiêu. Đồng thời, tránh nhầm lẫn, chệch hướng khi thực hiện mục tiêu.
• M - Measurable (Đo lường): Giúp đo lường được chính xác tiến độ triển khai công việc, hoàn thành mục tiêu.
• A - Achievable (Khả thi): Giúp thiết lập mục tiêu có kỳ vọng, thử thách nhưng không trở nên bất khả thi.
• R - Relevant (Liên quan): Giúp liên kết các mục tiêu trong một “bức tranh” chung tổng thể.
• T - Time-Bound (Giới hạn thời gian): Giúp tạo áp lực, cam kết đủ để hoàn thành mục tiêu đúng hạn.

2. 5 bước xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART

Vậy là chúng ta vừa tìm hiểu khái niệm tiêu chí Smart trong KPI. Trong phần này, blognhansu sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART.

2.1 Bước 1: Xây dựng KPI cụ thể

Như bạn cũng biết, KPI là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, đánh giá hiệu suất làm việc. Thông thường, nhiều doanh nghiệp sẽ áp dụng KPI để làm căn cứ tính lương thưởng cho nhân viên. Do vậy, hãy xây dựng KPI cụ thể, càng cụ thể càng tốt.

Tiêu chí Smart trong KPI đặt ra không nên mơ hồ theo dạng nỗ lực cao nhất để đạt kết quả tốt nhất. Nhân viên sẽ không hiểu được đâu là ngưỡng được xem là hoàn thành mục tiêu mà lãnh đạo kỳ vọng.

Ví dụ:

Nhà quản lý muốn nhân viên kinh doanh đạt được tổng doanh số ký hợp đồng trong một năm là bao nhiêu thì hãy đặt ra con số rõ ràng. Có thể là 500 triệu đồng, 1 tỷ đồng hay 2 tỷ đồng, … miễn là một số cụ thể.

2.2 Bước 2: Xây dựng chỉ số KPI gắn với các yếu tố đo lường

Doanh nghiệp không nên biến KPI trở thành một con số “nặng nề”, tạo áp lực cho nhân viên. KPI khi gắn với tiêu chí Smart trong KPI nên được nhìn nhận như một chỉ số hợp lý giúp nhân viên tập trung hoàn thành mục tiêu với nỗ lực cao hơn.

Lãnh đạo đo lường, tính toán để đưa ra KPI hợp lý cho nhân viên theo từng hoàn cảnh, từng trường hợp cụ thể.

Ví dụ:

Tiếp nối ví dụ của bước 1, con số 1 tỷ đồng, 2 tỷ đồng, .. đã rất cụ thể rồi. Nhưng bạn sẽ khó để giải thích với nhân viên tại sao phải là 1 tỷ chứ không phải là 700 hay 800 triệu đồng. Nhân viên nhận được KPI từ lãnh đạo với tâm lý hoang mang.

Tiêu chí Smart trong KPI cần cụ thể hơn, như sau: Mục tiêu là đạt doanh số ký hợp đồng tăng 5% so với cùng kỳ năm ngoái.

>>> Theo đó:

• Với nhân viên: họ sẽ có một điểm mốc để xác định là căn cứ theo kết quả năm ngoái họ đã đạt được và thêm 5% kỳ vọng gia tăng trong năm nay.
• Với lãnh đạo: họ cũng có một căn cứ đo lường chính xác để biết rằng KPI của nhân viên có hoàn thành hay không và hoàn thành ở mức nào.

2.3 Bước 3: Đánh giá tính độ khả thi của KPI

Về bản chất, KPI (tiêu chí Smart trong KPI) là công cụ đề ra cho nhân viên một nhiệm vụ, một mục tiêu cụ thể. Nên KPI chỉ có thể hoàn thành nếu mục tiêu đó là khả thi. Lãnh đạo nên xem xét nguồn lực công ty, năng lực, kinh nghiệm chuyên môn của nhân viên xem có thể đáp ứng KPI này hay không.

Ví dụ:

Một nhân viên kinh doanh đạt tổng doanh thu năm 2019 là 500 triệu đồng. Vậy 2020, chúng ta có thể đặt ra KPI là tổng doanh số tăng 5%, lên mức 525 triệu đồng.

2.4 Bước 4: Đánh giá tính liên quan của KPI

Tiêu chí Smart trong KPI được áp dụng để xem xét mức độ liên quan của KPI. KPI của từng nhân viên cần cộng hưởng với KPI của nhân viên khác để giúp hoàn thiện KPI nhóm. Đồng thời, KPI từng nhóm cũng cần cộng hưởng để giúp hoàn thành KPI toàn công ty.

Khi doanh nghiệp đặt ra KPI cho một nhân viên, không nên xem đó là một mục tiêu riêng lẻ cho một nhân viên đơn lẻ. Chúng ta cần đặt KPI đó trong tổng thể của tổ chức. Chỉ khi các nhiệm vụ, mục tiêu có tính liên kết thì doanh nghiệp mới có thể tạo nên những giá trị và hiệu quả công việc tốt.

Ví dụ:

Kỳ vọng KPI năm 2020 của một phòng kinh doanh là đạt tổng doanh số hợp đồng ở mức 5 tỷ đồng. Mặc dù vậy, có 3 trên 5 nhân viên kinh doanh có kế hoạch nghỉ việc. Với nguồn lực đó, phòng kinh doanh khó lòng đạt được KPI. Nghĩa là cần xem xét thiết lập KPI phòng tuyển dụng có liên quan là tuyển dụng thêm 3 nhân viên kinh doanh nữa.

2.5 Bước 5: Gắn chỉ số KPI với giới hạn thời gian

Để xây dựng tiêu chí Smart trong KPI, bước cuối cùng mà bạn phải làm là gắn KPI với giới hạn thời gian.

Khi đặt KPI cho nhân viên, doanh nghiệp nên giới hạn thời gian. Trong trường hợp không giới hạn thời gian hoàn thành KPI, bạn sẽ gặp một số vấn đề như:

• Nhân viên chậm chế KPI gây ảnh hưởng đến nhân viên khác, team khác.
• Nhân viên không nhận thức đúng quyết tâm hoàn thành mục tiêu của lãnh đạo.
• Nhân viên không hiểu mức độ cấp thiết của KPI để phân bổ nguồn lực và thời gian hợp lý.

Ví dụ:

Từ ví dụ 4, doanh nghiệp ở đây đang phải tuyển thêm 3 nhân viên kinh doanh. Và nếu không gắn giới hạn thời gian cho KPI này thì rất có thể phòng kinh doanh phải đến gần hết quý I năm 2021 mới đạt được KPI.

Vậy để đạt được KPI, phòng tuyển dụng cần tuyển thêm 3 nhân viên kinh doanh, hoàn thành xong trước ngày 28/11/2022. Doanh nghiệp cần 1 tháng để nhân viên kinh doanh mới vào được đào tạo và hiểu rõ về sản phẩm, trước khi góp phần hoàn thành KPI cho phòng kinh doanh.

3. Ví dụ áp dụng tiêu chí Smart trong KPI của doanh nghiệp

Dưới đây là một số ví dụ về cách áp dụng tiêu chí Smart trong KPI!

Ví dụ 1 - Nhân viên sáng tạo nội dung Website

• S: Nhân viên viết ít nhất 1 bài viết mỗi ngày.
• M: Nhân viên viết ít nhất 1 bài viết chuẩn SEO mỗi ngày
• A: Với kinh nghiệm và năng lực hiện tại, nhân viên cần viết ít nhất 1 bài viết chuẩn SEO mỗi ngày.
• R: Với kinh nghiệm và năng lực hiện tại, nhân viên cần viết ít nhất 1 bài viết chuẩn SEO mỗi ngày để gia tăng mức độ thu hút khách hàng tiềm năng.
• T: Với kinh nghiệm và năng lực hiện tại, nhân viên cần viết ít nhất 1 bài viết chuẩn SEO mỗi ngày để gia tăng mức độ thu hút khách hàng tiềm năng, bắt đầu từ 01/10/2021

Ví dụ 2 - Đào tạo nhân viên mới

• S: Nhân viên mới gia nhập công ty được đào tạo hội nhập ban đầu
• M: Nhóm đào tạo tiến hành đào tạo hội nhập cho nhân viên mới gia nhập công ty.
• A: Với kinh nghiệm và năng lực hiện tại, nhóm đào tạo tiến hành tiến hành đào tạo hội nhập cho nhân viên mới gia nhập công ty.
• R: Với kinh nghiệm và năng lực hiện tại, nhóm đào tạo tiến hành tiến hành đào tạo hội nhập cho nhân viên mới gia nhập công ty. Mục đích là giúp nhân viên nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc.
• T: Với kinh nghiệm và năng lực hiện tại, nhóm đào tạo tiến hành tiến hành đào tạo hội nhập cho nhân viên mới gia nhập công ty, chậm nhất là sau 5 ngày tính từ ngày nhân viên bắt đầu vào làm. Mục đích là giúp nhân viên nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc.

Lời kết,

Trên đây, chúng ta được tìm hiểu tiêu chí Smart trong KPI là gì và cách xây dựng KPI theo nguyên tắc Smart. Khi kết hợp KPI với Smart, doanh nghiệp sẽ có những mục tiêu phù hợp hơn để định hướng cho nhân viên. Hơn nữa, Smart KPI còn hạn chế được các rủi ro, thực tế hơn mà vẫn giữ được tính thử thách, động viên tinh thần làm việc của nhân viên.