Tôi đang viết sách chia sẻ hướng dẫn độc giả xây dựng hệ thống tổng đãi ngộ 3P cho doanh nghiệp. Trong rất nhiều gợi ý gia tăng đãi ngộ cho nhân viên có "chế độ làm việc linh hoạt". Đây là một trong những đãi ngộ về tinh thần giúp cho nhân viên gắn kết hơn với tổ chức từ đó tạo ra hiệu suất làm việc. Đã có những nghiên cứu về vấn đề này. Bạn chỉ cần lên mạng tìm kiếm từ khóa về tác dụng của "thời gian làm việc linh hoạt", bạn sẽ ra những bài báo có nội dung như: "Làm việc 4 ngày/tuần, Microsoft Nhật Bản tăng 40% năng suất, Iceland nhảy vào cuộc và thành công rực rỡ: Làm ít, hiệu quả nhiều đang là xu hướng mới. Theo nghiên cứu của PwC, 83% nhà tuyển dụng và 71% nhân viên thích làm việc từ xa. 52% các nhà quản lý nhận thấy năng suất và hiệu quả tăng vọt khi làm việc linh hoạt. Trong một cuộc phỏng vấn với CNBC, Joe Ryle, người có liên quan đến Chiến dịch 4 ngày/tuần của Anh đã rất ngạc nhiên với sự thay đổi này".
Liệu thực sự "thời gian làm việc linh hoạt có làm tăng hiệu suất nhân viên ở Việt Nam?"
1. Chế độ thời gian làm việc linh hoạt có thể làm giảm hiệu suất làm việc.
Tôi tin ở Việt Nam sẽ có nhiều người đọc các nghiên cứu, sách báo về tác động của "thời gian làm việc linh hoạt" giống tôi. Rồi họ đi hỏi nhân viên. Khi được hỏi thì ai đi làm cũng thích làm việc linh hoạt, làm ở nhà càng tuyệt vời. Ai cũng chắc như đinh đóng cột là sẽ hoàn thành tốt công việc. Thấy vậy các công ty bắt đầu triển khai chế độ "làm việc linh hoạt". Đúng là MBO (quản trị theo mục tiêu) và làm việc linh hoạt rất có ích. Nhưng thực tế nó chỉ có ích đối với một số trường hợp và công ty mà thôi. Đôi khi tác động ngược của MBO và làm việc linh hoạt chính là làm giảm hiệu quả làm việc.
Tôi đã tiếp xúc với ít nhất 1 giám đốc xác nhận rằng MBO chưa chắc đã tốt. Nhất là với SALE. Anh ý kể, trước khi gặp tôi 1 thời gian đã từng áp dụng chính sách làm việc linh hoạt đối với đội sale. Không cần biết sale làm gì và đi đâu chỉ cần biết là cuối tháng mang về doanh số. Không thì nghỉ làm. Cứ tưởng áp dụng thế là ngon. Ai ngờ cuối tháng số lượng người cứ rụng dần. Và sau đó anh ý quyết định thay đổi. Các sale phải điểm danh trước và sau khi làm vì đơn giản là muốn đi đầu thì đi nhưng phải xuất phát từ công ty. Áp chỉ số công việc từng ngày như gọi bao nhiêu cuộc điện thoại, gặp bao nhiêu khách hàng . Việc áp dụng chế độ quản lý hành chính đó tuy khắt khe nhưng anh giám đốc lại thấy nó hiệu quả hơn. Ít nhất thì anh ý biết nhân viên của anh ý đang làm gì và làm như thế nào.
Vậy đó, đôi khi tác động ngược của MBO và làm việc linh hoạt chính là làm giảm hiệu quả làm việc. Nguyên do:
- Cá nhân thường không thể tự kiểm soát được thời gian làm việc: Bình thường khi đến công ty, nhân viên thường mất 30 phút - 1 tiếng đồng hồ để khởi động trước khi làm việc. Chính sách làm việc linh hoạt sẽ tạo điều kiện cho nhân viên ỳ hơn khi cố ngủ thêm 1 chú, cố làm việc này việc kia thêm 1 tý.
- Không có môi trường kích thích làm việc: Khi làm việc linh hoạt thì người ta tự cho mình cái quyền thích làm việc ở đâu thì làm và ở đó họ thích làm gì cũng được không ai kiểm soát. Điều đó đồng nghĩa họ có thể bị mất tập trung và nhiệm vụ chính. Thay vào đó họ sẽ làm những công việc khác, thú vui khác.
- Không kiểm soát được tiến độ công việc: Do không thể tự kiểm soát được thời gian và không có môi trường kích thích làm viện nên nhân viên thường dẫn tới việc không kiểm soát được tiến độ làm việc. Sếp không biết được anh em làm tới đâu để thúc. Và rất khỏ để kiểm tra khi người đó không ở công ty và việc thì nhiều. Khi sếp nhớ ra thì lại không hỏi được.
2. Thực nghiệm chế độ thời gian làm việc linh hoạt tại công ty tôi.
Như tôi đã từng viết, do là tư vấn về Quản trị Nhân sự nên tôi sẽ "thử thuốc" trong chính đội nhóm mình để xem những lời tư vấn của tôi nó hiệu quả đến đâu.
Trong năm 2018, để thử nghiệm xem những gì tôi tư vấn có chính xác không, tôi tuyển 1 bạn và áp dụng chế độ làm việc linh hoạt như sau:
- Làm linh hoạt thứ 2 & 4 & 6: từ 9h - 16h
- Làm tự do: Thứ 3 & 5
- Đổi thứ 7 thành thứ 3 & 5: từ 18h - 21h
Linh hoạt là đến muộn thì về muộn, đến sớm về sớm nhưng tối nếu có hoạt động cộng đồng nhân sự phải tham dự (chi phí tham dự được hỗ trợ). Tự do là làm ở đâu cũng được.
