Sáng nay tôi thấy trên cộng đồng Quản trị nhân sự HrShare có câu hỏi hay quá: "Nhờ các anh/chị hướng dẫn làm hệ thống phân quyền cho toàn công ty ạ. Và để phó giám đốc có thể ký những loại văn bản nào thì nên làm gì ạ?". Câu hỏi này đúng nghề của tôi vì khi đi tư vấn tái cấu trúc hệ thống Quản trị nhân sự tôi hay cùng đối tác làm. Nhân lúc đối tác báo bận nên tôi lại mở máy biên vài dòng để lưu lại kiến thức.

Các bước tôi làm như sau:
1. Phân quyền cho bộ phận.

Đầu tiên, muốn biết được từng vị trí sẽ có quyền gì thì cần phải xác định được bộ phận đó sẽ được cấp quyền gì trong quá trình vận hành. Công việc cấp quyền cho bộ phận tôi hay thực hiện trong buổi xác định ma trận chức năng và phân quyền khi tiến hành xây dựng cơ cấu tổ chức cho công ty. Trước khi miêu tả chi tiết cách phân quyền, chúng ta cùng thống nhất định nghĩa:

- Ma trận chức năng là một bảng có trục tung là các hoạt động lớn của công ty (hoạt động chính và hỗ trợ), trục hoành là các bộ phận có trong sơ đồ tổ chức công ty. Còn ở giữa, nơi giao nhau giữa hoạt động và bộ phận là công việc nhỏ chi tiết của hoạt động lớn mà bộ phận phải thực hiện. Thông thường, để cho gọn, nơi giao nhau sẽ có kí hiệu phân bổ hoạt động cho các bộ phận. Tôi hay dùng kí hiệu C-T-H: C (Chị trách nhiệm chính), T (Tham gia vào thực hiện), H (Hỗ trợ, cung cấp thông tin).

- Ma trận phân quyền là một bảng có trục tung là các hoạt động lớn của công ty (hoạt động chính và hỗ trợ), trục hoành là các bộ phận có trong sơ đồ tổ chức công ty. Ở giữa, nơi giao nhau giữa hoạt động và bộ phận có các nội dung quyền hạn của bộ phận. Quyền thường chia thành 2 loại: Quyết định (duyệt) và đề xuất. Trong trường hợp nếu muốn làm tắt (không đi từng hoạt động lớn để phân quyền), tôi thường đi theo 5 nhóm quyền: Tài chính (money), con người (men), công cụ dụng cụ làm việc (machine), nguyên vật liệu đầu vào (meterial), phương pháp làm việc (method).

- Quyền là những việc hoặc hoạt động được phép làm, chủ động thực hiện không cần xin phê duyệt hoặc yêu cầu, cho phép ai đó làm theo ý muốn chủ quan nhưng không phải bắt buộc thực hiện liên tục. Ví dụ: Quyền duyệt nghỉ phép cho nhân viên = việc được phép và chủ động cho nhân viên nghỉ phép. Quyền khác với công việc (nhiệm vụ). Công việc là các hoạt động bắt buộc phải thực hiện khi đạt được điều kiện nào đó như yêu cầu. Ví dụ: Công việc duyệt nghỉ phép cho nhân viên = hoạt động xem và phê duyệt đơn nghỉ phép của nhân viên. Nếu bạn có quyền cho nhân viên nghỉ thì nhân viên sẽ được nghỉ. Nếu bạn chỉ có quyền đề xuất cho nhân viên nghỉ thì đơn của nhân viên sẽ được chuyển sang bên tiếp theo.

Dựa vào các định nghĩa trên, hẳn bạn đã mường tượng ra được cách tôi xác định quyền cho các bộ phận rồi đúng không? Cụ thể tôi làm như sau:
- Bước 1: Tổ chức buổi họp có đầy đủ ban lãnh đạo và các trưởng bộ phận.
- Bước 2: Mở bảng ma trận phân quyền ra, rồi đi từng dòng hoạt động chính và hỏi các thành viên trong buổi họp câu hỏi: Hoạt động này bộ phận cần quyền gì để có thể triển khai vận hành 1 cách trơn tru? Các bộ phận cần quyền quyết định điều gì?
- Bước 3: Trong trường hợp các trưởng bộ phận không đưa ra được các quyền cho bộ phận mình, tôi gợi ý họ chẻ nhỏ hoạt động lớn thành các hoạt động nhỏ hơn theo dòng chảy rồi sau đó quay lại câu hỏi ở bước 2. Ví dụ: Hoạt động lớn "Tư vấn chốt sale" được chẻ thành các hoạt động nhỏ: Gọi điện cho khách, hỏi và hướng dẫn khách giải quyết vấn đề, đưa khách vào thế buộc phải mua, đưa ra lợi ích giảm giá hoặc chiết khấu hoặc tặng quà để thúc đẩy khách chuyển tiền. Từ đó, các trưởng bộ phận sẽ đưa ra được quyền như: Quyền đề xuất chính sách giảm giá, chiết khấu; quyền giảm giá, chiết khấu cho khách theo quy định.

Để việc phân quyền trở nên dễ hơn, thường tôi cùng hội hội đồng tái cơ cấu làm ma trận chức năng trước (Hình ở trên). Tức cũng giống như phân quyền, tôi cùng mọi người đi từng dòng hoạt động chính và trả lời câu hỏi: Hoạt động này bộ phận nào phụ trách chính, tham gia (ở hoạt động nào) và hỗ trợ. (Lưu ý: Đoạn này nhiều công ty thích đánh chữ C cho nhiều bộ phận. Nhưng việc này không nên. Mỗi hoạt động chính cần tập trung thống nhất để một bộ phận chịu trách nhiệm. Chứ cắt thành nhiều phần rồi chia cho các bộ phận để họ cùng chịu trách nhiệm hoặc chủ trì thì về sau sẽ khổ cho ban lãnh đạo và những "khách hàng" vì phải đi lại họp hành nhiều lần). Có ma trận chức năng rồi, tôi sẽ dựa vào đó để hỏi: Hoạt động này bộ phận cần quyền gì để có thể triển khai vận hành 1 cách trơn tru? Các bộ phận cần quyền quyết định điều gì?

Khi tiến hành phân quyền cho các trưởng bộ phận, nếu mọi thứ suôn sẻ thì các thành viên sẽ trao đổi với nhau nhiều thứ để thống nhất quyền và cả cách phối hợp công việc. Ví dụ như đến hoạt động tuyển dụng nhân viên. Các trưởng bộ phận được phân quyền quyết định có nhận nhân viên hay không. Lúc đó, trưởng phòng nhân sự sẽ đưa ra tình huống các trưởng từ chối quá nhiều lần. Vì thế, phòng Nhân sự cần thêm quyền phủ quyết nếu như các trưởng phòng từ chối nhận người quá nhiều lần (ví dụ như quá 3 lần).

Trên thực tế, nhiều khi không phải mọi thứ cứ thuận như tôi viết ở trên. Có trường hợp, ban lãnh đạo không họp mà khoán trắng cho đội dự án tái cơ cấu. Lúc này, tôi thường ngồi với từng trưởng bộ phận rồi sau đó hỏi họ câu hỏi về quyền ở trên. Có thể tôi sẽ thêm câu hỏi: Anh chị có muốn quyền gì để giúp mình vận hành bộ phận và hoạt động này ổn thỏa không? Đi hết các bộ phận, tôi ra được 1 bảng ma trận với các quyền được trưởng bộ phận đề xuất.

2. Phân quyền xuống các vị trí chức danh

Cũng giống như ở phần thượng tầng phân bổ quyền cho các bộ phận, để xác định được quyền cho các vị trí tôi đi đến từng bộ phận rồi ngồi với trưởng đơn vị để cùng bàn bạc. Tôi mở file cơ cấu tổ chức của bộ phận, kéo đến phần phân quyền và tiến hành xác định các quyền cho từng vị trí của bộ phận.

Đầu tiên, tôi lấy các quyền cho bộ phận đã được công ty phân bổ, phân lại nhóm thành 6 nhóm (5M + 1E). Cụ thể là các nhóm:
- Money - Tài chính (Tài lực)
- Merterial - Nguyên vật liệu đầu vào
- Machine - Máy móc công dụng cụ (Vật lực)
- Man - Nhân lực
- Method - Phương pháp triển khai công việc
- Environment - Môi trường

Tiếp theo, tôi thống nhất vởi trưởng bộ phận về quyền của trưởng bộ phận chính là quyền của bộ phận. Bộ phận được phân bổ những quyền gì thì họ sẽ có những quyền đó.

Sau đó, tôi đi từng dòng quyền, hỏi trưởng bộ phận: Với quyền này, anh sẽ phân cho các vị trí quyền tới đâu? Anh phân toàn bộ quyền hay chỉ phân 1 phần quyền thôi? Trưởng bộ phận sẽ dựa vào công việc được phân bổ cho các vị trí (việc này gọi là phân nhiệm) để quyết định xem mình nên phân quyền gì cho nhân viên. Lưu ý, khi tiến hành phân quyền cho nhân viên, theo tôi chỉ cần trao đổi với trưởng bộ phận để họ thiết lập "luật chơi" chứ không nên cho thêm các bạn nhân viên vào. Với kinh nghiệm triển khai của tôi, cứ khi nào để các bạn nhân viên vào, việc làm chính sách, quy định sẽ bị chậm lại. Nguyên nhân một phần là trình độ của nhân viên thường có giới hạn, họ hay hỏi nhiều câu hỏi ngây thơ (giống như trẻ nhỏ hỏi "tại sao mặt trời mọc đằng đông?" vậy). Để giải thích, tôi và trưởng bộ phận mất khá nhiều thời gian để đi từ gốc cho đến ngọn.

Kết quả, ta ra được một bảng có tên ma trận phân quyền.

Đi hết các bộ phận là tôi xong hệ thống phân quyền từng chức danh vị trí trong công ty.

Quay trở lại câu hỏi của đầu bà: "để phó giám đốc có thể ký những loại văn bản nào thì nên làm gì ạ?", theo tôi, phó giám đốc cần được ủy quyền. Đồng nghĩa phó giám đốc cần có giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền hoặc quyết định ủy quyền thì mới có thể ký được các văn bản. Còn họ được kí loại văn bản nào thì tùy thuộc vào việc giám đốc ủy quyền mảng việc nào.

Đến đoạn này, nếu tinh ý, bạn sẽ thấy tôi dùng 2 thuật ngữ "phân quyền" và "ủy quyền". Bạn chú ý nhé, 2 thuật ngữ này có sự khác biệt nhất định. Nếu quan tâm, hãy đọc tiếp bài: "Phân quyền khác Ủy quyền như thế nào?"

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS