Tôi có một người chị học viên. Chị ở tận Vũng Tàu, làm ở một công ty to to và tham gia lớp học lương 3P của tôi. Thông qua giọng nói trao đổi khi học online, tôi đoán chị chắc cũng lớn tuổi. Chị đang có nhiệm vụ xây dựng lại hệ thống lương cho doanh nghiệp mình. Sau khi thực hành xong làm thang lương P1 và chính sách lương 3P, chị băn khoăn . Thật tình cờ làm sao, băn khoăn đó lại đúng như câu hỏi của 1 chị vừa nhắn tin cho tôi. Câu hỏi như sau: "Bên em là công ty giày hiện quy mô tầm 40 người ngoài các vị trí hỗ trợ như kế toán, nhân sự, marketing, thu mua, kinh doanh thì bên em có các vị trí liên quan đến kho. Hiện tại, sếp muốn xây dựng xây dựng khung năng lực, tiêu chí xét bậc lương để đánh giá nhân viên năng lực đang ở mức độ nào, và với năng lực đó tương ứng với bậc lương như thế nào?" Câu hỏi này là về khung năng lực nhưng nhìn rộng ra thì là câu hỏi: Tiêu chí đánh giá nhân viên để xét bậc lương tương ưng cho họ là gì?

1. Để bạn dễ hình dung, chúng ta cùng phân tích bối cảnh. Khi xây dựng chính sách lương, thông thường ta sẽ cần xây thang lương. Theo cấu trúc của lương 3P, ta có 3 thang: Thang lương P1 - lương theo vị trí; Thang lương P2 - lương theo năng lực; Thang thưởng P3 - thưởng theo hiệu quả công việc. Mỗi một doanh nghiệp sẽ có số bậc trong thang lương khác nhau. Khi làm lương 3P, tôi hay mặc định số bậc thang lương P1 = số bậc thang lương P2 = số bậc thang lương P3.

Ví dụ như vị trí trưởng phòng Phát triển dự án có dải với các bậc lương như sau:

# - KH - P1 - P2 - P3
1 - L1 - 24 - 0.1 - 10
2 - L2 - 28 - 1.5 - 12
3 - L3 - 32 - 2.8 - 15
4 - L4 - 38 - 4.2 - 18
5 - L5 - 44 - 5.5 - 21

Ghi chú:
- KH: Kí hiệu bậc lương
- #: Số thứ tự bậc lương
- P1: Lương theo vị trí (triệu)
- P2: Lương theo năng lực (triệu)
- P3: Thưởng theo kết quả (triệu)

Có được thang lương 3P rồi, một câu hỏi tự nhiên sẽ bật lên trong đầu: Công ty có các nhân viên thực tế đang làm. Vậy ta sẽ xếp họ vào bậc lương nào đây? Tiêu chí đánh giá nhân viên để xét bậc lương tương ưng cho họ là gì? Cụ thể ta có ông A đang làm trưởng phòng Phát triển dự án. Vậy ông ý sẽ được xếp vào bậc lương nào?

2. Cách tôi và đối tác hay làm để xác định xem nhân viên thực tế đang ở bậc lương nào là dựa vào lương cơ bản và tổng thu thực tế họ đang được nhận theo chính sách lương cũ. Mức cũ đang thế nào thì ta xếp luôn vào mức mới. Trong trường hợp mức lương cũ ở giữa 2 bậc (cao hơn bậc trước và thấp hơn bậc sau), tôi đề xuất đưa họ lên bậc có mức lương cao hơn mức lương cũ.

"Ơ! Sao tôi cảm thấy có vẻ không công bằng với tổ chức thế nhỉ?" Nếu bạn có thắc mắc thế này, hãy chờ tôi viết tiếp.

Khi chúng ta đưa lương của nhân viên lên mức lương cao hơn, chúng ta cần đưa ra KPI sao cho tương xứng với thu nhập của họ. Tức là khi xây dựng chính sách lương 3P, chúng ta cũng nên đồng thời xây cả hệ thống Quản trị hiệu suất theo phương pháp BSCvsKPI (của tôi). Mỗi vị trí sẽ có 1 thẻ KPI. Các chỉ tiêu trong thẻ KPI sẽ phân theo các bậc (level) tương ứng với số bậc của dải lương.

Ví dụ:
- Vị trí trưởng phòng phát triển dự án có thẻ KPI:

# - TS - Tiêu chí/ thước đo/ tên KPI - Đơn vị tính - TSKS - CT bậc 1 - CT bậc 2 - CT bậc 3 - CT bậc 4 - CT bậc 5
1 - 20% - Tỷ lệ chi phí mua dự án/ tổng chi phí dự kiến mua dự án năm - % - Tháng - 50% - 40% - 30% - 20% - 20%
2 - 5% - Tỷ lệ chi phí vận hành phát triển dự án/ tổng chi phí công ty năm - % - Tháng - 55% - 45% - 35% - 25% - 20%
3 - 5% - Số dự án đạt tiến độ thi công - Dự án - Tuần - 3 - 4 - 5 - 6 - 7
4 - 15% - Tổng diện tích đất giải phóng mặt bằng thành công - ha - Tháng - 1 - 2 - 3 - 4 - 5
5 - 5% - Tỷ lệ sản phẩm ra sổ đúng tiến độ/ tổng số sản phẩm - % - Tháng - 50% - 60% - 70% - 80% - 90%
6 - 15% - Tổng diện tích đất muốn mua xin được chủ trương đầu tư - m2 - Tháng - 1 - 2 - 3 - 4 - 5
7 - 15% - Số dự án xin được quy hoạch - Dự án - Tháng - 1 - 2 - 3 - 4 - 5
8 - 15% - Số DA xin được giấy phép - Dự án - Tháng - 1 - 2 - 3 - 4 - 5
9 - 5% - Tổng số lỗi thi công do khách hàng hoặc bên thứ 3 liên quan phát hiện được - lỗi - Tháng - 10 - 8 - 6 - 4 - 2

Trong đó:
- #: Số thứ tự.
- TS: Trọng số (tổng là 100%)
- TSKS: Tần suất kiểm soát.
- CT: Chỉ tiêu

Ông A có mức lương cứng cũ là 29 triệu, tổng thu nhập cũ là: 40 triệu. Khi chuyển đổi lương mới thì ông sẽ được xếp vào bậc L3 với thông số:

# - KH - P1 - P2 - P3
3 - L3 - 32 - 2.8 - 15

và phải hoàn thành KPI ở bậc 3:

# - TS - Tiêu chí/ thước đo/ tên KPI - Đơn vị tính - TSKS - CT bậc 3
1 - 20% - Tỷ lệ chi phí mua dự án/ tổng chi phí dự kiến mua dự án năm - % - Tháng - 30%
2 - 5% - Tỷ lệ chi phí vận hành phát triển dự án/ tổng chi phí công ty năm - % - Tháng - 35%
3 - 5% - Số dự án đạt tiến độ thi công - Dự án - Tuần - 5
4 - 15% - Tổng diện tích đất giải phóng mặt bằng thành công - ha - Tháng - 3
5 - 5% - Tỷ lệ sản phẩm ra sổ đúng tiến độ/ tổng số sản phẩm - % - Tháng - 70%
6 - 15% - Tổng diện tích đất muốn mua xin được chủ trương đầu tư - m2 - Tháng - 3
7 - 15% - Số dự án xin được quy hoạch - Dự án - Tháng - 3
8 - 15% - Số DA xin được giấy phép - Dự án - Tháng - 3
9 - 5% - Tổng số lỗi thi công do khách hàng hoặc bên thứ 3 liên quan phát hiện được - lỗi - Tháng - 6

Trong trường hợp ông A không thể hoàn thành KPI ở bậc 3 thì sau 1 thời gian sẽ chuyển về bậc 2 bao gồm cả lương và KPI.

Tôi thấy phương án lấy lương cũ làm căn cứ để xếp nhân viên vào bậc lương là ổn nhất vì nó đảm bảo không làm giảm lương nhân viên (không làm nhân viên bất mãn) mà lại tăng năng suất lao động lên tương xứng.

3. Nhưng có tình huống không muốn dùng mức lương cũ vì nó không chính xác thì ta có thể dùng mức độ hoàn thành KPI để xếp nhân viên vào bậc lương. Nhân viên hoàn thành KPI ở bậc nào thì xếp họ vào bậc lương tương ứng. Ví dụ: Ông A ở trên hoàn thành được KPI ở bậc 4 thì sẽ xếp lương ông vào L4.

4. Nếu công ty không có KPI thì sao? Tình huống này có thực. Tôi đã từng nhận được 1 bài toán của anh CEO thuê cho công ty FDI Nhật. Anh muốn xếp lương, tăng lương nhân viên nhưng không căn cứ vào KPI. Lời giải là sẽ xếp lương và tăng lương theo năng lực. Cách này nhà nước ta vẫn làm bằng thi nâng bậc hoặc học đủ chứng chỉ để nâng bậc lương.

Chi tiết như sau: Mỗi vị trí sẽ có số bậc lương = số bậc thợ lành nghề. Vị trí 1 tập hợp nhiều năng lực gọi là Khung năng lực. Khung năng lực sẽ có các bậc thợ lành nghề. Mỗi bậc thợ lành nghề sẽ yêu cầu các năng lực có trong khung đạt được một mức độ thành thạo nào đó nhất định. Tiếp đó, mỗi mức độ thành thạo là một chuẩn với các yêu cầu hành vi cụ thể. Để đánh giá xem nhân viên có năng lực không và năng lực đó đạt chuẩn nào thì sẽ có bài kiểm tra hoặc xem hành vi của họ có đáp ứng chuẩn không. Sau khi đánh giá năng lực nhân viên xong thì xếp họ vào bậc lương tương ứng.

Ví dụ vị trí Giáo viên. Muốn được lương ở bậc 3 thì cần phải có Năng lực sư phạm với yêu cầu bằng đại học sư phạm. Cô hoặc thầy giáo nào có bằng đại học sư phạm sẽ được xếp vào bậc lương 3.

Lưu ý đây là giải pháp trong tình huống Số bậc lương = Số bậc năng lực.

5. Với trải nghiệm cá nhân, tôi thấy có tình huống: Số bậc lương # Số bậc năng lực.

Lúc này ta thấy việc đánh giá để xếp bậc lương sẽ cần có thêm tiêu chí phụ. Nếu Số bậc năng lực (bậc thợ lành nghề) nhỏ hơn Số bậc lương thì tức là một bậc thợ lành nghề có có thể có 2 bậc lương trở lên. Lúc này, chúng ta xét thêm tiêu chí thâm niên hoặc đạt KPI tại vị trí chả hạn.

Ví dụ như thang lương, năng lực, KPI ở trên:
# - KPI - NL - Lương
1 - K1 - N1 - L1
2 - K2 - N2 - L2
3 - K3 - N3 - L3
4 - K4 - N3 - L4
5 - K5 - N4 - L5

Trong đó:
- #: Số thứ tự
- K: Bậc KPI
- N: Bậc thợ lành nghề (năng lực)
- L: Bậc lương

Ở bậc thợ lành nghề số 3 có 2 bậc lương (L3 và L4). Nếu muốn lên lương từ L3 lên L4 hoặc xét nhân viên A xem có vào bậc L4 không thì nhân viên cần:
- Thi được bài kiểm tra năng lực bậc 3.
- KPI hoàn thành 100% ở bậc K4.

Nếu Số bậc năng lực (bậc thợ lành nghề)> Số bậc lương thì có thể công ty sẽ có thi lên bậc thợ lành nghề nhưng sẽ không lên lương. Tưng ứng với đó là sẽ vẫn giữ nguyên bậc lương của nhân viên.

6. Có đơn vị đưa ra giải pháp xếp lương không chỉ căn cứ vào năng lực mà còn cả kết quả KPI năm cũ và KPI năm tới. Công thức của họ như sau:

Mỗi vị trí sẽ có x bậc lương. Mỗi bậc lương sẽ được quy định có 1 dải điểm tổng điểm đánh giá xếp lương. Tổng điểm đánh giá xếp lương thấp nhất của bậc lương thấp nhất là 5 điểm. Tổng điểm cao nhất của bậc lương cao nhất là 10 điểm.

Tổng số điểm đánh giá xếp lương = Năng lực cá nhân * Trọng số năng lực cá nhân + Chỉ tiêu năm tới * Trọng số chỉ tiêu năm tới + Kết quả năm cũ * Trọng số kết quả năm cũ.

Trong đó:
- Trọng số năng lực cá nhân + Trọng số chỉ tiêu năm tới + Trọng số kết quả năm cũ.
- Năng lực cá nhân được đánh giá:
+ Xuất sắc: 9-->10 điểm
+ Tốt: 7-->8 điểm
+ TB: 5-->6 điểm
- Chỉ tiêu năm tới:
+ Cao nhất 10 điểm
+ Thấp nhất 5 điểm
- Kết quả năm cũ:
+ Vượt kế hoạch: 9-->10 điểm
+ Cao: 7-->8 điểm
+ Trung bình: 5-->6 điểm

Ví dụ:
6.1. Phòng kinh doanh có thang lương và dải điểm xếp hạng bậc lương như sau:

- Vị trí Kinh doanh bán lẻ:
Min - Max - BL - Lương (VND)
5,0 - 5,8 - 1 - 4.340.000
5,9 - 6,7 - 2 - 4.600.000
6,8 - 7,6 - 3 - 4.800.000
7,7 - 8,5 - 4 - 5.000.000
8,6 - 10, - 5 - 5.400.000

- Vị trí Kinh doanh bán buôn
Min - Max - BL - Lương (VND)
5,0 - 5,8 - 1 - 5.800.000
5,9 - 6,7 - 2 - 6.200.000
6,8 - 7,6 - 3 - 6.600.000
7,7 - 8,5 - 4 - 7.100.000
8,6 - 10, - 5 - 7.600.000

- Vị trí Trưởng nhóm kinh doanh
Min - Max - BL - Lương (VND)
5,0 - 5,8 - 1 - 8.100.000
5,9 - 6,7 - 2 - 8.700.000
6,8 - 7,6 - 3 - 9.300.000
7,7 - 8,5 - 4 - 10.000.000
8,6 - 10, - 5 - 10.700.000

- Vị trí Trưởng phòng Kinh doanh
Min - Max - BL - Lương (VND)
5,0 - 5,8 - 1 - 11.400.000
5,9 - 6,7 - 2 - 12.200.000
6,8 - 7,6 - 3 - 13.100.000
7,7 - 8,5 - 4 - 14.000.000
8,6 - 10, - 5 - 15.000.000

Trong đó:
- Min: Tổng điểm đánh giá xếp lương thấp nhấp.
- Max: Tổng điểm đánh giá xếp lương cao nhất.
- BL: Bậc lương

6.2. Tính Tổng số điểm đánh giá xếp lương:
- Trọng số năng lực cá nhân + Trọng số chỉ tiêu năm tới + Trọng số kết quả năm cũ = 30% + 40% + 30% = 100%
- Ta có các nhân viên kinh doanh bán lẻ, sau khi được đánh giá theo ngăn xếp ở trên thì ra kết quả như sau:

Stt - Tên NV - NLCN - CTNT - KQNN - TĐ
1 - Nguyễn - 10 - 10 - 10 - 10
2 - Hùng - 8 - 9 - 10 - 9
3 - Cường - 8 - 10 - 6 - 8,2
4 - Blog - 8 - 8 - 9 - 8,3
5 - Nhân - 6 - 8 - 8 - 7,4
6 - Sự - 5 - 5 - 5 - 5

Trong đó:
- Tên NV: Tên Nhân viên
- NLCN: Năng lực cá nhân
- CTNT: Chỉ tiêu năm tới
- KQNN: Kết quả năm nay
- TĐ: Tổng điểm

6.3. Kết luận: Các nhân viên kinh doanh bán lẻ được xếp hạng vào các bậc lương như sau:
- Nguyễn và Hùng có tổng điểm xếp bậc lương là 10 và 9 nên xếp vào bậc lương 5.
- Cường và Blog có tổng điểm là 8,2 và 8,3 nên vào bậc lương 4.
- Nhân có 7,4 điểm nên vào bậc 3.
- Sự có 5 điểm nên vào bậc 1.

7. Một phương án xếp lương nữa không gắn với KPI:

Tổng số điểm đánh giá xếp lương = Tổng điểm yêu cầu công việc + Tổng điểm kỹ năng hỗ trợ

Trong đó:
- Tổng điểm yêu cầu công việc được tính bằng tổng điểm số đầu việc nhân viên được phân công. Mỗi đầu việc có 1 số điểm nhất định. Tổng điểm yêu cầu công việc = Điểm yêu cầu công việc 1 + Điểm yêu cầu công việc 2 +...
- Tổng điểm kỹ năng hỗ trợ = Điểm kỹ năng hỗ trợ 1 + Điểm kỹ năng hỗ trợ 2 +... Điểm kỹ năng hỗ trợ quy đổi theo mức độ thành thạo năng lực. Mức 1 - 1 điểm, Mức 2 - 2 điểm...

8. Nếu là quản lý thì sẽ xếp lương thế nào? Tương tự như ở mục 6 nhưng có thêm 1 biến số nữa:

Tổng số điểm đánh giá xếp lương = Năng lực cá nhân * Trọng số năng lực cá nhân + Quy mô bộ phận * Trọng số quy mô bộ phận + Chỉ tiêu năm tới * Trọng số chỉ tiêu năm tới + Kết quả năm cũ * Trọng số kết quả năm cũ.

Trong đó:
- Trọng số năng lực cá nhân + Trọng số quy mô bộ phận + Trọng số chỉ tiêu năm tới + Trọng số kết quả năm cũ.
- Năng lực cá nhân được đánh giá:
+ Xuất sắc: 10 điểm
+ Tốt: 8 --> 9 điểm
+ TB: 6 --> 7 điểm

- Quy mô bộ phận:
+ Rất lớn: 9-->10 điểm
+ Lớn: 7-->8 điểm
+ TB: 5-->6 điểm
+ Nhỏ: 3-->4 -> 5 điểm
+ Rất nhỏ: 1-->2 điểm

- Chỉ tiêu năm tới:
+ Rất cao: 9-->10 điểm
+ Cao: 7-->8 điểm
+ TB: 5-->6 điểm
+ Thấp: 3-->4 điểm
+ Rất thấp : 1-->2 điểm

- Kết quả năm cũ:
+ Rất cao: 9-->10
+ Cao: 7-->8
+ TB: 5-->6
+ Thấp: 3-->4
+ Chưa đạt

Đặc biệt, có một số vị trí thì sẽ không cần tuân theo công thức tổng điểm xếp hạng giá trị công việc kia. Ví dụ:
- Xác định bậc lương Kế toán trưởng thông qua quy mô Doanh thu của đơn vị.
- Trưởng phòng Xuất nhập khẩu theo tổng giá trị mua hàng.
- Trưởng phòng nhân sự theo: Số lượng nhân viên + quy mô phòng ban+ công nghệ
- Trưởng phòng quản lý chất lượng theo: Quy mô sản lượng.

Vậy là tôi đã trả lời xong câu hỏi: "Tiêu chí đánh giá nhân viên để xét bậc lương tương ứng cho họ là gì?" Đây là bài viết mà tôi liệt kê là "món ngon". Quan trọng là không có chuyên gia nào chia sẽ cả. Chúc anh chị em tìm ra được giải pháp cho bản thân.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản