Sáng nay tôi có buổi chia sẻ online về "Phương pháp Quản trị hiệu suất và năng lực thông qua BSC - KPI và Khung năng lực" cho hơn 400 thầy cô, cán bộ nhân viên một trường đại học. Đến chiều định ngồi làm đề xuất tư vấn xây dựng Hệ thống Quản trị hiệu suất BSC KPI cho một ngân hàng thì nhận được câu hỏi qua zalo của bộ bạn học viện dự án Giải mã K07:

"Chào anh Cường, em là học viên khóa Giải mã K07, nghe bài giảng 1 của anh em thấy đăng ký học lớp này thật đúng đắn. Hiện tại em có vấn đề cần anh hỗ trợ giúp ạ.

Công ty em chuyên về phân phối mỹ phẩm nhập khẩu. Trước dịch em có 2 nhân viên làm khâu đóng gói và kho. Tuy nhiên do dịch ảnh hưởng, bên em phải ngưng hoạt động 2 tháng nay. Nhân viên ở xa và dưới 18 tuổi nên em cho nghỉ luôn. Hiện tại em cần tuyển nhân sự vào làm nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu để tuyển đúng, đưa KPI cho các bạn để làm tốt mà không cần giám sát do em có con nhỏ ạ. Anh Cường có thể gởi tài liệu nào để em lên mô tả công việc để tuyển đúng, giữ nhân viên làm lâu dài, chế độ, nội quy cơ bản không ạ?"

Đọc xong câu hỏi, tôi: "Ồ! Một câu hỏi ngắn nhưng chắc phải dùng rất nhiều sách để đọc. Em nhớ theo tham gia học đầy đủ dự án nhé. Còn đầu bài của em. Để anh viết một bài hướng dẫn và chọn tài liệu." Đây chính là nguyên nhân mà tôi sẽ bỏ thời gian ra để tâm sự trong bài này.

Quả đúng là câu hỏi ngắn nhưng cần rất nhiều sách để đọc và thời gian để trải nghiệm.

A. Đầu tiên về mặt tổng quát: Quản lý nhân viên để các bạn làm việc tốt, theo tôi chính là các hoạt động quản lý thực hiện công việc. Mà thường các hoạt động này bao gồm: 1. lên kế hoạch, mục tiêu; 2. giao việc; 3. theo dõi; 4. kiểm tra; 5. đánh giá; 6. điều chỉnh để đạt được kết quả công việc. Viết gọn các hoạt động này, chúng ta có được thuật ngữ: PDCA.

A1. Nhắc đến PDCA, tôi lại nhớ đến khóa học Giải phóng lãnh đạo của anh Hoàng Đình Trọng mà tôi đã từng học qua. Muốn quản lý để các bạn nhân viên làm việc tốt, chúng ta có thể học theo cách của anh: Giải phóng lãnh đạo. Nội dung khóa học được tôi viết trong bài: "Review – kinh nghiệm tham gia khóa học Giải phóng Lãnh đạo của PDCA"

Tóm tắt lại, theo anh Trọng, muốn Giải phóng lãnh đạo thì cần phải nâng cấp bản thân theo từng cấp độ từ 1 đến 5:
+ Cấp 1: Quản lý bản thân
+ Cấp 2: Quản lý công việc
+ Cấp 3: Quản lý con người
+ Cấp 4: Quản lý Hệ thống
+ Cấp 5: Quản lý mục tiêu

1. Đầu tiên là Cấp 1: Quản lý bản thân - thay đổi tư duy. Nguyên nhân gốc rễ là chữ: TÔI. Chữ TÔI nếu thêm dấu hoặc bỏ mũ thành: TỒI, TỘI, TỐI, TOI. Chính vì vậy, từ bỏ cái TÔI thì sẽ giúp cho chúng ta thành công. Cách để quản lý bản thân đó là Từ bỏ thói quen xấu và Rèn thói quen tốt. Anh lưu ý: tốc độ bản thân nên lớn hơn sự phát triển doanh nghiệp.

Muốn thay đổi thói quen từ xấu sang tốt, cần làm các bước sau:
+ Bước 1: Nhận diện thói quen tốt xấu thông qua lập bảng chữ T chia làm 2 phần: Thói quen tốt và Thói quen xấu. Liệt kê tất cả các thói quen tốt xấu vào 2 phần đó.
+ Bước 2: Sắp xếp các tói quen xấu theo tứ tự từ cao đến thấp.
+ Bước 3: Tìm thói quen Tốt thay thế thói quen xấu. Để làm được điều này cần phải kiểm soát được cảm xúc và sử dụng phương pháp tự kỷ ám thị: lập đi lặp lại niềm tin. Tối trước khi đi ngủ tự răn,s áng sau khi dậy cũng làm. Cần kiên trì để thực hiện thói quen tốt. Dần dần thói quen tốt sẽ dẫn tới tính cách.

2. Sau khi hoàn thành xong cấp quản lý 1, để giải phóng lãnh đạo, CEO cần giải phóng mình ra khỏi công việc hay đạt được cấp độ 2: Quản lý công việc của bản thân và đội nhóm. Muốn vậy cần có công cụ sau:
- Công cụ PDCA
- Công cụ 5W3H2C
- Công cụ Kế hoạch 5 phút
- Công cụ Quy trình

3. Quản lý công việc tốt, để tiếp tục giải phóng lãnh đạo cần đạt cấp độ 3: Quản lý con người.
3.1 Trong cấp độ này việc đầu tiên đó chính là làm thế nào để tránh được rủi ro trong giao việc cho đội ngũ. Rủi ro có thể xảy ra ở Người giao việc, Người nhận việc và Bản thân công việc. Muốn vậy, cần phải sử dụng Tam Giác rủi ro với 3 góc.

- Rủi ro đầu tiên nằm ở Người giao việc. Cách giao việc của người quản lý cũng như CEO là phải làm sao đúng người, đúng việc và đúng số lượng người. Cách giao việc sẽ cần theo các bước sau:
+ Bước 1: Giao việc cần phù hợp với người. Anh Trọng giới thiệu 1 loạt các công cụ nhận biết con người để có thể tìm ra người phù hợp. Các công cụ bao gồm: Sinh trắc học vân tay để xác định năng khiếu của nhân viên, DISC để xác định tính cách, Từ điển năng lực để đánh giá cho điểm năng lực.
+ Bước 2: Làm giàu công việc lên. Ở bước này cần trả lời cho nhân viên câu hỏi Why: tại sao lại phải làm việc này. Tức là tạo động lực bằng cách gia tăng giá trị tinh thần cho công việc. CEO nên theo quan điểm: muốn làm quyết làm mới cho làm. Khi nói về bước này, diễn giả chia sẻ câu truyện về Người lao công tại trạm vũ trụ Nasa. (Ai chưa biết vui lòng tìm kiếm trên google)
+ Bước 3: Khi giao việc cần tránh hiểu lầm bằng cách hỏi lại, xác nhận lại. Để xác nhận lại cần văn bản hóa, làm biên bản cuộc họp để tránh bệnh em tưởng.

- Rủi ro tiếp theo là ở Người nhận việc. Khi tiếp nhận công việc, nhân viên cần phải rõ:
+ Mục tiêu, mục đích công việc: Bộ phận, công việc này sinh ra để làm gì? (Dùng từ đảm bảo thì là mục đích)
+ Báo cáo cho ai, kênh nào báo cáo?
+ Quyền hạn của vị trí: Quyết định gì, phạm vi ảnh hưởng ra sao? Về Quyền hạn, anh Trọng chia sẻ nguyên tắc phân quyền theo 5M:
* M1: Men - Phạm vi, mức độ tác động đến ai, cấp độ nào, danh sách nhân sự được tác động?
* M2: Money - Tài chính quyết định bao nhiêu? - Quyền quyết định tài chính
* M3: Meterial - Nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu nào? Ai bán? - Quyền lựa chọn nguyên vật liệu, nhà cung cấp theo quy định và tiêu chuẩn
* M4: Merchine - Máy móc : Được sử dụng công cụ máy móc gì, công cụ dụng cụ được sử dụng và sử dụng ở mức độ nào?
* M5: Method - Phương pháp làm việc: Quyền quyết cách làm và phương pháp làm trong phạm vi công việc để đạt được mục tiêu.
+ Quyền lợi
+ Trách nhiệm: Nên phân trách nhiệm theo 5M ở trên. Nếu dùng từ chịu trách nhiệm thì là trách nhiệm còn nếu không dùng từ chịu trách nhiệm thì là nhiệm vụ. Ví dụ chịu trách nhiệm an toàn cho nhân viên.
Điều này tức là chúng ta cần có Mô tả công việc giải quyết được các vấn đề trên.

- Rủi ro cuối cùng là ở Bản thân công việc: Để quản lý đội nhóm hiệu quả cần phải đề phòng và tránh được rủi ro từ bản thân công việc. Rủi ro này xuất phát từ:
+ Bên trong công việc
+ Bên ngoài công việc
Cách tránh rủi ro từ bản thân công việc cần phải chia nhỏ công việc ra (quy trình hóa) rồi sau đó đặt giải thuyết rủi ro nếu... thì... Cùng với đó đặt câu hỏi: Rủi ro bên trong là gì? Rủi ro bên ngoài là gì? Ở mục này, anh Trọng lưu ý: Việc đặt câu hỏi là do CEO hỏi và người trả lời là nhân viên, tránh bị lẫn lộn. Nếu nhầm vai thì sẽ gặp nhiều vấn đề như nhân viên không nhớ, làm miễn cưỡng...

3.2 Sau khi tránh rủi ro trong giao việc cho đội ngũ, để đạt cấp độ 3 cần biết cách để hút và giữu nhân sự lâu dài. Muốn vậy, cần biến công ty thành ngôi nhà hạnh phúc. Khi có ngôi nhà hạnh phúc thì hoạt động marketing để thu hút nhân viên sẽ dễ dàng. Vậy làm thế nào để có ngôi nhà hạnh phúc? Để làm được cần xây dựng chính sách theo tháp nhu cầu của Maslow. Các chính sách phù hợp cho từng tầng:
- Tầng 1: Sinh lý (mong muốn cơ bản). Bao gồm các chính sách: lương thưởng, nghỉ phpes, ăn ở
- Tầng 2: An toàn. Bao gồm: bảo hiểm, bảo hộ lao động, khám sức khỏe, môi trường sạch sẽ, xe đưa đón, thẻ taxi, ký hợp đồng lao động, trả lương đúng hạn, đồng phục, chính sách chăm sóc gia đình
- Tầng 3: Xã hội (muốn được kết nối, chia sẻ, trở thành 1 phần của cộng đồng). Bao gồm: Đi du lịch, được đi đào tạo, giao lưu văn nghệ, ăn nhậu (c/s 2 tuần phải có một cuộc nhậu), chính sách tìm hiểu kết nối tình cảm.
- Tầng 4: Tôn trọng (mong muốn được tôn trọng, có công việc ý nghĩa). Bao gồm: Giao quyền, khen thưởng, góc vinh danh, cs thăng chức, lắng nghe nhân viên (mỗi năm dành ra mấy ngày lắng nghe, cho phép nhân viên phản hồi, khảo sát mức độ hài lòng.
- Tầng 5: Thể hiện. Bao gồm: Chính sách khuyến khích đào tạo chéo (nhân viên phòng này đào tạo nghiệp vụ cho phòng kia), c/s đặt hàng nhân viên đào tạo và thưởng đào tạo. (Việc này giúp quản trị tri thức cho tổ chức, nhân viên cảm thấy công việc có ý nghĩa).

Cùng với việc xây dựng chính sách để tạo ra ngôi nhà hạnh phúc, để thu hút và giữ nhân viên cần nhớ nguyên lý:
- Chính sách cần phải phù hợp với nhu cầu của nhuân viên : đúng nhu cầu đúng thời điểm
- Cái cho không bằng cách cho
- Cách cho không bằng người cho
- Người cho không bằng thời điểm cho

3.3 Để có thể quản lý được nhóm và làm tốt cấp độ 3: Quản lý con người thì CEO cần biết:
+ Cách thức và nguyên tắc làm việc nhóm:
- Làm việc nhóm là tìm người khác phục điểm yếu của mình
- Đoàn kết tạo ra sức mạnh
+ Cách tạo động lực: Trong doanh nghiệp luôn có 4 nhóm người. Mỗi nhóm người sẽ có mối quan tâm và cách tạo động lực riêng. Các nhóm và động lực tác động đến họ bao gồm:
- Nhóm có động lực và cảm xúc về tiền bạc: dùng động lực bằng tiền và phần thưởng >> Chính sách thưởng
- Nhóm Danh tiếng: Dùng động lực bằng thương hiệu, sứ mệnh, tầm nhìn, sự chinh phục >> Chính sách ghi danh, vinh danh
- Nhóm Đam mê: Động lực bằng sở thích và đam mê, chuyên môn sâu >> Chính sách duy trì câu lạc bộ sở thích
- Nhóm Bản thân: Động lực bằng các yếu tố liên quan đến bản thân như sức khỏe, phát triển bản thân, yoga >> Chính sách phát triển cá nhân

Để biết ai vào nhóm nào thì cần phải kiểm tra và đánh giá. Cách đơn giản nhất là liệt kê tên nhân viên vào 4 nhóm và viết ra tại sao.

3.4 Để đạt tốt cấp độ 3, ngoài biết cách tạo động lực cho nhân viên còn phải biết cách lãnh đạo... Lãnh đạo là việc gây ảnh hưởng đến hoạt động của những người khác. Để gây ảnh hưởng cần cho đi. Cách cho đi đó là cho theo 5 lớp thang nhu cầu của Maslow.

Có 4 nấc thang lãnh đạo bằng gây ảnh hưởng:
- Cấp độ 1 - phải theo: Có chức danh, người khác phải theo. Anh khuyên: các CEO làm thuê, quản lý thường hay bị hỏng ở đoạn này. Giai đoạn này cần phải thiết quân luật. Phổ biến mọi thứ về nội quy ngay từ đầu, show ra các quyết định, hợp đồng lao động, con dấu. Thống nhất công việc và quy tắc làm việc với anh em.
- Cấp độ 2 - muốn theo: Có quan tâm tới độ ngũ. Quan tâm như thế nào? Nên quan tâm theo Maslow. Khi quan tâm tới đội ngũ thì sẽ xây dựng được 2 mối liên hệ:
+ Mối liên hệ công việc: cung cấp công cụ làm việc và giúp nhân viên làm chủ công cụ, công việc
+ Mối liên hệ cá nhân (sợ dây tình cảm): Quan tâm nhiệt tình với nhân viên, cho đi học cùng, bố ốm cũng hỏi thăm, hỗ trợ nhân viên... CEO càng gia cố sợ dây tình cảm thì nhân viên càng trung thành. Chỗ này, anh Trọng kể truyển về việc sợ dây tinh thần giúp các công ty giữ nhân viên rất tốt.
- Cấp độ 3 - Cảm nhận thành công: Cho đội ngũ cảm nhận được sự thành công và sự phát triển. Ví dụ có chính sách đào tạo nhân viên: nếu đào tạo được người thay thế mình thì sẽ được vinh danh và được đưa lên vị trí cao hơn.
- Cấp độ 4 - Vĩ nhân: Phát triển cá nhân liên tục, làm cho nhân viên ghi nhớ, làm cho tổ chức lớn mạnh.

A2. Đoạn từ 1 - 3 ở trên là giải pháp của anh Trọng để có làm cho nhân viên làm tốt trên góc độ người quản lý. Nếu chúng ta nhìn hành vi trong công việc, chúng ta có một giải pháp khác. Để tăng cường hiệu quả trong công việc, người quản lý phải:
+ biết về nhân viên
+ biết cách giao việc
+ biết xây dựng môi trường văn hóa
+ biết cách xây dựng hệ thống tạo động lực
Chi tiết hơn về các giải pháp, thân mời bạn cùng đọc bài: "Cách quản lý nhân sự hiệu quả theo cái nhìn hành vi trong công việc". 4 cái biết ở trên diễn giải ra thành 8 điều:
* Điều đầu tiên, để nhân viên làm tốt công việc thì cần phải hiểu được, dự báo được hành vi của nhân viên trong công việc.
* Điều thứ 2, để quản lý nhân sự hiệu quả là biết được cái gì nhân viên sẽ coi trọng.
* Điều thứ 3, quản lý nên biết về kiến thức và kinh nghiệm của nhân viên.
* Điều thứ 4, nắm được thái độ động cơ thực sự của nhân viên khi họ tham gia ứng tuyển.
* Điều thứ 5, nắm được cảm xúc của nhân viên khi giao việc.
* Điều 6, khi giao việc đó là cho nhân viên biết về mục tiêu, tác động của công việc và chọn bối cảnh phù hợp để trao đổi công việc.
* Điều thứ 7, là người quản lý cần phải tạo ra được môi trường văn hóa làm việc tốt để người nhân viên học hỏi và làm theo văn hóa của môi trường đó.
* Điều 8, Người quản lý cần phải xây dựng ra một hệ thống tạo động lực đủ tốt cho nhân viên

A3. Một giải pháp khác nữa mà tôi đã từng viết trong 2 bài:
Cách quản lý nhân sự như thế nào cho hiệu quả – phần 1 ?
Cách quản lý nhân sự như thế nào cho hiệu quả – phần 2 ?

Trong 2 bài này tôi có liệt kê ra 11 điều nên làm kèm với ifographic sưu tầm được:
1. Hệ thống theo dõi thông tin nhân sự rõ ràng và tốt – BigData
2. Quy trình nhân sự tốt và đầy đủ
3. Hệ thống chính sách được phổ biến rộng rãi và đầy đủ
4. Mô tả công việc, mục tiêu, mục đích rõ ràng
5. Hướng dẫn cụ thể, nâng cấp liên tục các kinh nghiệm và công cụ làm việc cho anh em nhân viên
6. Công cụ đánh giá công việc rõ ràng nhất quán
7. Thưởng phạt chắc chắn.
8. Thúc đẩy xây dựng nhóm liên kết với nhau
9. Cố gắng tạo ra hệ thống có thể tự vận hành khi không có sếp.
10. Xây dựng ra sứ mệnh vượt ra ngoài phạm vi tài chính cho nhóm.
11. Tự tạo ra mục tiêu ngoài sức tưởng tượng của nhóm.

A4. Vậy là chúng ta đã có 3 giải pháp để có thể giúp nhân viên làm việc tốt. Bạn đã mất hứng để đọc bài viết của tôi? Tiếc là tôi vẫn còn giải pháp nữa. Đó là chúng ta cần biết bối cảnh và tình huống nhân viên để lãnh đạo. Giải pháp này nằm trong 2 bài sau:
Cách quản lý nhân viên để đạt hiệu quả công việc đơn vị tốt
Cách lãnh đạo, quản lý để nhân viên và tổ chức đạt hiệu quả cao trong công việc

Cụ thể:
1. Chúng ta đã biết hoàn cảnh hiện tại của tổ chức và cách thức để cải thiện nâng cao hiệu quả công việc của phòng ban, tổ chức. Một tổ chức hay đơn vị hay nhóm khi được hình thành và hoạt động sẽ rơi vào 1 trong 8 tình huống (bối cảnh). Dù đơn vị đó mới thành lập hay đã hoạt động lâu thì đều như vậy. Để đạt được kết quả tốt người đứng đầu cần điều chỉnh phong cách lãnh đạo cho phù hợp với tình huống.

2. Tuy nhiên đó là cách tổng quát, với mỗi nhân viên chúng ta sẽ phải có cách thức điều chỉnh phù hợp. Rõ ràng, khi tổ chức vào tình huống (hoàn cảnh) có mối quan hệ giữa nhân viên và lãnh đạo xấu thì không có nghĩa là mối quan hệ giữa mọi nhân viên đều vậy. Có người không thích, có người hơi thích và có người thích. Chẳng qua là số người không thích nhiều hơn số người thích mà thôi. Hơn nữa con người là cái gì đó khác biệt, không ai giống ai nên cách lãnh đạo mặc dù có điểm chung là phải Dân chủ hoặc Độc đoán nhưng với tứng người thì cần biết Dân chủ ở mức nào và Độc đoán đến đâu.

Nếu bạn có câu hỏi đó như tôi thì chúng ta cùng sang những công việc tiếp theo: Làm thế nào để nhân viên đạt hiệu quả tốt công việc?. Mô hình lãnh đạo theo nhân viên của Hersey là mô hình chúng ta sẽ dùng.

Hersey nghiên cứu và tìm ra rằng: Kết quả công việc tốt hay xấu là do mức độ trưởng thành và sự sẵn sàng của nhân viên.
- Sự sẵn sàng là có khả năng và mức độ sốt sắng để hoàn thành công việc
- Mức độ trưởng thành gồm 4 tiêu chí: Trình độ; Kỹ năng và sự chuyên nghiệp; Ý thức kỷ luật và trách nhiệm; Sự tin cậy và sự trung thành.
Nhà lãnh đạo nên điều chỉnh cung cách lãnh đạo như thế nào để đáp ứng phù hợp với mức độ trưởng thành và sự sẵn sàng của nhân viên từ đó kết quả công việc sẽ được cải thiện.

3. Nếu làm như ở trên, mọi thứ chúng ta làm chỉ là cái thuật thôi. Thực ra chưa đi vào bản chất. Bản chất của lãnh đạo là bài toán chia lợi ích (hàm lợi ích) – đưa lợi ích các bên về thế cân bằng. Muốn hiệu quả công việc cần mở rộng vùng chung lợi ích bằng cách:
- Tăng cường thêm thông tin (tổ chức các hoạt động đào tạo, teambuilding, các diễn đàn chia sẻ và các hoạt động có chủ đích)
- Mở rộng diễn đàn trao đổi (Hội thảo, chuyên gia, đi học, xây dựng công cụ phản biển xã hội)

4. Để nhân viên làm tốt, chúng ta cần hiểu sâu nhân viên hơn nữa để giao việc và tạo động lực cho chính xác hơn nữa.

5. Cùng với hiểu sâu nhân viên, chúng ta cũng cần hiểu nhu cầu của từng người để đáp ứng và tạo động lực.

6. Xây dựng hệ thống chính sách, môi trường tạo động lực sẽ giúp giữ chân nhân viên và làm họ đạt kết quả công việc tốt hơn nữa.

7. Điều cuối cùng tôi muốn nói đến trong bài viết này để lãnh đạo, quản lý để nhân viên và tổ chức đạt hiệu quả cao trong công việc là bản thân chúng ta với vai trò quản lý cũng cần phải tăng cấp độ lãnh đạo của mình lên. Cũng như chúng ta biết cách gây ảnh hưởng, giải quyết các mối quan hệ (lãnh đạo 360 độ).

Như vậy muốn tối đa kết quả công việc thì phải:
- Biết mình (bản thân) theo trường phái lãnh đạo nào?
- Biết gây ảnh hưởng như lãnh đạo 360
- Biết nhân viên thuộc loại nào, ra sao
- Biết cách quản lý công việc với từng nhân viên
- Biết đơn vị phòng ban mình rơi vào tình huống lãnh đạo nào?
- Biết cách quản lý công việc với đơn vị theo từng tình huống
- Biết chia lợi ích cho phù hợp
- Và có hệ thống chính sách, môi trường tạo động lực.

Vậy là tôi đã chia sẻ 4 nhóm giải pháp để giúp giải quyết bài toán: "Quản trị và quản lý nhân viên thế nào để các bạn làm tốt"

B. Tiếp đến, chúng ta giải câu hỏi: Làm thế nào để các bạn làm việc tốt mà không cần giám sát?. Để làm điều này, chúng ta tiếp tục đi theo mạch giải phóng lãnh đạo của anh Trọng để cấp mình từ cấp 3 sang cấp 4.

1. Quản lý con người tốt, muốn tiếp tục được giải phóng thì cần đạt cấp 4: Quản lý Hệ thống. Để quản lý hệ thống tốt cần sử dụng chính sách như Thành Cát Tư Hãn: Chia 80% cổ phần cho nhân viên và giữ lại 20%. Cùng với chính sách Thành Cát, chúng ta cần tiến hành xây dựng Hệ thống.

Doanh nghiệp thành công bền vững là doanh nghiệp cần phải có 4 yếu tố sau:
- Chiến lược
- Hệ thống
- Con người
- Văn hóa

1.1 Chiến lược là con đường đi đến mục tiêu/ tầm nhìn. Chiến lược ra thành 3 cấp:
+ Chiến lược công ty: Thời gian dài, Tầm nhìn, Mô hình công ty, lĩnh vực, thời điểm phát triển mảng gì (đánh lúc nào?)
+ Chiến lược đơn vị: 1 năm, lợi nhuận, cách có doanh thu
+ Chiến lược chức năng: Từng chuyên môn cần làm gì? Marketing cần làm gì? Tổ chức bán hàng thế nào? Nhuân sự, sản phẩm ra sao?

1.2 Hệ thống là các công cụ, phần cứng phần mềm không bao gồm con người trong doanh nghiệp. Hệ thống như khung xương của con người bao gồm 12 hệ thống nhỏ:
- Hệ thống Tầm nhìn
- Hệ thống Giá trị cốt lõi
- Hệ thống Sứ mệnh
- Hệ thống Quản trị Rủi ro
- Hệ thống Quy chế quy định doanh nghiệp
- Hệ thống Cải tiến
- Hệ thống Chiến lược
- Hệ thống Đào tạo
- Hệ thống Mục tiêu cho doanh nghiệp phòng ban
- Hệ thống Kế hoạch báo cáo
- Hệ thống Quy trình
- Hệ thống Bộ máy tổ chức

1.3 Con người là toàn bộ nhân viên trong tổ chức.

1.4 Văn hóa là môi trường doanh nghiệp. Anh trọng ví Doanh nghiệp như bể cá. Văn hóa chính là môi trường nước có dưỡng khí (tư tưởng, niềm tin, quan điểm...). Văn hóa như sợ dây nối kết mọi người, giải quyết các vấn đề mâu thuẫn nội bộ, tham nhũng. Môi trường thế nào năng lượng thế vậy. Năng lượng có 2 loại + (dương) hoặc - (âm).

2. Cuối cùng, cao nhất của giải phóng lãnh đạo là đạt Cấp 5: Quản lý mục tiêu. Thông thường có 2 cách để áp mục tiêu:
- Cách 1: CEO tự nghĩ mục tiêu rồi áp xuống >> Điều này dẫn tới áp lực xấu
- Cách 2: Để nhân viên tự nghĩ ra mục tiêu >> Dẫn tới nhân viên không lường được kết quả và khả năng >> Tạo ra áp lực xấu cho họ.

Cách đặt mục tiêu tốt là làm theo các bước sau:
+ Bước 1: Ra mục tiêu với. Thảo luận với anh em sao cho mục tiêu có thể đạt được.
+ Bước 2: Công bố. Sử dụng sức mạnh của sự công bố. Có chương trình công bố mục tiêu. Khi nói đến bước này, anh có giới thiệu về nghiên cứu sức mạnh của sự công bố. Khi có mục tiêu và sự rõ ràng về các mục tiêu, tỷ lệ thành công lớn gấp 3 lần không công bố. Hoạt động công bố giống như ném mũ qua rào.
+ Bước 3: Giám sát hỗ trợ. Luôn đi theo để kèm cặp hỗ trợ nhân viên
+ Bước 4: Đánh giá và ghi nhận kịp thời. Có quy trình khen chê. Chia sẻ rủi ro nếu không đạt được với nhân viên. Nếu đạt được cần ghi nhận. Ghi nhận phi tài chính (hỏi thăm). Ghi nhận tài chính (tiền, chuyến nghỉ mát, vé xem phím).

Lưu ý: Ghi nhận thì không được nợ.

Cách khen chê:
+ Nguyên tắc khen: Khen đúng vào việc, không khen quá lên, khen cụ thể.
+ Nguyên tắc chê và góp ý: Sử dụng bánh mỳ kẹp thịt. Cụ thể:
- Khen trước: Khi được khen thì người nghe sẽ mở lòng
- Chê: Chê ở chỗ ít người, chỉ chê hành vi không chê bản chất, không mở rộng vấn đề >> Tránh làm tổn thương nhân viên.
- Khen tiếp: Giải thích lý do tại sao lại có buổi góp ý này. Nó tốt cho bạn như thế nào? Ví dụ: Anh muốn em phát triển hơn nên góp ý.

Vậy đó, để không phải giám sát thì chúng ta cần nâng nhân viên lên làm chủ và có hệ thống, chiến lược, văn hóa.

C. Ở trên, tôi đã chia sẻ các giải pháp và tên các công cụ để giải quyết bài toán: "Quản trị và quản lý nhân viên thế nào để các bạn làm tốt mà không cần giám sát?". Tuy nhiên nếu để vậy thì chung quy lại vẫn chỉ là lý thuyết. Bạn học viên của tôi vẫn cần: "Hiện tại em cần tuyển nhân sự vào làm nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu để tuyển đúng, đưa KPI cho các bạn. Anh Cường có thể gởi tài liệu nào để em lên mô tả công việc để tuyển đúng, giữ nhân viên làm lâu dài, chế độ, nội quy cơ bản không ạ?". Tức là bạn cần tài liệu. Bạn cần tài liệu giống như các sản phẩm sẽ có được trong lớp "3Ps - Kỹ thuật xây dựng hệ thống lương" của tôi. Các tài liệu sản phẩm bao gồm:

1. Bản đồ chiến lược
2. Cơ cấu tổ chức:
– Sơ đồ tổ chức
– Ma trận chứng năng
– Ma trận phối hợp.
– Cơ cấu chức năng của bộ phận
– Mô tả công việc của vị trí TP và vị trí nhân viên
3. Hệ thống đánh giá giá trị công việc:
– Bảng điểm giá trị công việc
– Thang lương
4. Hệ thống quản trị hiệu suất:
– KPi của CEO
– KPI của trưởng bộ phận và vị trí nhân viên
– Chính sách thúc đẩy KPI
5. Hệ thống quản trị năng lực:
– Bảng định nghĩa giá trị cốt lõi
– Khung năng lực chiến lược
– Khung năng lực của vị trí trưởng phòng và Nhân viên
6. Hệ thống đãi ngộ:
– Chính sách lương 3P

Xem các hình ảnh sản phẩm ở đây: Hình ảnh lớp 3Ps 05 – Kỹ thuật xây dựng hệ thống Lương 3P

Không biết bạn có cần giống như bạn học viên của tôi? Nếu có hãy vào đây tải nhé:
- Tài liệu basic 2000 file Quản trị nhân sự AZ: http://blognhansu.net.vn/?p=21317
- Tài liệu BSC - KPI:http://blognhansu.net.vn/?p=22785
- Tài liệu JD - KPI: https://bit.ly/3uBEmEv
- Tài lệu Văn hóa DN: https://bit.ly/3kS3Lsq
- Tài liệu về lương 3P: https://bit.ly/3pTVpPT

Chúc các bạn giải quyết bài toán của mình.

Nguyễn Hùng Cường (mr)
Tư vấn tái tạo Hệ thống Quản trị Nhân sự