Cuối cùng bạn nghỉ việc vì: Không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của công ty cũng như không thể hoàn thành tốt các công việc được giao. Như vậy là thử nghiệm không thành công.
Tôi tiếp tục thửu nghiệm chế đồ thời gian làm việc linh hoạt vào năm 2019, 2020 và tuyển thêm nhân viên. Chính sách thời gian làm việc linh hoạt của tôi như sau: 6h làm việc tập trung + 2h linh hoạt / ngày, nghỉ trưa 1h, bắt đầu từ 9h - 12h và từ 13h - 16h, thứ 7 làm từ xa. Mức lương trả cho các vị trí được lấy từ mức lương trung bình của thị trường và lớn hơn mức lương đủ sống tại Hà Nội.
Chế độ làm việc này có kèm với các công cụ quản trị nhân sự như:
- KPI
- Mô tả công việc
- Nội quy nguyên tắc làm việc
- Chế độ giám sát: Phần mềm theo dõi kế hoạch báo cáo công việc, có họp kế hoạch tháng.
- Quy trình
- Chính sách lương thưởng 3p
...
Năm 2021, 2022 dịch bệnh Covid xảy ra trên diện rộng, tôi vẫn tiếp tục tuyển nhân viên và chính sách thời gian làm việc linh hoạt vẫn giống năm 2109 nhưng có thêm làm việc từ xa khi nhà nước phong tỏa.
Năm 2023 về sau: Tôi vẫn giữ chế độ làm việc linh hoạt và tăng lương các vị trí lên 35% (định vị cao hơn trung bình thị trường).
Những gì diễn ra ở thực tế là:
- Về biểu hiện hành vi: Đa phần các bạn nhân viên của tôi ít khi làm việc vào những khung thời gian linh hoạt. Các bạn không dậy sớm làm việc và cũng không thức khuya để hoàn thành nốt dealine. Thứ 7 thì lại càng không. Cứ khi nào tôi gọi điện hỏi thì mới thấy trả lời. Nhiều bạn còn lên kế hoạch về quê từ 5h chiều thứ 6.
Một số bạn còn có chút tâm lý lợi dụng chế độ này bằng cách xin đến muộn, xin về sớm hoặc kéo dài thời gian nghỉ trưa. Khi hết giờ làm việc là đóng toàn bộ công việc công ty. Tôi còn để ý, nhiều bạn đến đúng 9h. Xong rồi các bạn làm việc riêng như ăn sáng, vệ sinh, chờ máy khởi động, nói chuyện. Thời gian này chắc khoảng 20 - 30 phút. Vậy là 9h30 mới làm việc. Còn đến cuối ngày, đến 4h là các bạn tắt máy. Có khi gần 4h là đã lục đục dừng công việc. Đấy là chưa kể những giây phút sao nhãng, làm việc riêng, gọi đồ ăn, điện thoại việc bố mẹ, gia đình...
- Về thái độ học tập: Như ở trên, nếu áp dụng chế độ linh hoạt thì sẽ có thời gian cho các bạn học và nâng cấp bản thân. Tiếc rằng thực tế tôi gặp lại không vậy. Tôi từng hỏi một bạn sale là có muốn đi học lớp về Quản trị Nhân sự không (để hiểu sản phẩm và nâng cấp kiến thức). Bạn trả lời là không. Rồi sách tôi để ở công ty nhiều nhưng phần lớn các bạn không đọc.
- Về kết quả công việc: Các bạn đạt kết quả công việc 100% theo KPI tôi đặt ra là mừng rồi. Nhưng không được như thế. Nhiều bạn không đạt kết quả như kỳ vọng. Trong khi KPI tôi xây dựa trên kỳ vọng về kết quả chiến lược tương ứng với mức thu nhập và thời gian 8h/ ngày. Cứ khi nào tôi nhảy vào hỗ trợ thì KPI kéo lên được khoảng 100% (tức là tôi vào làm cùng). Nhưng rời ra làm việc khác (đi đến khách tư vấn) là kết quả nó tụt đi.
Cuối cùng thì một số bạn cũng nghỉ việc khi tôi bắt đầu giám sát và kiểm tra công việc thường xuyên hơn.
Tuy nhiên, trong các bạn nhân viên, vẫn có 1 số người rất tuyệt vời. Họ chăm chỉ, không lợi dụng thời gian linh hoạt để làm việc riêng. Kết quả công việc sau một thời gian thì được như kì vọng của tôi.
3. Chính sách phụ thuộc vào quan điểm quản trị của công ty.
Trong lý thuyết về xây dựng hệ thống quản trị nhân sự, tôi có chia sẻ rằng các yếu tố quản trị Nhân sự sinh ra là để phục vụ cho chiến lược và quan điểm quản trị của tổ chức. Vì thế, chúng ta nên cân nhắc được mất và những giá trị văn hóa bản thân hướng tới để quyết định nên đưa chính sách quản trị nào vào tổ chức.
Trong ví dụ công ty tôi, mặc dù thất bại khá nhiều, nhưng với mong muốn tạo ra văn hóa Tự chủ, nên tôi vẫn đang duy trì chế độ thời gian làm việc linh hoạt. Tổi khắc phục các vấn đề, ngoài những chính sách, tôi cũng liên tục truyền thông nội bộ về văn hóa và nhắc các bạn về giá trị của Tự chủ. Hi vọng tôi sẽ tiếp tục tìm ra được đồng đội có thể phù hợp với văn hóa và chế độ làm việc.
Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản.
