Kế hoạch tuần này của tôi là: chiều nay đi tư vấn, tối đi dạy về Khung năng lực, tối mai offline với Hội đồng chuyên môn HrShare, ngày kia lại tư vấn và đào tạo, rồi tiếp đến ngày kía thì chấm bài luận và chuẩn bị bế giảng cho K07 - dự án Giải mã, rồi chủ nhật tổ chức bế giảng, lại còn cả các công việc liên quan đến chuẩn bị cho văn phòng mới. Nói chung công việc thì nhiều mà chỉ gần như có mình tôi. Đáng ra tôi nên tập trung vào những việc trên. Nhưng không hiểu sao tôi lại mở blog ra và viết. Có lẽ vì mail này của Hùng "rửa mũi":

Dear anh Cường,
Mấy hôm nắng nóng, hôm nay trời đã độ thu....
Nhân sự như những chiếc lá cuối thu mỏng manh, rơi rụng và cũng đã qua 3 mùa lá.
Và vẫn như mọi khi, những câu hỏi trong thâm tâm những người trót mang trọng trách 2 từ "Lãnh đạo" luôn còn đó... "Làm sao để công bằng", "Làm sao để mọi người làm việc tận tâm, cống hiến hết mình", "Làm sao để bước tiếp","Như thế nào là đúng", "Mọi chuyện sẽ ra sao trong 1 năm , 3 năm, 5 năm hay 10 năm tới"...v..v....
Những câu hỏi này chắc a Cường - là 1 người hoạt động, là 1 người thầy trong lĩnh vực Hr đã quá quen thuộc.
Đến đây, vì 1 tinh thần học tập theo gương chủ tịch Hồ Chí Minh vĩ đại, vì được dẫn dắt qua bài viết của anh trong blognhansu.net.vn em xin mạn phép nhờ a Cường giúp trả lời 1 phần của những câu hỏi trên bằng bộ "Bí kíp cách thức xây dựng lương 3P".
--> Nếu được xin phép anh gửi lại giúp vào mail này (...). Và ngoài ra sau khi ngâm cứu lại mạn phép xin được mời anh 1 bữa cafe đàm đạo về cái gọi là "hướng tới sự công bằng trong doanh nghiệp".
--> Cảm ơn anh và chúc anh 1 ngày làm việc hiệu quả và tràn đầy năng lượng.
P/s: Xin lỗi anh vì đã lấy đi 2 phút quý giá đọc mail của em.
Trân trọng!
Hùng rửa mũi - Bình rửa mũi Dr.Green

Đọc mail rồi ngẫm ngh: mình đã viết tất cả mọi thứ về lương 3P từ kinh nghiệm triển khai, tường thuật cách làm, chụp ảnh biểu mẫu lên blog. Tất tần tật có cả thảy 24 bài. Liệu Hùng đọc rồi có làm được không? Tôi mở các bài viết ra rồi thấy mình viết chưa kỹ ở phần P2: Xây dựng khung năng lực và áp dụng chính sách. Cụ thể tôi đã có 4 bài:

- Làm gì khi nhân viên nhận định rằng họ không cần phải đào tạo? - http://blognhansu.net.vn/?p=21516
- Ứng dụng khung năng lực để xác định nhu cầu đào tạo và chương trình đào tạo - http://blognhansu.net.vn/?p=12476
- Phương pháp phỏng vấn tuyển dụng dựa trên khung năng lực và hành vi - http://blognhansu.net.vn/?p=12447
- Kinh nghiệm xây dựng khung năng lực 1: bức tranh nguồn gốc của văn hóa DN - http://blognhansu.net.vn/?p=20540
- Kinh nghiệm xây dựng khung năng lực 2: Vẽ khung năng lực vị trí - http://blognhansu.net.vn/?p=20625

Với 4 bài này, có lẽ là chưa đủ để làm. Thế là tôi bắt đầu gõ phím.

Trong bài "Kinh nghiệm xây dựng khung năng lực 1..." tôi có nói về việc tìm và xây dựng Tính cách tổ chức (hay còn cách gọi khác là Xây dựng năng lực Nhân sự lõi). Năng lực là một thuật ngữ để chỉ khả năng thực hiện một hoạt động/ công việc nào đó. Năng lực được cấu thành bởi: Thái độ/ Tính cách, Kỹ năng, Kiến thức. Như vậy năng lực lõi của tổ chức có thể là: Thái độ/ Tính cách hoặc Kỹ năng hoặc Kiến thức hoặc 2 trong 3 hoặc cả 3 điều trên. Nếu trong năng lực lõi có Thái độ/ Tính cách thì đó có thể được coi là Tính cách tổ chức.

Cũng trong bài, tôi có hướng dẫn cách làm nhưng vẫn còn hơi khái quát. Chi tiết bổ sung tôi làm như sau: Tôi đề nghị công ty thành lập Hội đồng Phát triển năng lực tổ chức.

Sau khi tiến hành đào tạo về Khung năng lực và lợi ích của nó cho Hội đồng xong, tôi bước vào buổi số 2: triển khai xây dựng năng lực lõi cho tổ chức
- Bước 1: tôi hỏi CEO 3 câu hỏi: (xem chi tiết hơn trong bài Kinh nghiệm xây dựng khung năng lực 1: bức tranh nguồn gốc của văn hóa DN - http://blognhansu.net.vn/?p=20540)
+ Anh là người có tính cách thái độ thế nào?
+ Hiện tại Doanh nghiệp của anh đang có tính cách/ thái độ gì?
+ Theo như lợi thế cạnh tranh mà chúng ta đã tìm ra ở dự án KPI (buổi xây dựng chiến lược), vậy năng lực nào sẽ tạo ra giá trị cốt lõi như vậy?
+ Trong các năng lực này, chúng ta sẽ giữ những năng lực (tính cách) nào để làm năng lực lõi văn hóa (tính cách tổ chức)?

Ví dụ: Trong thực tế một buổi đào tạo của tôi, CEO giả định đã chọn ra 3 tính cách: Máu lửa, Vui vẻ, Chính trực cho tổ chức.

- Bước 2: Sau khi có năng lực lõi của tổ chức tôi quay sang hỏi Hội đồng về định nghĩa các năng lực lõi. Như ở ví dụ trên: Năng lực lõi chỉ bao gồm Thái độ/ Tính cách nên có thể hiểu đó là Tính cách tổ chức (Máu lửa, Vui vẻ, Chính trực). Các câu hỏi tôi thường hỏi là: thế nào là .... (năng lực A) ...? hãy định nghĩa ....(năng lực A) ...? Các biểu hiện hành vi nào được coi là có ... (năng lực A)...?

Ở bước này tôi có 2 phương án làm:
- Phương án 1: Làm bí mật với CEO để ra kết quả. Cách này khá mệt mỏi và hơi kém nghệ thuật vì áp đặt từ trên xuống.
- Phương án 2: Làm công khai với các thành viên "cốt cán" của công ty như Quản lý, cán bộ nguồn... (Tôi gọi là Hôi đồng Phát triển năng lực tổ chức). Sau khi Hội đồng trao đổi thống nhất thì CEO sẽ bổ sung, chỉnh sửa và chốt. Cách này có vẻ "nghệ thuật" hơn vì nó đi vào lòng người và cho mọi người được tham gia vào một trong những công việc quan trọng: định hình tính cách tổ chức.

Tùy vào tình hình công ty mà tôi sẽ chọn phương án. Ở bài viết này, tôi chọn phương án 2: Làm hội đồng.

Trở lại với ví dụ trên, sau khi hội đồng trao đổi thì ra kết quả như sau:
- Máu lửa:
+ Làm hết sức chơi hết mình
+ Không ngại khó
+ Dám nghĩ dám làm
+ Quyết tâm đến cùng
+ Làm việc nhiều hơn yêu cầu
+ Có năng lượng tích cực
+ Có sự ảnh hưởng với người xung quan
- Vui vẻ:
+ Hay cười
+ Giải quyết tình huống một cách hài hước
+ Biết cách giảm áp lực cho nhân viên
+ Nói chuyện nhẹ nhàng không quát mắng
+ Không giận cá chém thớt
+ Kiểm soát được cảm súc
- Chính trực:
+ Dám nói sự thật
+ Không gian lận
+ Bảo vệ quan điểm cá nhân
+ Nói được làm được

Còn tiếp... Tôi chạy đi tiếp anh bạn một tí.

Trong quá trình trao đổi để ra được các định nghĩa như trên, tôi thường thấy mọi người hay có ý phản bác nhau hoặc không nói năng gì dẫn tới việc định nghĩa không trôi. Vì thế tôi hay phải thống nhất nguyên tắc là không phản bác và đến lượt ai thì người đấy phải nói.

- Bước 3: Phân cấp cho năng lực. Sau khi có định nghĩa rồi. Việc tiếp theo là phân cấp. Để thành công, đầu tiên tôi cần thống nhất lại số cấp bậc cho mỗi năng lực. Mỗi năng lực có bao nhiêu cấp là tùy thuộc vào Hội đồng biểu quyết. Tôi thường hay tham mưu là lấy 5 cấp cho tất cả các năng lực.

Thống nhất xong việc tiếp theo là đưa ra cái chung cho từng cấp để mọi người có thể bám vào.
- Mức 1: Hiểu biết cơ bản, làm tối thiểu
- Mức 2: Hiểu biết tốt,làm được một phần, cần sự giám sát hỗ trợ
- Mức 3: Hiểu biết sâu, thành thạo kỹ năng, làm được độc lập
- Mức 4: Hiểu biết sâu, thành thạo kỹ năng, sáng tạo, hoàn toàn độc lập
- Mức 5: Hiểu biết sâu rộng, thành thạo, có khả năng đào tạo/ gây ảnh hưởng, sáng tạo mới

+ Tôi dẫn hội đồng: Từ 5 cấp này, theo như các định nghĩa của hội đồng ở trên thì từng định nghĩa sẽ ở cấp độ mấy. Ví dụ với năng lực Máu lửa, "Làm hết sức chơi hết mình" sẽ ở cấp độ mấy trên thang 5?
- Trả lời: Cấp độ 2.
Thời điểm này, Hội đồng sẽ cùng trao đổi và phản biện để thống nhất xem hành vi "Làm hết sức chơi hết mình" sẽ ở cấp độ mấy. Tương tự như vậy, sau khi hỏi 1 vòng với các câu hỏi như: Dưới "Làm hết sức chơi hết mình" thì là gì?, Trên "Làm hết sức chơi hết mình" là hành vi gì? Liệu "Làm hết sức chơi hết mình" có phải ở cấp độ 2 không?... Kết quả, tôi cùng hội đồng ra được năng lực Máu lửa với định nghĩa và các cấp độ:

Cứ như vậy trong bước 3 này, tôi đã cùng Hội đồng hoàn thành xong các năng lực: Máu lửa, Vui vẻ, Chính trực.

Có năng lực lõi của tổ chức, buổi họp coi như xong. Tôi chuyển sang buổi tiếp theo với từng phòng ban đó là: Rà soát và thống nhất mô tả công việc các vị trí.

Buổi số 3: Như đã nói ở trên, buổi này tôi không còn họp với Hội đồng phát triển năng lực tổ chức nữa mà đến từng phòng để làm khung năng lực cho các vị trí. Trước khi làm khung thì cần phải có mô tả công việc. Nếu chưa có thì sẽ phải làm mới còn có rồi thì rà soát. Trong dự án xây dựng Hệ thống Quản trị Nhân sự, việc xây dựng Mô tả công việc đã được tôi làm ngay từ đầu khi triển khai xây dựng KPI. Chi tiết về xây dựng mô tả công việc tôi có chia sẻ ở: Kinh nghiệm xây dựng MTCV (mô tả công việc) ngắn gọn - http://blognhansu.net.vn/?p=20813.

Buổi số 4: Có mô tả công việc rồi. Tôi lại tiếp tục cùng anh chị em phòng ban định nghĩa và phân cấp giống như làm với Hội đồng Phát triển năng lực tổ chức. Tức là triển khai:
- Hỏi anh em về định nghĩa các năng lực có trong Mô tả công việc: Các hành vi như thế nào hoặc kết quả gì thì được gọi là có năng lực ....?
- Cùng phân cấp năng lực theo 5 cấp độ với các câu hỏi như: Năng lực A, "...." sẽ ở cấp độ mấy trên thang 5?

Công việc làm ở phòng ban còn vất vả hơn làm với Hội đồng. Anh chị em nên kiên nhẫn vì dù sao năng lực (Thái độ - Kiến thức - Kỹ năng) làm việc của anh em Nhân viên cũng kém hơn Quản lý. Cho nên họ sẽ thụ động hơn đôi chút. Cứ dần dần rồi chúng ta ra được hết các năng lực. Chi tiết hơn của buổi số 4, chúng ta đọc thêm bài: Kinh nghiệm xây dựng khung năng lực 2: Vẽ khung năng lực vị trí - http://blognhansu.net.vn/?p=20625

Sau khi có các năng lực với các cấp được định nghĩa, chúng ta còn phải làm khá nhiều việc nữa như:
- Xây dựng các công cụ, bài đánh giá năng lực
- Xây dựng các chương trình đào tạo, công cụ nâng cấp năng lực
- Xây dựng chính sách thúc đẩy nhân viên tự nâng cao năng lực.

Hẹn anh chị em ở bài sau.

Nguyễn Hùng Cường |kinhcan24
HRM Blogger | HRM consultant at Blognhansu.net.vn