Chiều tối, đang định tắt máy nghỉ ngơi thì tôi nhận được câu hỏi về "Phân biệt COID và ASK trong quá trình xây dựng khung năng lực". Câu hỏi này là của một bạn học viên trong lớp 3P của tôi. Lúc nhận được câu hỏi tôi nghĩ: "Bạn học viên của tôi đã được nói rất kỹ mà bạn còn hỏi vậy thì chắc nhiều học viên và nhiều anh chị em khác cũng nhầm. Thế thì phải viết bài ngay".

Câu hỏi của bạn như sau: "E chào anh ạ. A ơi anh cho em hỏi khi mình xây dựng Khung năng lực, khi nào nên dùng mô hình ASK, khi nào dùng COID ạ anh? Theo mô hình giả định e được tham gia trong khóa học của anh thì:
- Phần năng lực lõi (core Văn hóa + core cạnh tranh) thì dùng COID;
- Phần năng lực chiến lược + năng lực chuyên môn theo JD thì sử dụng ASK.
Anh giải thích thêm giúp em nguyên lý vì sao mình nên áp dụng như vậy không ạ?"

Bạn có thấy câu hỏi khó hiểu không? Sở dĩ bạn hỏi vậy vì quá trình xây dựng Khung năng lực của tôi diễn ra qua các bước sau:
- Bước 1 xác định năng lực lõi
- Bước 2 xác định năng lực chiến lược
- Bước 3 xác định thư viện năng lực bộ phận
- Bước 4 xác định và rút gọn năng lực cho từng vị trí
Bạn tôi đã về xem lại tài liệu, thấy thắc mắc ở bước 1 đến 3. Thế là bạn đặt câu hỏi đó.

Câu trả lời của tôi là: Bạn tôi bị nhầm 1 chút. Cái nhầm của bạn tôi là cho rằng COID và ASK giống nhau. Cụ thể, trong cách làm của tôi:
- ASK là cách để phân tách năng lực. Khi phân tách, chúng ta sẽ khảo sát, phỏng vấn những người làm một công việc gì đó bằng cách sử dụng câu hỏi: "Để một người hoàn thành công việc ... thì họ cần kỹ năng, kiến thức và thái độ gì?". Định nghĩa về ASK đã được tôi viết trong 2 bài: "Mô hình ASK hay KSA là gì ?" và "Nguồn gốc của mô hình ASK (KAS) ?"
- COID là cách để định nghĩa và đưa ra các biểu hiện hành vi của năng lực. Cũng giống như trên, chúng ta sẽ khảo sát phỏng vấn những người giỏi năng lực A với câu hỏi: "Dựa vào COID (C - Conceive - Biết, O - Operate - Vận hành, I - Implement - Áp dụng, D - Desging - Thiết kế ), năng lực A có những biểu hiện, hành vi nào?" Chi tiết về cách dùng COID, thân mời bạn đọc bài: "Cách định nghĩa, phân cấp độ (mức độ) cho các bậc năng lực theo mô hình ASK như thế nào?"

Ví dụ:
- Chúng ta có một công việc là: Viết blog chia sẻ chuyên môn Quản trị Nhân sự.
- Để ra được các năng lực chúng ta sử dụng mô hình ASK để phân tách với câu hỏi: Để một người hoàn thành công việc "Viết blog chia sẻ chuyên môn Quản trị Nhân sự" thì họ cần kỹ năng, kiến thức và thái độ gì? Trả lời: Công việc này cần có
+ Kiên thức: Quản trị nhân sự
+ Kỹ năng: Gõ máy tính, soạn thảo văn bản, phân tích vấn đề
+ Thái độ: Kiên nhẫn
- Có được các năng lực rồi thì việc tiếp theo, chúng ta sử dụng mô hình COID để đưa ra các biểu hiện hành vi với câu hỏi: Năng lực "Gõ máy tính" có những biểu hiện, hành vi nào? Trả lời: Những hành vi sau đây thuộc về năng lực "Gõ máy tính"
+ Gõ được 100 từ trong vòng 60 giây
+ Sử dụng >=6 ngón để gõ bàn phím
+ Không cần nhìn bàn phím vẫn có thể gõ thành câu có nghĩa.

Vậy là tôi cũng đã trả lời xong câu hỏi của bạn học viên. Và hẳn bạn đã phân biệt được sự khác nhau giữa ASK và COID?

Chú ý: Hiện nay trong giới Quản trị Nhân sự đang có 2 hướng làm khung năng lực:
- Hướng 1: Xây năng lực theo hướng phân tách nhiệm vụ ra thành các năng lực "lẻ" - mỗi năng lực như là 1 yếu tố (mô hình ASK hay KEFEAS). Ví dụ: Giống như ví dụ công việc "Viết blog chia sẻ chuyên môn Quản trị Nhân sự" ở trên.
- Hướng 2: Phân tách nhiệm vụ ra thành các năng lực "nhóm" - mỗi năng lực là 1 tập hợp các yếu tố như kiến thức - kỹ năng - tính cách). Ví dụ: Cũng công việc "Viết blog chia sẻ chuyên môn Quản trị Nhân sự" nhưng thay vì tách thành từng yếu tố chúng ta sẽ tìm ra năng lực "nhóm" với tên là "Năng lực viết blog Quản trị Nhân sự". Năng lực này sẽ là tổng hợp các năng lực "lẻ":
+ Có kiển thức Quản trị Nhân sự
+ Kỹ năng gõ máy tính 600 từ trong vòng 60s
+ Có kỹ năng soạn thảo văn bản
+ Có thể Phân tích vấn đề một cách logic
+ Kiên nhẫn, có thể làm một việc gì đó trong thời gian dài

Sau khi có các năng lực rồi, chúng ta tiếp tục dùng COID hoặc PDCA để đưa ra các biểu hiện hành vi cho năng lực. Tuy nhiên mỗi hướng sẽ có cách sử dụng COID khá khác.
- Hướng 1: Do coi các yếu tố là năng lực (hay còn gọi các yếu tố là năng lực "lẻ") nên:
+ Các năng lực kiến thức (K): Chúng ta chủ yếu dùng C - Conceive - Biết và D - Desging - Thiết kế để đưa ra hành vi dùng làm mô tả cho năng lực. Ví dụ năng lực hiểu biết về Quản trị Nhân sự sẽ có các biểu hiện sau:
* Có chứng chỉ đào tạo về Quản trị Nhân sự
* Nắm (biết) được cơ bản các định nghĩa Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải
* Đào tạo được người khác về quy trình Quản trị nhân sự
+ Các năng lực kỹ năng (S): Chúng ta chủ yếu dùng O - Operate - Vận hành, I - Implement - Áp dụng để mô tả hành vi. Ví dụ năng lực "Gõ máy tính" có biểu hiện:
* Gõ được 100 từ trong vòng 60 giây
* Sử dụng >=6 ngón để gõ bàn phím
* Không cần nhìn bàn phím vẫn có thể gõ thành câu có nghĩa.
+ Các năng lực thái độ (tính cách) (A): Chúng ta khá linh hoạt COID. Tuy nhiên với kinh nghiệm của tôi thì sẽ thiên về COI. Ví dụ năng lực kiên nhẫn bao gồm các biểu hiện:
* Hay làm một việc gì đó trong thời gian dài.
* Mặc kệ những khó khăn gian nan mà đối mặt với sự chậm trễ hoặc hành động khiêu khích mà không biểu hiện sự khó chịu hoặc giận dữ một cách tiêu cực.

- Hướng 2: Chúng ta có năng lực "nhóm" và sẽ dùng cả COID để đưa ra biểu hiện hành vi cho năng lực. Ví dụ như trên: "Năng lực viết blog Quản trị Nhân sự" có biểu hiện chính:
+ Có kiển thức Quản trị Nhân sự.
+ Kỹ năng gõ máy tính 600 từ trong vòng 60s.
+ Có kỹ năng soạn thảo văn bản .
+ Có thể Phân tích vấn đề một cách logic.
+ Kiên nhẫn, có thể làm một việc gì đó trong thời gian dài.

Khi tìm hiểu về Khung năng lực và xem các sản phẩm của một số tổ chức, tôi thấy họ thường hay lẫn lộn. Chi tiết, họ sử dụng ASK để tác các năng lực "lẻ". Rồi sau đó đưa ra các biểu hiện có dạng ASK. Tức là họ dùng COID và cố nhét mọi biểu hiện có thể vào năng lực đó. Ví dụ "Năng lực giao tiếp lãnh đạo" có các biểu hiện sau:
- Có kiến thức về tâm lý con người
- Hiểu cảm xúc, thái độ và động cơ của người khác
- Kỹ năng truyền đạt rõ ràng, biết lắng nghe
- Có kỹ năng thuyết trình tổ chức hội họp
- Thể hiện được sự lôi cuốn trong giao tiếp, khiến người khác tin tưởng, nghe và làm theo
Nhìn vào biểu hiện chúng ta có thể thấy năng lực "nhóm" bao gồm các năng lực "lẻ": Năng lực giao tiếp lãnh đạo = Kiến thức tâm lý con người + Kỹ năng truyền đạt + Kỹ năng thuyết trình + Kỹ năng tổ chức hội họp + Uy tín.

Nếu bạn đang triển khai xây dựng Khung năng lực cho tổ chức, chúc bạn hiểu rõ hướng mình đang định làm.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng Hệ thống Quản trị Nhân sự bài bản