Nếu bạn mới mở công ty và đã hoàn thành đăng ký kinh doanh. Có lẽ bạn sẽ quan tâm tới việc cần làm các hoạt động gì tiếp theo để tuân thủ luật. Dưới đây là các công việc của Nhân sự cần làm tại doanh nghiệp mới thành lập (Startup) theo luật

1. Khai trình việc sử dụng lao động khi bắt đầu hoạt động
TT Số: 23/2014/TT-BLĐTBXH :Việc khai trình sử dụng lao động khi bắt đầu hoạt động của người sử dụng lao động quy định tại Khoản 1 Điều 8 Nghị định số 03/2014/NĐ-CP được thực hiện theo mẫu số 05 ban hành kèm theo Thông tư này.

[Update 21/08/25]: Thường hoạt động khai trình này sẽ được làm kèm luôn với các thủ tục thuế. Hồi tôi mở công ty năm 2019, tôi có hỏi bên dịch vụ và bạn kế toán thì thấy bạn bảo đã làm kèm theo các thủ tục ban đầu khi đăng ký thuế.
[Hết Update 21/08/25]

2. Thông báo ban đầu về số lao động đang làm việc tại đơn vị
TT số 28/2015 TT - BLĐ TBXH: "Đối với các đơn vị thành lập sau ngày 01 tháng 10 năm 2015 thì trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thành lập phải thông báo với trung tâm dịch vụ việc làm nơi đặt trụ sở làm việc về số lao động làm việc tại đơn vị theo Mẫu số 28 ban hành kèm theo Thông tư này."

3. Sau khi khai trình lao động, công ty lập thủ tục và đóng BHXH,BHYT,BHTN ngay tại thời điểm đăng ký.
Hồ sơ yêu cầu (Các loại hồ sơ để lập thủ tục đăng ký được liệt kê trong Phiếu Giao nhận hồ sơ 101):
1. Phiếu đăng ký tham gia BHXH, BHYT (mẫu 01/ĐKBB, 01 bản)
2. Quyết định thành lập hoặc Giấy phép kinh doanh/hoạt động (Bản sao có chứng thực)
3. Quyết định xếp hạng doanh nghiệp Nhà Nước - nếu có (Bản sao)
4. Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS, 01 bản)
5. Tờ khai tham gia BHXH, BHYTđối với người tham gia BHXH lần đầu (Mẫu số TK1-TS, 01 bản/người)
6. Tờ khai thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT đối với người đã có sổ BHXH từ tỉnh khác chuyển về (mẫu TK2-TS, 01 bản/người) "

"- Đối với đơn vị đăng ký chậm so với giấy phép thành lập, có truy thu BHXH, BHYT, hồ sơ bổ sung:
1. Văn bản giải trình của đơn vị (mẫu D01b-TS)
2. Văn bản xử lý vi phạm về BHXH, BHYT, BHTN của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền - nếu có (Bản sao)
3. Bảng thanh toán tiền lương, tiền công của đơn vị (bản sao); hợp đồng lao động (bản sao, 01 bản/người) tương ứng thời gian truy thu.
Lưu ý: Đơn vị phải lưu Hợp đồng lao động; Bảng thanh toán tiền lương, tiền công tháng ứng với thời gian truy thu để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. "

[Update 22/8/25]: Theo luật BHXH 2024 thì giờ Giám đốc không hưởng lương cũng phải đóng BHXH. Do đó việc này được triển khai ngay chứ không chờ có nhân viên kí hợp đồng lao động mới làm.
[Hết update]

4. Đóng kinh phí công đoàn ngay tháng đầu tiên
'- Đối với DN mới hoạt động sẽ đóng bình thường cho tháng đầu tiên và tiếp nối các tháng sau đó.
- Những DN hoạt động được 1 thời gian mà chưa đóng sẽ bị truy thu trở lại từ tháng bắt đầu đóng KPCĐ . Số tiền được tính tương tự như trên.

“Điều 11. Hiệu lực thi hành
Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 10 tháng 01 năm 2014. Riêng quy định về mức đóng phí công đoàn tại Điều 5 Nghị định này được thực hiện từ ngày Luật công đoàn có hiệu lực thi hành.”
Theo Luật Công đoàn số 12/2012/QH13 tại Điều 32 quy định về hiệu lực thi hành như sau: “Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2013.”
Do đó doanh nghiệp phải bắt buộc nộp kinh phí công đoàn kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2013.

[Update 22/8/2025]: Kinh phí công đoàn sẽ phải đóng ngay khi đóng BHXH cho nhân viên. Vì thế khi có nhân viên đóng BH là chúng ta phải đóng ngay.

Chưa có quy định phải đóng kinh phí công đoàn cho GD là người đại diện pháp luật hoặc quản lý doanh nghiệp không hưởng lương.

Kinh phí công đoàn (công ty đóng) khác với đoàn phí (đoàn viên đóng).
[Hết update]

5. Lập Sổ quản lý lao động
NĐ Số: 03/2014/NĐ-CP: Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

[Update 22/03/2024]: Nghị định 03/2014/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật lao động về việc làm đã hết hiệu lực và bị thay thế bởi Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động 2019 về điều kiện lao động và quan hệ lao động.

Điều 3 - Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Sổ quản lý lao động
Việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động tại khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:
1. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
2. Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin quy định tại khoản 2 Điều này kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc; quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.
[Hết Update 220324]

6. Xây dựng nội quy lao động
Điều 28 - Nghị định 05/2015 NĐ - CP
"- Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh.
- Người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động không phải đăng ký nội quy lao động."

[Update 22/03/2024]: Nghị định 05/2015 NĐ - CP đã hết hiệu lực và bị thay thế bởi Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động 2019 về điều kiện lao động và quan hệ lao động.

Điều 69 - Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Nội quy lao động
Nội quy lao động tại Điều 118 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:
1. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

2. Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động gồm những nội dung chủ yếu sau:
a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;
b) Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;
c) An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;
d) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định tại Điều 85 Nghị định này;
đ) Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;
e) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động;
g) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động: quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm;
h) Trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;
i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

3. Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 41 Nghị định này.

4. Nội quy lao động sau khi ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ người lao động, đồng thời niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
[Hết Update 220324]

7. Thành lập bộ phận an toàn vệ sinh lao động và Thành lập bộ phận y tế
Điều 36, 37, Nghị định 39/2016/NĐ-CP, ban hành ngày 15/05/2016:

"Cơ sở sản xuất, kinh doanh hoạt động trong các lĩnh vực, ngành nghề khai khoáng, sản xuất than cốc, sản xuất sản phẩm dầu mỏ tinh chế, sản xuất hóa chất, sản xuất kim loại và các sản phẩm từ kim loại, sản xuất sản phẩm từ khoáng phi kim, thi công công trình xây dựng, đóng và sửa chữa tàu biển, sản xuất, truyền tải và phân phối điện sử dụng:
+ Dưới 50 lao động: phải bố trí ít nhất 1 người làm công tác an toàn, vệ sinh lao động theo chế độ bán chuyên trách.
+ Từ 50 đến dưới 300 lao động : phải bố trí ít nhất 01 người làm công tác an toàn, vệ sinh lao động theo chế độ chuyên trách.
+ Từ 300 đến dưới 1000 lao động: phải bố trí ít nhất 02 người làm công tác an toàn, vệ sinh lao động theo chế độ chuyên trách.
+ Trên 1000 lao động: Lập phòng an toàn, vệ sinh lao động hoặc bố trí ít nhất 03 người làm công tác an toàn, vệ sinh lao động theo chế độ chuyên trách.
Cơ sở sản xuất, kinh doanh hoạt động trong các lĩnh vực, ngành nghề khác sử dụng:
+ Dưới 300 lao động: phải bố trí ít nhất 01 người làm công tác an toàn, vệ sinh lao động theo chế độ bán chuyên trách.
+ Từ 300 đến dưới 1.000 lao động: phải bố trí ít nhất 01 người làm công tác an toàn, vệ sinh lao động theo chế độ chuyên trách.
+ Trên 1.000 lao động: Phải thành lập phòng an toàn, vệ sinh lao động hoặc bố trí ít nhất 2 người làm công tác an toàn, vệ sinh lao động theo chế độ chuyên trách.

Người làm công tác an toàn, vệ sinh lao động theo chế độ bán chuyên trách phải đáp ứng một trong các điều kiện sau đây:
– Có trình độ đại học thuộc các chuyên ngành khối kỹ thuật;
– Có trình độ cao đẳng thuộc các chuyên ngành khối kỹ thuật; có ít nhất 01 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh của cơ sở;
– Có trình độ trung cấp thuộc các chuyên ngành khối kỹ thuật hoặc trực tiếp làm các công việc kỹ thuật; có 03 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh của cơ sở."

"Cơ sở sản xuất, kinh doanh trong các lĩnh vực, ngành nghề chế biến, bảo quản thủy sản và các sản phẩm từ thủy sản, khai khoáng, sản xuất sản phẩm dệt, may, da, giày, sản xuất than cốc, sản xuất hóa chất, sản xuất sản phẩm từ cao su và plastic, tái chế phế liệu, vệ sinh môi trường, sản xuất kim loại, đóng và sửa chữa tàu biển, sản xuất vật liệu xây dựng sử dụng:
+ Dưới 300 lao động: phải có ít nhất 01 người làm công tác y tế có trình độ trung cấp;
+ Từ 300 đến dưới 500 lao động: phải có ít nhất 01 bác sĩ/y sĩ và 01 người làm công tác y tế có trình độ trung cấp;
+ Từ 500 đến dưới 1.000 lao động: phải có ít nhất 01 bác sĩ và mỗi ca làm việc phải có 01 người làm công tác y tế có trình độ trung cấp
+ Từ 1000 lao động trở lên: phải thành lập cơ sở y tế theo hình thức tổ chức phù hợp quy định của pháp luật về khám bệnh, chữa bệnh.
Cơ sở sản xuất, kinh doanh hoạt động trong các lĩnh vực, ngành nghề khác sử dụng:
+ Dưới 500 lao động: có ít nhất phải có 01 người làm công tác y tế trình độ trung cấp;
+ Từ 500 đến dưới 1.000 lao động: có ít nhất 01 y sĩ và 01 người làm công tác y tế trình độ trung cấp;
+ Từ 1.000 lao động trở lên: phải có 01 bác sỹ và 01 người làm công tác y tế khác.

Trường hợp cơ sở không bố trí được người làm công tác y tế hoặc không thành lập được bộ phận y tế cơ sở sản xuất, kinh doanh thực hiện ký hợp đồng với cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đủ năng lực theo quy định sau đây:
+ Cung cấp đủ số lượng người làm công tác y tế theo quy định;
+ Có mặt kịp thời tại cơ sở sản xuất, kinh doanh khi xảy ra các trường hợp khẩn cấp trong thời hạn 30 phút đối với vùng đồng bằng, thị xã, thành phố và 60 phút đối vùng núi, vùng sâu, vùng xa;
và Thông báo thông tin cơ sở khám bệnh, chữa bệnh trên theo mẫu tại Phụ lục XXII ban hành kèm theo Nghị định này với Sở Y tế cấp tỉnh, nơi cơ sở có trụ sở chính."

8. Đăng ký thang bảng lương với Phòng Lao động Quận:
"- Nghị định 49/NĐ - CP : Điều 10 - trách nhiệm tổ chức thực hiện: Doanh nghiệp tổ chức xây dựng hoặc rà soát sửa đổi bổ sung thang lương, bảng lương, định mức lao động và gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp để theo dõi, kiểm tra theo quy định tại Nghị định này.
-"Điều 13 Nghị định 95/2013/NĐ-CP ban hành ngày 22 tháng 08 năm 2013 quy định xử phạm hành chính trong lĩnh vực lao động:
1. Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không gửi thang lương, bảng lương, định mức lao động đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện theo quy định.
2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng theo quy định pháp luật;
b) Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng;
c) Không công bố công khai tại nơi làm việc thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng;
d) Không thông báo cho người lao động biết trước về hình thức trả lương ít nhất 10 ngày trước khi thực hiện."

"I/. Thủ tục đăng ký thang lương, bảng lương lần đầu:
- 01 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng).
- 03 bản Thang lương, bảng lương.
- 03 bản phụ cấp lương (nếu có ).
- 03 bản công văn đăng ký hệ thống thang lương, bảng lương.
- 03 bản quy định chi tiết mô tả chức danh công việc.
II/. Thủ tục đăng ký thang lương, bảng lương lại hay thay đổi, điều chỉnh lại mức lương tổi thiểu:
+ 03 bản Thang lương, bảng lương mới.
+ 03 bản phụ cấp lương (nếu có ).
+ 01 bản thang lương, bảng lương cũ ( Phòng Lao động-TB&XH quận đã xác nhận ).
+ 3 bản công văn đăng ký hệ thống thang lương, bảng lương (theo hướng dẫn như thủ tục 1)."

"* Nếu Doanh nghiệp có từ đủ 05 lao động trở lên thì 03 bản công văn đăng ký hệ thống thang lương, bảng lương phải có xác nhận của Liên đoàn lao động quận :

a. Nếu Doanh Nghiệp không thành lập công đoàn (do LĐLĐ xem xét) thì LĐLĐ sẽ xác nhận vào công văn đăng ký thang lương, bảng lương.

(Biên bản cuộc họp Ban chấp hành công đoàn về việc thống nhất thang lương, bảng lương do doanh nghiệp xây dựng (nếu doanh nghiệp nào chưa có tổ chức công đoàn thì có biên bản của đại diện người lao động về việc thống nhất thang lương, bảng lương do doanh nghiệp xây dựng)

b. Nếu DN có thành lập BCH CS thì công văn đăng ký thang lương, bảng lương phải có Giám đốc và Chủ tịch CĐCS cùng xác nhận (có LĐLĐ xác nhận Chữ ký của Chủ tịch CĐCS)."

[Update 22/03/2024]: Nghị định 49/2013 NĐ - CP đã hết hiệu lực và bị thay thế bởi Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động 2019 về điều kiện lao động và quan hệ lao động.

Trong nghị định 145/2020 không còn quy định về việc thang lương phải gửi cơ quan quản lý nhà nước nữa mà chỉ cần công khai và có sự tham gia thỏa thuận với người lao động.
[Hết Update 220324]

[Update 21/08/25]: Bài cập nhật tương tự: "Hệ thống Quản Trị Nhân sự đáp ứng theo luật mà CEO cần xây có những gì ?"
[Hết update]

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)