Quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tìm được những ứng viên phù hợp nhất với vị trí công việc và đảm bảo hiệu suất. Nếu bạn đang tìm hiểu về quy trình quyển dụng, hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây của Blognhansu nhé!
1. Những điều nên và không nên làm trong tuyển dụng nhân sự
Để tuyển dụng nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp, nhà tuyển dụng cần nắm rõ các bước và những điều nên và không nên làm. Làm sao để tìm được những ứng viên tiềm năng và tránh được các rủi ro trong cả quá trình.
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Mục đích của bước này là để xác định và nắm bắt nhu cầu cụ thể về nguồn nhân lực mới trong tổ chức. Từ đó, nhà tuyển dụng có thể định hình và xác định các vị trí công việc cần tuyển dụng để đáp ứng mục tiêu và chiến lược của tổ chức. Dưới đây là một số điều cần làm và không nên làm trong bước xác định nhu cầu tuyển dụng.
Nên làm:
- Phân tích công việc để xác định nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí cần tuyển dụng.
- Xác định kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết cho vị trí.
- Xem xét nhu cầu của doanh nghiệp để xác định số lượng người cần tuyển.
- Lập kế hoạch tuyển dụng để đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra hiệu quả, tối ưu.
Không nên làm:
- Không xác định rõ nhu cầu tuyển dụng dẫn đến việc tuyển dụng không hiệu quả, không đáp ứng được yêu cầu công việc.
- Không thảo luận hay tương tác với các bộ phận liên quan hoặc quản lý để hiểu rõ nhu cầu và yêu cầu công việc.
- Không cập nhật hoặc chỉnh sửa JD (bản mô tả công việc) theo thực tế và yêu cầu công việc hiện tại.
- Không xác định được số lượng và loại hình nhân lực cần tuyển dẫn đến thiếu hụt/dư thừa nhân lực trong tổ chức.
Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng
Trong bước này, bạn cần xác định các bước cần thực hiện để tuyển dụng nhân viên mới, đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra tối ưu và tiết kiệm chi phí. Vậy trong bước này, nhà tuyển dụng cần làm và không nên làm gì?
Nên làm:
- Xác định rõ nhu cầu tuyển dụng.
- Lập kế hoạch chi tiết bao gồm các bước thực hiện, thời gian thực hiện và ngân sách.
- Sử dụng các công cụ và phương pháp tuyển dụng.
- Theo dõi và đánh giá quá trình tuyển dụng để đảm bảo thực hiện được mục tiêu tuyển dụng.
Không nên làm:
- Kế hoạch không được lên rõ ràng và cụ thể cho từng hạng mục
- Không xem xét nguồn lực như nhân sự, ngân sách và kỹ năng.
- Tạo ra kế hoạch cứng nhắc, thiếu linh hoạt.
- Không cập nhật kế hoạch tuyển dụng theo từng giai đoạn phát triển của tổ chức hay biến động thị trường.
- Không theo dõi quá trình tuyển dụng
Bước 3: Phân tích công việc của các vị trí cần tuyển dụng
Trong quy trình tuyển dụng, bước này giúp bạn hiểu rõ các yêu cầu, nhiệm vụ, trách nhiệm và kỹ năng cần thiết cho mỗi vị trí công việc cần tuyển. Nhà tuyển dụng có thể xác định một bản mô tả công việc chi tiết, tạo cơ sở cho quá trình tìm kiếm và đánh giá ứng viên phù hợp.
Nên làm:
- Xác định các yêu cầu công việc như kiến thức, kỹ năng hay kinh nghiệm để tìm kiếm được ứng viên phù hợp.
- Xác định các nhiệm vụ và trách nhiệm chính của công việc để có góc nhìn tổng quan về vị trí cần tuyển dụng và cung cấp thông tin khi ứng viên cần.
- Xây dựng tiêu chí đánh giá dựa trên nhiệm vụ, trách nhiệm chính hay các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng tuyển dụng.
Không nên làm:
- Bản mô tả công việc mơ hồ, không rõ ràng.
- Không tương tác với các bộ phận hoặc nhân viên có liên quan để có cái nhìn đa chiều và chính xác hơn về công việc của vị trí tuyển dụng.
- Phỏng vấn những người không liên quan đến vị trí cần phân tích.
- Dựa trên ý kiến cá nhân để xác định các nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí đó.
- Không cập nhật thông tin trong mô tả công việc sau khi phân tích.
Khi đã xác định được những kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm cần có, nhà tuyển dụng nên chuẩn bị bản mô tả công việc đầy đủ. Trong đó nêu rõ các yêu cầu đối với vị trí này, từ bản JD, ứng viên có thể đối chiếu và quyết định ứng tuyển hay không.
Trong bản JD, nhà tuyển dụng cần đề cập những mục sau: tên công ty và giới thiệu công ty, những lợi ích khi làm việc tại doanh nghiệp, giá trị cốt lõi, vị trí của doanh nghiệp, chức vụ cần tuyển dụng, thuộc phòng ban nào, lương thưởng ra sao, …
Bước 4: Tìm kiếm ứng viên tiềm năng
Đây là một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Bước này sẽ giúp bạn tìm ra và thu hút ứng viên phù hợp với vị trí công việc đang tuyển dụng. Những điều bạn nên và không nên làm trong bước này là?
Nên làm:
- Nghiên cứu và lựa chọn các nguồn tuyển dụng phù hợp để tiếp cận, thu hút ứng viên tiềm năng.
- Chuẩn bị content tuyển dụng thu hút, hấp dẫn, chi tiết về vị trí công việc, yêu cầu và lợi ích.
- Chủ động tìm kiếm ứng viên ở những nguồn khác nhau thay vì chỉ dựa vào số ứng viên đăng ký - gửi hồ sơ.
- Nếu cần, hãy sử dụng dịch vụ của các đối tác tuyển dụng hoặc công ty tư vấn nhân sự để tìm kiếm và tiếp cận với những ứng viên chất lượng.
Không nên làm:
- Chỉ dựa vào một nguồn tuyển dụng duy nhất.
- Viết mô tả công việc mơ hồ, kém hấp dẫn.
- Không tương tác hay phản hồi ứng viên.
- Bỏ qua nguồn ứng viên nội bộ, các kênh tuyển dụng khác như mạng xã hội, các mối quan hệ cá nhân.
Bước 5: Sàng lọc hồ sơ ứng viên
Bước sàng lọc trong quy trình tuyển dụng sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá, lọc bỏ hồ sơ ứng viên không phù hợp với yêu cầu và tiêu chí công việc. Dưới đây là những điều bạn nên và không nên làm trong bước này.
Nên làm:
- Xem xét hồ sơ ứng viên và đánh giá dựa trên yêu cầu, tiêu chí công việc đã xác định từ bước phân tích công việc.
- Tạo và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ ứng viên để có thể tiếp cận và sắp xếp dữ liệu dễ dàng hơn.
- Áp dụng công nghệ và công cụ phần mềm để tăng tính hiệu quả, tự động hóa quy trình sàng lọc hồ sơ ứng viên.
- Xác định và tạo danh sách các ứng viên tiềm năng dựa trên sự phù hợp với yêu cầu công việc đã đưa ra.
Không nên làm:
- Đánh giá hồ sơ ứng viên dựa trên tiêu chí không liên quan hoặc quá chủ quan.
- Bỏ qua hồ sơ ứng viên chỉ vì chưa hoàn thiện hoặc thiếu thông tin.
- Không xác định và duy trì các tiêu chí rõ ràng.
- Không thực hiện tương tác và thông báo với ứng viên sau khi sàng lọc hồ sơ.
Bước 6: Phỏng vấn ứng viên
Phỏng vấn là để nhà tuyển dụng tìm hiểu kỹ hơn về những ứng viên tiềm năng và đánh giá xem họ có phù hợp với doanh nghiệp không.
Nên làm:
- Chuẩn bị trước cho buổi phỏng vấn.
- Tạo ra môi trường phỏng vấn thoải mái, thân thiện.
- Đặt câu hỏi rõ ràng và liên quan đến vị trí cần tuyển.
- Lắng nghe câu trả lời của ứng viên và đưa ra những câu hỏi “follow-up” để hiểu rõ hơn về họ.
- Đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm và thái độ của ứng viên một cách khách quan.
- Kết thúc buổi phỏng vấn bằng cách cảm ơn ứng viên và cho họ biết thời gian nhận được kết quả.
Không nên làm:
- Không thực hiện đúng giờ buổi phỏng vấn.
- Tạo ra môi trường phỏng vấn áp lực, căng thẳng.
- Đặt câu hỏi không rõ ràng, lạm dụng câu hỏi kỹ thuật hoặc không liên quan đến vị trí đang cần tuyển dụng.
- Không lắng nghe rõ ràng câu trả lời của ứng viên.
- Không đánh giá kỹ năng, thái độ và kinh nghiệm của ứng viên.
- Không cho ứng viên biết thời gian nhận kết quả.
Bước 7: Đánh giá ứng viên
Bước đánh giá ứng viên sẽ tổng hợp các thông tin có được từ những bước trên, bao gồm hồ sơ xin việc, quá trình phỏng vấn, các bài kiểm tra năng lực và đánh giá từ người phỏng vấn. Sau đó, đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng. Một số điều cần lưu ý khi thực hiện bước này.
Nên làm:
- Sử dụng tiêu chí đánh giá phù hợp với vị trí cần tuyển.
- Đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ cùng các yếu tố khác của ứng viên.
- So sánh các ứng viên với nhau để tìm ra người phù hợp nhất.
- Lấy ý kiến từ người phỏng vấn và người quản lý trực tiếp của vị trí đó.
Không nên làm:
- Đánh giá ứng viên một cách cảm tính.
- Không đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ và các yếu tố khác của ứng viên.
- Không so sánh ứng viên với nhau.
- Không lấy ý kiến từ đồng nghiệm và người quản lý trực tiếp của vị trí cần tuyển.
- Bỏ qua phản hồi từ người phỏng vấn và người quản lý trực tiếp của vị trí cần tuyển.
Bước 8: Gửi thư mời ứng viên nhận việc
Trong quá trình tuyển dụng nhân sự, bước này được thực hiện để gửi thư mời chính thức và tiếp tục quá trình nhận việc của ứng viên. Thực hiện bước này một cách chuyên nghiệp và tận tâm sẽ đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả trong khi gia nhập ứng viên vào tổ chức.
Nên làm:
- Gửi lời mời làm việc sớm nhất có thể sau khi quyết định tuyển dụng được đưa ra.
- Lời mời làm việc rõ ràng và đầy đủ thông tin như tên công ty, vị trí công việc, mức lương, ngày bắt đầu làm việc, phúc lợi, …
- Gửi lời mời làm việc bằng văn bản.
- Liên hệ với ứng viên để xác nhận rằng họ đã nhận được thư mời nhận việc.
Không nên làm:
- Gửi lời mời làm việc trễ.
- Lời mời làm việc không rõ ràng, thiếu thông tin.
- Không liên hệ với ứng viên để xác nhận họ đã nhận được lời mời làm việc.
Bước 9: Chào đón thành viên mới
Nếu chào đón nhân viên mới tốt, doanh nghiệp có thể tạo thiện cảm với nhân viên mới và giúp họ hòa nhập với văn hóa công ty. Từ đó, tạo động lực cho họ làm việc hiệu quả và găn bó với doanh nghiệp lâu hơn. Dưới đây là những điều cần làm và không nên làm trong bước chào đón nhân viên mới.
Nên làm:
- Chuẩn bị kế hoạch chào đón nhân viên mới, bao gồm giới thiệu họ với đồng nghiệp, người quản lý, các phòng ban, …
- Cung cấp cho nhân viên mới các tài liệu cần thiết như quy định nội bộ, bảng lương, chế độ bảo hiểm, …
- Tổ chức các hoạt động để nhân viên mới có cơ hội gặp gỡ và giao lưu với đồng nghiệp.
- Theo dõi và hỗ trợ nhân viên mới trong thời gian thử việc.
Không nên làm:
- Để nhân viên mới tự tìm hiểu mọi thứ về công ty.
- Không giới thiệu nhân viên mới với đồng nghiệp, người quản lý.
- Không cung cấp cho nhân viên mới các tài liệu cần thiết về nội quy, quy định, …
- Không tổ chức các hoạt động gặp gỡ và giao lưu cho nhân viên mới.
- Không theo dõi và hỗ trợ nhân viên mới trong thời gian đầu làm việc.
2. Vai trò của quy trình tuyển dụng nhân sự
Quy trình tuyển dụng nhân sự nhằm mục tiêu thu hút ứng viên có năng lực và khuyến khích ứng viên nộp hồ sơ. Đây là tiền đề để doanh nghiệp xây dựng danh sách ứng viên chất lượng, tiết kiệm thời gian tìm ứng viên thay thế vị trí hiện tại hay tương lai của doanh nghiệp. Khia xây dựng quy trình khoa học, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích.
Tiết kiệm thời gian
Xây dựng quy trình tuyển dụng hiệu quả giúp nhà tuyển dụng tìm kiếm và lựa chọn các ứng viên thích hợp hơn. Hơn nữa, có thể thu hút ứng viên đủ tiêu chuẩn có tỷ lệ chuyển đổi cao nhất. Không chỉ tối ưu chi phí và thời gian, khi xây dựng quy trình tuyển dụng hợp lý cũng thể hiện tính chuyên nghiệp của thương hiệu tuyển dụng trong mắt ứng viên.
Gắn kết nhân viên
Một quy trình tuyển dụng đúng hướng có thể giúp doanh nghiệp lựa chọn những ứng viên phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh và đảm bảo hiệu suất công việc. Ngoài ra, nhân viên gắn kết hơn, tạo động lực để làm việc nhiệt tình và tận tâm hơn với công việc.
Chủ động hơn trong công tác tuyển dụng
Chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng kỹ lưỡng giúp doanh nghiệp chủ động và thống nhất về chiến lược cho cấp quản lý và phòng nhân sự. Trường hợp cần thiết doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược nhằm cải thiện chất lượng ứng viên và nâng cao uy tín cho thương hiệu.
Nâng cao hiệu suất công việc
Quy trình tuyển dụng đạt được hiệu quả cao sẽ giúp doanh nghiệp xác định được năng lực và trình độ của ứng viên. Nhà tuyển dụng thông thái sẽ biết tận dụng quá trình phỏng vấn để đưa ra những câu hỏi để hiểu rõ về điểm mạnh, yếu của ứng viên. Qua đó, nhà tuyển dụng xác định được hiệu suất công việc trong tương lai của ứng viên.
Lời kết,
Trên đây là những điều bạn nên ghi nhớ trong quá trình tuyển dụng nhân sự tại doanh nghiệp. Khi có nhu cầu, hãy căn cứ vào yêu cầu và quy mô tuyển dụng để điều chỉnh các bước cho thích hợp. Như vậy sẽ tuyển chọn được những ứng viên có trình độ, đảm nhận tốt công việc giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển.
