Đợt này, đất nước chuẩn bị kỉ niệm 50 năm ngày thống nhất. Trong tp HCM, lễ duyệt binh đang được chuẩn bị. Tôi thấy nhiều bài trên mạng xã hội chia sẻ về sự kiện này. Đa phần đều là những bài chứa đựng niềm vui về sự thống nhất và hòa bình. Tôi ở Hà Nội cũng thấy vui lây. Nhớ lại ngày xưa, năm 2007, khi mới 23 tuổi, tôi có vào HCM bằng xe máy. Việc đi như vậy người ta dùng từ "du lịch bụi" chứ không phải từ "phượt" như bây giờ. Lúc ấy, chập chững vào đời và tôi lần đầu tiên tiếp cận tới thuật ngữ "bắc kì", rồi sau đó là "người Hoa" và một loạt những thuật ngữ thông dụng của miền Nam. Tôi thực bỡ ngỡ và có chút khó khăn thích nghi mặc dù 2007, internet đã vào Việt Nam được chục năm và tôi cũng có chút giao lưu với các bạn trong HCM thông qua mạng xã hội Yahoo cũng như các trò chơi điện tử như Võ lâm truyền kì. Thoắt cái đã 18 năm trôi qua.

Đến thời điểm này, tôi thấy giờ mọi thứ đã bớt căng thẳng hơn xưa rất nhiều. Có lẽ, từng đó thời gian, những gì đau thương và cũ cũng đã được thời gian xóa nhòa. Thế hệ chứng kiến sự chia rẽ 2 miền đã già, cũng nhiều người đã ra đi mãi mãi. Sự phát triển của kinh tế, cơ sở hạ tầng và những chuyến bay giá rẻ (đoạn này phải cám ơn chị Thảo) đã giúp 2 miền Nam Bắc trở nên gần gũi. Tôi vào HCM làm việc nhưng không cảm thấy lạ lẫm như cái hồi thanh niên lần đầu đặt chân đến miền đất luôn in trong tâm trí phải đặt chân đến đó 1 lần. Ngôn ngữ đã có sự giao thoa. Người miền Nam nhiều người khi chửi nhau đã không còn dùng từ "đụ má" mà "địt mẹ" cho nặng đô, dùng từ "vâng ạ" cho nhiều ngữ cảnh. Ngược lại, người miền Bắc thì dùng "ba" thay cho "bố", "dạ" thay cho "vâng" để người đối diện dễ chịu hơn. Tông giọng của 2 miền ngày càng giao thoa và dễ nghe.

Quay lại với đại lễ, trong nhiều clip tôi xem trên mạng thấy các bạn nữ trêu gẹo các anh bộ đội khi họ đang tập duyệt binh. Có người không thích bảo phải nghiêm túc và chê cười thái độ các bạn nữ. Bản thân tôi thì lại thấy thích thú. Các clip nó tạo niềm vui và sự gần gũi giữa dân và quân. Chính cái sự gần gũi dân và quân này nó làm nên thứ đặc biệt dẫn tới được ngày thống nhất. Có clip còn quay được cảnh bà mẹ giơ tay chạm vào con khi thấy con đang trong hàng duyệt binh còn anh quân nhân trẻ thì mỉm cười nhìn mẹ. Cảnh đó nó đẹp quá xá.

Lan man cùng không khí duyệt binh 50 năm, giờ quay lại chuyên môn. Tôi vừa đọc được câu hỏi trên cộng đồng QTNS: "Dạ có anh/chị nào share giúp em mẫu nội quy từng bộ phận mảng Khách sạn không ạ?". Cùng với đó, tôi cũng nhận được một yêu cầu tư vấn: "Mục tiêu hoàn thiện toàn bộ hệ thống quy trình quy định cần có để các CBNV các phòng ban triển khai trong nội bộ phòng và phối hợp với các phòng ban khác, đủ căn cứ quy trình và quy định hướng dẫn CBNV theo cùng một cách thức làm và triển khai".

Lời nhờ giúp đỡ và yêu cầu tư vấn này giống như tình huống trong bài: "Muốn hoàn thiện xây dựng hệ thống quản trị nhân sự cho công ty thì phải làm sao?". Tức công ty muốn xây dựng ra đủ bộ quy chế, quy định, chính sách toàn công ty để vận hành bài bản. Tuy nhiên, yêu cầu có vẻ gói gọn hơn là chỉ cần nội quy, quy định của bộ phận là đủ. TRước khi viết ra những dòng hướng dẫn cách làm, tôi xin thống nhất một số thuật ngữ:

- Nội quy công ty: Đây là văn bản có thể tạm gọi là dưới điều lệ và hợp đồng lao động, diễn giải kĩ hơn 1 số điều trong điều lệ và hợp đồng lao động, bao gồm các nội dung như thời gian làm việc, kỷ luật, trách nhiệm vật chất... đòi hỏi mọi người thuộc đối tượng nói đến phải tuân thủ, nghiêm chỉnh thực hiện. Nội quy sẽ bám sát, không trái với luật lao động và một số luật liên quan và do ban giám đốc hoặc lãnh đạo - những người được các nhà sáng lập ủy quyền để điều hành doanh nghiệp - đưa ra.

- Quy chế: Là văn bản chứa các nội dung làm rõ hơn một số điều (nội dung) trong nội quy. Thông thường quy chế sẽ đi vào từng mảng lớn, có tính chất bao quát và yêu cầu nhiều người, nhiều nơi cùng làm, tuân theo.

- Quy định: Là văn bản đưa ra các nội dung, các điều bắt buộc một số người phải làm theo, phải thực hiện như tiêu chuẩn, chuẩn mực. Quy định thường diễn giải chi tiết hơn nội dung của quy chế và có tính chất nhỏ, tập trung vào một khía cạnh cụ thể, trong một bối cảnh nhất định.

- Nội quy bộ phận: Là văn bản chứa những nội dung, các điều bắt buộc áp dụng trong nội bộ một tổ chức, đòi hỏi mọi người thuộc đối tượng nói đến phải tuân thủ, nghiêm chỉnh thực hiện. Nội quy bộ phận tương tự như quy định nhưng thiên về các nội dung giống như trong nội quy công ty (tác phong, giờ giấc, kỷ luật...).

- Quy trình: Là văn bản mô tả trình tự của các bước, công việc, nguồn lực được sử dụng, thời gian, trách nhiệm của các bên để thực hiện một hoạt động hay một công việc nào đó. Quy trình thường song song với quy định. Quy trình diễn giải các bước, quy định xác định điều được hay không được khi tiến hành các bước đó.

Nếu bạn muốn phân biệt điều lệ, nội quy công ty, thỏa ước, quy chế, quy đinh, quy trình rõ hơn, vui lòng xem bài: "Phân biệt điều lệ, nội quy công ty, thỏa ước, quy chế, quy đinh, quy trình".

Thống nhất thuật ngữ rồi, xin gửi bạn cách tôi giải quyết yêu cầu như sau:

1. Xây dựng quy định thượng tầng (toàn công ty)

- Nội quy
- Quy chế

... Còn tiếp

2. Xây dựng quy định hạ tầng (từng bộ phận)

- Nội quy bộ phận
- Quy trình
- Quy định chuyên môn

... Còn tiếp

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản