Tôi đang viết sách anh chị ạ. Chính vì thế mà phải đọc và tham khảo nhiều. Làm thế để phản biện lại bản thân xem cách mình đã đúng chưa? Rồi so sánh cách của mình với cách của các bên khác có ưu nhược điểm là gì? Hôm vừa rồi, tôi viết 2 bài:
- Cách xác định các vị trí trong tổ chức
- Các bước tắt xây dựng mô tả công việc nội bộ trong công ty sao cho nhanh
Sau đó tiện tay tìm hiểu luôn xem nhà nước làm cái việc "xác định vị trí việc làm" như thế nào? Và rồi tôi tìm ra được mấy tài liệu tham khảo cũng hay hay: Thông tư 14/2012/TT-BNV ngày 18 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thực hiện nghị định số 41/2012/nđ-cp ngày 08 tháng 5 năm 2012 của chính phủ quy định về vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập và nghị định số 41/2012/NĐ - CP.

Xin chia sẻ với cả nhà cách (phương pháp) xác định vị trí việc làm theo hướng dẫn của nhà nước.

Điều 5 nghị định số 41/2012/NĐ - CP: Phương pháp xác định vị trí việc làm
1. Việc xác định vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện theo phương pháp tổng hợp.
2. Xác định vị trí việc làm theo phương pháp tổng hợp được thực hiện trên cơ sở kết hợp giữa việc phân tích tổ chức, phân tích công việc với thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ viên chức của đơn vị sự nghiệp công lập và được thực hiện theo các bước cơ bản sau:
a) Bước 1: Thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị sự nghiệp công lập;
b) Bước 2: Phân nhóm công việc;
c) Bước 3: Xác định các yếu tố ảnh hưởng;
d) Bước 4: Thống kê, đánh giá thực trạng chất lượng đội ngũ viên chức;
đ) Bước 5: Xác định bảng danh mục vị trí việc làm cần thiết của đơn vị sự nghiệp công lập;
e) Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm;
g) Bước 7: Xây dựng khung năng lực của từng vị trí việc làm;
h) Bước 8: Xác định chức danh nghề nghiệp tương ứng với danh mục vị trí việc làm cần thiết.
3. Bộ Nội vụ chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành có liên quan hướng dẫn cụ thể phương pháp xác định vị trí việc làm trong các đơn vị sự nghiệp công lập quy định tại Khoản 2 Điều này.

Chi tiết từng bước 1 như sau:

Bước 1: Thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị sự nghiệp công lập;

Bước này hiểu đơn giản là viết lại các công việc đang diễn ra tại tổ chức.

- Người chịu trách nhiệm thống kê: Theo quy định tại khoản 3 Điều 1 Thông tư 14/2012/TT-BNV thì trách nhiệm thống kê thuộc về “Người đứng đầu các tổ chức thuộc và trực thuộc đơn vị sự nghiệp công lập”. Thực tế có thể người đứng đầu giao việc thống kê cho một hoặc một tổ công tác thực hiện, trong trường hợp này trách nhiệm thống kê vẫn thuộc về người đứng đầu.
- Thống kê công việc tức là điền các thông tin vào biểu mẫu thống kê: Đối với đơn vị sự nghiệp công lập biểu mẫu thống kê theo phụ lục số 1 của Thông tư 14/2012/TT-BNV. Mẫu này dùng cho cả đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức thuộc, trực thuộc đơn vị sự nghiệp công lập.

Thống kê xong ta qua bước 2.

Bước 2: Phân nhóm công việc;

Bước 2 này cũng đơn giản là chuyển các vị trí vào 3 nhóm:
1. Nhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành. Gồm cấp trưởng, cấp phó của người đứng đầu (có cả các tổ chức giúp
thực hiện chức năng quản lý nhà nước)
2. Nhóm công việc thực thi, thừa hành mang tính chuyên môn, nghiệp vụ. Hoạt động này đa dạng trên các ngành, lĩnh vực khác nhau, chịu sự điều chỉnh của nhiều văn bản khác nhau (Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Nghị quyết, Quyết định…) do vậy trong quá trình phân nhóm công việc cần tập hợp, tham khảo đầy đủ các văn bản có quy định liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức, đơn vị để thực hiện tốt nhiệm vụ phân nhóm công việc.
3. Các nhóm công việc hỗ trợ, phục vụ. Công việc cũng khá đa dạng về công việc và nhóm công việc khác nhau như:
+ Để chung hoặc tách riêng giữa nhiệm vụ tổ chức với nhiệm vụ hành chính (tổ chức - hành chính);
+ Để chung hoặc tách riêng giữa kế hoạch - tài chính - tổng hợp.
…
Tuy vậy, tinh thần chung là việc thống kê và phân nhóm nhiệm vụ hỗ trợ, phục vụ được thực hiện theo các nguyên tắc của xác định vị trí việc làm là: phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của từng cơ quan, tổ chức, đơn vị và đảm bảo tính khách quan, phù hợp với thực tiễn (khoản 2, 4 Điều 3 Nghị định 41/2012/NĐ-CP ngày 08 tháng 5 năm 2012 của chính phủ).

