Kinh nghiệm xây dựng MTCV (mô tả công việc) ngắn gọn

Xin chào cả nhà! Sáng sớm thứ 7, trời Hà Nội lại mưa rả rích. Tôi đang tính làm nốt cái luận văn MBA để tháng 8 trả bài cho cô. Vậy mà lọ mọ thế nào lại hì hụi làm cái thông báo Off cho anh chị em làm HR tại Vĩnh Phúc. Từ thông báo, tôi sang checkmail. Kiểm tra email một lúc lại thấy có bạn hỏi về xây dựng mô tả công việc:

Chào anh Cường, Em là D hiện đang phụ trách đào tạo của một công ty dịch vụ vận tải (xe đường dài tuyến cố định và xe taxi). Hôm nay được chỉ định một số công việc liên quan đến HR, cụ thể là xây dựng bảng mô tả công việc cho các chức danh cấp cao đến cấp thấp. Do cty là công ty gia đình, thành lập được 5 năm mà chưa có quy trình gì cả, tất cả đề làm và xử lý theo cảm tính. Em đang loay hoay quá, A Cường có thể giúp em được không?

Bộ mô tả công việc dành cho CBNV đang làm việc, ví dụ như:
- Trưởng ban kiểm soát.
- Giám đốc tài chính
- Thư ký chủ tịch.
- Giám đốc, phó giám đốc điều hành.
– Trợ lý tổng giám đốc, giám đốc.
– Kế toán trưởng...
- Trưởng phòng kinh doanh
– Trưởng phòng nhân sự
- Trưởng phòng kỹ thuật.
- Trưởng phòng tổng đài đặt vé xe tuyến cố định, xe taxi

.....và nhiều vấn đề khác nữa mà em chưa biết đi từ đâu ? Bộ tài liệu thư viện QTNS iCPO của bên anh 990k ( http://blognhansu.net.vn/tai-lieu-ve-nhan-su/ ) đã đầy đủ và có chức năng cập nhật tài liệu mới không ?

Cảm ơn anh và mong nhận được phản hồi từ anh.

Lúc đầu tôi tính trả lời mail ngắn gọn để còn đi làm việc như dự định ban đầu:

Dear em,

Cám ơn em đã gửi mail. Về cơ bản xây dựng mô tả công việc có thể coi là bước đầu của quá trình tái cơ cấu lại hệ thống QTNS. Anh cũng đang làm dự án đó cho vài công ty. Nhưng anh không đi từ mô tả công việc mà đi từ: BSC tới KPI, sau đó tới Năng lực văn hóa lõi. Từ năng lực văn hóa lõi anh đến Khung năng lực. Sau khung năng lực anh mới quay trở lại xây dựng MTCV một cách cụ thể. Tiếp theo của xây dựng MTCV là Quy trình chi tiết.

Tại sao lại đi ngược so với mọi người? Trước đây anh cũng nghĩ vậy cho đến khi anh ngộ ra rằng không thể làm được gì trong quá trình tái cơ cấu nếu không có sự tham gia của CEO và hiểu công ty. Mà muốn như vậy, chúng ta cần đi từ chiến lược xuống, từ lõi văn hóa ra. Anh đã chia sẻ ở 2 seri:
- Kinh nghiệm xây dựng BSC và KPI: http://blognhansu.net.vn/tag/kinh-nghiem-xay-dung-kpi/
- Kinh nghiệm xây dựng Khung năng lực: http://blognhansu.net.vn/tag/kinh-nghiem-xay-dung-khung-nang-luc/

Sang đến xây dựng MTCV và Quy trình, anh mời toàn bộ nhân viên của bộ phận đó, cùng trưởng bộ phận và CEO ngồi vào làm. CEO có thể vừa làm việc của mình vừa theo dõi góp ý trong quá trình xây. Còn các thành viên khác thì tập trung vào xây dựng. Việc tập trung toàn bộ nhân viên có 2 việc tốt:
- Phản ánh đúng công việc
- Tạo cảm giác sản phẩm dự án là của nhân viên
- Đào tạo lại về công việc
- Thống nhất các vấn đề đã phát sinh trong công việc đang làm

Như vậy có nghĩa là các công việc trong mail em phải tự xây. Tài liệu chỉ để tham khảo mà thôi.

