Sau một chặng đường dài, cuối cùng, công việc triển khai (xây dựng hoặc nâng cấp) Cơ cấu tổ chức của chúng ta cũng bước vào giai đoạn 4: Triển khai áp dụng cơ cấu tổ chức mới. Tôi hay gọi công việc triển khai đó bằng từ "làm". Nếu việc làm cơ cấu phục vụ cho việc mở rộng công ty thì việc áp dụng cơ cấu tổ chức mới rất thuận tiện. Tuy nhiên nếu ngược lại, làm cơ cấu phục vụ cho việc tinh giảm quy mô công ty thì mọi việc sẽ trở nên khó khăn hơn nhiều.

Dưới đây là một số tình huống về tinh giảm:
Tình huống 1: "Chào thầy và các anh chị, đó ảnh hưởng tình hình chung doanh nghiệp mình phải cơ cấu lại nhân sự theo hướng tinh giảm. Thầy và các anh/ chị có tài liệu về vấn đề này ko ạ cho mình xin tham khảo về kinh nghiệm/ Phương pháp tổ chức lại bộ máy nhân sự khi tái cơ cấu hay những lời khuyên pháp lý cho vấn đề này."

Tình huống 2: "Em chào các anh chị ạ, hiện bên em làm về lĩnh vực vận tải hàng xuất nhập tải cảng, do sản lượng giảm ảnh hưởng đến kinh doanh và dòng tiền vận hàng, nên sếp cũng muốn thực hiện việc giảm nhân sự, bao gồm giảm người, giảm lương, nghỉ chờ việc ạ, em chưa có kinh nghiệm trong hoạt động này, nhờ các anh chị có kinh nghiệp có thể hỗ trợ chia sẻ thêm giúp em với ạ. Công ty em hiện đang trong tình trạng tiền đang không đủ vận hành và chậm lương ạ! Em xin cảm ơn!"

Tình huống 3: "Công ty tôi trong lĩnh vực công nghệ thông tin, cũng đã hoạt động 15 năm rồi. Nhưng toàn bộ hệ thống chạy không theo chuẩn chung nhất định. Hiện nay tình hình nhân sự có những bất ổn, tinh thần nhân viên làm việc sa sút và bất mãn. Do công ty không có chính sách chế độ rõ ràng, lương, thưởng, đánh giá toàn là theo cảm tính và nhiều vấn đề khác. Hiện tại công ty đang có dự định sẽ đưa ra một kế hoạch tạm gọi là kế hoạch tái cơ cấu, tinh giảm lao động, một mặt là giảm bớt những nhân sự làm việc không hiệu quả, một mặt là thúc đẩy tinh thần làm việc nhân viên. Cấp trên giao cho bên nhân sự trong vòng 1 tháng phải tìm hiểu, xây dựng và vạch ra các bước để làm sao thực hiện được kế hoạch này và đầu tháng 9 phải trình bày trước Ban Giám Đốc. Xin anh vài dòng tư vấn giúp với ạ!"

Tổng thể các tình huống đều bắt nguồn từ việc làm ăn đi xuống và doanh nghiệp muốn tái cơ cấu tổ chức. Làm nhân sự, tôi tự hỏi, có mấy khi bạn được làm trong giai đoạn công ty tái cơ cấu? Và nếu như bạn bảo bạn đã từng trải qua giai đoạn đó thì tôi thật lòng chúc mừng bạn. Bạn đã có thêm ít công lực trong môn Nhân sự này. Tại sao tôi lại nói vậy? Vì thường 1 công ty tái cơ cấu là lúc công ty đó sẽ phải làm lại rất nhiều vấn đề từ kinh doanh cho đến kỹ thuật. Dù làm cái gì thì hay tái cơ cấu ra sao thì Nhân sự cũng là vấn đề được lôi ra mổ xẻ. Công ty coi trọng Nhân sự thì việc của Nhân sự nhiều. Công ty ít coi trọng hơn thì việc ít nhưng chắc chắn sẽ có. Có thể bạn sẽ buột miệng nói: Tôi cũng đã từng làm ở công ty tại thời điểm tái cơ cấu và tôi thấy chả có việc gì nhân sự phải làm cả. Tin tôi đi, tôi nói ra điều này có thể hơi sốc với bạn. Nhưng bạn đúng là kẻ bất tài. Không biết bạn có tự ái không nhưng tôi nghĩ như vậy. Tái cơ cấu mà Nhân sự lại không phải làm việc gì ? Giỡn hoài.

Khi công ty tái cơ cấu thì Nhân sự phải làm những việc gì? Mỗi 1 công ty sẽ có những vấn đề riêng và sẽ có cách giải quyết khác nhau. Nếu bạn đi theo hướng dẫn của tôi thì chúng ta cần đi qua 3 giai đoạn (Giai đoạn 1: Xác định Chiến lược và quan điểm quản trị; Giai đoạn 2: Xác định cơ cấu tổ chức toàn công ty - thượng tầng; Giai đoạn 3: Xác định cơ cấu tổ chức bộ phận - hạ tầng) trước khi vào giai đoạn 4 tiến hành áp dụng. Ở giai đoạn 4, như đã viết ở đầu bài, nếu tái cơ cấu để phục vụ cho chiến lược tổng thể là tấn công (mở rộng công ty) thì rất thuận tiện áp dụng. Nhưng nếu ngược lại thì chúng ta cần lên kế hoạch Downsize (cắt giảm quy mô nhân sự).

Chúc bạn không phải nằm trong danh sách bảng phong thần. Kết lại của bài viết: Khi bạn làm nhân sự và bạn biết công ty chuẩn bị tái cơ cấu thì việc của bạn đó là:

Đây là kế hoạc tôi sẽ triển khai khi gặp bài toán này. Cơ bản, thì dự án có những bước sau:
1. Họp trao đổi, bàn bạc ban đầu, thống nhất tinh thần cắt giảm (Kick-off)
2. Lập kế hoạch triển khai.
2.1 Kế hoạch tổng thể.
2.2 Dự trù chi phí triển khai.
2.3 Đánh giá mức độ ảnh hưởng.
2.4 Kế hoạch chi tiết các vị trí cần cắt giảm số lượng nhân viên.

3. Xây dựng hệ thống tiêu chí, chính sách, tài liệu cắt giảm quy mô nhân viên.
3.1 Tiêu chí năng lực vị trí.
3.2 Tiêu chí đánh giá mức độ phù hợp văn hóa.
3.3 Tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc.
3.4 Chính sách cho các trường hợp sa thải.

4. Xây dựng chương trình truyền thông (PR) nội bộ trấn an những người ở lại.
5. Xây dựng trình tự thủ tục (quy trình) cắt giảm đáp ứng yêu cầu của luật.
6. Tiến hành đánh giá nhân viên và cắt giảm thử nghiệm.
7. Đánh giá nhân viên theo các tiêu chí cắt giảm và lên danh sách cần cắt giảm.
8. Truyền thông nội bộ trấn an và tiến hành cắt giảm theo quy trình thủ tục.
9. Phân tích tổng thể và viết báo cáo.
10. Nghiệm thu và Ký nhận.

Sau khi có kế hoạch tổng thể, chúng ta sẽ cần có các kế hoạch chi tiết các vị trí cần cắt giảm số lượng nhân viên. Đây là mẫu:

Và đây là kết quả:

Tuy nhiên đây mới là kế hoạch nhưng chưa có bảng tiêu chí. Để đưa ra được bảng phong thần (danh sách nhân viên bị cắt giảm), người ta sẽ cần bộ tiêu chí đánh giá. Chúng ta sẽ lấy bộ tiêu chí đó ở đâu? Với kinh doanh hay "lính chiến" thì dễ quá rồi. Doanh số là điều cốt yếu, chí ít thì doanh số cũng phải đủ để lính tự nuôi lính. Nhưng dù sao thì lính chiến cũng ít bị cắt giảm hơn so với lính hỗ trợ. Lính hỗ trợ là lính làm những công việc rất khó đo đếm. Vậy thì có cái gì là tiêu chí cắt giảm theo tôi quan sát (ở một số công ty) thì đó vẫn là nhìn mặt bắt hình dong: Đầu tiên là cắt giảm thằng nào xấu xí trước. Sau đó là cắt giảm thằng nào giao tiếp kém cỏi (đại loại là không biết nói năng, không biết chào sếp, không biết nịnh sếp ...). Tiếp nữa là đến thằng bị dớp (tức là thằng bị sếp mắng nhiều quá). Cuối cùng yếu tố được việc hay không được việc mới được xét đến. Vậy đó những thứ bạn nghĩ chỉ là thứ phụ nhưng thực ra nó là thứ đầu tiên người ta nghĩ đến. Vì vậy hãy cẩn thận với những thứ đó. Đừng cứ nghĩ ta giỏi là ổn. Đôi khi bạn giỏi nhưng sếp lại không biết nhưng bạn ăn mặc xấu thì sếp biết ngay. Tuy nhiên nếu làm bài bản, để đánh giá một nhân viên có phù hợp và được giữ lại hay không, chúng ta nên dựa trên 3 tiêu chí: Năng lực, hiệu quả công việc, các yếu tố phù hợp văn hóa. Dưới đây là bảng đánh giá năng lực:

Sau khi có các bảng đánh giá rồi thì đưa vào bảng tổng hợp. Ví dụ như đây là bảng tổng hợp của phòng kinh doanh:

Cách này có vẻ khoa học và hiệu quả. Mọi người có thể đối chiếu thêm cách của anh Nguyen Phat Huy ( Làm thế nào để biết nhân viên nào cần đuổi … - http://goo.gl/RCMmKi )

Khi dự án tái cấu trúc đi đến giai đoạn cuối là lúc sóng thần nổ ra. Sẽ có từng đợt từng đợt cắt giảm nhân sự. Mỗi đợt là lúc sẽ có người Quit Playing Game. Cắt giảm biên chế có vẻ như diễn ra âm thầm không ai hay không ai biết. Từng người một hôm nay ta gặp nhưng hôm sau lại không thấy. Mọi việc dường như bình thường nhưng ai cũng biết điều-mà-ai-cũng-biết-là-điều-gì-đấy. Khi một bảng phong thần được đưa ra thì phòng Nhân sự sẽ biết. Việc "trảm lính" (nhân viên) thường được giao cho các "tướng" (trưởng phòng). Nhưng đôi khi có tướng lại giẫy trách nhiệm và thế là phòng Nhân sự lại phải nhận công việc khó khăn này. Đầu tiên thì là tướng sẽ gọi lính ra 1 chỗ nào đó kín đáo. Rồi thì tỉ tê. Rồi thì đàm phán. Rồi thì đe dọa ... Nói chung là đủ trò. Đế cuối cùng thì lính lại chịu phần thiệt về mình: Chấp nhận tên mình trong bảng phong thần. Sau đó thì nhẹ nhàng đến phòng Nhân sự làm thủ tục. Và hôm sau họ biến mất không để lại vết tích.

Chú ý: Khi làm các phương án cắt giảm thì cần phải chú ý các vấn đề về luật. Phương án tốt nhất là làm sao để thuyết phục các bên thuận tình chấm dứt hợp đồng. Còn không thì phải đưa được những nhân viên trong diện cắt giảm vào thế chấm dứt hợp đồng đúng luật: Lý do công ty khó khăn cần tái cơ cấu. Trình tự thủ tục (quy trình) giải thể một bộ phận khi doanh nghiệp gặp khó khăn cần tái cơ cấu như sau:
- Bước 1: Rà soát lại tất cả hợp đồng lao động của phòng ban sắp giải thể
- Bước 2: Soạn đơn đề nghị Sở lao động thương binh hướng dẫn thủ tục (không bắt buộc)
- Bước 3: Trao đổi với công đoàn phương án giải quyết (thủ tục nội bộ, luật không yêu cầu)
- Bước 4: Tổ chức đối thoại nơi làm việc
- Bước 5: Ban hành quyết định thay đổi cơ cấu
- Bước 6: Xây dựng phương án sử dụng lao động (có tham gia và xác nhận công đoàn)
- Bước 7: Thông báo cho người lao động về quyết định thay đổi cơ cấu (thủ tục nội bộ, luật không yêu cầu)
- Bước 8: Ưu tiên đào tạo lại NLĐ để tiếp tục sử dụng nếu sắp xếp được vị trí việc làm mới (không áp dụng nếu không có vị trí mới)
- Bước 9: Tổng hợp lại phản hồi của NLĐ (thủ tục nội bộ, luật không yêu cầu)
- Bước 10: Trao đổi với công đoàn về các phản hồi và thống nhất phương án giải quyết cho người lao động nghỉ việc.
- Bước 11: Thông báo cho sở LĐ TBXH về việc chấm dứt (nay là sở Nội vụ)
- Bước 12: 30 ngày sau làm thông báo chấm dứt HĐLĐ (nếu có thời hạn); 45 ngày (nếu là HĐLĐ không có thời hạn).
- Bước 13: Thanh thoán xong chế độ cho người lao động trong thời hạn 7 ngày làm việc sau khi có thông báo chấm dứt.

Mức bồi thường tái cơ cấu:
- Trợ cấp mất việc làm (điều 47): Mỗi năm làm việc trả 01 tháng tiền lương nhưng ít nhất bằng 02 tháng tiền lương. Công thức: Trợ cấp mất việc = 1 * Thời gian làm việc để tính trợ cấp thôi việc * Tiền lương để tính trợ cấp mất việc.
- Điều kiện trợ cấp mất việc làm: Theo quy định của luật lao động hiện tại (tại khoản 11 Điều 34 của Bộ luật lao động 2019)

Xin gửi bạn 1 số điều luật lao động liên quan đến tình huống cắt giảm vì lý do tái cơ cấu:

Điều 34. Các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động
"1. Hết hạn hợp đồng lao động, trừ trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 177 của Bộ luật này.
2. Đã hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động.
3. Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.
...
11. Người sử dụng lao động cho người lao động thôi việc theo quy định tại Điều 42 và Điều 43 của Bộ luật này."

Điều 42. Nghĩa vụ của người sử dụng lao động trong trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế
"1. Những trường hợp sau đây được coi là thay đổi cơ cấu, công nghệ:
a) Thay đổi cơ cấu tổ chức, tổ chức lại lao động;
b) Thay đổi quy trình, công nghệ, máy móc, thiết bị sản xuất, kinh doanh gắn với ngành, nghề sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động;
c) Thay đổi sản phẩm hoặc cơ cấu sản phẩm.
2. Những trường hợp sau đây được coi là vì lý do kinh tế:
a) Khủng hoảng hoặc suy thoái kinh tế;
b) Thực hiện chính sách, pháp luật của Nhà nước khi cơ cấu lại nền kinh tế hoặc thực hiện cam kết quốc tế.
3. Trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ mà ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động thì người sử dụng lao động phải xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động theo quy định tại Điều 44 của Bộ luật này; trường hợp có chỗ làm việc mới thì ưu tiên đào tạo lại người lao động để tiếp tục sử dụng.
4. Trong trường hợp vì lý do kinh tế mà nhiều người lao động có nguy cơ mất việc làm, phải thôi việc thì người sử dụng lao động phải xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động theo quy định tại Điều 44 của Bộ luật này.
5. Trong trường hợp người sử dụng lao động không thể giải quyết được việc làm mà phải cho người lao động thôi việc thì phải trả trợ cấp mất việc làm theo quy định tại Điều 47 của Bộ luật này.
6. Việc cho thôi việc đối với người lao động theo quy định tại Điều này chỉ được tiến hành sau khi đã trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên và thông báo trước 30 ngày cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và cho người lao động."

Điều 47. Trợ cấp mất việc làm
"1. Người sử dụng lao động trả trợ cấp mất việc làm cho người lao động đã làm việc thường xuyên cho mình từ đủ 12 tháng trở lên mà bị mất việc làm theo quy định tại khoản 11 Điều 34 của Bộ luật này, cứ mỗi năm làm việc trả 01 tháng tiền lương nhưng ít nhất bằng 02 tháng tiền lương.
2. Thời gian làm việc để tính trợ cấp mất việc làm là tổng thời gian người lao động đã làm việc thực tế cho người sử dụng lao động trừ đi thời gian người lao động đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật về bảo hiểm thất nghiệp và thời gian làm việc đã được người sử dụng lao động chi trả trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm.
3. Tiền lương để tính trợ cấp mất việc làm là tiền lương bình quân của 06 tháng liền kề theo hợp đồng lao động trước khi người lao động mất việc làm.
4. Chính phủ quy định chi tiết Điều này."

Nói chung, những điều luật này không lỗi thời nên tôi tin nó sẽ còn được duy trì rất lâu. Bạn nhớ đọc và tuân thủ theo luật khi tiến hành hoạt động cắt giảm vì tái cơ cấu kẻo khi bị kiện ra tòa, nguy cơ thua và đền với kinh phí rất lớn.

Trong trường hợp cắt giảm số lượng lớn, chúng ta cũng cần phải báo cáo với cơ quan nhà nước. Đây là gợi ý về thủ tục Sắp xếp lao động dôi dư, cắt giảm nhân sự số lượng lớn lao động dôi dư theo hình thức tái cơ cấu:

+ Bước 1: trao đổi với tổ chức đại diện tập thể lao động cơ sở (công đoàn cơ sở) về việc cho người lao động thôi việc vì lí do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lí do kinh tế.
+ Bước 2: Doanh nghiệp lập danh sách toàn bộ số lao động của công ty, đơn vị tại thời điểm quyết định sắp xếp.
+ Bước 3: Lập danh sách lao động cần sử dụng, lao động không có nhu cầu sử dụng.
1. Phương án sử dụng lao động phải có những nội dung chủ yếu sau đây:
a) Danh sách và số lượng người lao động tiếp tục được sử dụng, người lao động đưa đi đào tạo lại để tiếp tục sử dụng;
b) Danh sách và số lượng người lao động nghỉ hưu;
c) Danh sách và số lượng người lao động được chuyển sang làm việc không trọn thời gian; người lao động phải chấm dứt hợp đồng lao động;
d) Biện pháp và nguồn tài chính bảo đảm thực hiện phương án.
2. Khi xây dựng phương án sử dụng lao động phải có sự tham gia của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở.
+ Bước 4: Công ty, đơn vị phối hợp với Ban chấp hành công đoàn tổ chức Đại hội để cho ý kiến về danh sách lao động.
+ Bước 5: Hoàn thiện phương án giải quyết lao động dôi dư để trình cơ quan có thẩm quyền giải quyết (thông thường trình trước 30 ngày trừ trường hợp giải thể công ty).
+ Bước 6: Ra quyết định cho thôi việc gửi tới người lao động sau khi đã đủ thời hạn thông báo trước 30 ngày cho cơ quan quản lí nhà nước về lao động cấp tỉnh.
+ Bước 7: Tiến hành trả trợ cấp mất việc cho người lao động.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)