Nhấm miếng nước lọc của đồng nghiệp mới đưa, hắn tiếp tục chỉ tay lên tấm bảng và di cái bút sang bên phải : “Vừa nãy em đã chia sẻ về việc Người là Nghề tuyển người thì cần phải có Hệ thống 3T tuân theo 3 nguyên tắc (pháp luật, linh hoạt, thu hút). Giờ em chuyển sang phần 2 với câu hỏi: Nghề tuyển người cụ thể làm những việc gì và cần năng lực gì ?. Chuyên gia nói rằng …

Những công việc tác nghiệp liên quan, xoay quanh đến chữ TUYỂN là gì? Đấy chính là:

1. Lập kế hoạch tuyển dụng năm, quý, tháng theo yêu cầu của công ty và các phòng/ban/đơn vị. Lên chương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng.
1.1. Lập kế hoạch tuyển dụng năm, quý, tháng theo yêu cầu.
- Nhận đề xuất tuyển dụng từ giám đốc và các phòng, ban, đơn vị.
- Xác minh nhu cầu tuyển dụng (số lượng, chất lượng, vị trí công việc…)
- Lên kế hoạch tuyển dụng năm, quý, tháng căn cứ theo tình hình thực tế và đề xuất
1.2. Lên chương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng.
- Vị trí, số lượng, chất lượng, thời gian.
- Phương pháp tuyển dụng
- Chi phí tuyển dụng

2. Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt. Triển khai, theo dõi quá trình thử việc, tập sự của người lao động.
2.1. Tổ chức thực hiện tuyển dụng
- Đăng tuyển, tiếp nhận hồ sơ
- Sơ tuyển, test.
- Phỏng vấn chuyên môn
- Báo cáo kết qủa tuyển dụng.
2.2. Tiếp nhận, theo dõi quá trình thử việc, tập sự, thực tập.
- Thực hiện thủ tục tiếp nhận thử việc.
- Chuyển sang bộ phận đào tạo hội nhập
- Bàn giao nhân sự cho đơn vị sử dụng
- Đánh giá thử việc.
2.3. Kết quả thử việc
- Không đạt : Thủ tục chấm dứt HĐ thử việc
- Đạt : Thủ tục tiếp nhận chính thức
- Báo cáo

Ngoài ra còn rất nhiều những việc khác, ẩn trong đó như:
- Phân tích công việc
- Xây dựng mô tả công việc
- Xây dựng, nâng cấp Ngân hàng bài test tuyển dụng.
- Thiết lập, duy trì các nguồn nhân lực đảm bảo đáp nhu cầu của công ty.
- Xây dựng thương hiệu tuyển dụng
...

Quy trình làm việc của một chuyên viên tuyển dụng sẽ bắt đầu từ lúc bắt đầu có nhu cầu tuyển dụng. Nhu cầu đó có thể là do kế hoạch đã có từ đầu năm (kế hoạch tuyển dụng) hoặc cũng có thể là tuyển thay thế. Tuyển thay thế lại có 2 loại, tuyển thay thế do nhân viên nghỉ đột xuất hoặc thay thế cho nhân viên làm việc với hiệu quả kém. Và nhu cầu tuyển dụng cũng có thể xuất phát từ một ý muốn bất tử của sếp. Tự nhiên sếp có ý tưởng và kêu người tuyển luôn cho nóng. Tôi nhớ có lần đã phải xử lý 1 tình huống tuyển thêm 2 bạn nữa vào công ty mà không để làm gì. Hỏi kỹ sếp thì mới lộ ra là tuyển vào để đào tạo rồi sẽ thay thế nhân viên bị đánh giá yếu kém. Nghe thì có vẻ hợp lý nhưng thời điểm ấy, tôi đợi mãi cũng chả thấy sếp ra lệnh cho ai thôi việc. Mà 2 bạn kia thì cứ ngồi ở 1 góc đọc tài liệu lẫn tham gia các buổi đào tạo.

Sau khi nắm được nhu cầu, chuyên viên tuyển dụng sẽ làm một loạt các động tác vật lý với các biểu mẫu để tiến hành công việc. Chúng ta cần phải phân tích xem đúng là có nhu cầu tuyển dụng thật không ? Làm phiếu yêu cầu tuyển dụng, xin phê duyệt. Sau lập kế hoạch tuyển dụng, tham khảo mô tả công việc, lên thông báo tuyển dụng. Rồi tiếp là đẩy tin tuyển dụng (thông báo tuyển dụng) vào các nguồn tuyển. Nguồn nào, ở đâu cần tùy vào vị trí. Chứ không phải 1 vị trí mà chỗ nào cũng đăng tin, chỗ nào cũng tìm kiếm hồ sơ. Có nhiều nguồn đôi khi chúng ta phải trực tiếp liên lạc, trao đổi, đàm phán (headhunt).

Đẩy thông tin xong, nếu hiệu quả thì sẽ có thông tin về. Các CV (lý lịch công việc) sẽ được gửi lại cho chúng ta - nhà tuyển dụng. Chúng ta tiếp tục lọc hồ sơ để tính toán sự phù hợp giữa CV và yêu cầu tuyển dụng. Ở chỗ này, nếu để ý, ta sẽ hay thấy tranh luận giữa nhà tuyển dụng và người ứng tuyển. Bên ni đổi cho bên tê về việc chuyên nghiệp hay không? Nhà tuyển dụng chê ứng viên không biết gửi mail, viết CV ... Còn ứng viên thì chê không chịu hồi âm, không thông báo, không chu đáo ...

Lọc xong CV, chúng ta sẽ tiến hành kiểm tra (một số nơi, một số vị trí không cần việc này). Kiểm tra thì có nhiều cách nhưng chung quy lại là kiểm tra IQ, EQ, chuyên môn. Để kiểm tra thì cần phải có bài kiểm tra và đáp án. Đây cũng là một vấn đề. Xây ngân hàng đề sao cho sát, cho tốt là không hề dễ tí nào. Ai làm tuyển dụng mà có ngân hàng đề thi cho các vị trí là tôi rất thán phục. Phục quá đi chứ.

Kiểm tra xong, chúng ta đã loại bớt đi 1 số ứng viên và còn lại 1 số ít người. Những người này sẽ qua phỏng vấn. Lúc đó sẽ có những người phụ trách chuyên môn và quản lý các vị trí đó cùng tham gia. Nhân sự lúc này chỉ ngồi để đánh giá mức độ phù hợp với tổ chức của ứng viên. Đưa ra những góp ý về con người thông qua sự thấu hiểu của mình. Để làm cho buổi phỏng vấn trở nên hoàn hảo, chuyên viên nhân sự sẽ cần phải làm nhiều thứ. Không chỉ đơn giản như mấy dòng trên. Việc quan trọng nhất: làm thế nào để ứng viên đến phỏng vấn? làm sao để ứng viên cảm thấy chúng ta không quá cầu cạnh họ ? ... làm sao để sếp chấp nhận ứng viên ? Rất nhiều câu hỏi cần chúng ta bàn ở đây.

Phỏng vấn xong, chốt được ứng viên, chúng ta sẽ bắt đầu đàm phán lương. Một chuyên viên tuyển dụng tốt là một chuyên viên biết cân bằng quyền lợi giữa ứng viên và công ty. Sao phải tiết kiệm chi phí (tiền lương) cho công ty, nhưng nhân viên tương lai vẫn có được những thứ họ xứng đang có. Tất nhiên những thứ đó phải tương đương với thị trường. Đàm phán lương tương ứng với thuyết phục ứng viên vào công ty. Việc này cũng không dễ.

Giả sử như ứng viên đã đồng ý gia nhập công ty, chúng ta cần gửi cho họp một thư mời nhận việc bằng bản cứng để ứng viên yên tâm. Dặn dò ứng viên thời gian đến công ty và những hồ sơ cần hoàn thành. Sau nữa, chúng ta cần thông báo cho các bộ phận để chuẩn bị đón tiếp nhân viên mới. Đến ngày đến giờ, ứng viên lên công ty, ta tiếp tục làm một loạt các hoạt động chào đón ứng viên. Rồi ta làm công tác hội nhập cho họ.

Một số công ty, một số đơn vị coi chuyện hội nhập nhân viên là của những người làm đào tạo nội bộ chứ không phải của người làm tuyển dụng. Việc này nên để cho tuyển dụng làm hoặc chí ít, người làm tuyển dụng phải theo sát được quá trình đào tạo hội nhập của nhân viên mới. Chứ tuyển xong mà để họ bơ vơ thì tôi nghi chúng ta tuyển mãi cũng không được người mất.

Song song với hội nhập là thử việc. Và quy trình tuyển dụng kết thúc tại điểm ký hợp đồng chính thức hoặc thông báo không ký hợp đồng.”

Đang lên đồng, bỗng nhiên khuôn mặt em trợ lý trắng tái ló ra ở cửa. Hắn hết hồn “A” lên 1 tiếng. Tiếng em trợ lý phát ra “Anh Cường …. Ra sếp bảo….”.

Còn tiếp!

Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24
HRM Blogger / HRM Consultant / KM for HrShare Community at Blognhansu.net.vn