Nguyên lý Pareto hay quy luật 80/20 sẽ giúp bạn quản lý thời gian và tối ưu lợi ích trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống. Vậy cụ thể nguyên tắc này là gì? Cùng Blognhansu tìm hiểu trong bài viết hôm nay nhé!

1. Nguyên lý Pareto là gì?

Nguyên lý Pareto, trong tiếng Anh là Pareto Principle, còn được gọi là Quy luật Pareto hay Quy luật 80/20. Nguyên lý Pareto được đặt theo tên của nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto, chỉ ra khoảng 80% hậu quả đến từ 20% nguyên nhân, chứng minh mối quan hệ chênh lệch giữa đầu vào và đầu ra.

Quan sát ban đầu của quy luật Pareto có liên quan đến mối quan hệ giữa tài sản và dân số. Pareto nhìn ra rằng 80% đất đai ở Ý thuộc sở hữu của 20% dân số. Sau khi khảo sát một số quốc gia khác, ông cũng tìm thấy điều tương tự.

Bên cạnh đó, nguyên tắc Pareto là một quan sát chứng minh rằng mọi thứ trong cuộc sống không phải lúc nào cũng được phân phối đồng đều. Chẳng hạn, 80% lợi tức của công ty được tạo bởi 20% khách hàng, 80% các vụ phạm pháp được gây nên bởi 20% tội phạm, …

Đối với quản lý thời gian cá nhân, 80% sản lượng liên quan đến công việc của bạn chỉ đến từ 20% thời gian của bạn tại nơi làm việc. Còn trong trường hợp của Pareto, ông đã sử dụng nguyên lý Pareto để giải thích cách 80% tài sản được kiểm soát bởi 20% dân số của một đất nước.

Có thể thấy, nguyên tắc Pareto ngày càng phát triển và được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, quản lý công việc hay quản trị nhân lực. Ví dụ:

- Nếu 20% khách hàng đang thúc đẩy 80% doanh số bán hàng của doanh nghiệp thì họ có thể muốn tập trung vào những khách hàng này.

- Nếu 20% sai sót thiết kế trên ô tô dẫn đến 80% các vụ va chạm thì bạn có thể xác định và sửa chữa những sai sót đó.

2. Hiểu đúng để áp dụng nguyên lý Pareto

2.1 Điều cốt lõi của nguyên tắc Pareto

Nguyên lý Pareto nhấn mạnh việc xác định những điều tốt nhất của một sự việc và sử dụng chúng hiệu quả để tạo ra giá trị tối đa.

Tỷ lệ cũng có thể thay đổi như 80/20, 90/10 hoặc 90/20 (các con số không cần phải có tổng bằng 100). Do đó, nguyên tắc này trở thành hướng dẫn cách phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.

2.2 Tại sao nguyên lý Pareto lại hữu ích?

Khi bạn hiểu về quy luật 80/20 thì chắc hẳn ai trong chúng ta cũng cảm thấy mình đã lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết. Trong thời đại với nhiều lựa chọn và đứng trước bao nhiêu khó khăn thử thách, hãy quyết định và lựa chọn hướng đi thông minh.

Biết về nguyên lý Pareto, bạn sẽ:

- Đối với 20% khách hàng đóng góp 80% doanh thu: tập trung làm hài lòng nhóm khách hàng này.

- Đối với 20% nhân viên đóng góp 80% kết quả: tập trung khen thưởng những nhân viên này.

- Đối với 20% lỗi đóng góp 80% sự cố: tập trung sửa những lỗi sai này trước.

Từ đó, bạn có thể tập trung vào 20% tạo ra sự khác biệt, thay vì 80% không mang lại nhiều lợi ích.

3. Áp dụng nguyên lý Pareto thế nào?

Thứ nhất, quan điểm của nguyên lý Pareto là nhận ra rằng hầu như mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đều. Đưa ra quyết định phân bổ thời gian, nguồn lực hay nỗ lực dựa trên điều này:

- Thay vì dành ba tiếng với một thiết kế, hãy tạo 6 bố cục (mỗi bố cục 30 phút) và chọn cái mà bạn thích nhất.

- Thay vì dành một giờ để soạn thảo một bài viết cho blog mà bạn không chắc là điều cần thiết, hãy dành 10 phút để nghĩ ý tưởng và 50 phút để viết về cái tốt nhất.

- Thay vì dành ba tiếng để đọc ba bài viết, hãy dành một giờ để xem qua 12 bài viết (mỗi bài 5 phút) và rồi để hai giờ còn lại cho hai bài viết hay nhất.

Thứ hai, đừng nghĩ quy luật 80/20 có nghĩa là chỉ thực hiện 80% công việc cần thiết. Có thể đúng là 80% tòa nhà được xây dựng trong 20% khoảng thời gian đầu tiên nhưng chúng ta vẫn cần phần còn lại của cây cầu thì mới hoạt động được. Nguyên lý Pareto là một quan sát và không phải là quy luật tự nhiên.

Thứ ba, khi bạn đang tìm kiếm chất lượng hàng đầu thì cần tất cả 100%. Khi bạn đang cố gắng tối ưu hóa lợi ích, việc tập trung vào 20% quan trọng sẽ tiết kiệm thời gian. Do đó, hãy xem xét những hoạt động nào tạo ra nhiều kết quả nhất và dành cho chúng sự quan tâm.

4. Các bước áp dụng nguyên lý Pareto

Các bước phân tích cơ bản:

• Bước 1: Xác định vấn đề
• Bước 2: Liệt kê nguyên nhân dẫn đến vấn đề (lưu ý có thể có nhiều nguyên nhân khác nhau)
• Bước 3: Cho điểm các nguyên nhân bằng cách ấn định một con số (dựa trên mức độ những tác động tiêu cực).
• Bước 4: Sắp xếp các nguyên nhân thành các nhóm.
• Bước 5: Xây dựng và thực hiện kế hoạch hành động để giải quyết các nguyên nhân có điểm cao hơn trước.

Lời kết,

Với lời khẳng định “20% nhân viên đóng góp 80% kết quả”, nguyên lý Pareto là một trong những định luật phổ quát nhất trong cuộc sống và kinh tế. Mong rằng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu hơn quy luật này nhé!