Đây là bài viết gia vị chấm mút cho hội thảo của HRA với chủ đề: Phương pháp phỏng vấn tuyển dụng dựa trên khung năng lực và hành vi. Gọi là gia vị vì nó giúp cho món ăn bớt nhạt, đậm đà và hợp khẩu vị hơn. Thực ra tôi không định viết bài này nhưng do hôm vừa rồi đi off cafe với mấy người bạn tham dự hội thảo về. Thấy mấy bạn bảo là hội thảo không có gì mới đều là những cái mình đã làm. Sau khi hỏi kỹ thì thấy trong hội thảo và cả trong slide đều chưa nói chi tiết. Vì thế một số người tham dự sẽ không hiểu. Lý do là vậy.

Nói về khung năng lực hay từ điển năng lực, tôi có khá nhiều bài viết đề cập tới chủ đề này. Và tôi còn làm hẳn 1 cái slide hướng dẫn mọi người xây dựng từ điển năng lực ( http://adf.ly/1Lu2DN ). Đây là một thuật ngữ hay và dự án triển khai nó khá đau đầu. Lý thuyết đơn giản chỉ có thế này:

0. Thống nhất phân cấp cho từng vị trí
1. Dựa vào mô tả công việc phân tách ra các năng lực nghề nghiệp của vị trí
2. Sau khi có các năng lực rồi thì định nghĩa từng năng lực
3. Định nghĩa xong rồi thì tiếp tục phân từng năng lực ra thành x bậc nhất định.
4. Mỗi bậc lại tiếp tục định nghĩa nhỏ hơn
5. Từ các bậc + định nghĩa xây dựng các tiêu chí đánh giá, phương pháp đánh giá, và chương trình đào tạo, các quyền lợi (lương, phúc lợi) cho từng bậc đó.
6. Đưa các năng lực đó vào trong 1 văn bản gọi là từ điển.
7. Phân các bậc năng lực vào cho từng cấp của mỗi vị trí
8. Triển khai đánh giá năng lực nhân viên để phân cấp cho nhân viên.
9. Theo dõi duy trì năng lực nhân viên
10. Đào tạo nhân viên cho phù hợp với yêu cầu của công ty đối với cấp của vị trí họ đang đảm nhiệm.

Khi triển khai thành công dự án này thì nó sẽ có rất nhiều cái lợi cho công việc quản trị nhân sự và công ty. Một trong những cái lợi đó là tuyển được người phù hợp cho công ty.

Để mọi người dễ hình dung, tôi sẽ đưa ra 1 số hình ảnh về kết quả của dự án Khung năng lực. Sau khi hoàn thành, chúng ta sẽ có khung năng lực của 1 vị trí như sau:

Diễn giải cho mọi người hiểu các bảng này: Một phòng hoặc trung tâm có nhiều 1 bậc chức danh (nhân viên, trưởng nhóm, phó phòng, trưởng phòng). Mỗi 1 chức danh có nhiều vị trí (đào tạo, tuyển dụng, chính sách).
Mỗi 1 chức danh thuộc một ngạch hoặc nhiều ngạch. Mỗi 1 vị trí có 5 bậc năng lực – bậc thợ.

Vị trí A thuộc ngạch Chuyên Gia bao gồm x năng lực. Và vị trí A có 5 bậc năng lực hoặc 5 bậc thợ .

Mỗi 1 năng lực trong x năng lực đó được chia làm 5 cấp. Mỗi 1 cấp được định nghĩa khác nhau.

Ngoài bảng khung năng lực trên, chúng ta còn có một file từ điển diễn giải định nghĩa từng năng lực và các bậc của nó. Ví dụ cụ thể về năng lực hài hước (đây là của Microsoft - http://goo.gl/6WuBzu ):

Bảng này chỉ là các định nghĩa. Ngoài ra trong từ điển còn phải có:
- Các câu hỏi để đánh giá tiêu chí năng lực hài hước
- Những câu hỏi phỏng vấn về năng lực hài hước
- Đào tạo năng lực hài hước
Vui lòng click vào link ở trên để xem chi tiết 3 mục vừa rồi.

Nôm na hiểu ý của 2 cái ảnh trên đó là: Chúng ta sẽ có 1 cái bảng phân cấp các vị trí. Mỗi 1 cấp có các năng lực với các bậc khác nhau. Để biết rõ từng bậc chúng ta sẽ mở từ điển ra và tra bậc của năng lực đó. Như hình minh họa ở dưới:

Trên đây là cái nhìn theo kiểu ma trận excel để dễ theo dõi cũng như quản lý. Còn cái nhìn theo dạng lưu đồ, thì nó sẽ như thế này. Ví dụ về vị trí đào tạo:

Anh chị xem mấy cái hình hẳn đã hiểu, phỏng vấn dựa trên khung năng lực là gì rồi đúng không ạ ? Đó đơn giản chỉ là cách: làm sao đó để tìm ra ứng viên có các năng lực nghề nghiệp và năng lực lõi phù hợp với vị trí công ty đang cần. Cùng với đó là xác định xem với mỗi năng lực ứng viên đang có, họ ở cấp độ mấy ?

Về cách thức phỏng vấn để tìm ra được ứng viên phù hợp thì dùng bộ câu hỏi được chuẩn bị sẵn để đánh giá từng năng lực của ứng viên. Tiếp tục với ví dụ Năng lực hài hước của Microsoft, chúng ta có bộ câu hỏi phỏng vấn mẫu:

Những câu hỏi phỏng vấn về năng lực hài hước:

- Hãy kể cho tôi nghe một trường hợp bạn sử dụng khiếu hài hước trong bài thuyết trình. Nó có hiệu quả không? Nếu bạn phải thực hiện bài thuyết trình này một lần nữa, bạn sẽ thay đổi nó như thế nào?
- Hãy kể cho tôi nghe về chuyện gì đó hài hước xảy ra ở nơi làm việc. Nó có lợi gì?
- Hãy kể cho tôi nghe một tình huống mà khiếu hài hước không có hiệu quả theo cách mà bạn mong đợi. Bây giờ bạn sẽ tiếp cận tình huống đó như thế nào?
- Hãy kể cho tôi trường hợp bạn sử dụng khiếu hài hước để giảm bớt căng thẳng. Kết quả là gì? Bạn học được điều gì từ tình huống đó? Bạn có thể áp dụng những gì mình đã học được cho một tình huống mới thích hợp với việc sử dụng khiếu hài hước?

Chúng ta dùng những câu hỏi này để đánh giá xem ứng viên có năng lực hài hước hay không và nếu có thì ở cấp độ mấy. Tương tự với các năng lực khác. Ngoài cách dùng bộ câu hỏi mẫu, chúng ta có thể dùng các biện pháp để xác định năng lực của ứng viên. Như ở đầu bài, chúng ta có thể dựa vào hành vi để đánh giá tuyển dụng.

Bài viết tôi nghĩ có thể dừng ở đây nhưng ngước đồng hồ, tôi thấy giờ lúc này mới có 11h đêm. Còn hơi sơm sớm cộng với việc mạch cảm xúc vẫn còn nên tôi tiếp túc viết thêm 1 tí. Liệu khi đọc đến đây, có ai hỏi làm thế nào để tạo ra cái bảng khung năng lực trên ? Nếu có đặt câu hỏi đó, xin mời mọi người đọc tiếp.

Để tạo ra bảng đó, việc đầu tiên của chúng ta là phải thống nhất cơ cấu tổ chức và mô tả công việc. Sau đó tiến hành:

Bc 1: Xác định các nhiệm vụ chính của vị trí

Bc 2: Phân tích năng lực đủ để đáp ứng các nhiệm vụ chính đó

Bc 3: Phân cấp năng lực cho từng năng lực

Bc 4: Áp ( phân bổ ) cấp độ năng lực tối thiểu vào vị trí trên

Đến đây là chúng ta có thể ra được cái khung năng lực như ở trên. Nhưng công việc của chúng ta vẫn chưa dừng ở đó.

Bc 5: Tập hợp lại thành từ điển năng lực

Bc 6,7,8, 9: Xây dựng cách thức đánh giá tiêu chí năng lực, Những câu hỏi phỏng vấn về năng lực, Đào tạo năng lực hài hước, Quyền lợi (lương, phúc lợi) cho từng vị trí.

Hoàn thành đến bước 9 thì coi như mọi người đã đi được 2/3 quãng đường của dự án. Vậy là mọi người đã rõ ứng dụng của Quản trị nhân sự dựa theo Khung năng lực hay Từ điển năng lực rồi chứ ? Bài viết đến đây chấm hết.

À quên còn phần 2: phỏng vấn dựa trên hành vi. Thực ra nó chính là phỏng vấn theo Star (Starl - http://goo.gl/9rqAQx ) và BEI .

STAR có nghĩa là :
S: Situation - Hoàn cảnh
T: Task - Nhiệm vụ
A: Action - Hành động
R: Result - Kết quả
Khi nhà tuyển dụng hỏi bạn, bạn hãy luôn cố gắng đưa ra câu trả lời cụ thể, như là:"Hoàn cảnh hay nhiệm vụ là....", "hành động mà tôi đã làm là...." hoặc "và kết quả là..."
Vậy tại sao nhà tuyển dụng lại rất hay phỏng vấn theo cách này?
Mục tiêu: Khám phá ra hành vi ứng xử của một người trong quá khứ. Dự báo hành vi trong tương lai.

BEI ( http://goo.gl/bxqaPJ ): Phương pháp TD này có tên đầy đủ theo tiếng Anh là Behavioral Event Interview (BEI), là tiến trình phỏng vấn theo một cấu trúc nhằm giúp dự đoán chính xác hơn tiềm năng của ứng viên cho sự thành công trong công việc sau này

BEI có gì khác so với phỏng vấn truyền thống?: phỏng vấn truyền thống thường đưa ra những câu hỏi dựa trên “cảm nhận” hoặc “giả định” đối với ứng viên. Chẳng hạn: “Bạn có cho rằng mình có lợi thế về kỹ năng phục vụ khách hàng?”; “Bạn sẽ làm gì nếu gặp phải một khách hàng khó tính?”… Trong khi đó, BEI sẽ hướng đến những câu hỏi cụ thể hơn: “Hãy kể cho tôi nghe một trường hợp khi bạn gặp phải một khách hàng khó tính”; “Lúc đó bạn đã xử lý tình huống như thế nào?”; “Kết quả ra sao?”…

Xong! Giờ mới là kết thúc hẳn bài viết. Chúc mọi người ngủ ngon. Như thường lệ, xin được tặng mọi người slide của buổi hội thảo HRA vừa rồi. Vui lòng click vào: http://adf.ly/1LuHnB