Xin chào cả nhà! Sáng sớm thứ 7, trời Hà Nội lại mưa rả rích. Tôi đang tính làm nốt cái luận văn MBA để tháng 8 trả bài cho cô. Vậy mà lọ mọ thế nào lại hì hụi làm cái thông báo họp cho anh chị em làm Nhân sự (HR) tại Vĩnh Phúc. Từ thông báo, tôi sang checkmail. Kiểm tra email một lúc lại thấy có bạn hỏi về xây dựng mô tả công việc:

Chào anh Cường, Em là D hiện đang phụ trách đào tạo của một công ty dịch vụ vận tải (xe đường dài tuyến cố định và xe taxi). Hôm nay được chỉ định một số công việc liên quan đến HR, cụ thể là xây dựng bảng mô tả công việc cho các chức danh cấp cao đến cấp thấp. Do công ty là công ty gia đình, thành lập được 5 năm mà chưa có quy trình gì cả, tất cả đề làm và xử lý theo cảm tính. Em đang loay hoay quá, chưa biết đi từ đâu, A Cường có thể giúp em được không?

Bộ mô tả công việc dành cho CBNV đang làm việc gồm có:
- Trưởng ban kiểm soát.
- Giám đốc tài chính.
- Thư ký chủ tịch.
- Giám đốc, phó giám đốc điều hành.
– Trợ lý tổng giám đốc, giám đốc.
– Kế toán trưởng.
- Trưởng phòng kinh doanh.
– Trưởng phòng nhân sự.
- Trưởng phòng kỹ thuật.
- Trưởng phòng tổng đài đặt vé xe tuyến cố định, xe taxi.
... Cảm ơn anh và mong nhận được phản hồi từ anh.

Vừa hay câu hỏi này đến đúng lúc tôi chuẩn bị viết cách tiến hành viết mô tả công việc bài bản. Tôi sẽ làm như sau:

1. Họp trực tiếp với trưởng bộ phận và nhân viên (nếu nhân viên thu xếp được thời gian):

Đầu tiên tôi đặt lịch họp trực tiếp với trưởng bộ phận và nhân viên (nếu có). Khi tất cả đã đông đủ, tôi giới thiệu lý thuyết về cơ cấu tổ chức và mẫu mô tả công việc dự kiến. Hoàn thành xong chia sẻ nhanh về lý thuyết, tôi bước sang việc tiếp theo.

2. Trao đổi hỏi đáp và tiến hành viết Mô tả công việc từng vị trí:

Đến thời điểm này, chúng ta sẽ có 2 tình huống:
- Tình huống 1: Đã làm được Mô tả công việc (MTCV) nháp cho tất cả các vị trí vì thông tin trong giai đoạn khảo sát phân tích công việc có đầy đủ.
- Tình huống 2: Chưa hoặc không làm được MTCV nháp cho tất cả các vị trí vì thông tin khi khảo sát không đầy đủ.

2.1. Đã làm được Mô tả công việc (MTCV) nháp cho tất cả các vị trí

Công việc lúc này rất đơn giản, chúng ta mở các bản mô tả công việc ra rồi đi từng bản, kéo từ trên xuống và hỏi trưởng bộ phận xem có cần bổ sung gì thêm không? Thông thường trưởng bộ phận sẽ bổ sung đôi chút. Quá trình rà soát này sẽ diễn ra rất nhanh. Trong trường hợp trưởng bộ phận họ góp ý nhiều, chúng ta nên nhanh chóng chuyển sang phương án tình huống 2.

2.2. Chưa hoặc không làm được MTCV nháp cho tất cả các vị trí.

Nếu rơi vào tình huống 2, tôi lấy luôn mẫu có sẵn của MTCV ra (giống như mẫu trong bài "Chuẩn bị mẫu mô tả công việc và phiếu thu thập phân tích thông tin công việc") và dẫn các thành viên trong buổi họp đi theo từng mục của MTCV.

Công việc dẫn của tôi cũng đơn giản thôi, hỏi mọi người theo đúng mẫu đã có:
- Quan hệ quản lý, công việc.
- Mục đích công việc.
- Trách nhiệm và nhiệm vụ.
- Kết quả đầu ra (chỉ tiêu).
- Quyền hạn thực hiện công việc.
- Điều kiện làm việc.
- Tiêu chuẩn công việc.
Song song với việc hỏi, tôi sẽ mở bản tổng thể chức năng của bộ phận ra để lấy thông tin đưa vào mô tả công việc vị trí. Bản tổng thể chức năng này đã được hoàn thành từ giai đoạn trước (Vui lòng xem bài "Hoàn thiện và hướng dẫn cách làm cơ cấu tổ chức bộ phận nhanh"). Cụ thể:
- Phần mục đích công việc của vị trí lấy từ phần mục đích công việc của bộ phận.
- Phần trách nhiệm và nhiệm vụ lấy thông tin từ ma trận phân nhiệm.
- Phần quyền hạn công việc lấy quyền từ ma trận phân quyền cho các vị trí.
Cứ đi dần mỗi một đầu mục, các nhân viên làm tại vị trí đó sẽ rõ hơn mình cần phải làm gì.

Trong quá trình xây này, điểm khó khăn nhất là lúc viết ra trách nhiệm và nhiệm vụ. Có người thì nói chi tiết còn có người thì lại nói sơ sài. Nếu nói chi tiết, tôi sẽ tóm gọn lại. Còn nếu họ nói sơ sài, tôi sẽ dẫn họ đi theo quy trình công việc họ đang làm để diễn giải rõ hơn.

Bên cạnh đó tôi cũng sẽ hướng dẫn chi tiết các viết cho trưởng bộ phận:
+ Viết theo PDCA (PLAN - Lập kế hoạch, DO – Triển khai thực hiện, CHECK - Kiểm tra, ACT – Hành động khắc phục, phòng ngừa): Viết các nhiệm vụ lập kế hoạch viết trước, các nhiệm vụ thực thi và mang tính kiểm tra viết sau.
+ Viết theo dòng chảy quy trình của các công việc hoặc theo thứ tự từ dễ đến khó.
+ Có thể viết theo tần suất thực hiện của công việc

Như thế, nếu tuân theo các các nguyên tắc này thì:
* Cấp trưởng phòng hay có cấu trúc nhiệm vụ như sau:
a) Thiết lập mục tiêu, kế hoạch chuyên môn của bộ phận.
- Các công việc con
b) Tổ chức, kiểm tra, giám sát thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của bộ phận (Phòng).
- Các công việc con
c) Nghiên cứu, thúc đẩy cải tiến chuyên môn của bộ phận.
- Các công việc con
d) Quản lý bảo vệ tài sản, dữ liệu bộ phận
e) Quản lý nhân sự của bộ phận
- Các công việc con
f) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo các văn bản quy định của Công ty (còn hiệu lực) quy định về chức năng, nhiệm vụ của Trưởng Phòng và các công việc khác do Ban lãnh đạo Công ty giao.
- Các công việc con: Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty và các bộ phận khác về lĩnh vực chuyên môn của Phòng.
- Các công việc con: Theo dõi, quản lý chi phí bộ phận (nếu có).
- Các công việc con
g) Báo cáo công việc với Ban lãnh đạo Công ty.
- Các công việc con

* Cấp phó phòng hoặc trưởng nhóm thì hay có cấu trúc:
a) Thiết lập mục tiêu, kế hoạch chuyên môn của nhóm hoặc cá nhân.
- Các công việc con
b) Tham gia tổ chức, kiểm tra, giám sát thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của bộ phận (Phòng).
- Các công việc con
c) Nghiên cứu, thúc đẩy cải tiến chuyên môn của nhóm.
- Các công việc con
d) Quản lý bảo vệ tài sản, dữ liệu nhóm.
e) Quản lý nhân sự của nhóm.
- Các công việc con
f) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo các văn bản quy định của Công ty (còn hiệu lực) quy định về chức năng, nhiệm vụ của Phó Phòng và các công việc khác do Ban lãnh đạo Công ty, trưởng phòng giao.
- Các công việc con
g) Báo cáo công việc với người quản lý trực tiếp.
- Các công việc con

* Nhân viên thì như thế này:
a) Lập kế hoạch công việc của cá nhân.
- Các công việc con
b) Thực hiện công việc được giao 1
- Các công việc con
c) Thực hiện công việc được giao 2
- Các công việc con
...
d) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo các văn bản quy định của Công ty (còn hiệu lực) quy định về chức năng, nhiệm vụ của nhân viên và các công việc khác do Ban lãnh đạo Công ty, trưởng phó phòng, quản lý trực tiếp phân công.
e) Báo cáo công việc với người quản lý trực tiếp.
- Các công việc con

Vậy đó, viết như thế này có vẻ như dễ hiểu và được nhiều người khen.

Trong nội dung chi tiết các nhiệm vụ, thường gần cuối tôi hay thêm câu: "Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của công ty và quản lý trực tiếp". Việc thêm câu này xuất phát từ thực tế có những công việc không thể để trong MTCV như công việc hỗ trợ đột xuất phòng ban khác, và cũng không thể để trong KPI được vì đó là những công việc không nằm trong sự phối hợp. Ví dụ cao điểm cần chuyển hàng lên xe gấp. HR không có nhiệm vụ và gần như không phải phối hợp việc này. Vậy làm thế nào để HR ra hỗ trợ chuyển hàng? Không có câu này, nhân viên dễ ngồi chơi và khi sếp giao việc, nhân viên lại mạnh dạn bảo "không phải nhiệm vụ của em nên em không làm"

Khi cho vào MTCV, tôi đều giải thích rằng: "Câu này có ý rằng: không ai có thể yêu cầu anh chị em làm việc khác so với mô tả công việc này trừ khi có sự yêu cầu từ quản lý (trưởng phòng) hoặc công ty. Và Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của công ty, quản lý trực tiếp là một phần của MTCV. Dĩ nhiên mọi người có quyền từ chối nếu công việc đó nếu nó nằm ngoài phạm vi công ty. Phần này sẽ được trao đổi kỹ hơn trong mục quyền hạn".

Ngoài ra khi viết MTCV nên thêm câu "bao gồm (nhưng ko giới hạn) các nhiệm vụ sau".

Tưng ứng với từng nhiệm vụ sẽ có kết quả đầu ra. Các kết quả đầu ra này chính là chỗ liên thông với dự án KPI ở trên. Tôi sẽ nhặt các chỉ số (không phải con số) vào. Ý nghĩa của ô này nằm ở chỗ các công việc sẽ được đo đếm bằng các chỉ số. Mỗi người sẽ có chỉ tiêu riêng khi thực hiện công việc thông qua năng lực (dự án khung năng lực).

Phần cuối của MTCV là yêu cầu về năng lực. Để cho chắc chắn tôi sẽ hướng dẫn mọi người lại thêm 1 lần nữa cách phân tách năng lực để anh em trong bộ phận cùng bàn chốt lần cuối về khung năng lực vị trí. Việc sẽ khá xuôi nếu bộ phận có nhân viên trình độ học vấn cao và sẽ khó nhằn khi bộ phận có nhân viên trình độ thấp. Ví dụ như sẽ rất khó làm nếu bộ phận toàn công nhân. Mọi người cứ im thin thít khi hỏi cần: nhiệm vụ này cần thái độ kỹ năng kiến thức gì? Nhưng không vấn đề gì vì đây chỉ là hỏi lại để xem có gì thay đổi hay bổ sung cho dự án Khung năng lực. Mọi người không nói thì tôi sẽ áp kết quả từ dự án trước vào.

Lưu ý: Nếu chúng ta đã có KPI và Khung năng lực thì phần kết quả đầu ra và yêu cầu năng lực, chúng ta không cần làm chi tiết như trên mà viết tắt: Theo phụ lục KPI và theo phụ lục Khung năng lực.

Đến đây tôi xong việc xây dựng mô tả công việc và chuyển sang xây dựng quy trình. Hẹn gặp mọi người ở bài tường thuật - chia sẻ kinh nghiệm xây dựng quy trình.

Nguyễn Hùng Cường | kinhcan24
HRM blogger / HRM consultant