Sở dĩ có bước này là do phần thống kê ở bước trên sẽ ra rất nhiều công việc và khá lộn xộng.

Bước 3: Xác định các yếu tố ảnh hưởng;

Bước này khá khó hiểu. Có lẽ đây là phân tích các yếu tố để xem xem tổ chức nên có những vị trí như thế nào. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc xác định vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập, gồm:
a) Chế độ làm việc của đơn vị sự nghiệp công lập, gồm chế độ làm việc 40 giờ một tuần, chế độ làm việc 24 giờ/24 giờ (theo giờ hành chính hoặc theo ca, kíp);
b) Phạm vi hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập được quy định trong phạm vi địa phương và phạm vi nhiều địa phương;
c) Tính đa dạng về lĩnh vực hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập, gồm: Hoạt động trong một ngành, nghề và hoạt động trong nhiều ngành, nghề;
d) Tính chất, đặc điểm hoạt động nghề nghiệp của đơn vị sự nghiệp công lập;
đ) Mô hình tổ chức và cơ chế hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập;
e) Mức độ hiện đại hóa công sở của đơn vị sự nghiệp công lập;
g) Các yếu tố khác (nếu có).

Ví dụ::
1. Đối với cơ quan, tổ chức, đơn vị có mức độ sử dụng mạng cao thì theo đó cần vị trí quản trị mạng (tức là mức độ ảnh hưởng của hiện đại hóa công sở đến vị trí việc làm).
2. Cơ quan, tổ chức, đơn vị có các đại diện ở nước ngoài, ở các địa phương trong nước theo đó cần có vị trí việc làm là trưởng đại diện, phó đại diện… của cơ quan, tổ chức, đơn vị ở nước ngoài, ở các địa phương trong nước (tức là phạm vi hoạt động ảnh hưởng đến vị trí việc làm của cơ quan, tổ chức, đơn vị).

Bước 4: Thống kê, đánh giá thực trạng chất lượng đội ngũ viên chức;

Bước này chắc cũng giống bước 3 là phân tích đặc điểm bộ phận (về con người) để ra quyết định. Có 2 bước nhỏ:
- Thống kê: Số lượng người; Trình độ đào tạo; Chuyên ngành được đào tạo; Ngoại ngữ; Tin học; Giới tính; Tuổi đời; Ngạch (hoặc chức danh nghề nghiệp) viên chức đang giữ; Thâm niên công tác (kinh nghiệm nghề nghiệp).
- Đánh giá thực trạng việc đáp ứng yêu cầu công việc, bố trí, sử dụng và hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của đội ngũ viên chức và người lao động ở đơn vị sự nghiệp công lập. Nội dung báo cáo gồm:
a) Đánh giá việc đáp ứng và sự phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ của đội ngũ viên chức và người lao động ở đơn vị sự nghiệp công lập;
b) Đánh giá việc bố trí, sử dụng và năng lực, hiệu quả công việc thực tế của từng viên chức theo nhiệm vụ đang đảm nhận.

Bước 5: Xác định bảng danh mục vị trí việc làm cần thiết của đơn vị sự nghiệp công lập;

Thống kê, phân tích đặc điểm hiện trạng bộ phận xong rồi thì tiến tới xác định tên các vị trí. Dưới đây là hướng dẫn:
- 1. Trên cơ sở thống kê, phân nhóm công việc; các yếu tố ảnh hưởng; thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ viên chức và chức danh nghề nghiệp viên chức do cơ quan có thẩm quyền quy định, người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập xác định vị trí việc làm và tổng hợp thành danh mục vị trí việc làm của đơn vị sự nghiệp công lập.
- 2. Mỗi vị trí việc làm gắn với nội dung chuyên môn, nghiệp vụ cụ thể, gắn với chức danh nghề nghiệp, hạng chức danh nghề nghiệp và chức danh lãnh đạo, quản lý trong đơn vị sự nghiệp công lập (nếu là các công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành).
- 3. Danh mục vị trí việc làm của đơn vị sự nghiệp công lập, bao gồm:
a) Các vị trí việc làm gắn với công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành;
b) Các vị trí việc làm gắn với công việc hoạt động nghề nghiệp;
c) Các vị trí việc làm gắn với công việc hỗ trợ, phục vụ.

Bước này trong thông tư 14 không nói rõ, có vẻ như tùy theo cảm tính của trưởng đơn vị để làm. Theo tôi, có lẽ các bước nhỏ sẽ như sau:
- Sử dụng ma trận chức năng để phân bổ các chức năng xuống đơn vị
- Sử dụng ma trận phân nhiệm để phân bổ các nhiệm vụ xuống các vị trí

- Cuối cùng ra bảng danh mục vị trí công việc:

Lưu ý:
- Bảng này có một số cột được xác định ở các bước 8 (đặt tên vị trí): Chức danh lãnh đạo, quản lý (nếu có); Chức danh nghề nghiệp tương ứng; Hạng của chức danh nghề nghiệp; Xác định số lượng người làm việc cần thiết.
- Thực ra bước 8 (đặt tên vị trí) được làm đồng thời với bước 5.

Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm;

Trên cơ sở danh mục vị trí việc làm được xác định tại bước 5, việc xây dựng bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm được thực hiện như sau:
a) Mô tả về nội dung, quy trình, thủ tục và thời gian hoàn thành từng công việc tại từng vị trí việc làm;
b) Kết quả (sản phẩm), khối lượng công việc của vị trí việc làm;
c) Điều kiện làm việc (trang thiết bị, phần mềm quản lý, phương tiện, môi trường làm việc,...).

Tại những vị trí việc làm gắn với công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành có cả việc thực hiện công việc thực thi, thừa hành thì phần mô tả về công việc thực thi, thừa hành được thực hiện như đối với vị trí việc làm gắn với công việc hoạt động nghề nghiệp trong đơn vị sự nghiệp công lập.

Bước 7: Xây dựng khung năng lực của từng vị trí việc làm;

Có mô tả công việc, chúng ta sang làm khung năng lực. Khung năng lực của từng vị trí việc làm được xây dựng căn cứ trên cơ sở yêu cầu thực hiện công việc, được phản ánh trên bản mô tả công việc tương ứng, gồm các năng lực và kỹ năng cần có để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Năng lực cốt lõi (Core competencies) gồm các năng lực cần thiết cho tất cả các vị trí (theo phụ lục số 7 của Thông tư 14/2012/TT-BNV ngày 18 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội vụ thì năng lực cốt lõi bao gồm: năng lực giải quyết vấn đề, năng lực phối hợp hoạt động, năng lực soạn thảo văn bản, năng lực giao tiếp công vụ…);

Năng lực theo vai trò (Role specific competencies) là các năng lực cần có đáp ứng yêu cầu của mỗi vị trí cụ thể như: năng lực lãnh đạo, quản lý; năng lực tư duy chiến lược; năng lực tập hợp, quy tụ đồng nghiệp (phụ lục số 7 của Thông tư 14/2012/TT-BNV ngày 18 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội vụ).

Bước 8: Xác định chức danh nghề nghiệp tương ứng với danh mục vị trí việc làm cần thiết (xác định tên các vị trí).

Việc xác định chức danh nghề nghiệp và hạng của chức danh nghề nghiệp ứng với vị trí việc làm và số lượng người làm việc được tiến hành đồng thời và gắn liền với quá trình xác định danh mục vị trí việc làm (bước 5) và căn cứ vào các yếu tố sau:
1. Lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ;
2. Tên của vị trí việc làm;
3. Bản mô tả công việc;
4. Khung năng lực;
5. Vị trí, quy mô, phạm vi hoạt động và đối tượng phục vụ của đơn vị sự nghiệp công lập.
6. Quy định về hạng cao nhất của chức danh nghề nghiệp của đơn vị sự nghiệp công lập.

Hoàn thành xong bước 8 là có thể coi như đã xác định vị trí việc làm theo hướng dẫn của nhà nước của nhà nước rồi.

Xin gửi cả nhả nghị định và thông để tham khảo:
- Thông tư 14/2012/TT-BNV: 14_2012_TT-BNV_164521 huong dan xac dinh vi tri - nha nuoc.doc
- Nghị định số 41/2012/NĐ-CP: 41_2012_ND-CP_138976 huong dan xac dinh vi tri - nha nuoc.doc

Còn đây là cách làm của tôi:
Giai đoạn 1: Xác định cơ cấu tổ chức bộ phận
Bước 1. Xác định định hướng Cơ cấu tổ chức bộ phận
Bước 2. Xác định mục đích của bộ phận
Bước 3. Phân tích số lượng vị trí
Bước 4. Xác định chức năng của phòng, phân bổ nhiệm vụ và đặt tên các vị trí
Bước 5. Hoàn thiện sơ đồ vị trí
Bước 6. Phân bổ quyền hạn

Giai đoạn 2: Viết Mô tả công việc cho từng vị trí
1. Mục đích công việc vị trí
2. Trách nhiệm và nhiệm vụ
3. Kết quả đầu ra
4. Quyền hạn của vị trí
5. Tiêu chuẩn công việc

Bạn có thấy sự tương đồng không? Tôi nghĩ, cách của tôi sẽ dễ hiểu và hợp logic hơn so với cách của nhà nước một chút nhưng cơ bản là tương đồng.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản