Hôm nay tôi quyết định đăng nhập lại tài khoản FB phụ của tôi. Nick này được tôi dùng khi nick chính bị khóa giai đoạn Covid. Lâu mới vào nick cũ thấy vui vui nên tôi lại dành thời gian để viết bài. Tiếp tục chuỗi bài tề gia trị quốc, thân mời bạn cùng đọc.

Tình huống: "Em chào anh. Em đang xây dựng lại bộ VHDN theo đúng như bài hướng dẫn của anh. Em đi theo bài này: "Muốn Tề gia – Trị quốc cần xây dựng văn hóa tổ chức (gia đình, doanh nghiệp) bài bản" và bài "Phân cấp văn hóa doanh nghiệp như thế nào?". Các bước em làm như sau:
1. Em xác định ra niềm tin cốt lõi và tính cách của bản thân mình
2. Từ cái Niềm tin cốt lõi đó em định hình ra Giá trị cốt lõi của Doanh nghiệp
3. Em xây dựng tầm nhìn và sứ mệnh dựa trên những giá trị cốt lõi mà em tạo ra

Hiện em đang ở bước 4. Là khi có Giá trị cốt lõi rồi thì làm sao để dạy và đào tạo mọi người, biến cái GTCL đó từ văn bản thành những thứ sống động ngoài đời thực và mọi người đi theo nó hàng ngày. Em muốn hỏi anh chút về cách xây dựng bộ tiêu chuẩn hành vi nhằm mục tiêu duy trì, gìn giữ các giá trị cốt lõi trong văn hoá. Anh có tài liệu nào về phần này cho em xin tham khảo với ạ. Em cảm ơn anh."

Đây là câu hỏi của anh bạn CEO với băn khoăn muốn tạo ra một nét văn hóa cho tổ chức mình. Khi anh đã hoàn thành được 3 mục ở trên tức là anh đã vẽ ra được 3 vòng tròn lõi trong mô hình 6 vòng tròn văn hóa doanh nghiệp. Dưới đây là ví dụ công ty tôi.

Có được vòng tròn văn hóa lõi, để đưa chúng vào thực tế, với kinh nghiệm của bản thân tôi làm như sau:
1. Tiếp tục tưởng tượng ra 1 linh vật đại diện cho văn hóa và con người có 3 vòng tròn lỗi ở trên.
2. Đưa các thông tin đó vào 1 file mềm có tên là "Giới thiệu văn hóa công ty", để vào 1 khu vực lưu trữ chung để ai cũng có thể tiếp cận.
3. Đưa các giá trị lõi vào tranh cổ động, in và treo trang trí toàn công ty.
4. Nếu có tiền thì thiết kế lại văn phòng công ty cho phù với văn hóa
5. Chuyển thể các giá trị đó vào trong nội quy, chính sách công ty.
6. Duy trì liên tục việc họp hàng tháng nhắc toàn công ty nhớ về văn hóa (nếu công ty nhỏ). Một số công ty còn yêu cầu nhân viên tuyên thệ giống kiểu chào cờ vào thứ 2 đầu tháng khi họp.
7. Nếu là công ty lớn, đào tạo trưởng bộ phận và những người quan trọng hiểu và nắm được tinh thần văn hóa (bồi dưỡng chính trị sơ cấp, trung cấp và cao cấp).
8. Liên tục giáo dục tư tưởng định kì toàn bộ nhân viên (các buổi học tập chính trị tư tưởng)
9. Yêu cầu các bộ phận và trưởng bộ phận duy trì hoạt động truyền thông về văn hóa (tổ chức các buổi sinh hoạt chính trị kiểu ta nói cho nhau hiểu).
10. Đưa các giá trị văn hóa thành các tiêu chí thi đua và dùng các tiêu chí đó để chấm khen thưởng văn hóa.

Bạn có thấy 9 yếu tố trên nó giống với các hoạt động tuyên giáo của nhà nước không? Nhắc đến điều này, tôi bổ sung thêm:
11. Lập ban truyền thông nội bộ (tuyên giáo) để chuyên lo về chính trị tư tưởng nội bộ, nếu công ty có tiền.

Do công ty bé nên tôi đang áp dụng từ 1 đến 6.

Anh CEO bạn tôi thì hỏi về đầu việc thứ 10: "Cách xây dựng bộ tiêu chuẩn hành vi nhằm mục tiêu duy trì, gìn giữ các giá trị cốt lõi trong văn hoá". Chắc công ty của anh cũng to. Mặc dù tôi chưa triển khai ở công ty tôi nhưng trong quá trình đi tư vấn, tôi cũng đã gặp và tham gia vào hoạt động này. Các bước tôi làm như sau:

1. Xây từ điển năng lực lõi:

Bước 1: Định nghĩa các giá trị cốt lõi (Tôi gọi là năng lực cốt lõi)
Bước 2: Xác định số mức độ thành thạo năng lực cốt lõi (Công thức: Số bậc = số năm công ty hi vọng nhân viên gắn bó / thời gian trung bình đào tạo. Nếu bạn để ý đây chính là đoạn "sơ cấp, trung cấp, cao cấp" ở trên).
Bước 3: Định nghĩa thế nào là mức độ thành thạo 1, mức độ thành thạo 2...
Bước 4: Đưa ra các biểu hiện hành viên cụ thể cho từng năng lực (trả lời câu hỏi: Điều gì chứng minh được một người A có năng lực B (đầu vào, biểu hiện, hành vi, kết quả) hoặc Năng lực có những biểu hiện hành vi gì?)
Bước 5: Phân bổ các biểu hiện hành vi vào các mức độ thành thạo (trả lời câu hỏi: Biểu hiện hành vi này ở mức độ thành thạo mấy?)
Bước 6: Hoàn thiện nốt các mức độ thành thạo còn lại (thông qua câu hỏi Nếu biểu hiện hành vi này ở mức A, vậy mức cao hơn và thấp hơn thì sẽ có gì khác?)

Sau khi có được "chuẩn đầu ra" (biểu hiện hành vi) cho từng mức độ thành thạo của các năng lực lõi, công việc tiếp theo là...

2. Xây bộ tiêu chuẩn hành vi văn hóa:

Bước 1: Thống nhất mỗi người sẽ có 100 điểm văn hóa. Nếu đạt 100 điểm tức là tuân thủ.
Bước 2: Xác định trọng số (mức độ quan trọng) của từng năng lực lõi. Việc xác định trọng số này có thể theo phương pháp chuyên gia "bốc thuốc" hoặc so sánh cặp.

Chúng ta tạo ra 1 bảng ma trận có ô dòng và ô cột với nội dung giống nhau. Sau đó so sánh dòng với cột. Nếu:
- Dòng quan trọng hơn cột thì cho 3 điểm
- Dòng quan trọng bằng cột thì cho 2 điểm
- Dòng quan trọng kém cột thì cho 1 điểm
Sau đó tính tổng điểm các dòng. Tiếp tính tổng điểm của các tổng điểm dòng. Cuối cùng tính % quan trọng của từng dòng theo công thức: % quan trọng dòng = tổng điểm dòng / tổng điểm các dòng.

Bước 3: Tiếp tục xác định trọng số quan trọng của từng biểu hiện hành vi mỗi năng lực lõi theo phương pháp ở trên.
Bước 4: Ta tính điểm cho từng biểu hiện hành vi bằng cách lấy %trọng số * 100 điểm ở trên
Bước 5: Đưa ra các tiêu chí cộng trừ điểm văn hóa cho từng biểu hiện hành vi (Trả lời câu hỏi như thế nào thì được cộng điểm, như thế nào thì bị trừ điểm)
Bước 6: Lập bảng chấm điểm mẫu
Bước 7: Đưa ra quy định chấm điểm tuân thủ văn hóa

Download file tham khảo tại đây: Bo tieu chi tuan thu van hoa IBS KC24.excel

Vậy là xong! Chúc bạn hoàn thành nhiệm vụ, định hình được văn hóa tổ chức mình!

Tái bút: Nếu bạn có kiến thức về quản trị năng lực, ta cũng có thể dùng phương án trên để đánh giá năng lực (thông qua chấm điểm)

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản