Đầu năm, do chịu khó đi xin việc lại hay đạp đổ bát cơm của mình bằng cách share các tài liệu full nội dung công thức do mình đào tạo nên tôi được nhiều anh chị vào hỏi. Dưới đây là một tâm sự về Quản trị Nhân sự mà tôi mới nhận được của anh bạn:

"Hiện tại e đang bán buôn quần áo thời trang nữ và có bản lẻ. E có 10 nhân viên đang làm việc. Có 2 nhân viên kho. 2 nhân viên tìm kiếm khách hàng liên tục. 6 nhân viên sale bán hàng trên nhóm zalo.

Tks a"

Nếu gặp được bài toán này, chúng ta sẽ giải thế nào? Với tôi, đây là câu hỏi ngắn nhưng lời giải thì lại dài.

Trước tiên, chúng ta đọc câu "Nhưng khả năng quản lý của e còn yếu kém". Đọc xong tôi liên tưởng tới những áp lực và cơn đau đầu trong quá trình điều hành doanh nghiệp. Dường như các hành vi của nhân viên không theo ý anh. Đau đầu là đương nhiên. Đau hơn nữa còn là cái cảm giác "chảy máu" khi:

Tuyển
- Chuyển kho ra địa điểm mới và thêm công việc mới (bán hàng trên facebook) thì tuyển dụng khó, không tìm được ai.
- Tất cả các việc sếp đều phải nhúng tay vào (sếp làm hết) nên cần tuyển thêm người.
- (Gia công sản xuất) Nhân viên là người nhà, làm thế nào để tuyển nhân sự không dính dáng đến người nhà.

Dạy
- CEO chưa đủ năng lực để phát triển cơ sở lớn mạnh hơn (làm 10 người thì ok nhưng lên >20 thì không được).
- Nhân viên gắn bó nhưng không có động lực đi học để làm nhiều việc hơn.
- (Kinh truyên đồ gỗ truyền thống): CEO thiếu nhiều thứ như định hướng nên làm gì, quy trình phối hợp với sếp với nhân viên thế nào.

Dùng
- (Công ty 5 NV - Studio chụp ảnh) Hiệu suất của nhân viên không được như kỳ vọng (giao việc nhưng làm không theo đúng như ý của mình, không đạt được kết quả)...
- (Công ty 5 NV - Studio chụp ảnh) Nhân viên làm không hết mình.
- (Công ty 158 NV - SX&KD Thời trang Công sở) Sale chốt đơn không tốt, cãi lại sếp, năng lực làm việc kém
- (Các cửa hàng bán lẻ và sỉ) Nhân viên bán hàng tại cửa hàng không nhiệt huyết, thích thì bán, không thích thì thôi, không làm theo ý mình muốn (kịch bản bán hàng). Sale online không bán được.
- (Kinh doanh trang sức) Chủ (hoặc quản lý) chưa biết cách giao việc cho đúng người
- Chưa có quy trình cụ thể để hướng dẫn nhân viên làm việc
- (Tài chính cá nhân) Nhân viên ngồi chơi, có buổi thì làm nhưng có buổi thì ngồi không.
- Cảm giác công ty như toàn người nhà mặc dù không hề có huyết thống với nhau:
+ Nhân viên làm việc với nhau theo cảm xúc nhiều hơn
+ Quy trình vận hành không hiệu quả
+ Công việc người nọ bị lẫn vào người kia, công việc bị chéo nhau. Một người làm nhiều công việc, không được chia rõ ra. Ví dụ như kế toán kiêm thêm bán hàng, nhân viên kỹ thuật cũng bán hàng.
+ Nhân viên ganh tị với nhau trong công việc.
- (Bán hàng qua livestream) Nhân viên là bạn bè người quen nên làm việc hời hợt, hiệu suất kém, không tôn trọng sếp.
- (Công ty 60 người - Dạy lái xe): Khối văn phòng giống gia đình, nhân viên làm hết sức không kể thời gian và gắn bó nhưng làm việc còn cảm xúc, ganh tị, tạo ra bè phái.

Giữ
- (Công ty 5 NV - Studio chụp ảnh) Sự gắn bó của nhân viên với công ty: nhân viên làm tại công ty không lâu dài. Nhân viên ở công ty dài nhất là 5 - 6 tháng.
- (Tài chính cá nhân) Chưa biết phương pháp tính thu nhập của nhân viên như nào là hợp lý với vùng miền.
- Chưa biết giữ chân người giỏi ở lại
- Không tối ưu được chi phí nhân sự

Thải
- Công ty bị thanh tra lao động

(Những nỗi đau hay vấn đề vừa rồi, là tôi gõ lại từ một video trên facebook trong một hội thảo về nhân sự và có bổ sung thêm)

