Cuối năm rồi, đã đến lúc chúng ta lên kế hoạch hoạt động cho năm tới. Ai cũng thế và bộ phận nào cũng thế. Kế hoạch thì có thể dài, có thể ngắn nhưng chắc rằng sẽ không thể thiếu. Không biết bạn ra sao nhưng tôi thì đang cong đít lên để lên kế hoạch bạn ạ. Và là một thằng đào tạo thì việc lên kế hoạch đào tạo cho công ty thì không phải bàn. Muốn lên kế hoạch đào tạo thì sẽ phải khảo sát nhu cầu đào tạo. Vậy thì quy trình làm nó như thế nào ? Tất nhiên nếu theo đúng lý thuyết thì sẽ phải có cả một đống các công việc phải làm nhức đầu. Nếu theo được lý thuyết thì bạn quả tuyệt vời. Với tôi thì hiện tôi đang theo quy trình như sau, không biết có được như bạn nghĩ không? Nếu không được như bạn nghĩ, mong bạn vui lòng cho vài dòng góp ý để tôi có thể hoàn thiên hơn. Cám ơn bạn.

Nào ta bắt đầu quy trình. Đầu tiên là tôi sẽ phải lên được 1 list các kỹ năng dự kiến cho mỗi trung tâm và phòng ban. Để lên list dự kiến này tôi thường dùng bản mô tả công việc để vẽ ra nó. Tất nhiên là không đúng hoàn toàn nhưng ít nhất thì ta có 1 cái gì đó để tư vấn cho anh em. Nếu "pro" có hẳn 1 cái gọi là lộ trình đào tạo ( training roadmap ) thì ngon quá. Công ty tôi đang có dự án xây nó ( lộ trình đào tạo ). Dự kiến đến hết quý 1 năm 2011 thì xong. Làm thế nào để từ mô tả công việc lại có thể liệt kê ra được các khóa học cần phải học thì đơn giản bạn ạ. Bạn dựa vào các nhiệm vụ vị trí đó phải làm, các yêu cầu về kỹ năng và kiến thức rồi quy chiếu ra thôi. Bên cạnh dựa vào mô tả công việc, tôi còn dựa vào các tài liệu cũ để lại như bản kế hoạch đào tạo của năm trước, các khóa đào tạo đã tổ chức trong năm trước và năm trước nữa.

Vậy là xong list các khóa học cho từng bộ phận và vị trí. Tạm thế đã. Giỏi hơn thì có phân cấp cho từng vị trí ( ví dụ level 1, level 2, level 3 ... ) và mỗi 1 level lại có những mức độ và yêu cầu đào tạo khác nhau. Đây là một chặng đường dài, từ từ ta hãy tính. Trở lại việc đã có list các khóa học, tôi liền gửi mail cho các lãnh đạo các trung tâm và phòng ban với nội dung sau:

Subject: Khảo sát nhu cầu đào tạo cho năm
Dear anh chị,
Đến cuối năm rồi cũng là lúc làm kế hoạch đào tạo cho năm mới. Anh chị và các anh em trong phòng giúp em điền 1 số thông tin về yêu cầu đào tạo nhé. Để em lên kế hoạch đào tạo và trình các sếp duyệt. Về cơ bản chúng ta sẽ phải trả lời được các câu hỏi sau:
1. Cá nhân anh chị muốn được đào tạo gì trong năm sau?
2. Phòng sẽ phải hoàn thành những khóa đào tạo nào? Chứng chỉ gì? Ai sẽ tham gia? Và khoảng thời gian ?
3. Cá nhân các cán bộ trong phòng muốn đào tạo gì?
Cách thức để trả lời các câu hỏi này, ta dựa vào:
- Thực tế năm vừa rồi chúng ta có khó khăn gì ta gặp phải?
- Dự tính năm mới phòng sẽ phải làm cái gì?
- Định hướng tương lai anh chị và các anh em trong phòng muốn phát triển như thế nào ?
Như vậy, anh chị giúp em:
1. Điền các thông tin và khảo sát nhu cầu đào tạo bộ phận ( chú ý có phần đào tạo nội bộ )
2. Gửi thông tin khảo sát cho anh em trong phòng ( các cán bộ thì survey nhu cầu đào tạo cá nhân) và bảo anh em điền thông tin giúp em.
3. Riêng về phần cá nhân lãnh đạo phòng sẽ có chương trình đào tạo riêng nhưng em cũng muốn anh chị điền giúp em thêm 1 bản của cá nhân anh chị về survey đào tạo các nhân để em tiện căn cứ trình sếp.
4. Các anh chị trợ lý và thư ký thì anh chị điền thông tin vào Survey cá nhân nhé
Dự kiến deadline là thứ 3 tuần sau anh chị ạ.
Em,
Sau khi đã gửi mail, tôi gọi điện confirm cho các lãnh đạo. Trường hợp nếu tốt đẹp thì tôi không cần phải làm gì thêm ngoài các công việc tiếp theo là khảo sát đối tác đào tạo cho từng khóa học rồi lên kế hoạch thời gian triển khai. Nhưng nếu bình thường thì tôi sẽ phải có một buổi để phỏng vấn với các lãnh đạo để làm rõ hơn nhu cầu đào tạo . Và một cái mail nữa được gửi đi.
Anh ạ,
Em nhận được yêu cầu đào tạo của anh rồi ạ. Nhưng có 1 số điểm có lẽ em sẽ cần phải trao đổi với anh rõ hơn. Vậy anh cho em book lịch với anh vào 2h chiều ngày thứ 4 nhé.
Em,

Vậy đó khảo sát nhu cầu đào tạo là như vậy. Bạn thấy tôi nên sửa đổi điều gì ?

Update 18/4/2018: Đợt này thấy mọi người hỏi nhiều về khảo sát nhu cầu đào tạo công ty nên up mấy cái ảnh để mọi người có thể tự làm.

"Chào Cường,

Mình mới vào nghề HR và được phân công xây dựng kế hoạch đào tạo cả năm cho công ty chuyên về viễn thông CNTT.
Mình muốn hỏi xem bạn có thể chia sẻ kinh nghiệm và các mẫu khảo sát liên quan được không.

Mình xin cám ơn nhiều.

Best regards,"

Đây là biểu mẫu khảo sát của tôi:

1. Khảo sát nhu cầu của đơn vị/ bộ phận:

2. Khảo sát nhu cầu của cá nhân:

3. Khao sát nhu cầu đào tạo theo KPI

Chúc mọi người khảo sát và xây dựng kế hoạch thành công. Các tài liệu này đã được cập nhật trong thư viện QTNS chuyên sâu iCPO.