Về mặt tài liệu, anh tin là thư viện quản trị Nhân sự iCPO sẽ có đủ để em tham khảo. Về việc update, anh sẽ update thường xuyên theo bài toán của anh chị em ủng hộ. Mọi người đang cần giải quyết bài toán gì, anh sẽ cố gắng tìm kiếm hỗ trợ và update. Quá trình update thư viện là hoàn toàn miễn phí.

Anh,

Viết xong, tôi thấy nội dung mail vẫn còn cái gì đó chưa vừa ý. Thế là lại mở blog ra và viết bài này: Kinh nghiệm xây dựng MTCV (mô tả công việc) ngắn gọn.

Trước kia tôi đã từng trải qua một vài dự án xây dựng MTCV. Nếu làm chuẩn chỉnh sẽ cần làm như thế này:
Giai đoạn 1: Lên và bảo vệ kế hoạch.
Giai đoạn 2: Đánh giá thực trạng và đọc các tài liệu tham khảo.
Giai đoạn 3: Khảo sát thông tin.
Giai đoạn 4: Tiến hành thí điểm một phòng ban và phê duyệt Mẫu mô tả công việc.
Giai đoạn 5: Tiến hành xây dựng bản dự thảo mô tả công việc các phòng ban và phỏng vấn làm rõ mô tả công việc.
Giai đoạn 6: Phê duyệt và kết thúc dự án.

Đây là 6 giai đoạn được tôi chia sẻ trong bài: Các bước xây dựng mô tả công việc nội bộ trong công ty - http://blognhansu.net.vn/?=8685 . Trong quá trình xây dựng MTCV có rất nhiều lưu ý như việc cần phải định nghĩa các từ ngữ. Ví dụ như trong bài: Cách dùng từ trong xây dựng mô tả công việc phần 1 – lãnh đạo, quản lý, chỉ huy - http://blognhansu.net.vn/?p=8609 . Ở bài này, tôi viết ra một số phân biệt về các thuật ngữ tại một dự án dư vấn tôi đã triển khai. Quy mô doanh nghiệp trong dự án này khoảng 1000 người.

6 giai đoạn trên, nếu áp dụng trong tư vấn sẽ trở thành 19 bước triển khai dự án tư vấn như trong bài: 19 bước triển khai xây dựng mô tả công việc của tư vấn nhân sự. Cụ thể:

Bước 0: Trao đổi thống nhất cơ cấu tổ chức, số lượng chức danh, vị trí, khối lượng công việc và thời gian. Xem xét, phân tích, đánh giá sơ lược về các mô tả công việc.

Bước 1: Thống nhất mẫu xây dựng mô tả công việc
Bước 2: Thống nhất mẫu khảo sát phân tích mô tả công việc
Bước 3: Họp trao đổi với tổ hỗ trợ triển khai, công bố quyết định thành lập tổ và dự án.
Bước 4: Tiến hành phát phiếu khảo sát phân tích công việc và khảo sát hiện trạng mô tả công việc, đọc kỹ các tài liệu quy trình.
Bước 5: Mềm hóa các dữ liệu đã có trước đó như quyết định, mô tả công việc cũ
Bước 6: Tiến hành xây dựng mô tả công việc demo

Bước 7: Ký biên bản chốt form, biểu mẫu, cấu trúc mô tả công việc
Bước 8: Hoàn thiện mô tả công việc version 1
Bước 9: Gửi cho đối tác xem lại mô tả công việc và tiến hành phỏng vấn trao đổi cụ thể về từng mô tả.
Bước 10: Hoàn thiện lại mô tả công việc version 2 theo những chỉnh sửa và thực tế của phỏng vấn
Bước 11: Gửi đối tác bản mô tả công việc đã được sửa version 2 cho các trưởng bộ phận lấy ý kiến.
Bước 12: Gặp trưởng bộ phận chốt lại mô tả công việc version 3