Tất cả những gì viết ở trên tôi gọi đó là biểu hiện văn hóa của tổ chức. Đây chỉ là các vỏ văn hóa. Bất kỳ công ty nào trong hành trình phát triển từ nhỏ đến khi lớn đề trải qua những nỗi đau trên. Tôi hay gọi vỏ văn hóa hay các biểu hiện này là vòng tròn văn hóa thứ 6. Vòng tròn này bao bọc và bị chi phối bởi 5 vòng tròn văn khóa khác:
+ Vòng tròn 5. Hệ thống Quản trị (Quản lý và công cụ, chính sách quản trị)
+ Vòng tròn 4. Chiến lược, phong cách lãnh đạo, quan điểm quản trị
+ Vòng tròn 3. Sứ mệnh, tầm nhìn, hoài bão, giá trị cạnh tranh lõi
+ Vòng tròn 2. Triết lý tổ chức
+ Vòng tròn 1. Tính cách tổ chức
Mọi tổ chức đều có cấu tạo văn hóa như trên. Khi thống nhất như vậy, chúng ta sẽ thấy rằng để xử lý các vấn đề biểu hiện văn hóa làm đau đầu ban lãnh đạo thì cần phải xử lý và làm lại đủ 5 vòng tròn bên trong.

Điều thứ 2, chúng ta đọc câu này "E muốn nhờ a giúp e viết quy trình vận hành cửa hàng. Quy trình quản lý nhân sự. Cơ chế lương cho từng bộ phận. Cần phát triển thêm bộ phận nào nữa ko. Và KPI cho từng bộ phận.", không biết anh chị em nghĩ gì chứ tôi thấy là anh bạn tôi đang cố gắng tìm cách giải bài toán và làm mình bớt đau đầu. Anh nghĩ rằng cần phải xây dựng hệ thống. Giống như người bệnh, họ thấy đau đầu và thế là nghĩ rằng mình phải uống thuốc đau đầu. Đa phần mọi người tìm cách xử lý vấn đề ở vòng tròn văn hóa thứ 6 bằng cách chỉnh sửa hệ thống Quản trị ở vòng tròn số 5. Điều này đúng nhưng chưa đủ. Như đã nói ở trên, chúng ta phải xử lý và làm lại đủ 5 vòng tròn bên trong.

Với đầu bài, tôi thấy anh bạn có vẻ như muốn xây mọi thứ bài bản (Quy trình, cơ chế lương, cơ cấu tổ chức, kpi). Một hệ thống QTNS bài bản theo tôi tức là:
- Phải phù hợp với văn hóa (tuân theo quan điểm, chiến lược, tầm nhìn, sứ mệnh, triết lý, giá trị lõi)
- Tuân theo luật
- Có tính linh hoạt
- Có tính tạo động lực (tuân theo một thuyết nghiên cứu nào đó về động lực)

Chi tiết hơn, bạn vui lòng xem 2 bài sau:
+ Tổng thể xây dựng Hệ thống QTNS đáp ứng DN bài bản là như thế nào? http://blognhansu.net.vn/?p=20783
+ Hệ thống Quản trị nhân sự sinh ra là để phục vụ cho Quan điểm quản trị và chiến lược doanh nghiệp https://blognhansu.net.vn/?p=25996

Trong hệ thống QTNS bài bản đó, chúng ta có rất nhiều công cụ. Tùy vào quy mô hay lĩnh vực, công cụ phù hợp sẽ xuất hiện. Tuy nhiên, tối thiểu doanh nghiệp cần phải có các công cụ sau:
- Mô tả công việc
- Quy trình thực hiện công việc
- Tài liệu đào tạo hướng dẫn
- Chỉ tiêu thực hiện công việc
- Chính sách lương thưởng thúc đẩy công việc
- Nội quy, nguyên tắc làm việc
- Khung năng lưc (tiêu chuẩn) thực hiện công việc
7 công cụ này sẽ giúp cho từng công việc, từng bộ phận giải quyết các bài toán QTNS sẽ phát sinh ở trên. Để cho bài bản, chúng ta xây dựng các công cụ theo lưu đồ sau:

Điều thứ 3, có được 2 bức tranh tổng thể rồi, chúng ta đi vào chi tiết từng công cụ 1 để tiến hành xây. Chi tiết về xây các công cụ thì giống như các giai đoạn tôi xây dựng Hệ thống thu nhập lương 3P:

Giai đoạn 1 - Xây dựng bản đồ chiến lược (bao gồm chiến lược nhân sự)
Giai đoạn 2 - Tái cơ cấu tổ chức (Chỗ này chính là trả lời câu hỏi: Cần phát triển thêm bộ phận nào nữa ko)
Giai đoạn 3 - Xây dựng hệ thống đánh giá giá trị công việc và thang lương P1 (Chỗ này chính là trả lời câu hỏi: Cơ chế lương cho từng bộ phận)
Giai đoạn 4 - Xây dựng hệ thống QT hiệu suất công việc (Chỗ này chính là trả lời câu hỏi: KPI cho từng bộ phận)
Giai đoạn 5 - Xây dựng hệ thống QT năng lực (Phần này so với yêu cầu của anh bạn tôi thì có vẻ thừa. Mà thừa cũng đúng vì quy công ty còn nhỏ. Xây dựng khung năng lực để đào tạo phát triển nhân viên là thừa và tốn nguồn lực)
Giai đoạn 6 - Xây dựng hệ thống Đãi ngộ 3P (Chỗ này chính là trả lời câu hỏi: Cơ chế lương cho từng bộ phận)
Giai đoạn 7 - Xây dựng hệ thống Quy trình hoạt động công ty (Chỗ này chính là trả lời câu hỏi: Quy trình quản lý nhân sự)

Như vậy, với câu hỏi "Bán buôn bán lẻ quần áo thời trang cần hệ thống Quản trị Nhân sự như thế nào để quản lý nhân viên tốt?", chúng ta nên có ít nhất:
- Mô tả công việc
- Quy trình thực hiện công việc
- Tài liệu đào tạo hướng dẫn
- Chỉ tiêu thực hiện công việc
- Chính sách lương thưởng thúc đẩy công việc
- Nội quy, nguyên tắc làm việc

Để nói chi tiết từng giai đoạn ở trên, không thể 1 bài là xong mà là mấy quyển sách. Ví dụ như giai đoạn 4, tôi đã xuất bản hẳn 1 quyển trách 600 trang với hơn 60 bài viết chia sẻ chi tiết cách làm và triển khai. Đây là quyển sách được viết thành dạng blog (tản văn) tập hợp các bài viết. Mỗi bài viết được viết ra sẽ phải làm sao cho người đọc dễ hiểu và giải quyết một vấn đề nào đó, có đầu có đuôi. Sách có các phần như sau:
PHẦN 1 - QUẢN TRỊ HIỆU SUẤT (PM) VÀ CÁC BƯỚC XÂY DỰNG
PHẦN 2 - KINH NGHIỆM TÁI TẠO HỆ THỐNG QUẢN TRỊ HIỆU
PHẦN 3 - PHÂN BIỆT CÁC PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KPI
PHẦN 4 - PHỤ LỤC VÍ DỤ TRIỂN KHAI

Chi tiết về sách: Giới thiệu về sách blog nhân sự Q5: “Tái tạo hệ thống Quản trị hiệu suất theo phương pháp BSC mix JD – KPI

Điều thứ 4, mặc dù đã có các công cụ nhưng nếu chỉ dừng ở đó thì tôi tin bạn sẽ chỉ có thể bớt đau đầu. Muốn giảm nỗi đau xuống nữa chúng ta cần có thêm "liều thuốc" quản lý cấp trung. Trong tình huống, anh bạn tôi có 10 nhân viên, nếu theo nguyên tắc tầm hạn quản lý - 1 người có thể quản lý được 7 người - thì chúng ta cần thêm 1 người quản lý nữa để chia sẻ bớt gánh nặng quản lý. Tùy theo năng lực hay điểm mạnh của CEO ở đâu, chúng ta có thể có phương án:
- "Tìm" người cáng bớt việc bán hàng (nếu CEO yếu phần bán hàng).
- Hoặc "tìm" người cáng bớt việc hỗ trợ (nếu CEO yếu phần hỗ trợ).
Chúng ta có thể "tìm" bằng cách đào tạo hoặc tuyển người quản lý. Tôi thích đào tạo từ nội bộ hơn (vì như thế họ hiểu văn hóa và dễ làm việc). Một người quản lý tốt là người biết làm các công việc sau:
1. Thực thi chiến lược dành cho bộ phận
2. Quản trị Nhân sự (Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải)
3. Tổ chức thực hiện công việc chuyên môn của bộ phận:
+ Xây dựng hệ thống (công cụ) Quản trị bộ phận (chuyên môn và con người): chính sách, công cụ để thúc đẩy và tự động hóa các công việc tác nghiệp.
+ Quản lý tác nghiệp chuyên môn (thực hành theo PDCA): Lập kế hoạch - Phân công công việc - Theo dõi, giám sát công việc - Cải tiến, điều chỉnh, báo cáo công việc.
+ Thực hiện các công việc chuyên môn chỉ riêng trưởng phòng làm như ký duyệt...
5. Quản lý tài sản, thông tin giấy tờ của bộ phận.
6. Quản lý tài chính của bộ phận (nếu đc quyền).
7. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của GĐ và công ty.

Chi tiết vui lòng xem bài: Công việc (mô tả công việc – JD) của trưởng phòng là gì?

Có đủ: Công cụ quản trị nhân sự + con người quản trị nhân sự (quản lý cấp trung) là chúng ta đã hoàn thiện được Hệ thống Quản trị Nhân sự rồi. Chúc anh chị em và anh bạn của tôi xây dựng thành công.

Tái bút: Bạn vẫn còn thắc mắc và muốn các bài viết chi tiết hơn? Nếu có thì hãy reply vào bài viết phần bạn muốn tôi làm rõ. Tôi sẽ gửi bạn các bài viết tôi đã viết để đọc thêm.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản