Đang làm việc, tự dưng thế nào tôi lại được hỏi về công đoàn:

"Em xin anh chỉ dẫn cho em 1 vấn đề với ạ
Công ty em có khoảng 10-20 nhân sự. Chưa đăng ký nội quy lao động và thoả ước lao động tập thể với cơ quan nhà nước. E đang tiến hành làm
Nhưng theo tìm hiểu của em là 2 nội dung trên đều phải có liên quan đến ban chấp hành công đoàn cơ sở do công ty thành lập
Công ty em ko thành lập và muốn bỏ bớt thủ tục về công đoàn. Vậy theo luật có được ko? Và có ảnh hưởng đến việc khai báo , đăng ký nội quy lao động, thoả ước lao động tập thể ko?
Công ty em cũng có quỹ công đoàn. Kiểu tự quản lý tự thu chi. Ko muốn thành lập ban chấp hành công đoàn vì nó nhiều thủ tục. Muốn cắt giảm bớt ạ"

A. Thế là tôi quay sang hỏi em gái bên cạnh: "Em ơi! Em có biết tổng chi phí cần phải đóng là bao nhiêu không?" "2% anh ạ" "Em chắc chứ?" "Em chắc". Tôi thấy ngờ ngợ. Rõ ràng tôi nhớ là không phải vậy. Để cho chắc, tôi tìm hiểu lại. Dưới đây là thông tin chính xác:

Nguồn ảnh từ kế toán Thiên Ưng.

"Theo ông Phạm Minh Huân, nguyên Thứ trưởng Bộ LĐ-TB-XH, hiện nay doanh nghiệp (DN) phải đóng kinh phí công đoàn là 2% của quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động (NLĐ) và đoàn phí công đoàn do người lao động (NLĐ) đóng góp là 1% tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội. (Nguồn báo Thanh Niên)"

Sau khi tìm hiểu xong, tôi bảo: "Em tìm hiểu lại đi". Sau một hồi, em à lên một tiếng và trả lời: "Ngày trước em lên liên đoàn lao động hỏi thì họ bảo doanh nghiệp chỉ phải đóng 2%, chứ họ không nói gì là 3% cả. Trong 3% này có một cái kinh phí và một cái là đoàn phí. Kinh phí do doanh nghiệp đóng và đoàn phí do người lao động đóng". Tôi bắt đầu nóng máy: "Thế em nghĩ 1% kia không phải là tiền từ công ty đi ra à?"

Khi tôi xây chính sách hay đi tư vấn tái tạo Hệ thống QTNS cho các công ty, tôi luôn tính toán lấy mốc thực nhận của người lao động làm gốc. Mức này là số tiền họ bỏ vào túi hoàn toàn. Từ mức này, tôi bắt đầu tính thêm các chi phí khác như chi phí quản lý nhà nước (BHXH, BHYT, CĐ), chi phí quản lý Doanh nghiệp, chi phí vận hành công việc để ra tổng chi phí cho một vị trí. Dưới đây là những bài viết về cách tôi làm chính sách theo tinh thần như vừa rồi:

Cách xây dựng chính sách cho phòng ban: Trích bao nhiêu phần trăm doanh thu để thưởng là phù hợp? http://blognhansu.net.vn/?p=21495
Chính sách cho Sale (kinh doanh) cửa hàng thế nào là hợp lý? http://blognhansu.net.vn/?p=22248
Cách xây dựng thang bảng lương hợp lý đối với doanh nghiệp nhỏ? http://blognhansu.net.vn/?p=22409
File Định biên chi phí – nhân sự và tính toán chính sách cho toàn công ty http://blognhansu.net.vn/?p=22221

Trong này, tôi để chi phí Công đoàn là 3%. Đọc đến đây sẽ có người cãi lý: "Ô! Cường nói dở. 1% kia của người lao động sao lại nhập nhằng với công ty?". Như tôi đã viết ở trên, chính sách thu nhập tôi xây dựng lấy thực nhận làm gốc nên phần còn lại là chi phí công ty. Bên cạnh đó, khi nhận tiền, muốn hay không muốn thì người lao động cũng so sánh giữa số tiền họ giữ lại được cho bản thân giữa các công ty. Họ sẽ nhảy sang chỗ khác khi có điều kiện và mức thu nhập tốt hơn.

B. Tôi lại ngứa mồm hỏi tiếp: "Thế công ty mình đóng kinh phí công đoàn chưa?" Em vẫn có vẻ tưng tửng: "Em chưa?" "Tại sao lại chưa?" Em trả treo: "Anh sợ à?". Tôi bắt đầu có chút cáu: "Em nói gì? Đây là luật. Em có biết điều gì xảy ra nếu không đóng không? Em đọc Nghị định 28/2020/NĐ-CP nhé"

Điều 37. Vi phạm quy định về đóng kinh phí công đoàn
1. Phạt tiền với mức từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng kinh phí công đoàn tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Chậm đóng kinh phí công đoàn;
b) Đóng kinh phí công đoàn không đúng mức quy định;
c) Đóng kinh phí công đoàn không đủ số người thuộc đối tượng phải đóng.
2. Phạt tiền với mức từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng kinh phí công đoàn tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không đóng kinh phí công đoàn cho toàn bộ người lao động thuộc đối tượng phải đóng.
3. Biện pháp khắc phục hậu quả
Chậm nhất 30 ngày, kể từ ngày có quyết định xử phạt, người sử dụng lao động phải nộp cho tổ chức công đoàn số tiền kinh phí công đoàn chậm đóng, đóng chưa đủ hoặc chưa đóng và số tiền lãi của số tiền kinh phí công đoàn chưa đóng, chậm đóng theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này.

C. Tôi tiếp tục hỏi em gái: "Em có biết cách nào để giữa lại chi phí này không? Anh nhớ là mình có thể giữ lại được khoảng 2%". Em đáp: "Lần trước em lên liên đoàn chỉ hỏi thủ tục đóng. Em chưa hỏi về thủ tục rút về như nào anh ạ". "Em tìm hiểu thêm đi". "Vậy để em lên liên đoàn luôn". Em gái nói xong lấy xe đi luôn. Một tiếng sau em về báo cáo: "Em hỏi rồi thủ tục như sau anh ạ"

Thủ tục hoàn tiền:
1. Chuẩn bị:
- CMT, giấy giới thiệu của người làm thủ tục
- Các chứng từ đã chi cho người lao động trong năm (phải có chữ ký)
- Công văn đề nghị hoàn
2. Chuẩn bị xong thì cuối năm mang đầy đủ giấy tờ thu chi của 12 tháng lên gặp người phụ trách của liên đoàn Quận để nộp.
3. Nếu ổn thì liên đoàn quận sẽ hoàn lại tiền vào tài khoản công ty trong vòng 10 ngày
+ Nếu có tổ chức công đoàn thì hoàn cả 2 khoản (kinh phí 71% và đoàn phí 60%) năm 2021
+ Nếu không có tổ chức công đoàn thì chỉ hoàn 1 khoản (kinh phí).

Doanh nghiệp sẽ được sử dụng kinh phí công đoàn cũng như đoàn phí công đoàn theo Điều 21 Quyết định 1908/QĐ-TLĐ

Điều 21 (Quyết định 1908/QĐ-TLĐ). Phân phối nguồn thu tài chính cho công đoàn cơ sở
1. Công đoàn cơ sở được sử dụng theo tỷ lệ phần trăm trên tổng số thu kinh phí công đoàn và tổng số thu đoàn phí công đoàn theo hướng dẫn hàng năm của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn và được sử dụng 100% tổng số thu khác của đơn vị theo quy định của pháp luật và Tổng Liên đoàn.
2. Nộp kinh phí lên công đoàn cấp trên của công đoàn cơ sở được phân cấp thu kinh phí công đoàn.
Công đoàn cơ sở được phân cấp thu kinh phí công đoàn nộp lên công đoàn cấp trên (cấp được phân cấp quản lý tài chính công đoàn) tỷ lệ phần trăm trên tổng số thu kinh phí công đoàn và tổng số thu đoàn phí công đoàn theo hướng dẫn hàng năm của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn. Trong năm nộp theo dự toán, khi có quyết toán nộp theo số thu quyết toán.
3. Cấp kinh phí công đoàn cho công đoàn cơ sở không được phân cấp thu kinh phí công đoàn.
Công đoàn cấp trên được phân cấp thu kinh phí công đoàn khi nhận được kinh phí công đoàn của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đóng có trách nhiệm cấp cho công đoàn cơ sở (đơn vị nộp kinh phí công đoàn) trong vòng 05 ngày làm việc.
4. Đối với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn cơ sở: Công đoàn cấp trên được phân cấp thu kinh phí công đoàn khi nhận được kinh phí của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đóng được sử dụng theo tỷ lệ phần trăm trong tổng số thu kinh phí công đoàn theo hướng dẫn hàng năm của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn để chi cho hoạt động tuyên truyền, phát triển đoàn viên, thành lập công đoàn cơ sở, ký thỏa ước lao động tập thể, bảo vệ, chăm lo cho người lao động tại các đơn vị này. Cuối năm số kinh phí sử dụng cho các hoạt động trên chưa hết phải quản lý, theo dõi và trả lại cho công đoàn cơ sở khi đơn vị đó thành lập tổ chức công đoàn; Trong trường hợp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn cơ sở đã phá sản, giải thể thì số thu kinh phí công đoàn được ghi tăng nguồn thu tài chính công đoàn tại cấp trên cơ sở được phân cấp thu.

Số tiền được trích về sử dụng tại công ty 60% tổng số thu đoàn phí và 71% tổng số thu kinh phí công đoàn như trong HD số 11/HD-TLĐ:

Hướng dẫn Số: 11/HD-TLĐ - HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG DỰ TOÁN TÀI CHÍNH CÔNG ĐOÀN NĂM 2021 VÀ ĐIỀU CHỈNH DỰ TOÁN TÀI CHÍNH CÔNG ĐOÀN NĂM 2020

2. Một số nội dung chủ yếu trong công tác xây dựng dự toán
2.1. Thu kinh phí công đoàn
Thực hiện theo mục 1 phần II Nguyên tắc xây dựng và giao dự toán tài chính công đoàn năm 2021.

2.2. Thu đoàn phí công đoàn
Thực hiện theo mục 2 phần II Nguyên tắc xây dựng và giao dự toán tài chính công đoàn năm 2021.

2.3. Thu khác
Trên cơ sở số thực hiện theo báo cáo quyết toán tài chính công đoàn của đơn vị năm 2019, số ước thực hiện năm 2020, các đơn vị dự kiến số thu khác trong dự toán năm 2021 theo hướng ổn định và tăng nguồn thu.

2.4. Chi tài chính công đoàn
Việc xác định số chi, số nộp nghĩa vụ của các đơn vị thực hiện theo mục 2 phần III Nguyên tắc xây dựng và giao dự toán tài chính công đoàn năm 2021, ngoài ra các đơn vị phải đảm bảo một số nội dung sau:

- Dự toán chi phải trong phạm vi nguồn thu được phân phối, sử dụng trong năm theo quy định của Tổng Liên đoàn. Trong dự toán chi cần dành nguồn kinh phí để tổ chức nhiệm vụ trọng tâm, nội dung và hình thức hoạt động thiết thực vì lợi ích cho đoàn viên công đoàn và người lao động, tránh hình thức, lãng phí... Việc đầu tư xây dựng cơ bản, cải tạo sửa chữa và mua sắm trang thiết bị, tài sản phải cân đối từ nguồn tài chính công đoàn tích lũy tại các cấp công đoàn. Đồng thời, cần xác định các khoản nghĩa vụ nộp kinh phí về Tổng Liên đoàn theo đúng quy định được giao.
- Các cơ quan công đoàn, đơn vị sự nghiệp cần chủ động thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và thực hiện khoán kinh phí quản lý hành chính theo các quy định hiện hành của Nhà nước và Tổng Liên đoàn.
- Phân phối tài chính công đoàn: Thực hiện theo Nghị quyết số 07b/NQ-TLĐ ngày 21/1/2016 của Ban Chấp hành Tổng Liên đoàn; Quyết định số 1908/QĐ-TLĐ ngày 19/12/2016 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn; Quyết định số 887/QĐ-TLĐ ngày 02/7/2015 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn về việc ban hành Quy định về kinh phí chỉ đạo phối hợp.

- Năm 2021, Công đoàn cơ sở được sử dụng 60% tổng số thu đoàn phí và 71% tổng số thu kinh phí công đoàn; công đoàn cấp trên (các cấp) được sử dụng 40% tổng số thu đoàn phí công đoàn và 29% tổng số thu kinh phí công đoàn.

- Chi của công đoàn cấp trên cơ sở: Thực hiện theo Quyết định số 826/TLĐ ngày 07/7/2014 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn về việc ban hành mục lục thu, chi tài chính cơ quan công đoàn; Quyết định số 1911/QĐ-TLĐ ngày 19/12/2016 về việc ban hành Quy định về tiêu chuẩn, chế độ chi tiêu trong các cơ quan Công đoàn; Hướng dẫn số 849/HD-TLĐ ngày 08/6/2017 hướng dẫn sửa đổi Quyết đính số 1911/QĐ-TLĐ ; Hướng dẫn số 350/HD-TLĐ ngày 19/3/2019 hướng dẫn sửa đổi Quyết định số 1911/QĐ-TLĐ .
- Chi của công đoàn cơ sở: Thực hiện theo Quyết định số 1910/QĐ-TLĐ ngày 19/12/2016 của Tổng Liên đoàn về thu, chi, quản lý tài chính công đoàn cơ sở.

- Dự toán thu chi tài chính công đoàn năm 2020 của đơn vị nếu sử dụng tài chính công đoàn tích lũy thực hiện theo Quyết định số 1908/QĐ-TLĐ ngày 19/12/2016. Việc đầu tư tài chính, hoạt động kinh tế thực hiện theo Quyết định số 1912/QĐ-TLĐ ngày 19/12/2016 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn. Nội dung sử dụng được thuyết minh cụ thể trong hồ sơ dự toán và được thực hiện theo đúng thẩm quyền Tổng Liên đoàn đã phân cấp.

Như vậy đề giữ lại khoảng 2% thì cần phải lập công đoàn.

D. Tuy nhiên lưu ý "ai không cần phải đóng chi phí công đoàn":
– Chủ doanh nghiệp thuộc đối tượng không kết nạp vào tổ chức công đoàn => do đó chủ doanh nghiệp không phải đóng đoàn phí công đoàn
– NLĐ không tham gia công đoàn không phải đóng đoàn phí công đoàn.
– Doanh nghiệp không có tổ chức công đoàn vẫn phải đóng kinh phí công đoàn. Nhưng NLĐ không phải đoàn phí công đoàn.
– Đoàn viên công đoàn trong thời gian hưởng trợ cấp Bảo hiểm xã hội từ 1 tháng trở lên không phải đóng đoàn phí công đoàn.
– Đoàn viên công đoàn nghỉ việc riêng từ 1 tháng trở lên, không có tiền lương không phải đóng đoàn phí công đoàn.

E. Em gái tiếp tục kể về thủ tục lập công đoàn: "Em lên hỏi thì các anh chị ở trên liên đoàn Quận khen lắm vì ít có doanh nghiệp mới thành lập nào lên hỏi cái này. Doanh nghiệp phải có từ 5 lao động tự nguyện vào công đoàn trở lên mới được thành lập công đoàn. Dưới 5 lao động thì không. Nếu đủ người mà muốn thành lập công đoàn cơ sở thì làm các bước sau:

Bước 1: Thành lập Ban vận động thành lập Công đoàn cơ sở (sau đây gọi tắt là Ban vận động):
+ Điều kiện thành lập Ban vận động: Khi có từ ba người lao động trở lên đang làm việc tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có đơn tự nguyện gia nhập Công đoàn Việt Nam.
+ Người lao động (có đơn tự nguyện gia nhập Công đoàn Việt Nam) tự tập hợp, thống nhất bầu Trưởng ban vận động.
+ Ban vận động có trách nhiệm: tổ chức vận động thành lập Công đoàn cơ sở; vận động người lao động tự nguyện gia nhập Công đoàn Việt Nam; đề nghị công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở hướng dẫn việc tổ chức hội nghị thành lập Công đoàn cơ sở.

Bước 2: Tổ chức hội nghị thành lập Công đoàn cơ sở:
- Nội dung hội nghị gồm:
+ Báo cáo quá trình vận động người lao động gia nhập công đoàn và tổ chức thành lập Công đoàn cơ sở;
+ Báo cáo danh sách người lao động có đơn tự nguyện gia nhập công đoàn (hoặc danh sách những người đã là đoàn viên công đoàn hiện đang công tác tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp);
+ Tuyên bố thành lập Công đoàn cơ sở;
+ Bầu Ban chấp hành Công đoàn cơ sở;
+ Thông qua chương trình hoạt động của Công đoàn cơ sở.

- Đối với việc bầu cử Ban chấp hành tại hội nghị thành lập Công đoàn cơ sở thực hiện theo nguyên tắc bỏ phiếu kín, người trúng cử phải có số phiếu tán thành quá 1/2 so với số phiếu thu về. Phiếu bầu cử phải có chữ ký của trưởng ban vận động ở góc trái, phía trên phiếu bầu.

Bước 3: Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở (Liên đoàn lao động cấp huyện, Công đoàn ngành) ra quyết định công nhận:
Trong thời hạn 15 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ đề nghị của Ban chấp hành Công đoàn cơ sở, công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở có trách nhiệm thẩm định tính hợp pháp của quá trình thành lập Công đoàn cơ sở.
- Trường hợp đủ điều kiện thì ra các quyết định: công nhận đoàn viên, công nhận Công đoàn cơ sở, công nhận Ban chấp hành.
- Trường hợp không đủ điều kiện công nhận thì thông báo bằng văn bản tới Ban vận động thành lập Công đoàn cơ sở.

Trường hợp nếu đủ người nhưng không muốn thành lập: theo Khoản 1 Điều 5 Luật Công đoàn 2012 quy định, người lao động là người Việt Nam làm việc trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có quyền thành lập, gia nhập và hoạt động công đoàn. Công đoàn được thành lập trên cơ sở tự nguyện, tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ.

Việc thành lập công đoàn hoàn toàn phụ thuộc vào sự tự nguyện của người lao động. Công ty không có nghĩa vụ thành lập công đoàn. Song, công ty phải tạo điều kiện, hỗ trợ người lao động thành lập công đoàn khi có mong muốn đồng thời thừa nhận và tạo điều kiện thuận lợi để công đoàn hoạt động. Như vậy, pháp luật khuyến khích việc thành lập công đoàn và đây không phải là nghĩa vụ hay trách nhiệm của công ty nên không có quy định xử phạt khi không thành lập công đoàn."

F. Quay trở lại với câu hỏi ở đầu bài: "Công ty em có khoảng của 20 người. Hiện tại không có công đoàn cơ sở. Mà em tìm hiểu muốn khai báo đăng ký nội quy lao động, thoả ước lao động tập thể đều có biên bản lấy ý kiến của công đoàn. Vậy câu hỏi của em đặt ra là: Không có công đoàn cơ sở có thể khai báo, đăng ký hai nội dung trên được không ạ? Nếu có thể chỉ cho em cách làm được thì tốt quá."

Theo tôi, nếu không có công đoàn cơ sở thì lên liên đoàn lao động Quận để xin xác nhận và ý kiến.

Nguyễn Hùng Cường (mr)