Sau khi xác định xong sơ đồ các bộ phận trong công ty, việc tiếp theo trong quá trình làm cơ cấu tổ chức là xác định lộ trình phát triển của nhân viên. Đây là bài toán, băn khoăn sẽ hiện ra trong đầu bạn khi quy mô công ty vượt doanh thu một mức nào đó. Tôi thường thấy các CEO công ty có tầm doanh thu khoảng 500 tỷ trở lên (quy đổi ra vàng là 354,6 cây) mới hỏi tôi về câu hỏi này. Tôi vẫn nhớ có một lần, anh bạn CEO hỏi tôi: "Anh Cường à! Dự kiến trong khoảng 10 năm tới, công ty em sẽ bước vào quy mô 1000 tỷ. Giờ em đang suy nghĩ về lộ trình công ty sao cho 1 người công nhân có thể trở thành tổng giám đốc công ty. Vậy cách xây dựng của nó là gì?"
1. Để trả lời câu hỏi này, chúng ta cần thống nhất thuật ngữ ngạch, bậc chức danh, bậc chuyên môn.
- Ngạch là tập hợp các chức danh/ vị trí tương tự nhau về quyền hạn hoặc tính chất. Ngạch có thể bao gồm nhiều nhóm các vị trị. Ngạch có nhiều loại: Ngạch quản lý, ngạch chuyên môn, ngạch lương. Ngạch thường được sử dụng khi 1 tổ chức có quá nhiều vị trí nên cần gom lại để tiện cho việc xây dựng hệ thống Quản trị nhân sự.
Ví dụ tại các cơ quan nhà nước: Khoản 4 Điều 7 Luật Cán bộ, công chức năm 2008 định nghĩa Ngạch là tên gọi thể hiện thứ bậc về năng lực và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của công chức.
- Bậc là vị trí (điểm) dùng để duy trì trạng thái hoặc lên hoặc xuống một điểm khác. Bậc chức danh là điểm (hoặc vị trí) chức danh có cùng quyền hạn. Bậc chuyên môn là điểm (hoặc vị trí) chuyên môn có cùng bằng cấp hoặc tiêu chuẩn năng lực.
Từ 2 định nghĩa trên, chúng ta sẽ thấy Bậc và Ngạch trong bài này có cùng ý nghĩa với nhau. Mở rộng ra, trong mảng Quản trị Nhân sự ở Việt Nam có khá nhiều thuật ngữ có nhiều nghĩa khi nói trong các tình huống khác nhau. Thuật ngữ Ngạch và Bậc là 1 trong số chúng. Nếu được đề xuất thì tôi đề nghị chúng ta dùng từ Ngạch khi nói đến một nhóm chức danh hoặc vị trí có cùng quyền hạn hoặc điều kiện chuyên môn tương tự nhau.
Như vậy, trong tình huống đầu bài, anh CEO đang muốn nói về lộ trình công danh và các ngạch chức danh và ngạch chuyên môn.
2. Sau khi thống nhất thuật ngữ, để dễ hình dung chúng ta tưởng tượng ngạch chức danh và ngạch chuyên môn như là 2 đường thẳng ở 2 chiều không gian khác nhau và đều bắt đầu từ thấp tới cao.
Ví dụ, chúng ta có 1 công ty với:
- Ngạch chức danh: Nhân viên, Quản lý cấp trung, Quản lý cấp cao, Lãnh đạo.
- Ngạch chuyên môn: Nhân viên, Chuyên viên, Chuyên viên cao cấp, Chuyên gia, Chuyên gia cao cấp.
Một nhân viên A làm ở vị trí Kinh doanh thuộc ngạch chức danh Nhân viên, nhưng có bằng thạc sỹ nên thuộc ngạch chuyên môn Chuyên viên cao cấp. Bạn A này hiện đang ở 2 ngạch (Chức danh Nhân viên, chuyên môn Chuyên viên cao cấp). Tương tự, một nhân viên B làm ở vị trí Nhấn ự thuộc ngạch chức danh Nhân viên, và có bằng Cao đẳng nên thuộc ngạch chuyên môn Nhân viên. Bạn B hiện đang ở 2 ngạch (Chức danh Nhân viên, chuyên môn Nhân viên). Một nhân viên C, làm trưởng phòng Quản lý chất lượng thuộc ngạch chức danh Quản lý cấp cao, nhưng có bằng đại học nên ngạch chuyên môn Chuyên viên.
Dựa vào ví dụ này, hi vọng bạn đã thống nhất được cùng tôi nhận định: Một nhân viên, khi họ dù ở ngạch chuyên môn nào (chuyên viên, chuyên gia...) thì không thể nhận định họ là một quản lý nếu như họ không thuộc một trong 3 ngạch chức danh (Quản lý cấp trung, Quản lý cấp cao, Lãnh đạo) ở trên.
3. Cách thức xác định số lượng ngạch và chuyên môn
Sau khi hình dung được sự khách nhau giữa ngạch quản lý và ngạch chuyên môn, chúng ta quay lại với đầu bài và cùng xác định số lượng ngạch và chuyên môn. Công thức để tôi xác định số lượng như sau:
* Số ngạch chuyên môn = Thời gian công ty (giám đốc điều hành) hi vọng nhân viên sẽ gắn bó với tổ chức / Thời gian trung bình đào tạo 1 lần
Ví dụ:
- Thời gian Giám đốc hi vọng nhân viên sẽ gắn bó với tổ chức (hoặc lành nghề): 10 năm.
- Thời gian trung bình đào tạo 1 lần: 2 năm.
- Số ngạch chuyên môn: 10/2 = 5 ngạch.
Lưu ý: Khi bước vào tìm hiểu và xây dựng hệ thống Quản trị năng lực, công thức này để xác định số bậc thợ lành nghề.
* Số ngạch chức danh = Thời gian Giám đốc hi vọng nhân viên sẽ gắn bó với tổ chức / Thời gian trung bình lên 1 chức danh.
Ví dụ:
- Thời gian Giám đốc hi vọng nhân viên sẽ gắn bó với tổ chức: 10 năm.
- Thời gian trung bình lên chức danh: 3 năm.
- Số ngạch quản lý: 10/3 = 3,333 làm tròn thành 4 ngạch.
Bên cạnh đó, khi xác định số ngạch chức danh, chúng ta cũng cần phân tích lại theo nguyên tắc phân lớp quản lý để tính toán. Nguyên tắc phân lớp quản lý là nguyên tắc cho chúng ta biết 1 quản lý có thể chỉ huy được tối đa bao nhiêu người (Thông thường là 1 quản lý có thể chỉ huy được 7 người). Chúng ta sẽ dựa trên quy mô số lượng nhân viên dự kiến sẽ có (dựa vào chiến lược hoặc tầm nhìn), sau đó dùng nguyên tắc phân lớp 1 - 7 để tính dần số lượng quản lý tuyến trên. Cứ mỗi 1 tuyến, chúng ta tính thêm 1 ngạch.
Ví dụ công X nọ có số nhân viên tối đa trong công ty dự kiến: 75 nhân viên.
- Như vậy số quản lý tuyến trên (cấp cơ sở) cần có: 75/7 = khoảng 10 quản lý cấp cơ sở.
- Số quản lý tuyến cao hơn (cấp trung) cần có: 10/7 = 1,4 làm tròn thành 2 quản lý cấp trung.
Do số quản lý tuyến cao là 1,4 cho nên chúng ta không cần thêm 1 lớp (tuyến) quản lý cấp cao hơn. Vì vậy, công ty X có 3 ngạch quản lý.
Chú ý: Tôi xin nhắc lại, chúng ta có thể gọi là bậc nếu ý nghĩa giữa ngạch và bậc giống nhau.
4. Xác định tên và tiêu chí xếp loại vị trí vào ngạch chức danh và chuyên môn:
Sau khi đã có số ngạch chức danh hoặc chuyên môn, công việc cuối cùng là đặt tên và xác định tiêu chí để sắp sắp xếp các vị trí vào từng ngạch. Do đây là quản trị nhân sự nên chúng ta sẽ không có công thức chung mà tùy vào công ty để xác định các tiêu chí cũng như đặt tên. Hoạt động này còn có một cách gọi khách là "quy hoạch cán bộ".
* Về việc đặt tên cho các ngạch, mặc dù là tùy vào văn hóa công ty nhưng thông thường cách đặt tên nó thường mang hàm ý ngạch sau cao hơn ngạch trước. Ví dụ giống như trên:
- Ngạch chức danh: Nhân viên, Quản lý cấp trung, Quản lý cấp cao, Lãnh đạo.
- Ngạch chuyên môn: Nhân viên, Chuyên viên, Chuyên viên cao cấp, Chuyên gia, Chuyên gia cao cấp.
* Về việc xác định các tiêu chí để sắp xếp vị trí, các tiêu chí này thường được dùng là các yếu tố ảnh hưởng đến giá trị công việc (Vui lòng xem quyển Quyển 6: "Tái tạo Nhân sư - Nâng cấp hệ thống tổng đãi ngộ (total reward) tổ chức theo mô hình lương 3P" phần xác định các tiêu chí đánh giá giá trị công việc để hiểu rõ hơn)
- Đối với ngạch chuyên môn: Các tiêu chí thường gắn với các yếu tố đầu vào như sau:
+ Yêu cầu Học vấn và đào tạo: Với yếu tố này, chúng ta có thể phân thành các nhóm như: Dưới phổ thông; Trung cấp (qua đào tạo từ 18-24 tháng); Cao đẳng; Đại học/ Sau đại học
+ Yêu cầu đầu vào là kỹ năng: Dựa trên số điểm kỹ năng có được.
+ Yêu cầu Kinh nghiệm chuyên môn trong công việc: Không cần kinh nghiệm; Mức 2 Kinh nghiệm với các công việc được tiêu chuẩn hoá 1 - 2 năm; Kinh nghiệm về lĩnh vực phụ trách để đảm nhiệm vị trí từ 3 - 4 năm; Kinh nghiệm bao quát về bộ phận từ 5 - 6 năm...
+ Yêu cầu Kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan: Không cần kinh nghiệm; Kinh nghiệm có kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan trên 1 năm; Kinh nghiệm có kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan từ 2 -3 năm; Kinh nghiệm có kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan từ 4-5 năm...
+ Yêu cầu Kinh nghiệm trong công ty (thâm niên): Không cần kinh nghiệm; Kinh nghiệm có kinh nghiệm trong công ty (thâm niên) trên 1 năm; Kinh nghiệm có kinh nghiệm trong công ty (thâm niên) từ 2 -3 năm; Kinh nghiệm có kinh nghiệm trong công ty (thâm niên) từ 4-5 năm...
+ Yêu cầu Trình độ ngoại ngữ: Không cần khả năng về ngoại ngữ; Khả năng ngoại ngữ rất hạn chế. Vị trí công việc này có thể biết một vài cụm từ nhưng không thể giao tiếp bằng ngoại ngữ được; Khả năng ngoại ngữ rất hạn chế trong nhiều tình huống quen thuộc, tuy nhiên vị trí công việc có thể hiểu được và truyền đi các thông tin đơn giản...
+ Mức độ hiểu biết công việc đang làm: Không cần hiểu biết về quy trình hoặc lý thuyết trong công việc; Hiểu biết ở mức thấp một số các qui trình làm việc thường lệ hàng ngày lặp đi lặp lại, không cần lý thuyết; Hiểu biết một số qui trình và thực tế công việc, trong đó có thể một số công việc không mang tính chất hàng ngày lặp đi lặp lại đòi hỏi phải có những hiểu biết cơ bản về lý thuyết công việc; Hiểu biết một số qui trình và thực tế công việc, trong đó phần lớn là những công việc không mang tính chất hàng ngày lặp đi lặp lại đòi hỏi phải có những hiểu biết trung bình về lý thuyết công việc. Có thể đào tạo được người khác về chuyên môn...
+ Mức độ hiểu biết công việc liên quan: Không cần hiểu biết lý thuyết cơ bản về lĩnh vực khác; Hiểu biết thêm về lý thuyết cơ bản 1 lĩnh vực khác; Hiểu biết thêm về lý thuyết cơ bản 2 lĩnh vực khác...
Ví dụ như ngạch chuyên gia bao gồm các vị trí đạt các yêu cầu sau:
+ Yêu cầu Học vấn và đào tạo: Đại học/ Sau đại học.
+ Yêu cầu đầu vào là kỹ năng: Cần > 20 điểm kỹ năng.
+ Yêu cầu Kinh nghiệm chuyên môn trong công việc: Kinh nghiệm bao quát về bộ phận từ 5 - 6 năm...
+ Yêu cầu Kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan: Kinh nghiệm có kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan từ 4-5 năm...
+ Yêu cầu Kinh nghiệm trong công ty (thâm niên): Kinh nghiệm có kinh nghiệm trong công ty (thâm niên) trên 1 năm;
+ Yêu cầu Trình độ ngoại ngữ: Khả năng ngoại ngữ rất hạn chế trong nhiều tình huống quen thuộc, tuy nhiên vị trí công việc có thể hiểu được và truyền đi các thông tin đơn giản...
+ Mức độ hiểu biết công việc đang làm: Hiểu biết một số qui trình và thực tế công việc, trong đó phần lớn là những công việc không mang tính chất hàng ngày lặp đi lặp lại đòi hỏi phải có những hiểu biết trung bình về lý thuyết công việc. Có thể đào tạo được người khác về chuyên môn.
+ Mức độ hiểu biết công việc liên quan: Hiểu biết thêm về lý thuyết cơ bản 1 lĩnh vực khác; Hiểu biết thêm về lý thuyết cơ bản 2 lĩnh vực khác.
- Đối với ngạch chức danh: Các yếu tố để sắp xếp các vị trí vào từng ngạch thường gắn với nhiều yếu tố như:
+ Yêu cầu Đầu vào của vị trí để xếp ngạch bao gồm các yếu tổ nhỏ hơn: Bằng cấp; Kinh nghiệm quản lý; Kinh nghiệm chuyên môn
+ Yêu cầu Vận hành của vị trí bao gồm các yếu tố: Loại NV dưới quyền trực tiếp; Mức độ tự chủ công việc; Trách nhiệm với nhóm người; Trách nhiệm với quy trình và kết quả công việc; Sự quan trọng của phối hợp công việc; Độ khó về phân tích vấn đề; Mức độ sáng tạo trong công việc; Số lượng bộ phận phòng ban được phân công phụ trách.
+ Sản phẩm hoặc kết quả đầu ra công việc: Sản phẩm hoặc quyết định tác động đến kết quả chung; Sản phẩm hoặc quyết định tác động đến người khác.
Ví dụ chúng ta có các ngạch Quản lý: Lãnh đạo; Quản lý cấp cao; Quản lý cấp trung; Quản lý cấp cơ sở; Quản lý cấp thấp; Nhân viên. Các vị trí thuộc ngạch quản lý cấp thấp cần đạt các yêu cầu:
+ Yêu cầu Đầu vào của vị trí để xếp ngạch: Bằng cấp (Tối thiểu Không cần bằng cấp); Kinh nghiệm quản lý (Tối thiểu 0 năm); Kinh nghiệm chuyên môn (Tối thiểu 1 năm).
+ Yêu cầu Vận hành của vị trí: Loại NV dưới quyền trực tiếp (Có nhân viên trực tiếp dưới quyền); Mức độ tự chủ công việc (Công việc được kiểm soát tối thiểu theo kết quả của từng công đoạn. Vị trí công việc có một số quyền chủ động trong quá trình thực hiện của từng công đoạn); Trách nhiệm với nhóm người (Chịu trách nhiệm đối với kết quả công việc của một nhóm người); Trách nhiệm với quy trình và kết quả công việc (Chịu trách nhiệm đối với kết quả công việc của một công đoạn nghiệp vụ); Sự quan trọng của phối hợp công việc (Sự phối hợp với bên trong và ngoài có vai trò quan trọng với bản thân vị trí công việc và cả những cá nhân khác trong tổ chức); Độ khó về phân tích vấn đề (Vấn đề tối thiểu có độ khó khăn thấp cần có chút ít phân tích; Mức độ sáng tạo trong công việc(Công việc tối thiểu đòi hỏi phải có một số cải tiến, sáng tạo nằm ngoài những tiến trình tiêu chuẩn thông thường); Số lượng bộ phận phòng ban được phân công phụ trách (Phụ trách tổ đội, nhóm).
+ Sản phẩm hoặc kết quả đầu ra công việc: Sản phẩm hoặc quyết định tác động đến kết quả chung (Có tác động nhưng không đáng kể lên kết quả công việc chung của tổ chức); Sản phẩm hoặc quyết định tác động đến người khác (Phạm vi ảnh hưởng có tác động đến các đồng nghiệp, cá nhân khác trong cùng một đơn vị, bộ phận).
Nguyễn Hùng Cường