Bước 13: Sửa mô tả công việc theo ý kiến trưởng bộ phận
Bước 14: Lấy chữ ký xác nhận của trưởng bộ phận vào mô tả công việc version 3
Bước 15: Gửi mô tả công việc cho phòng Nhân sự để xem lại
Bước 16: Sửa lại mô tả công việc thành version 4 theo những đóng góp ý kiến của phòng nhân sự (biên bản có đóng dấu và chữ ký).
Bước 17. Hoàn thiện mô tả công việc version 4 và tiến hành lấy chữ ký xác nhận của phòng nhân sự và trưởng bộ phận.
Bước 18: Ký biên bản bàn giao và nghiệm thu sản phẩm, công bố quyết định sử dụng mô tả công việc mới.

Đấy là chuẩn, còn tôi hiện giờ tôi làm ngắn gọn hơn. Tôi làm giống như trong mail trên tôi chia sẻ. Xin tường thuật lại để cả nhà dễ hình dung.

Ngày cuối cùng khi kết thúc dự án xây dựng khung năng lực sơ bộ, tôi đặt lịch với CEO làm việc với các bộ phận. Do làm việc với bộ phận trong khi các bộ phận khó có thể tách ra khỏi việc triển khai xử lý công việc nên tôi hẹn lịch chuyển sang khung giờ thuận tiện cho công ty. Cụ thể tôi sẽ chuyển sang lịch:
- Đầu giờ làm việc sáng
- Cuối giờ làm việc sáng
- Đầu giờ làm việc chiều
- Cuối giờ làm việc chiều
(lịch làm 2 dự án trước BSC - KPI và Khung năng lực làm từ 9h đến khi xong thì dừng, để TBP sắp xếp công việc).

Đến ngày, giờ làm việc với bộ phận, khi tất cả đã đông đủ, đầu tiên tôi giới thiệu tổng quan về dự án tái cấu trúc để toàn thể anh em hiểu.

Giới thiệu xong, tôi bắt đầu vào việc xây dựng MTCV. Công việc đầu tiên đó chính là thống nhất sơ đồ tổ chức của bộ phận và nhiệm vụ chung của phòng. Tôi dẫn: "Xin được giới thiệu với anh chị em vị trí của bộ phận trong tổng thể sơ đồ tổ chức của công ty" (Mở bảng sơ đồ tổ chức công ty được thống nhất từ trước với ban giám đốc và trưởng BP). "Xin hỏi cả nhà nhiệm vụ tổng quát, chính của bộ phận là gì?". Thực tế thì sẽ ít nhân viên nào nói được hết các nhiệm vụ của phòng. Sau khi anh em trong bộ phận nói xong, tôi quay ra hỏi ban giám đốc: "Vậy mong muốn của BGD đối với bộ phận là gì? Mục đích chính BGD muốn anh em trong bộ phận cần làm là như thế nào?". Lúc này CEO bắt đầu chia sẻ rõ về vai trò mục đích và tâm quan trọng cũng như mong muốn của công ty khi thành lập ra bộ phận.

Sau khi CEO chia sẻ xong, tôi chốt nhiệm vụ. Cùng với đó tôi tiếp tục hỏi: "Vậy sơ đồ tổ chức của bộ phận hiện tại của mọi người đang như thế nào?". Các thành viên tiếp tục chia sẻ. Mọi người chia sẻ còn tôi vẽ lại ra bảng và vào excel. Thưởng khi vẽ sơ đồ tổ chức bộ phận chúng ta sẽ thấy có mấy loại:
- Bộ phận có vị trí phó nhưng chỉ có nhiệm vụ hỗ trợ trưởng bộ phận, không có nhân viên
- Bộ phận có vị trí phó phụ trách một mảng, có nhân viên.
Như hình ở dưới chúng ta thấy, đây là sơ đồ tổ chức bộ phận có vị trí phó nhưng chỉ là trợ lý cho trưởng bộ phận.

Từ sơ đồ tổ chức, tôi hỏi: "Chính thức các vị trí này ai đang đảm nhận?". Mọi người lần lượt tự nói vị trí hoặc TBP sẽ giới thiệu qua một lượt. Việc hỏi lại này nhằm mục đích thống nhất lại thêm một lần nữa vị trí của mọi người trước công ty. Tôi đã gặp có tình huống: mọi người bảo bạn A là phó nhưng khi thống nhất thì công ty lại nói rằng không, hiện tại vị trí phó đang trống. Như vậy nếu không có câu hỏi vừa rồi, có lẽ bộ phận sẽ còn rối rắm ở chỗ này.

Chốt xong nhiệm vụ, sơ đồ tổ chức bộ phận, tôi chuyển sang làm mô tả công việc vị trí. Tôi làm tắt bằng cách lấy luôn mẫu có sẵn của MTCV ra và dẫn mọi người đi theo từng mục. Làm cách này cho nhanh chứ như theo trình tự chuẩn ở trên chắc hết năm hết tháng mới xong mất.

Công việc dẫn của tôi cũng đơn giản thôi, hỏi mọi người theo đúng form đã có như:
- Quan hệ quản lý
- Quan hệ công việc
- Mục đích công việc
- Trách nhiệm và nhiệm vụ
- Kết quả đầu ra (chỉ tiêu)
- Quyền hạn thực hiện công việc
- Điều kiện làm việc
- Tiêu chuẩn công việc
Cứ mỗi một đầu mục, các thành viên của vị trí sẽ rõ hơn mình cần phải làm gì.

Trong quá trình xây này, điểm khó khăn nhất là lúc viết ra trách nhiệm và nhiệm vụ. Có người thì nói chi tiết còn có người thì lại nói sơ sài. Nếu nói chi tiết, tôi sẽ tóm gọn lại. Còn nếu họ nói sơ sài, tôi sẽ dẫn họ đi theo quy trình công việc họ đang làm để diễn giải rõ hơn. Tưng ứng với từng nhiệm vụ sẽ có kết quả đầu ra. Các kết quả đầu ra này chính là chỗ liên thông với dự án KPI ở trên. Tôi sẽ nhặt các chỉ số (không phải con số) vào. Ý nghĩa của ô này nằm ở chỗ các công việc sẽ được đo đếm bằng các chỉ số. Mỗi người sẽ có chỉ tiêu riêng khi thực hiện công việc thông qua năng lực (dự án khung năng lực).

Trong nội dung chi tiết các nhiệm vụ, thường gần cuối tôi hay thêm câu: "Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của công ty và quản lý trực tiếp!". Việc thêm câu này xuất phát từ thực tế có những công việc không thể để trong MTCV như công việc hỗ trợ đột xuất phòng ban khác, và cũng không thể để trong KPI được vì đó là những công việc không nằm trong sự phối hợp. Ví dụ cao điểm cần chuyển hàng lên xe gấp. HR không có nhiệm vụ và gần như không phải phối hợp việc này. Vậy làm thế nào để HR ra hỗ trợ chuyển hàng? Không có câu này, nhân viên dễ ngồi chơi và khi sếp giao việc, nhân viên lại mạnh dạn bảo "không phải nhiệm vụ của em nên em không làm"

Khi cho vào MTCV, tôi đều giải thích rằng: "Câu này có ý rằng: không ai có thể yêu cầu anh chị em làm việc khác so với mô tả công việc này trừ khi có sự yêu cầu từ quản lý (trưởng phòng) hoặc công ty. Và Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của công ty, quản lý trực tiếp là một phần của MTCV. Dĩ nhiên mọi người có quyền từ chối nếu công việc đó nếu nó nằm ngoài phạm vi công ty. Phần này sẽ được trao đổi kỹ hơn trong mục quyền hạn".

Ngoài ra khi viết MTCV nên thêm câu "bao gồm (nhưng ko giới hạn) các nhiệm vụ sau".

Phần cuối của MTCV là yêu cầu về năng lực. Để cho chắc chắn tôi sẽ hướng dẫn mọi người lại thêm 1 lần nữa cách phân tách năng lực để anh em trong bộ phận cùng bàn chốt lần cuối về khung năng lực vị trí. Việc sẽ khá xuôi nếu bộ phận có nhân viên trình độ học vấn cao và sẽ khó nhằn khi bộ phận có nhân viên trình độ thấp. Ví dụ như sẽ rất khó làm nếu bộ phận toàn công nhân. Mọi người cứ im thin thít khi hỏi cần: nhiệm vụ này cần thái độ kỹ năng kiến thức gì? Nhưng không vấn đề gì vì đây chỉ là hỏi lại để xem có gì thay đổi hay bổ sung cho dự án Khung năng lực. Mọi người không nói thì tôi sẽ áp kết quả từ dự án trước vào.

Đến đây tôi xong việc xây dựng mô tả công việc và chuyển sang xây dựng quy trình. Hẹn gặp mọi người ở bài tường thuật - chia sẻ kinh nghiệm xây dựng quy trình.

Nguyễn Hùng Cường | kinhcan24
HRM blogger / HRM consultant

Các bước xây dựng mô tả công việc nội bộ trong công ty

Chiều thứ 7 khi đang thảnh thơi chuốt lại các bản mô tả công việc cho đối tác thì tôi nhận được mail của 1 bạn hỏi về bài viết này: 19 bước triển khai xây dựng mô tả công việc của tư vấn nhân sự.

***

Dear anh Cường!

Được biết anh từ lâu, nay mới xin trao đổi với anh 1 vấn đề. Đọc các bài viết của anh chia sẻ trên Blog em rất thích và cũng có những suy nghĩ như anh về vị trí Nhân sự. em cũng ước mơ được trở thành 1 người tư vấn Nhân sự chứ không phải là "làm dâu trăm họ".

Chính vì vậy mà em cũng đã chuẩn bị cho mình những tố chất cũng như cố gắng học hỏi những bài học chia sẻ của các đàn anh đàn chị. Vấn đề của em hiện tại là em đang phải làm cho một công ty "gia đình trị" và em hiểu rằng vấn đề em phải làm đầu tiên đó là phải thống nhất và xây dựng được Sơ đồ cơ cấu tổ chức. Tuy nhiên, các sếp dường như là không màng đến vấn đề này và phó thác nó cho em. Khi em trình bày cho sếp của em về So đồ cơ cấu em thiết kế để tham khảo thì Sếp chỉ nói là nó còn quá chung chung. hic....

Thật sự với một người mới ra trường như em, em tự phải bơi để trình bày vấn đề này và em có cảm giác hơi bị bất lực. Em rất mong được sự hỗ trợ của anh. Em gửi cho anh Sơ đồ cơ cấu tổ chức của em trình sếp và chức năng của phòng Nhân sự, còn các phòng khác thì thật sự là em do cũng chưa có nhiều kinh nghiệm nên em vẫn chưa hình dung được, nếu anh có tài liệu nào anh cho em tham khảo với nhé.

Và em cũng gừi cho anh sơ đồ mà sếp em gừi cho em (File word) để anh xem và cho nhận xét dưới góc nhìn của 1 chuyên gia tư vấn nhé, nếu lần cố gắng này mà không được chắc em xin nghỉ, để tìm 1 môi trường phù hợp hơn.

Em cảm ơn và mong nhận được hồi âm của anh
Trân trọng!

***

Em ơi,
1. Cái sơ đồ của em là mối quan hệ trong công việc. Chứ không phải sơ đồ tổ chức. Trong file word, em bỏ hết phần sau phòng ban đi em nhé. Không nên dùng sơ đồ ở file excel.
2. Em đang làm dự án xây dựng cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ từng phòng ban. Vì thế em nên làm các bước sau:
- Bước 1: lập kế hoạch, trong đó có

+ Các công việc thực hiện
+ Kết quả cần đạt được
+ Thời gian thực hiện
Bắt đầu
Kết thúc
+ Trách nhiệm
Thực hiên
Hỗ trợ
Phê duyệt

Bước 2: lấy ý kiến phê duyệt của ban giám đốc. Nhất quyết em làm gì thì làm cũng phải có được:
- Quyết định triển khai dự án của giám đốc (có chữ ký, đóng dấu)
- Mail của giám đốc gửi cho toàn bộ phận nói về dự án này.

Bước 3: Họp triển khai với các trưởng bộ phận và toàn công ty. Nói họp cho to tát nhưng ít nhất phải có 1 buổi ngắn gọn nói rõ cho mọi người biết. Nếu không toàn công ty thì với từng bộ phận.

Bước 4: Triển khai xây dựng cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban. Việc này các trưởng bộ phận phải lo việc xây dựng các chức năng. Còn em lo xây dựng cơ cấu tổ chức.

Bước 5: Lấy ý kiến phê duyệt và ban hành.

***

Đọc đi đọc lại thì rõ ràng không phải công ty nào cũng có điều kiện để thuê tư vấn. Vì thế việc phải tự thân vận động là hiển nhiên. Tuy nhiên việc tự thân vận động không phải là dễ dàng gì. Và đôi khi là cả tình trạng bụt chùa nhà không thiêng nữa. Khó khăn thì nhiều nhưng sếp tiếc tiền thì đành phải tự làm. Tự làm như thế nào ? Tìm hiểu kỹ trên mạng thì chắc sẽ có nhiều bài hỗ trợ. Với cá nhân tôi thì tôi cũng có vài chia sẻ nho nhỏ để giúp ai đó đang vướng mắc và cần đường đi.

Ở mail trả lời trên thì chúng ta thấy rằng đây là những bước để xây dựng cơ cấu tổ chức. Còn xây dựng mô tả công việc thì nó là phần công việc đằng sau dự án này. Chúng ta có thể tiến hành song song với dự án trên hoặc tách thành 2 cấu phần và triển khai từng bước.

Về quy trình triển khai như sau:

00 Bang danh gia thuc trang so bo
00 Ke hoach trien khai du an
xx Mail truyền thông dự án
01 Quyet dinh thanh lap va trien khai du an
02 Danh sach to ho tro trien khai du an
03 Bang danh gia thuc trang chi tiet
04 Mau MTCV ver0.0
05 Thong ke cac tai lieu hien hanh tac dong toi MTCV
06 Huong dan viet MTCV
xx Mail truyền thông dự án
07 Bang khao sat thong tin cong viec
08 Huong dan su dung va dien bang KS thong tin
09 Thong bao KH trien khai khao sat thong tin
10 Ban mo ta cong viec mau thi diem ver1.0
11 Bang cau hoi phong van thi diem 1 don vi
12 Hoan thien thi diem MTCV 1 don vi
13 Bang y kien va phe duyet cua truong don vi
xx Mail truyền thông dự án
11 Quyet dinh phe duyet mau MTCV
12 Quyet dinh ban hanh MTCV don vi thi diem
xx Mail truyền thông dự án
13 Ban thao cac MTCV cac phong ban con lai
14 Bang cau hoi phong van cac phong ban con lai
15 Ban thao MTCV hoan thien lan 2 sau phong van
16 = 13 Bang y kien va phe duyet cua truong don vi
xx Mail truyền thông dự án
17 Quyet din ban hanh MTCV toan cong ty

Về cơ bản thì 1 dự án xây dựng mô tả công việc nó cần những văn bản như trên các bước tương tứng với các văn bản đó. Thực ra điểm mấu chốt cho sự thành công các dự án nhân sự là sự tham gia quyết liệt của Ban giám đốc và sự thấu hiểu của các nhân viên trong công ty. Mà muốn có được cái đó thì phải có nghệ thuật trong truyền thông và thuyết phục. Có một số lần tôi dùng truyện ngụ ngôn có liên quan đến dự án để viết mail cho mọi người. Có lần tôi lại dùng các con số để phân tích như Ý nghĩa tỷ lệ thôi việc.

Nhìn vào list (danh sách) ở trên, ta có thế thấy dự án xây dựng mô tả chia thành mấy giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Lên và bảo vệ kế hoạch. Xây dựng dự thảo mẫu mô tả công việc để các thành viên dự án có thể hình dung ra các nội dung có trong mô tả công việc. Chốt trong giai đoạn này là phải có được một cái quyết định phê duyệt dự án của sếp to nhất công ty. Điểm mấu chốt là đây. Không có nó thì công việc của nhân sự sẽ khó hoàn thành.

Giai đoạn 2: Đánh giá thực trạng và đọc các tài liệu tham khảo. Sau khi có quyết định phê duyệt dự án xong thì nhân sự nội bộ dù đã gắn bó với công ty cũng nên làm một cái đánh giá tổng thể thực trạng về dự án. Đặt mình với vai trò sếp để đưa ra các câu hỏi và tự trả lời. Bên cạnh đó thì nhân sự cũng nên thống kê các tài liệu hiện hành của công ty sẽ tác động vào mô tả công việc. Ví dụ như quy định của ISO về văn bản, quy định phân cấp, mô tả công việc cũ, quy chế đánh giá ... Nói chung là sẽ có nhiều văn bản tác động qua lại lẫn nhau vì thế không nên bỏ xót kẻo mai sau lại phải bổ sung hoặc sửa đổi cho phù hợp.

Nhận xét: Tùy vào từng đơn vị để đảo 2 giai đoạn này. Đôi khi 1 số nơi, các sếp lại yêu cầu phải đánh giá thực trạng chi tiết trước khi triển khai. Nếu như thế thì nó giống với dự án tư vấn hơn. Còn ở nội bộ công ty thì nhiều khi chỉ cần thuyết phục bằng mồm là có thể tiến hành xây dựng kế hoạch rồi. Đánh giá thực trạng sẽ ở phần thực thi.

Giai đoạn 3: Khảo sát thông tin. Bước này không có gì để nói. Trên mạng rất nhiều biểu mẫu, mọi người có thể tìm một lúc ra là ra cả đống. Tuy nhiên lưu ý là mẫu phải phục vụ cho việc viết mô tả công việc của mình. Vì thế nên chỉnh sửa lại các mẫu đó cho phù hợp với mô tả công việc mẫu ở trên.

Giai đoạn 4: Tiến hành thí điểm một phòng ban và phê duyệt Mẫu mô tả công việc. Chỗ này tôi thấy rõ là những ai đã triển khai dự án đều có kinh nghiệm rằng không nên cần mẫn bắt tay vào xây toàn bộ MTCV. Việc này lãng phí công sức và tiêu tốn thời gian. Tại sao lại như thế ? Tại vì các sếp nhà ta không phải ai cũng giống nhau. Mỗi người đều có kiến thức riêng, nhất định về Nhân sự. Và họ sẽ đưa những ý trí của mình vào đó. Nếu ta xây hết rồi lại sửa lại thì cực kỳ mất công. Vì thế nên thí điểm trước. Như vậy sẽ đỡ tốn công hơn.

Khi đã thí điểm thành công thì phải bắt sếp phê duyệt ngay. Ở đây có 2 thứ phải được phê duyệt: Đó là mẫu mô tả công việc chốt cuối cùng và mô tả công việc của phòng ban được phê duyệt.

Giai đoạn 5: Tiến hành xây dựng bản dự thảo mô tả công việc các phòng ban và phỏng vấn làm rõ mô tả công việc. Chỗ này mới bắt đầu có vấn đề và nhiều thứ để chia sẻ. Nói chung là sẽ khá vất vả. Các mô tả công việc sẽ phải tương thích với nhau từ quan hệ, mục đích công việc, nhiệm vụ công việc cho đến quyền hạn ... Mà việc thống nhất này không dễ nếu như không có mẫu mô tả công việc ở giai đoạn trên.

Giai đoạn 6: Phê duyệt và kết thúc dự án. Đây là giai đoạn sung sướng nhất vì cuối cùng công việc cũng gần hoàn thành.

6 giai đoạn này viết ra thì ngắn nhưng nếu làm quyết liệt cũng phải mất 3 tháng để hoàn thành. Và nhân lực sẽ cần là: 2 người fulltime + 3 người partime với quy mô khoảng 200 vị trí cần xây dựng. Không kể những công ty rắc rối hơi tí lại thay đổi lúc thì phòng này lúc thì phòng kia. Điều này mới đáng sợ.

Bài viết có sự tham khảo, đối chiếu từ dự án Tư vấn Xây dựng mô tả công việc của Vietez.