Chúng ta đã đi qua một hành trình dài tìm hiểu cách xây dựng cơ cấu tổ chức chỉ để ra bản mô tả công việc của một vị trí. Tôi tin sẽ có anh chị em thốt lên câu: "Sao mà rắc rối thế. Công ty không có gì nhưng muốn làm mô tả công việc nhanh thì nên thế nào?". Nếu bạn đang đọc bài này, hẳn bạn cũng sẽ nghĩ như vậy. Chính vì thế, tôi xin tổng kết lại câu trả lời.
Hiện chúng ta có 4 cách để làm ra một bản mô tả công việc:
1. Cách cực nhanh: Đi xin mẫu hoặc sao chép từ mạng internet hoặc hỏi AI làm hộ.
2. Cách nhanh: Mở bản mẫu mô tả công việc ra, ngồi với trưởng bộ phận rồi điền thông tin từng dòng là được.
3. Cách bớt nhanh: Làm tắt bản tổng thể chức năng bộ phận (bằng cách mở bảng mẫu ra, ngồi với trưởng bộ phận và cùng viết), sau đó mở bản mẫu mô tả công việc ra, lấy thông tin có được từ bản tổng thể chức năng và tiếp tục ngồi với trưởng, lần theo từng dòng mô tả để viết ra mô tả công việc vị trí.
4. Cách vừa đủ: Như bước 3 nhưng có thêm phần xác định định hướng cơ cấu và phân tích vị trí.
5. Cách đầy đủ: Xác định cơ cấu thượng tầng, sau đến từng bộ phận xác định bản tổng thể chức năng bộ phận. Rồi tiếp ngồi với trưởng, lấy thông tin dữ liệu từ bản tổng thể, lần theo từng dòng trong mẫu mô tả công việc để viết.
Bạn chọn cách nào?
Nếu bạn chọn cách 5, vui lòng đọc lại bài "Tổng thể các bước triển khai xây dựng - nâng cấp hệ thống cơ cấu tổ chức doanh nghiệp". Sau đó lần theo chuỗi bài viết về cơ cấu tổ chức mà tôi đã viết.
Nếu bạn chọn cách 4, chúng ta đi các bước như sau:
* Thiết lập 1 cuộc họp với trưởng bộ phận.
* Xác định bản tổng thể chức năng bộ phận tắt với các câu hỏi dành cho trưởng bộ phận như sau:
- Xác định định hướng Cơ cấu tổ chức bộ phận: Bộ phận sẽ có hướng chỉ huy nhân viên thế nào?
- Mục đích của phòng: Phòng sinh ra với đích là gì? (Hay phòng đảm bảo điều gì cho tổ chức?)
- Phân tích số lượng vị trí: Bộ phận sẽ có các vị trí nhân viên, quản lý là gì? Theo hướng chuyên môn hóa hay tổng hợp?
- Sơ đồ tổ chức của bộ phận: Cách sắp xếp các vị trí ra sao?
- Chức năng của bộ phận: Các công việc lớn của công ty được giao cho bộ phận thực hiện.
- Ma trận phân nhiệm và phân quyền xuống các vị trí: Bảng phân bổ chức năng thành nhiệm vụ cho các vị trí và quyền hạn của vị trí.
* Mở bản mẫu mô tả công việc ra, lấy thông tin từ bảng tổng thể chức năng bộ phận (ma trận phân nhiệm, phân quyền) rồi trao đổi với trưởng bộ phận để trả lời các câu hỏi và điền thông tin từng dòng.
- I. Thông tin chung: Vị trí này có quan hệ quản lý và công việc như thế nào?
- 1. Quan hệ quản lý: Cấp trên quản lý trực tiếp; Cấp dưới trực tiếp.
- 2. Quan hệ công việc: Bên trong - tần suất phối hợp; Bên ngoài - tần suất phối hợp.
- II. Mục đích (vai trò) công việc: Vị trí sinh ra để đảm bảo điều gì?
- III. Trách nhiệm và nhiệm vụ phải làm | Kết quả đầu ra/ kpi: Công việc của vị trí ra sao? Kết quả thế nào?
- IV. Quyền hạn: Vị trí này được phép làm gì?
- V. Điều kiện làm việc: Thời gian làm việc? Điều kiện môi trường làm việc? Được trang bị?
- VI. Tiêu chuẩn vị trí: Yêu cầu cơ bản? Trình độ đào tạo? Tin học? Ngoại ngữ? Kinh nghiệm? Yêu cầu năng lực chuyên môn?
Nếu bạn chọn cách 3, như đã viết ở trên, chúng ta bỏ 1 số mục đi rồi tiến hành như trong bài: ""Hoàn thiện và hướng dẫn cách làm cơ cấu tổ chức bộ phận nhanh"".
Nếu bạn chọn cách 2, chúng ta bỏ luôn cả phần "Xác định bản tổng thể chức năng bộ phận tắt" và trực tiếp mở bản mô tả công việc rồi làm như trong bài: "Cách tiến hành viết mô tả công việc nhanh gọn".
Nếu bạn chọn cách 1, tôi không có hướng dẫn hay bàn gì thêm. Chúc bạn sớm hoàn thành nhiệm vụ!
Tái bút: Trước khi dừng bài, tôi xin được mở rộng hơn với câu hỏi: "Mô tả công việc dùng để làm gì?"
Bản mô tả công việc (MTCV) là một văn bản mô tả những công việc mà người được tuyển dụng cần phải thực hiện trong thời gian nhất định. Ngoài ra, bản MTCV còn cung cấp thông tin về những yêu cầu năng lực và điều kiện liên quan đến vị trí công việc ấy.
Cùng với việc cung cấp thông tin giúp người nhận vị trí biết cần phải làm gì, MTCV còn giúp chúng ta phát triện hệ thống QTNS về sau. Cụ thể:
- MTCV giúp đánh giá (bằng cách chấm điểm theo 1 số tiêu chí) giá trị công việc và xếp hạng giá trị các vị trí. Từ kết quả xếp hạng và chấm điểm, chúng ta ra được thang lương theo giá trị công việc (nếu theo mô hình lương 3P thì đây là thang lương P1).
- MTCV giúp tìm ra được các thước đo đánh giá kết quả công việc (tạm gọi là KPI). Có các thước đo, công ty sẽ có các thẻ KPI đi cùng với vị trí để đánh giá kết quả công việc. Khi có đánh giá kết quả công việc, doanh nghiệp sẽ có căn cứ chính xác trả thưởng (gắn với thưởng P3 trong mô hình lương 3P).
- MTCV giúp doanh nghiệp xây dựng ra được khung năng lực (tập hợp các năng lực cần có để hoàn thành công việc của một vị trí). Khung năng lực dùng để đánh giá năng lực của người làm ở vị trí, sau đó trả lương theo năng lực (thay cho thâm niên và gắn với lương P2 trong mô hình lương 3P).
- MTCV cũng giúp công ty có thể xây dựng được quy trình triển khai công việc. Có quy trình công việc, vận hành doanh nghiệp sẽ nhẹ nhàng và hiệu suất hơn.
Nguyễn Hùng Cường
