Vậy là sau khi 1 thời gian “L.O.N – làm việc ở nhà”, tuần vừa rồi, có 4 bạn xin nghỉ: 2 bạn thực tập sinh, 1 bạn partime và 1 bạn thử việc sale. Các bạn ý “cho tôi thôi việc” trong vòng 1 tuần. Quả là sốc khi công việc đang bừng bừng tiến lên thì lại bị ngắt quãng. Có lẽ với nhiều công ty thì việc này không có gì đáng bàn. Tuy nhiên với một tổ chức còn đang bắt đầu các bước khởi sự thì cũng là sự kiện đáng ghi vào giấy nhớ. Điều gì xảy ra khi tôi đang ứng dụng những thứ tôi gọi là bài bản vào tổ chức của mình mà nó vẫn trúc trắc?

Theo lý mà nói, để bài bản tổ chức cần có cái lõi hay còn gọi là “gen/hạt giống”. Tổ chức tôi đã có “bộ gen”, “hạt giống” (3(2(1))) bao gồm:
(1) Tính cách tổ chức
(2()) Triết lý tổ chức
(3(())) Hoài bão, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cạnh tranh lõi của tổ chức

Ngoài ra tôi cũng cố gắng làm hiện rõ lớp bao phủ số (4) gồm chiến lược, quan điểm quản trị và phong cách lãnh đạo. 4 vòng tròn này tạo thành khối cầu giúp tổ chức ổn định hơn. Nhưng việc mất ổn định tổ chức vẫn xảy ra.

Truy nguyên nhân, có lẽ họ không hợp với 4 vòng tròn tâm (như trên) của tổ chức hoặc có thể Hệ thống Quản trị của tôi chưa ổn. Đây chính là thử thách của tôi khi đưa những kiến thức và kinh nghiệm tư vấn vào thực tiễn. Tự nhủ bản thân: thuốc do mình chế ra, dù đắng vẫn phải uống, do đó xin chia sẻ tiếp với anh chị về vòng tròn thứ 5 trong bức tranh Tái tạo Doanh nghiệp bài bản mà tôi đã ngộ ra.

Từ vòng tròn số 4, tôi (chúng ta) bắt đầu xây dựng Hệ thống Quản trị cho công ty. Với khái niệm: Hệ thống là tập hợp các yếu tố cho nên chúng ta có thể hiểu Hệ thống Quản trị là tập hợp các yếu tố Quản trị doanh nghiệp (gồm Quản trị Điều hành, quản trị Kinh doanh – Marketing, quản trị Sản xuất – Dịch vụ, quản trị Tài chính – Kế toán, quản trị Hành chính – Nhân sự). Chi tiết hơn, tập hợp các yếu tố là sự kiết hợp của nhóm yếu tố Công cụ và nhóm yếu tố Con người.

Chúng ta nên cố gắng xây Hệ thống sao cho tuân theo (phù hợp với):
- Pháp luật
- Linh hoạt
- Các nghiên cứu (mô hình chung)
- Văn hóa địa phương
- Quan điểm quản trị/ phong cách lãnh đạo
- Chiến lược tổ chức

✅ A. Đầu tiên, khi tiến hành, chúng ta cần triển khai với nhóm yếu tố con người. Về nhóm yếu tố này, chúng ta chia thành 2 nhóm con:
+ Nhóm lãnh đạo/ quản lý
+ Nhóm nhân viên tác nghiệp

Khi nói về lãnh đạo trong Hệ thống Quản trị, chúng ta cần nhắc đến CEO trước nhất sau đấy là Quản lý. Rõ ràng khi mới mở doanh nghiệp, CEO sẽ là người gần như làm tất cả mọi việc. Sau dần, khi tổ chức phát triển và có các quản lý, CEO mới ủy quyền cho Quản lý của mình để thay CEO tác nghiệp và xây hệ thống cho các mảng được phân công. Thực tế, khi mở công ty ra tôi cũng như vậy, làm tất cả mọi việc cho đến khi dần tuyển được người phụ một mảng nào đó. Tuy nhiên khi ủy quyền cho các Quản lý phụ trách mảng việc, CEO thường quên mất việc ủy quyền Quản trị Nhân sự, quản trị Tài chính trong bộ phận và mảng họ được phân công. Nói nôm na hơn, CEO không ủy quyền Quản trị Nhân sự tức là không đào tạo Quản lý về Tuyển – Dạy – Dùng – Giữ - Thải hay đơn giản hơn là kỹ năng lãnh đạo cùng với đó là không cho phép họ tham gia vào toàn bộ công việc này.

Nhóm con thứ hai trong nhóm yếu tố con người chính là các nhân viên tác nghiệp. Như đã nói ở trên, khi tổ chức phát triển, CEO ủy quyền công việc cho Quản lý. Rồi các Quản lý cấp trung ủy thác lại công việc cho nhân viên. Theo tôi, nhân viên chỉ là những người tham gia, hỗ trợ, tham mưu công việc cho Quản lý. Nếu Quản lý không biết công việc và không thể làm thay được hoặc không hiểu công việc của nhân viên thì đây không phải nhân viên của họ.
Quay lại với tổ chức, tôi ứng dụng những điều viết ở trên vào Quan điểm tuyển dụng:
“Khi phỏng vấn cần có ít nhất 3 người: HR (đánh giá về mức độ phù hợp với văn hóa công ty), quản lý (đánh giá mức độ phù hợp công việc), người có liên quan trong công việc (đánh giá cảm tính về sự phối hợp)”.
Để xây hệ thống bài bản, cần phải có người giỏi phù hợp với tổ chức. Tôi vẫn đang tìm đồng đội giỏi có tính cách “trắc hiện”, sẵn sàng cho đi để xây dựng và phát triển cộng đồng.

✅ B. Song song với nhóm yếu tố con người là nhóm yếu tố công cụ. Công cụ có thể hiểu là các chính sách, quy định, yêu cầu, quy chế, nội quy, quy trình, máy móc, nhà xưởng… để phục vụ cho công việc. Khi có công việc, công cụ cần xuất hiện để con người có thể sử dụng và đi đến kết quả. Liệu chúng ta cần bao nhiêu công cụ là đủ để tạo ra một hệ thống bài bản?

Trả lời câu hỏi này thực khó. Do như đã viết ở trên, Quản trị DN bao gồm QT điều hành, QT Kinh doanh – Marketing, QT Sản xuất – Dịch vụ, QT Tài chính – Kế toán, QT Hành chính – Nhân sự nên Hệ thống QT DN là tập hợp của các hệ thống Quản trị nhỏ hơn. Mỗi mảng sẽ có hệ thống riêng. Dù vậy, chúng vẫn có cái chung (phần chìm). Đó là các mảng muốn vận hành được đều cần:
- Sơ đồ tổ chức bộ phận
- Mô tả công việc (bao gồm khung năng lực) các vị trí
- Quy trình triển khai nhiệm vụ
- Tài liệu đào tạo hướng dẫn
- Các chỉ tiêu đánh giá thực hiện công việc
- Chính sách thúc đẩy (lương thưởng)
- Nội quy, quy định nội bộ
- Quy chế chi tiêu nội bộ, công tác phí

Bài cũng dài. Xin dừng tại đây và hẹn gặp anh chị em trong bài sau với chi tiết Hệ thống Quản trị Nhân sự.

Nguyễn Hùng Cường | kinhcan24
HRM consultant | HRM blogger at blognhansu.net.vn