Thời gian trôi như gió thoảng ngoài thềm. Mới đó đã 8 ngày từ lúc tôi viết xong bài thứ nhất về nghề tuyển dụng nhân sự. Theo sách vở thì gọi chính xác là Nghề tuyển dụng nhân lực. Tôi chợt giật mình khi đọc lại bài đó. Tôi giật mình vì chậm deadline quá rồi. Không biết cả nhà đã đọc hết bài: Nghề tuyển dụng nhân sự (lực) là nghề gì ? – phần 1 - https://goo.gl/L3UyWB chưa?. Trong bài tôi đã đi qua:

- Định nghĩa tổng quát của nghề
- Các công việc cần làm
- Quy trình cơ bản của tuyển dụng
- Lộ trình thăng tiến cho những ai dấn thân vào nghề

Và hôm nay chúng ta sẽ cùng ngồi với nhau phiếm về 2 câu hỏi:
- Năng lực cần có của một người làm nghề Tuyển dụng ?
- Các công cụ cần thiết phải có khi bắt đầu ?

Thật trùng hợp, khi viết seri bài về nghề "hot" này, tôi nhận được mail của 1 bạn:

Em chào anh ạ, Em đang là SV năm 4 theo học ngành quản trị . Em làm công tác tuyển dụng được gần 1 năm và em đang gặp khó khăn vơi công việc của mình. Công ty em thì không quan tâm tới việc đào tạo đội nhân sự. Em thì muốn phát triển lên cao về các kĩ năng, kiến thức về tuyển dụng đặc biệt là việc tìm kiếm, thu hút ứng viên. Em rất rất muốn theo đuổi ngành này nhưng lại thiếu sự chỉ dẫn vậy nên từ trước đến giờ em toàn mò mẫm tự làm.

Mong anh phản hồi sớm ạ. Em cảm ơn anh.

Đây là tôi hồi còn trẻ : )

Mail của bạn có 2 vấn đề mà chúng ta sẽ tốn rất nhiều giấy mực: Nghề tuyển dụng nội bộ (Recruiter) và Nghề dịch vụ tuyển dụng (Headhunter). Ai đang có cùng câu hỏi với bạn của tôi, vui lòng cho tôi khất vế sau. Một thời gian nữa tôi sẽ cố gắng có seri về Headhunter.

Chúng ta cùng nhau giải quyết câu hỏi tiếp theo: Năng lực cần có của một người làm nghề Tuyển dụng là năng lực gì ?. Để biết năng lực nghề nhân sự, chúng ta sẽ bắt đầu từ các mô tả công việc có từ phần trước. Sau đó lọc ra các tiêu chuẩn công việc (năng lực nghề) bằng ASK. (ASK là viết tắt của 3 từ :
+ Tri thức chuyên môn (knowledge)
+ Kỹ năng hành nghề (Skill)
+ Thái độ đối với nghề (attitude)
Đây là mô hình dùng để phân tách năng lực nghề thực hiện một công việc).

Nói về ASK, tôi đã từng chia sẻ trong bài viết ASK - Năng lực nghề nhân sự ( https://goo.gl/4icWjb )của quyển 1 (Nghề nhân sự, liệu có kiểm đủ tiền xây nhà ở thành phố ?) nhưng thực vẫn chưa kỹ. Chúng ta cứ tạm chấp nhận thế vậy. Nếu muốn tìm hiểu kỹ hơn, các bạn vui lòng đọc các bài viết sau:
- Mô hình ASK hay KSA là gì ? ( https://goo.gl/LgCwAo )
- Nguồn gốc của mô hình ASK (KAS) ? ( https://goo.gl/Aa3xuM )
- Mô hình KEEFIAS là gì ? ( https://goo.gl/5XulHw )

Theo tôi, để có thể thực hiện tốt công việc liên quan đến tuyển dụng, ai đó phải tự hoàn thiện mình sao cho:

Đầu tiên, về mặt kiến thức: Ngoài việc phải có kiến thức tổng thể về Nhân sự (chỉ cần cơ bản là được) thì chúng ta cần có những kiến thức liên quan đến tuyển dụng như : Tâm lý học trong nhân sự mảng tuyển dụng, kiến thức tổng quan về lĩnh vực mà công ty đang hoạt động, kiến thức về tổ chức và các vấn đề về xây dựng tổ chức, kiến thức về thị trường lao động như lương, cung cầu ... Nghề tuyển dụng nhân sự là nghề đòi hỏi khá nhiều về mặt kiến thức không chỉ kiến thức chuyên môn, còn là kiến thức của các vị trí cần tuyển. Chính vì thế chúng ta cần một thái độ với nghề như sau.

Thứ hai, về thái độ, như tôi nói ở trên, chuyên viên tuyển dụng cần có thái độ cầu thị với kiến thức và cái mới. Nếu như không có thái độ này, người làm tuyển dụng sẽ không thể đạt đến độ chín của nghề. Cầu thị với kiến thức phục vụ cho công việc rất nhiều. Chúng ta sẽ không thể sơ loại nếu như chúng ta không có kiến thức nền tảng với các vị trí đang tuyển. Mà để có kiến thức thì phải tự học chứ không ai có thể bắt ta học được. Chả lẽ đến việc sơ loại ra đâu là CV tốt, đâu là ứng viên ngon về mặt chuyên môn, chúng ta cũng không thể làm được ? Thái độ cầu thị với kiến thức sẽ giúp chúng ta vượt qua được rào cản "HR có biết gì về sales không mà phỏng vấn chuyên môn ?" - https://goo.gl/lMEzma

Cùng với cầu thị, theo tôi người làm nghề tuyển dụng nên luyện cho mình thái độ kiên nhẫn. Tuyển dụng không phải công việc dễ dàng. Nhất là với những công ty chưa đủ thương hiệu cũng như danh tiếng. Và có những vị trí không hề dễ tuyển tí nào. Không chỉ vậy, tuyển dụng là phải tiếp xúc với nhiều người ứng với nhiều loại công việc. Và mỗi loại công việc sẽ cho ra một loại thái độ. Kinh doanh thì thực dụng, kỹ thuật thì nói vụng, ứng viên cấp cao thì lại hay dạy đời ...

Ngoài thái độ cầu thị, kiên nhẫn, nghề tuyển dụng cũng đòi hỏi năng lực khác như nghề nhân sự:
– Thích giao tiếp với con người.
– Tư duy logic
– Công bằng
– Trung thực

Và lưu ý, làm tuyển dụng nên duy trì cho mình tư duy của người làm dịch vụ, hỗ trợ. Tại sao lại thế? Vì có thể khi gia nhập nghề được một thời gian, chúng ta sẽ vướng vào một cái bệnh đó là kênh kiệu. Những người làm tuyển dụng là người đưa cho người khác cơ hội việc làm. Do đó, chúng ta có xu hướng đặt mình cao hơn người khác, không những vậy, chúng ta còn hay mắc tật thích đánh giá người đối diện dù có phỏng vấn hay không ?

Thứ ba, về mặt kỹ năng, tôi thấy nghề tuyển dụng luôn có những kỹ năng của nhóm người xu hướng hướng ngoại. Cụ thể là kỹ năng về giao tiếp, thuyết trình, thương thuyết - đàm phán, làm việc nhóm, thuyết phục – truyền đạt, nắm bắt hiểu tâm lý người khác, xử lý tình huống. Đây là những kỹ năng mà người làm nhân sự cần có ( https://goo.gl/5IAlcP ). Tuy nhiên, người làm tuyển dụng còn phải cần nhiều hơn thế.

Kỹ năng quản lý, xây dựng và duy trì các mối quan hệ cũng quan trọng không kém gì các kỹ năng trên. Sau một thời gian làm tuyển dụng, hẳn chúng ta sẽ có một số lượng lớn các mối quan hệ. Nào là quan hệ với các ứng viên, nào là với các đồng nghiệp cùng làm tuyển dụng, nào là các đối tác... Mối quan hệ càng nhiều và càng sâu thì tỷ lệ hoàn thành công việc của chúng ta càng cao. Một ứng viên thấp cấp, sau một thời gian có thể trở thành cao cấp, một ứng viên cao cấp có thể lại là người kết nối các ứng viên cao cấp khác, đồng nghiệp cùng nghề có thể hỗ trợ nguồn ứng viên chất lượng không ngờ. Vậy thì làm sao để quản lý duy trì các mối quan hệ đó ? Câu hỏi này hay và tôi tin chúng ta sẽ còn gặp nhau ở một bài viết khác.

Dắt dây với kỹ năng trên, là kỹ năng excel. Tư duy logic cho ta cái nhìn liên kết các vấn đề còn kỹ năng excel sẽ hỗ trợ ta các công việc. Khi chúng ta đã có kỹ năng quản lý, xây dựng và duy trì các mối quan hệ thì tự khắc chúng ta hiểu rằng nên xây dựng cho mình một hệ thống dữ liệu mềm. Excel giúp ta làm điều đó. Không những vậy, nó còn giúp ta báo cáo và nhiều công việc khác.

Cuối cùng, khi ta đã có kiến thức tâm lý, kỹ năng nắm bắt hiểu tâm lý người khác, là lúc chúng ta có một kỹ năng khác. Đấy chính là kỹ năng gây ảnh hưởng và kiểm soát con người. Tôi đã từng chia sẻ trong quyển một về việc tuyển dụng có hoàn thành công việc hay không là nhờ việc có kiểm soát, điều khiển (control) được sếp hay không.

Chúng ta tạm sơ qua năng lực nghề tuyển dụng, giờ sang đến vấn đề cuối của cuối cùng: Các công cụ cần thiết cho người làm tuyển dụng phải có khi bắt đầu ?

Tất nhiên, đầu tiên lúc nào cũng cần phải có đó là bộ quy trình và các biểu mẫu của nghề. Cụ thể là các quy trình về tuyển dụng, hội nhập, báo cáo. Tôi đã nói tổng thể quy trình ở phần 1, còn biểu mẫu thì chưa. Cho nên nếu anh chị định làm nghề tuyển dụng này nên có các biểu mẫu sau (Tên các biểu mẫu này tôi đã trình bày trong quyển 2 ở seri bài viết về: Xây dựng các quy trình, tài liệu, biểu mẫu trong quản lý nhân sự của 1 công ty theo ISO như thế nào ? - https://goo.gl/dxzU3x. Xin phép cả nhà cho tôi được dẫn lại) :

NS – 01 – Quy trình tuyển dụng nhân sự ( http://goo.gl/hnJ7yg )
– NS – 01 – Quy trinh tuyen dung nhan vien ( http://goo.gl/TGiDQU )
– NS – 01 – BM13 – Thong bao tuyen dung ( http://goo.gl/1Bx2ZB )
– NS – 01 – BM12 – Bang danh gia ket qua phong van ( http://goo.gl/jXNNGP )
– NS – 01 – BM11 – Thu moi phong van ( http://goo.gl/QFOibT )
– NS – 01 – BM10 – Danh sach cau hoi phong van ( http://goo.gl/U408zE )
– NS – 01 – BM09 – Danh sach ung vien tham gia phong van ( http://goo.gl/Tb3G2w )
– NS – 01 – BM08 – Thong bao khong tuyen dung ( http://goo.gl/AFlXbX )
– NS – 01 – BM07 – Danh sach ket qua lam bai kiem tra ( http://goo.gl/JrRGPg )
– NS – 01 – BM06 – Ban tu khai ung vien ( http://goo.gl/6ZFBMJ )
– NS – 01 – BM05 – Thu moi lam bai kiem tra ( http://goo.gl/CAlbS6 )
– NS – 01 – BM04 – Ke hoach tuyen dung nhan su cty ( http://goo.gl/ZD9Pmx )
– NS – 01 – BM04 – Danh sach ung vien lam bai kiem tra ( http://goo.gl/lBwkho )
– NS – 01 – BM03 – Quyet dinh thanh lap hoi dong tuyen dung ( http://goo.gl/A9OLM5 )
– NS – 01 – BM02 – To trinh bo sung nhan su dot xuat ( http://goo.gl/CBhmak )
– NS – 01 – BM01 – Ke hoach tuyen dung don vi 6 thang ( http://goo.gl/wIbmUH )

NS – 02 – Quy trình tuyển dụng nhân sự cao cấp ( http://goo.gl/AgNRI6 )
NS – 02 – Quy trinh tuyen dung nhan su cap cao ( http://goo.gl/80UYDc )

NS – 03 – Quy trình thử việc học việc ( http://goo.gl/hVSP6b )

NS – 03 – BM01 – Quyet dinh tiep nhan nhan vien ( http://goo.gl/Yl2d2F )
NS – 03 – BM02 – Hop dong thu viec ( http://goo.gl/VUmqm4 )
NS – 03 – BM03 – Ke hoach chuan bi thu viec ( http://goo.gl/obNFg4 )
NS – 03 – BM04 – Bien ban ban giao cong cu tai san ( http://goo.gl/q2ynFp )
NS – 03 – BM05 – Chuong trinh thu viec ( http://goo.gl/Iz9xE0 )
NS – 03 – BM06 – Bang danh gia ket qua thu viec ( http://goo.gl/ENF9DR )
NS – 03 – BM07 – Hop dong lao dong ( http://goo.gl/Q6vC3m )
NS – 03 – Quy trinh thu viec, hoc viec ( http://goo.gl/Y8wdVu )

NS – 04 – Quy trình thực tập ( http://goo.gl/7K3EbA )
NS – 04 – Quy trinh thuc tap ( http://goo.gl/mwOjB2 )
NS – 04 – BM07 – Bang danh gia ket qua thuc tap ( http://goo.gl/hIlSFZ )
NS – 04 – BM06 – Bang danh gia ket qua de tai thuc tap ( http://goo.gl/AHzuz0 )
NS – 04 – BM05 – Bang danh gia ket qua thuc tap hang thang ( )
NS – 04 – BM04 – Bang cam ket thuc tap ( http://goo.gl/NdLKUn )
NS – 04 – BM03 – Chuong trinh thuc tap ( http://goo.gl/0KYAl1 )
NS – 04 – BM02 – Quyet dinh tiep nhan thuc tap ( http://goo.gl/ie8F5d )
NS – 04 – BM01 – Giay de nghi thuc tap ( http://goo.gl/tlLWQ6 )

NS – 05 – Quy định quản lý quản trị viên tập sự ( http://goo.gl/FTxJdM )
NS – 05 – Quy dinh quan tri vien tap su ( http://goo.gl/8x02v2 )
NS – 05 – BM05 – Bang danh gia ket qua tap su ( http://goo.gl/VQwNdZ )
NS – 05 – BM04 – Ke hoach chi tiet tap su theo bo phan ( http://goo.gl/zBdF5R )
NS – 05 – BM03 – Chuong trinh tap su ( http://goo.gl/J2es11 )
NS – 05 – BM02 – Ke hoach tuyen dung QTV tap su ( http://goo.gl/cMiaTu )
NS – 05 – BM01 – Phieu xac dinh nhu cau quan tri vien tap su ( http://goo.gl/RnP8zM )

NS – 08 – Quy trình đào tạo hội nhập ( http://goo.gl/loV70Z )
NS- 08 – BM01 – Chuong trinh dao tao theo chuc danh ( http://goo.gl/S8bNZu )
NS- 08 – BM02 – Ke hoach dao tao noi quy ( http://goo.gl/1mY5Sz )
NS- 08 – BM03 – Ke hoach dao tao nghiep vu ( http://goo.gl/O0661A )
NS- 08 – BM04 – Bien ban dao tao ( http://goo.gl/tokWqJ )
NS – 08 – Quy trinh dao tao hoi nhap ( http://goo.gl/Dxd67E )

Mỗi một biểu mẫu đều có một ẩn ý nhất định. Ví dụ như tại sao lại phải có phiếu yêu cầu tuyển dụng ? Vì phiếu đó sẽ tránh cho ta phải mất công khi nhu cầu tuyển dụng không phải thật, chúng ta sẽ dễ dàng lọc ra được điểm cốt yêu cần tìm người là gì ? ...

Chúng ta đã có bộ biểu mẫu rồi, tiếp theo, tôi nghĩ chúng ta nên có bộ công cụ truyền thông tin tuyển dụng, công cụ thiết kế tin tuyển dụng (photoshop), hệ thống các thư trả lời mẫu, các bảng thông tin thị trường, hòm thư riêng, các phần mềm văn phòng như pdf, rar, outlook, office.

Thôi tổng quan vậy, chúng ta sẽ dần dần trao đổi kỹ hơn về Nghề tuyển dụng ở những bài viết sau. Tôi đi gặp ứng viên của tôi đây.