Tôi đi tư vấn về QTNS cho các tổ chức, một trong những bài toán hay gặp phải đó là: Trưởng phòng bị nhầm vai. Họ không biết việc của họ là gì. Có người thì ôm hết việc của nhân viên để lôi kéo và thể hiện sự nhân từ. Có người thì coi mình là lãnh đạo, hết lòng bảo vệ nhân viên, không cần quan tâm tới công việc. Có người thì đổ hết trách nhiệm cho cấp trên, cứ hơi tý thì nói công ty bảo thế này, công ty bảo thế kia, chứ họ không muốn vậy. Có người thì lại cay nghiệt, tập trung quá nhiều vào công việc, yêu cầu nhân viên cao... Vì thế mà nhân viên thấy giám đốc thì sợ, thấy trưởng phòng thì nhờn. Rồi thì trưởng phòng đi kéo theo luôn cả nhóm. Hay tuyển mãi không được ai. Việc xử lý bài toán này không phải đơn giản vì nhiều thầy nhiều chuyên gia QTNS, theo tôi cũng nhầm giữa việc phân ra cấp nào thì làm lãnh đạo cấp nào thì làm quản lý.

Với tôi, khi nhìn vào tổ chức chúng ta sẽ thấy để thực thi và triển khai công việc, duy trì nhân viên tuân thủ nội quy và văn hóa có 2 loại cảnh sát: Tốt và Xấu. Cảnh sát tốt là những người thấy ai đó sai thì đào tạo, giáo dục, động viên (chuyên cho củ cà rốt). Còn cảnh sát xấu là người thấy, bắt, phạt để lần sau không vi phạm (chuyên cho cây gậy). Người là cảnh sát tốt nên là: Giám đốc (những người cấp C). Còn người đóng vai cảnh sát xấu nên là Trưởng phòng (quản lý bộ phận) và các phòng ban chuyên môn. Họ chỉ cần giúp công việc đạt được hiệu quả, bộ phận duy trì hoạt động bình thường là được rồi. Còn việc động viên, quan tâm nên để nhiều cho lãnh đạo. Sao cho: Nhân viên họ ở lại tổ chức vì lãnh đạo và làm việc vì quản lý.

Nguồn ảnh: Sưu tầm

Chi tiết hơn, thông thường một vị trí trưởng phòng sẽ có mô tả công việc như sau:
A. Quan hệ công việc:
+ Cấp trên trực tiếp: Giám đốc
+ Cấp dưới: Nhân viên của bộ phận
+ Có mối quan hệ công việc với tất cả các bộ phận bên trọng và tùy từng bộ phận sẽ có mối quan hệ với cơ quan đoàn thể đối tác bên ngoài riêng.

B. Mục đích công việc của vị trí trưởng phòng:
- Đảm bảo các mục đích chuyên môn được giao
- Đảm bảo bộ phận làm việc hiêu quả, duy trì hoạt động chuyên môn bình thường.

C. Trách nhiệm (công việc thuộc về vị trí mà vị trí này nhận toàn bộ vinh quang cũng như rủi ro trong công việc) và nhiệm vụ (công việc của vị trí) phải làm:
1. Thực thi chiến lược dành cho bộ phận
2. Quản trị Nhân sự:
- Tuyển (tham gia vào tuyển dụng)
- Dạy (đào tạo, huấn luyện, truyền thông cho nhân viên hiểu văn hóa)
- Dùng (quản lý thực hiện công việc, tạo động lực, đánh giá hiệu quả công việc nhân viên)
- Giữ (giữ ổn định, hỗ trợ, quan tâm tới các nhân viên)
- Thải (duy trì nội quy, tuân thủ văn hóa, xử lý các vấn đề quan hệ lao động trong bộ phận).
3. Tổ chức thực hiện công việc chuyên môn của bộ phận:
+ Xây dựng hệ thống (công cụ) Quản trị bộ phận (chuyên môn và con người): chính sách, công cụ để thúc đẩy và tự động hóa các công việc tác nghiệp.
+ Quản lý tác nghiệp chuyên môn (thực hành theo PDCA): Lập kế hoạch - Phân công công việc - Theo dõi, giám sát công việc - Cải tiến, điều chỉnh, báo cáo công việc.
+ Thực hiện các công việc chuyên môn chỉ riêng trưởng phòng làm như ký duyệt...
5. Quản lý tài sản, thông tin giấy tờ của bộ phận.
6. Quản lý tài chính của bộ phận (nếu đc quyền).
7. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của GĐ và công ty.

D. Quyền hạn: Thông thường để một vị trí làm việc tốt cần phân quyền theo 5M và chia thành 2 nhóm quyền (Nhóm quyền tham mưu và nhóm quyền quyết định):
1. Money - Tài chính: Đề xuất chi tiêu, mua sắm, vật tư trang thiết bị phục vụ cho công việc
2. Man - Con người:
+ Đề xuất tuyển dụng, chính sách nhân sự, xử lý quan hệ lao động
+ Đề xuất đào tạo, sử dụng nhân sự trong các bộ phận khác
+ Quyền đào tạo, sử dụng nhân sự trong bộ phận
3. Material - Nguyên vật liệu: Quyền sử dụng nguyên vật liệu đầu vào được phân bổ cho bộ phận
4. Machine - Máy móc/ công nghệ: Quyền sử dụng máy móc, cơ sở vật chất, phần mềm được phân bổ cho bộ phận
5. Method - Phương pháp làm việc:
+ Quyết định lựa chọn phương pháp, cách thức triển khai công việc trong bộ phận
+ Đề xuất lựa chọn nhà cung cấp phục vụ cho công việc phòng
+ Quyền từ chối các công việc không tuân theo luật hoặc mất an toàn lao động.

E. Điều kiện làm việc:
1. Thời gian làm việc: Linh hoạt
2. Điều kiện môi trường làm việc: Tùy theo bộ phận
3. Được trang bị: Tùy theo bộ phận

Nhìn vào mô tả công việc ở phía trên, chúng ta sẽ thấy rằng yêu cầu về năng lực của trưởng phòng sẽ có thiên hướng về quản lý hơn là lãnh đạo. Trong bài: "Năng lực Quản lý của cấp trung trong công ty là những năng lực gì?" (click vào bài để biết chi tiết các năng lực quản lý cần có), có chia năng lực của quản lý cấp trung thành 2 nhóm:

1. Năng lực chuyên môn: Tùy vào chuyên môn của phòng, trưởng bộ phận sẽ cần có kiến thức, kỹ năng, thái độ chuyên môn riêng. Ví dụ như kế toán thì thái độ: "Nguyên tắc" chính là 1 năng lực chuyên môn.
2. Năng lực quản lý:
A. Năng lực làm việc với con người
B. Năng lực nhận thức
C. Phẩm chất cá nhân

Trong phẩm chất cá nhân, tôi luôn thấy cần phải có các năng lực sau:
- Tự tin: Là hành vi và suy nghĩ có mong muốn làm quản lý.
- Ý chí: Sẵn sàng chấp nhận khó khăn để vươn lên.
- Ham học: Luôn tìm tòi, chấp nhận cái mới.

Vừa rồi là toàn bộ những kiến thức, quan điểm, kinh nghiệm mà tôi đúc rút được thông qua quá trình tư vấn và nghiên cứu sách vở. Bạn sẽ thấy quen khi làm việc với tôi trong dự án Xây dựng mô tả công việc các vị trí. Đọc bài này xong, bạn không cần phải thuê tôi tư vấn xây dựng JD vị trí trưởng phòng nũa rồi.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản