Mô tả công việc cho vị trí trưởng phòng hành chính trong tổ chức giáo dục

Sáng thấy cái Mô tả công việc cho vị trí trưởng phòng hành chính trong tổ chức giáo dục lại nhớ đến vài người bạn ủng hộ tôi trong ngành giáo dục. Họ cũng như nhiều người khác, đang xây dựng hệ thống nhân sự cho đơn vị trường của mình. Nghĩ đến họ rồi quay lại nhìn mô tả công việc vừa rồi. Mặc dù nó chưa phải mô tả công việc hoàn hảo theo đúng font form biểu mẫu cho lắm. Nhưng để tham khảo thì cũng tạm được.

CÔNG TY CỔ PHẦN
GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Chức vụ: Trưởng phòng Tổ chức
Đơn vị: Ban Kế hoạch Tổng hợp

I. MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC:
1 . Bên trong:
- Cấp trên cấp Công ty: Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc.
- Cấp trên trực tiếp: Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc..
- Cấp trên có liên quan:
- Cán bộ quản lý, điều hành có liên quan: Giám đốc Kinh doanh, Phó Giám đốc Kinh doanh; Giám đốc Đào tạo, Phó Giám đốc Đào tạo; Các Trưởng phòng - Trợ lý trong Ban KHTH; Trưởng phòng công tác GV&HS, Phó Trưởng phòng công tác GV&HS; Trưởng phòng ĐBKD; Trưởng phòng TCKT, Phó Trưởng phòng TCKT.
- Có liên quan: Cán bộ, Giáo viên, Nhân viên trong các đơn vị có liên quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

2. Bên ngoài:
- UBND các tỉnh/tp:
- UBND các quận/huyện:
- Các Sở GD&ĐT:
- Các Phòng GD&ĐT:
- Các Nhà trường:
- Các đơn vị khác: Sở LĐTB&XH, Phòng LĐTB&XH; BHXH quận, BHXH TP; Chi cục thống kê quận; Công an quận, Công an phường; UBND phường; Các đơn vị cung cấp dịch vụ thuê mua ngoài và các đối tác khác; …

II. MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

1. Xây dựng tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị và tổ chức thực hiện;
2. Hoạch định nguồn nhân lực quý, năm, trong từng giai đoạn; xây dựng kế hoạch tuyển dụng và tổ chức thực hiện;
3. Xây dựng kế hoạch đào tạo hội nhập, đào tạo lại, đào tạo nâng cao đối với CB, CV, NV và tổ chức thực hiện;
4. Đề xuất: Điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, sắp xếp, bố trí nhân sự, khen thưởng, kỷ luật, thôi việc, nâng lương, điều chỉnh lương và các chính sách khác có liên quan cho người lao động và tổ chức thực hiện;
5. Quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động; thực hiện công tác bảo hiểm;
6. Xây dựng hệ thống đánh giá, tổ chức đánh giá nhân sự và tổng hợp báo cáo chất lượng nhân sự trong từng thời điểm;
7. Xây dựng kế hoạch, phương án phối hợp tổ chức, kịch bản điều hành các sự kiện nội bộ Công ty, đề xuất kinh phí, đồng thời tổ chức thực hiện.
8. Lập kế hoạch xe và tổ chức thực hiện;
9. Quản trị và biên tập website;
10. Tổ chức thực hiện và đảm bảo công tác ATLĐ; ANTT, PCCN, thiên tai…;
11. Sắp xếp nội vụ; sắp xếp, bố trí chỗ ngồi làm việc của Cán bộ, Nhân viên;
12. Cập nhật hệ thống văn bản Pháp luật, các văn bản của các cơ quan quản lý có liên quan; tư vấn pháp luật; soạn thảo và chuẩn hóa hệ thống văn bản mẫu và mẫu biểu trong toàn Công ty;
13. Chuẩn bị nội dung, chương trình họp, các tài liệu và các nội dung khác phục vụ cuộc họp HĐQT, Đại hội đồng cổ đông và Ban Giám đốc;
14. Thực hiện các thủ tục thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, lập sổ chứng nhận cổ phần, chuyển văn phòng giao dịch; lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
15. Lập kế hoạch điều hành tuần, tháng và trong từng nhiệm vụ;
16. Thẩm định, điều chỉnh kế hoạch công tác tuần của các cơ quan, đơn vị, cá nhân.
17. Lập quyết định, nghị quyết, quy định, chỉ thị, thông báo, kết luận … vv trình ký và tổ chức thực hiện;
18. Xây dựng dự thảo Điều lệ công ty; Xây dựng nội quy, quy chế và hướng dẫn tổ chức thực hiện; quản lý, theo dõi việc thực hiện nội quy, quy chế…;
21. Chủ trì và phối hợp xây dựng: Tiêu chí, lộ trình phát triển văn hóa Doanh nghiệp; quy trình thực hiện nhiệm vụ theo nhiệm vụ của Ban KHTH, của các đơn vị và tổ chức thực hiện;
22. Chỉ đạo, đôn đốc, giám sát, hướng dẫn, phối hợp, hỗ trợ, thúc đẩy phát triển, đánh giá các mặt công tác của các đơn vị theo chức năng nhiệm vụ, phương án và kế hoạch đã được phê duyệt.
23. Tiếp nhận, thẩm định, trình ký các loại văn bản của các đơn vị; tiếp nhận, các báo cáo, các thông tin từ các đơn vị, cá nhân; báo cáo, đề xuất kịp thời với Ban Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo và chỉ đạo giải quyết các thông tin đã tiếp nhận;
24. Chuẩn bị các bài phát biểu tại các hội nghị, sự kiện; thư chúc mừng các sự kiện;
25. Chuẩn bị tài liệu, phương tiện, hậu cần, … cho Chủ tịch, Giám đốc đi công tác;
26. Thực hiện việc thanh tra, kiểm tra theo chỉ đạo của Ban Tổng giám đốc;
27. Đại diện Công ty giải quyết các vấn đề liên quan đến pháp luật, giải quyết các tranh chấp và các nhiệm vụ khác được uỷ quyền và phân công.
28. Cùng tham gia thực hiện: Tổ chức tập huấn Giáo viên; Tổ chức các sự kiện, các hoạt động chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho Cán bộ, Giáo viên, Nhân viên; Tổ chức các hội nghị Giáo viên và các sự kiện cho Học sinh; Trang bị CSVC; bàn giao sách, TLGV.
29. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch và Ban Tổng Giám đốc giao.

Ngày tháng năm
Người nhận việc

Nhận xét: Nói chung bản mô tả công việc này tôi chưa vừa ý lắm. Vì nó viết theo kiểu liệt kê và chỉ để cho người ở vị trí đó biết các công việc chứ không có nhiều yếu tố giúp cho các công việc khác của nhân sự. Nó còn không có cả theo chuẩn nào. Tôi thích cách viết mô tả công việc theo PDCA hơn: http://blognhansu.net/2013/11/19/pdca-trong-viet-mo-ta-cong-viec/

Cụ thể ở mô tả công việc này thiếu:
1. Mục đích chung của công việc
2. Kết quả đầu ra (làm căn cứ để xây dựng các chỉ số công việc)
3. Quyền hạn: không có quyền hạn thì sẽ rất khó để thực hiện công việc.
4. Điều kiện làm việc
5. Tiêu chuẩn năng lực / tiêu chuẩn vị trí : dùng để tuyển dụng và xây dựng từ điển năng lực.

Ngoài ra form còn không theo cả ISO. Như vậy nếu tôi làm trưởng phòng thì 1 trong những việc tôi phải làm đó là viết lại mô tả công việc cho công ty.

Cuối cùng, trong mô tả công việc này có việc "9. Quản trị và biên tập website" khá lạ. Tôi chưa thấy trưởng phòng tổ chức hành chính nào kiêm luôn cả việc quản trị website. Chắc ý ở đây là phòng hành chính sẽ có 1 nhân viên phụ trách kỹ thuật chung bao gồm cả phần cứng và phần mềm. Sự thật là thế thì khổ anh chàng kỹ thuật này. Vì anh ý phải ở 1 phòng không đúng chuyến môn. Mà cũng có thể anh ta sướng vì chỉ có 1 mình anh ta làm việc như vậy. Người khác thì không biết gì. Anh ấy sẽ là nhân vật key không thể thay thế.

Tán dóc 1 chút gọi là súc miệng buổi sáng. Anh chị em có ai quan tâm thì download theo link ở dưới nhé.

Linkdownload bản mô tả công việc : http://tailieunhansu.com/diendan/f567/05-_-mo-ta-cong-viec-truong-phong-chuc-hanh-chinh-cong-ty-giao-duc-84503

Các bước xây dựng mô tả công việc nội bộ trong công ty

Chiều thứ 7 khi đang thảnh thơi chuốt lại các bản mô tả công việc cho đối tác thì tôi nhận được mail của 1 bạn hỏi về bài viết này: 19 bước triển khai xây dựng mô tả công việc của tư vấn nhân sự.

***

Dear anh Cường!

Được biết anh từ lâu, nay mới xin trao đổi với anh 1 vấn đề. Đọc các bài viết của anh chia sẻ trên Blog em rất thích và cũng có những suy nghĩ như anh về vị trí Nhân sự. em cũng ước mơ được trở thành 1 người tư vấn Nhân sự chứ không phải là "làm dâu trăm họ".

Chính vì vậy mà em cũng đã chuẩn bị cho mình những tố chất cũng như cố gắng học hỏi những bài học chia sẻ của các đàn anh đàn chị. Vấn đề của em hiện tại là em đang phải làm cho một công ty "gia đình trị" và em hiểu rằng vấn đề em phải làm đầu tiên đó là phải thống nhất và xây dựng được Sơ đồ cơ cấu tổ chức. Tuy nhiên, các sếp dường như là không màng đến vấn đề này và phó thác nó cho em. Khi em trình bày cho sếp của em về So đồ cơ cấu em thiết kế để tham khảo thì Sếp chỉ nói là nó còn quá chung chung. hic....

Thật sự với một người mới ra trường như em, em tự phải bơi để trình bày vấn đề này và em có cảm giác hơi bị bất lực. Em rất mong được sự hỗ trợ của anh. Em gửi cho anh Sơ đồ cơ cấu tổ chức của em trình sếp và chức năng của phòng Nhân sự, còn các phòng khác thì thật sự là em do cũng chưa có nhiều kinh nghiệm nên em vẫn chưa hình dung được, nếu anh có tài liệu nào anh cho em tham khảo với nhé.

Và em cũng gừi cho anh sơ đồ mà sếp em gừi cho em (File word) để anh xem và cho nhận xét dưới góc nhìn của 1 chuyên gia tư vấn nhé, nếu lần cố gắng này mà không được chắc em xin nghỉ, để tìm 1 môi trường phù hợp hơn.

Em cảm ơn và mong nhận được hồi âm của anh
Trân trọng!

***

Em ơi,
1. Cái sơ đồ của em là mối quan hệ trong công việc. Chứ không phải sơ đồ tổ chức. Trong file word, em bỏ hết phần sau phòng ban đi em nhé. Không nên dùng sơ đồ ở file excel.
2. Em đang làm dự án xây dựng cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ từng phòng ban. Vì thế em nên làm các bước sau:
- Bước 1: lập kế hoạch, trong đó có

+ Các công việc thực hiện
+ Kết quả cần đạt được
+ Thời gian thực hiện
Bắt đầu
Kết thúc
+ Trách nhiệm
Thực hiên
Hỗ trợ
Phê duyệt

Bước 2: lấy ý kiến phê duyệt của ban giám đốc. Nhất quyết em làm gì thì làm cũng phải có được:
- Quyết định triển khai dự án của giám đốc (có chữ ký, đóng dấu)
- Mail của giám đốc gửi cho toàn bộ phận nói về dự án này.

Bước 3: Họp triển khai với các trưởng bộ phận và toàn công ty. Nói họp cho to tát nhưng ít nhất phải có 1 buổi ngắn gọn nói rõ cho mọi người biết. Nếu không toàn công ty thì với từng bộ phận.

Bước 4: Triển khai xây dựng cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban. Việc này các trưởng bộ phận phải lo việc xây dựng các chức năng. Còn em lo xây dựng cơ cấu tổ chức.

Bước 5: Lấy ý kiến phê duyệt và ban hành.

***

Đọc đi đọc lại thì rõ ràng không phải công ty nào cũng có điều kiện để thuê tư vấn. Vì thế việc phải tự thân vận động là hiển nhiên. Tuy nhiên việc tự thân vận động không phải là dễ dàng gì. Và đôi khi là cả tình trạng bụt chùa nhà không thiêng nữa. Khó khăn thì nhiều nhưng sếp tiếc tiền thì đành phải tự làm. Tự làm như thế nào ? Tìm hiểu kỹ trên mạng thì chắc sẽ có nhiều bài hỗ trợ. Với cá nhân tôi thì tôi cũng có vài chia sẻ nho nhỏ để giúp ai đó đang vướng mắc và cần đường đi.

Ở mail trả lời trên thì chúng ta thấy rằng đây là những bước để xây dựng cơ cấu tổ chức. Còn xây dựng mô tả công việc thì nó là phần công việc đằng sau dự án này. Chúng ta có thể tiến hành song song với dự án trên hoặc tách thành 2 cấu phần và triển khai từng bước.

Về quy trình triển khai như sau:

00 Bang danh gia thuc trang so bo
00 Ke hoach trien khai du an
xx Mail truyền thông dự án
01 Quyet dinh thanh lap va trien khai du an
02 Danh sach to ho tro trien khai du an
03 Bang danh gia thuc trang chi tiet
04 Mau MTCV ver0.0
05 Thong ke cac tai lieu hien hanh tac dong toi MTCV
06 Huong dan viet MTCV
xx Mail truyền thông dự án
07 Bang khao sat thong tin cong viec
08 Huong dan su dung va dien bang KS thong tin
09 Thong bao KH trien khai khao sat thong tin
10 Ban mo ta cong viec mau thi diem ver1.0
11 Bang cau hoi phong van thi diem 1 don vi
12 Hoan thien thi diem MTCV 1 don vi
13 Bang y kien va phe duyet cua truong don vi
xx Mail truyền thông dự án
11 Quyet dinh phe duyet mau MTCV
12 Quyet dinh ban hanh MTCV don vi thi diem
xx Mail truyền thông dự án
13 Ban thao cac MTCV cac phong ban con lai
14 Bang cau hoi phong van cac phong ban con lai
15 Ban thao MTCV hoan thien lan 2 sau phong van
16 = 13 Bang y kien va phe duyet cua truong don vi
xx Mail truyền thông dự án
17 Quyet din ban hanh MTCV toan cong ty

Về cơ bản thì 1 dự án xây dựng mô tả công việc nó cần những văn bản như trên các bước tương tứng với các văn bản đó. Thực ra điểm mấu chốt cho sự thành công các dự án nhân sự là sự tham gia quyết liệt của Ban giám đốc và sự thấu hiểu của các nhân viên trong công ty. Mà muốn có được cái đó thì phải có nghệ thuật trong truyền thông và thuyết phục. Có một số lần tôi dùng truyện ngụ ngôn có liên quan đến dự án để viết mail cho mọi người. Có lần tôi lại dùng các con số để phân tích như Ý nghĩa tỷ lệ thôi việc.

Nhìn vào list (danh sách) ở trên, ta có thế thấy dự án xây dựng mô tả chia thành mấy giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Lên và bảo vệ kế hoạch. Xây dựng dự thảo mẫu mô tả công việc để các thành viên dự án có thể hình dung ra các nội dung có trong mô tả công việc. Chốt trong giai đoạn này là phải có được một cái quyết định phê duyệt dự án của sếp to nhất công ty. Điểm mấu chốt là đây. Không có nó thì công việc của nhân sự sẽ khó hoàn thành.

Giai đoạn 2: Đánh giá thực trạng và đọc các tài liệu tham khảo. Sau khi có quyết định phê duyệt dự án xong thì nhân sự nội bộ dù đã gắn bó với công ty cũng nên làm một cái đánh giá tổng thể thực trạng về dự án. Đặt mình với vai trò sếp để đưa ra các câu hỏi và tự trả lời. Bên cạnh đó thì nhân sự cũng nên thống kê các tài liệu hiện hành của công ty sẽ tác động vào mô tả công việc. Ví dụ như quy định của ISO về văn bản, quy định phân cấp, mô tả công việc cũ, quy chế đánh giá ... Nói chung là sẽ có nhiều văn bản tác động qua lại lẫn nhau vì thế không nên bỏ xót kẻo mai sau lại phải bổ sung hoặc sửa đổi cho phù hợp.

Nhận xét: Tùy vào từng đơn vị để đảo 2 giai đoạn này. Đôi khi 1 số nơi, các sếp lại yêu cầu phải đánh giá thực trạng chi tiết trước khi triển khai. Nếu như thế thì nó giống với dự án tư vấn hơn. Còn ở nội bộ công ty thì nhiều khi chỉ cần thuyết phục bằng mồm là có thể tiến hành xây dựng kế hoạch rồi. Đánh giá thực trạng sẽ ở phần thực thi.

Giai đoạn 3: Khảo sát thông tin. Bước này không có gì để nói. Trên mạng rất nhiều biểu mẫu, mọi người có thể tìm một lúc ra là ra cả đống. Tuy nhiên lưu ý là mẫu phải phục vụ cho việc viết mô tả công việc của mình. Vì thế nên chỉnh sửa lại các mẫu đó cho phù hợp với mô tả công việc mẫu ở trên.

Giai đoạn 4: Tiến hành thí điểm một phòng ban và phê duyệt Mẫu mô tả công việc. Chỗ này tôi thấy rõ là những ai đã triển khai dự án đều có kinh nghiệm rằng không nên cần mẫn bắt tay vào xây toàn bộ MTCV. Việc này lãng phí công sức và tiêu tốn thời gian. Tại sao lại như thế ? Tại vì các sếp nhà ta không phải ai cũng giống nhau. Mỗi người đều có kiến thức riêng, nhất định về Nhân sự. Và họ sẽ đưa những ý trí của mình vào đó. Nếu ta xây hết rồi lại sửa lại thì cực kỳ mất công. Vì thế nên thí điểm trước. Như vậy sẽ đỡ tốn công hơn.

Khi đã thí điểm thành công thì phải bắt sếp phê duyệt ngay. Ở đây có 2 thứ phải được phê duyệt: Đó là mẫu mô tả công việc chốt cuối cùng và mô tả công việc của phòng ban được phê duyệt.

Giai đoạn 5: Tiến hành xây dựng bản dự thảo mô tả công việc các phòng ban và phỏng vấn làm rõ mô tả công việc. Chỗ này mới bắt đầu có vấn đề và nhiều thứ để chia sẻ. Nói chung là sẽ khá vất vả. Các mô tả công việc sẽ phải tương thích với nhau từ quan hệ, mục đích công việc, nhiệm vụ công việc cho đến quyền hạn ... Mà việc thống nhất này không dễ nếu như không có mẫu mô tả công việc ở giai đoạn trên.

Giai đoạn 6: Phê duyệt và kết thúc dự án. Đây là giai đoạn sung sướng nhất vì cuối cùng công việc cũng gần hoàn thành.

6 giai đoạn này viết ra thì ngắn nhưng nếu làm quyết liệt cũng phải mất 3 tháng để hoàn thành. Và nhân lực sẽ cần là: 2 người fulltime + 3 người partime với quy mô khoảng 200 vị trí cần xây dựng. Không kể những công ty rắc rối hơi tí lại thay đổi lúc thì phòng này lúc thì phòng kia. Điều này mới đáng sợ.

Bài viết có sự tham khảo, đối chiếu từ dự án Tư vấn Xây dựng mô tả công việc của Vietez.

Nhân sự, câu từ trong nghề và thống nhất các định nghĩa trong mô tả công việc … ?

Hôm nay đi phỏng vấn để xây dựng mô tả công việc cho một dự án tư vấn về. Tự dưng tôi lại ngộ ra được mấy điều. Điều đầu tiên đó chính là câu và từ trong nhân sự. Dường như việc giỏi văn là một lợi thế khi làm nhân sự. Và nhất là làm mô tả công việc.

Điều thứ 2 đó là: Khi làm cái gì, cho dù dự án nhỏ đến đâu thì cũng phải thống nhất thuật ngữ để tránh hiểu lầm. Cúng giống như dự án Xây dựng hệ thống quản trị tri thức hay dự án Xây dựng từ điển năng lực tôi nghĩ trước khi triển khai dự án Xây dựng mô tả công việc, các chuyên gia nên đưa việc thống nhất khái niệm vào. Và cho công việc thống nhất khái niệm này thành 1 buổi. Dẫu biết rằng các thành viên tổ hỗ trợ triển khai và các trưởng đơn vị luôn bận rộn nhưng nếu như không thống nhất thì các thành viên của dự án khi triển khai sẽ lại mất rất nhiều công để giải thích. Và rồi mỗi người lại giải thích một kiểu khác nhau.

Người cùng nghề nhân sự thì có thể hiểu giống nhau về cùng một từ khóa. Nhưng người khác nghề có thể họ sẽ hiểu theo một cách khác.

Và ai đã làm nhân sự và từng học nhân sự đều biết về cấu trúc một mô tả công việc. Tùy vào tình hình công ty, một số sẽ nhặt vào cái này cái kia. Nhưng cơ bản sẽ có:

"Theo định nghĩa của Wikipedia, JD là một bảng kê có hệ thống các chức năng, nhiệm vụ của một vị trí nào đó trong tổ chức với việc được trao các quyền hạn nhất định nhằm giải quyết một hoặc một số chức năng, hoàn thành những nhiệm vụ, mục tiêu nào đó của tổ chức trong cả ngắn hạn và dài hạn."

Mô tả công việc luôn có 6 phần:

(i) Phần thông tin về vị trí: cho biết sự tồn tại, hiện diện của vị trí nào đó, qua đó cũng cho thấy thứ bậc và chế độ phải báo cáo cho cấp nào, vị trí nào trong tổ chức;

(ii) Phần trách nhiệm, nhiệm vụ: làm rõ vị trí đó phải có nhiệm vụ gì, phải hoàn thành các công việc, nhóm công việc nào, trong thời gian bao lâu. Bên cạnh đó, phần này còn chỉ rõ việc thực hiện phải tuân theo các quy định, quy trình tác nghiệp nào;

(iii) Phần quyền hạn: để hoàn thành nhiệm vụ được giao, tổ chức sẽ phải trao các quyền hạn cơ bản gì trong quá trình thực thi nhiệm vụ;

(iv) Phần mối quan hệ công tác: chỉ ra việc cán bộ, nhân viên đó có những mối quan hệ công tác nào (bên ngoài và trong nội bộ) để biết mình sẽ phải làm việc với ai, cấp nào trong quá trình thực thi nhiệm vụ;

(v) Phần chỉ tiêu công việc: đưa ra các chỉ tiêu công việc cơ bản phải hoàn thành, đây cũng là cơ sở để đánh giá và là mục tiêu phấn đấu trong khi làm nhiệm vụ;

(vi) Phần cuối cùng, cũng là phần quan trọng thứ hai trong JD là các tiêu chuẩn cho vị trí.

Đại khái khi làm mô tả công việc là sẽ phải có:

Logo
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Mã số
Ngày phát hành
Lần chỉnh sửa, bổ sung
Số trang

Vị trí công việc:
Bộ phận:

I. THÔNG TIN CHUNG
1 Quan hệ quản lý : Chịu sự quản lý hoặc quản lý vị trí nào?
2 Quan hệ công việc: Tương tác, trao đổi, phối hợp làm việc với các bộ phận nào trong và ngoài tổ chức

II. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC: Vị trí sinh ra đểm làm gì. (Thường dúng chữ đảm bảo ở đầu)
III. TRÁCH NHIỆM VÀ NHIỆM VỤ PHẢI LÀM | KẾT QUẢ ĐẦU RA
- Nhiệm vụ: Các công việc chi tiết cần phải làm
- Trách nhiệm: Các công việc thuộc về vị trí cần phải làm
- Kết quả đầu ra: Sản phẩm, yêu cầu cần phải có khi thực hiện cong việc

IV. QUYỀN HẠN: Giới hạn, phạm vi, mức độ được ra quyết định.

V. ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC
1 Thời gian làm việc
2 Điều kiện, Môi trường làm việc
3 Được trang bị
a) Máy móc,thiết bị
b) Đồng phục văn phòng theo quy định của Công ty

VI. TIÊU CHUẨN CHỨC DANH
1 Yêu cầu cơ bản
a) Trình độ đào tạo
b) Tin học
c) Ngoại ngữ
d) Kinh nghiệm

2 Yêu cầu năng lực chuyên môn
a) Kiến thức
b) Kỹ năng
c) Thái độ

NGƯỜI THỰC HIỆN
TRƯỞNG BỘ PHẬN
PHÒNG TCLĐ
PHÊ DUYỆT

Cơ bản là như vậy nhưng không có định nghĩa quả là khổ. Nói rõ định nghĩa thì lại là lý thuyết. Tự dưng viết đến đây tôi lạ nghĩ đến mấy câu cửa miệng gần đây của các nhà cải cách "các trường học đa số không dạy những gì sinh viên cần". Nhưng theo tôi thì các trường học lại dạy những thứ chuyên gia cần. Tôi có nên định nghĩa từng mục ở trên không nhỉ ? Và cả lưu ý cho từng mục nữa ?

Có lẽ tôi sẽ làm điều đó nhưng ở một bài khác. Giờ viết nhiều tôi sợ có người lại chê.

Một lúc nào đó tôi sẽ đề xuất thay từ: Thái độ = Bản chất trong ASK. Vì khi nói đến thái độ trong ASK anh em nhân sự hay nghĩ đến định nghĩa: tất cả những yếu tố bên trong của con người để làm được việc. Nhưng khi người khác không phải nhân sự đọc vào thì lại nói thái độ là biểu hiện bên ngoài bổ nghĩa cho hành vi. Ví dụ thái độ: nghiệm túc chấp hành nội quy.

PDCA trong viết mô tả công việc

Mấy hôm nay ngồi làm mô tả công việc cho một dự án tư vấn thấy cái này hay hay. Thường thì viết mô tả công việc nó cũng có quy tắc. Viết thế nào cho đúng cho hiệu quả là cả một vấn đề. Và đây là 1 số nguyên tắc:

Tổ chức các chức năng nhiệm vụ theo các nguyên tắc với thứ tự ưu tiên như sau:
+ Quy trình PDCA: Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động ( như vậy các chức năng lập kế hoạch viết trước, các chức năng mang tính kiểm tra viết sau...)
+ Viết theo quy trình của các công việc hoặc theo thứ tự từ dễ đến khó
+ Có thể viết theo tần suất thực hiện của công việc

Đây không phải làm sản phẩm của mình nhé. Chỉ là mượn trên google đưa về cho bài viết nó có hình ảnh thôi.

Vậy PDCA là gì ? Đây là câu trả lời:

"Công cụ PDCA hay còn được gọi là vòng lặp PDCA. PDCA được tạo thành từ các chữ cái đầu của các từ PLAN - Lập kế hoạch, DO – Triển khai thực hiện, CHECK - Kiểm tra, ACT – Hành động khắc phục, phòng ngừa.

Từ các từ tạo nên PDCA đã cho thấy một chu trình thực hiện công việc từ đầu đến cuối, đầu tiên một công việc phải được lập kế hoạch cụ thể, hoạch định những việc cần làm. Sau đó thực hiện công việc theo kế hoạch, hoạch định đã được lập. Tiếp theo là kiểm tra lại những việc đã làm xem có điểm nào sai sót, không phù hợp không. Cuối cùng là hành động khắc phục, phòng ngừa các điểm sai sót và không phù hợp. Chu trình này được lặp đi lặp lại đối với mỗi công việc tại mỗi vị trí của mỗi người. Nếu chu trình được thực hiện đúng và thường xuyên sẽ đem lại hiệu quả trong hoạt động và tránh được các sai sót, thiệt hại có thể xảy ra."

Như thế, nếu tuân theo nguyên tắc này thì:
I. Cấp trưởng phòng hay có cấu trúc nhiệm vụ như sau:
1. Quản lý, điều hành hoạt động của Phòng
a) Công tác thiết lập mục tiêu, kế hoạch.
- Các công việc con
b) Công tác tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Phòng.
- Các công việc con
c) Công tác kiểm tra, giám sát, đánh giá.
- Các công việc con
d) Công tác nghiên cứu cải tiến sản xuất và khắc phục, phòng ngừa các sản phẩm không phù hợp.
- Các công việc con
2. Báo cáo công việc với Ban lãnh đạo Công ty.
- Các công việc con
3. Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty và các bộ phận khác về lĩnh vực chuyên môn của Phòng.
- Các công việc con
4. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo các văn bản quy định của Công ty (còn hiệu lực) quy định về chức năng, nhiệm vụ của Trưởng Phòng và các công việc khác do Ban lãnh đạo Công ty giao.

II. Cấp phó phòng thì hay có cấu trúc:
1. Giúp trưởng phòng quản lý, điều hành hoạt động của Phòng Quản lý chất lượng
a) Công tác thiết lập mục tiêu, kế hoạch.
- Các công việc con
b) Công tác tổ chức thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch, mục tiêu của Phòng trong phạm vi được giao phụ trách.
- Các công việc con
c) Công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của Phòng theo chỉ đạo của Trưởng Phòng.
- Các công việc con
d) Công tác khắc phục, phòng ngừa các vấn đề không phù hợp.
- Các công việc con
2. Báo cáo công việc với người quản lý trực tiếp.
- Các công việc con
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo các văn bản quy định của Công ty (còn hiệu lực) quy định về chức năng, nhiệm vụ của Phó Phòng.

III. Nhân viên thì như thế này:
1. Lập kế hoạch và thực hiện các công việc được giao.
a) Công tác lập kế hoạch công việc của cá nhân.
- Các công việc con
b) Công tác thực hiện công việc được giao
- Các công việc con
c) Công tác kiểm tra, soát xét các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ được giao.
- Các công việc con
d) Công tác cải tiến, khắc phục, phòng ngừa các vấn đề không phù hợp.
- Các công việc con
2. Báo cáo công việc với người quản lý trực tiếp.
- Các công việc con
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác do người quản lý trực tiếp phân công.

Vậy đó, viết như thế này có vẻ như dễ hiểu và được nhiều người khen. Và có vẻ như phù hợp với các tổ chức có ISO. Các bạn định viết mô tả thử tham khảo form viết ở trên xem sao nhé.